Estrategias de reducción de costos de adquisición

La reducción efectiva de costos se enfoca en reducir los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios, lo cual mantiene la calidad, la eficiencia y las relaciones sólidas con los proveedores. Cualquier cambio en la fabricación o adquisición debe preservar la integridad del producto final.

En lugar de servir de solución a corto plazo, la reducción de costos debe ser una estrategia a largo plazo que ayude a garantizar una eficiencia sostenible y la estabilidad financiera. Al identificar las oportunidades de ahorro mediante el análisis del gasto y la comparación con las normas de la industria, las organizaciones pueden ayudar a garantizar que las reducciones de costos sean sostenibles y competitivas.

Más allá de las simples iniciativas de ahorro de costos realizadas en el proceso de compra, la reducción de costos de adquisición requiere un enfoque estratégico de toda la organización. Algunas de sus estrategias clave incluyen:

• Implementar tecnología e IA en adquisiciones para agilizar los procesos y mejorar la toma de decisiones.
  
  
• Renegociar y revisar los contratos de proveedores para asegurar mejores términos y precios.
  
  
• Reducir el gasto no autorizado mediante el cumplimiento de las políticas de adquisiciones.
  
  
• Mejorar los procesos administrativos y operativos para aumentar la eficiencia.
  
  
• Optimizar la gestión de categorías y licitaciones para mejorar el abastecimiento y la selección de proveedores.
  
  
• Mejorar la gestión de riesgos para evitar pérdidas financieras e interrupciones en la cadena de suministro.

Mediante la aplicación de estas estrategias, los equipos de aprovisionamiento pueden optimizar los flujos de trabajo, reducir los gastos innecesarios y maximizar la rentabilidad, lo cual mantiene la calidad y la estabilidad.

Aunque el ahorro de costos de aprovisionamiento es el resultado más visible y mensurable, los equipos de aprovisionamiento también deben centrarse en evitar costos, prevenir gastos innecesarios y mitigar los riesgos antes de que se produzcan. Juntos, la reducción y la evitación de costos contribuyen a una organización más eficiente, financieramente estable y competitiva.

La reducción de costos en las adquisiciones es esencial porque impacta directamente el resultado final de una empresa, para convertirla en un indicador clave de desempeño (KPI) para los profesionales de adquisiciones. Debido a que el gasto en adquisiciones representa una parte significativa de los gastos generales del negocio, incluso pequeñas reducciones pueden derivar en ahorros sustanciales.

Una mala gestión de costos puede debilitar a una empresa y crear riesgos financieros. Centrarse en la reducción de costos ayuda a las empresas a mejorar la rentabilidad, aumentar el flujo de caja y mantener precios competitivos. Identificar y abordar estratégicamente los costos de adquisición ayuda a las empresas a mejorar la rentabilidad, aumentar el flujo de caja, mantener precios competitivos y fortalecer el proceso de adquisición.

Los costos de adquisición pueden ser directos e indirectos. Algunos ejemplos clave incluyen:

Costos directos

• Precio de compra: el costo de los bienes o servicios que se adquieren. 
  
• Materias primas: el costo de las materias primas utilizadas en la fabricación o producción. 
  
• Transporte y logística: costos asociados con el traslado de los bienes o servicios desde el proveedor hasta el usuario final. 
  
• Costos laborales: costos laborales por hora para contratistas. 
  
• Impuestos y aranceles: cualquier impuesto o arancel aplicable a la compra. 

Costos indirectos

• Gestión de inventario: costos asociados con el inventario, como de almacenamiento, seguros y obsolescencia. 
  
• Gastos administrativos: costos asociados con la gestión del proceso de compras, como salarios del personal de compras, capacitación y software. 
  
• Control e inspección de calidad: costos asociados con garantizar la calidad de los bienes o servicios. 

Un insight claro de estos costos ayuda a las empresas a identificar oportunidades de gasto, negociar mejores acuerdos con los proveedores y desarrollar estrategias de adquisición eficaces.

Además de los beneficios financieros, la reducción de los costos de adquisición fortalece la gestión de riesgos. Los costos más bajos hacen que las empresas sean más resilientes a las fluctuaciones económicas, las interrupciones en la gestión de la cadena de suministro y las incertidumbres del mercado.

La aplicación de estrategias de ahorro de costos en la contratación permite a las organizaciones mantener la eficiencia, al tiempo que reducen el costo total de propiedad en todo el ciclo de vida de la contratación.

En el ámbito de las adquisiciones, gestionar eficazmente los gastos requiere una comprensión clara de las diferentes estrategias de ahorro de costos. Si bien la reducción, el recorte y la evitación de costos tienen como objetivo controlar el gasto, difieren en su enfoque y su impacto.

La reducción de costos tiene como objetivo reducir permanentemente los gastos de adquisición mediante la racionalización de los procesos de adquisición y el aumento de la eficiencia. Estos ahorros son sostenibles y se logran sin comprometer la calidad o el servicio. Los ejemplos incluyen la renegociación de contratos con proveedores, la mejora de los procesos de compra y el uso de tecnología para agilizar las adquisiciones. El objetivo es el ahorro a largo plazo y la mejora continua.

Recortar costos es una forma más rápida de reducir el gasto, a menudo mediante cambios sustanciales. Estos cambios pueden incluir recortar compras no esenciales, cambiar a proveedores o materiales más baratos o reducir temporalmente las operaciones. Si bien proporciona ahorros rápidos, puede afectar la calidad, el servicio o las relaciones con los proveedores, por lo cual es menos sostenible que la reducción de costos. Generalmente, es una respuesta a corto plazo a las presiones financieras.

La evitación de costos evita futuros aumentos de precios en lugar de reducir los costos actuales. Ayuda a mantener los gastos estables al gestionar los riesgos y evitar gastos innecesarios. Las estrategias incluyen mejorar la gestión de contratos mediante la negociación de precios fijos, la obtención de acuerdos con proveedores a largo plazo y el uso de tecnología para mejorar la eficiencia. A diferencia de la reducción de costos, la evitación de costos puede no mostrar ahorros inmediatos, pero ayuda a mantener la estabilidad financiera a lo largo del tiempo. La evitación de costos a menudo se denomina ahorros indirectos, que son beneficios financieros indirectos, como mejoras de procesos, mitigación de riesgos y ganancias de eficiencia. Estos reducen los costos futuros sin afectar directamente los estados financieros.

En resumen, el recorte de costos tiene como objetivo el ahorro permanente, la reducción de costos es una medida más inmediata, a veces reactiva, y la evitación de costos ayuda a prevenir futuros aumentos de costos. Cada uno tiene su lugar en una estrategia de adquisiciones integral, dependiendo de las circunstancias y objetivos de la organización.

Las estrategias de reducción de costos se pueden clasificar en función de su plazo de impacto: a corto, medio y largo plazo. Cada categoría implica diferentes enfoques para la optimización del gasto, para mantener la calidad, la eficiencia y la alineación con los principales stakeholders.

Negocie con los proveedores: revise en los contratos términos obsoletos o costos ocultos. Negocie mejores precios o condiciones más favorables con los proveedores existentes para obtener ahorros inmediatos, como descuentos por compras al por mayor o ampliación de las condiciones de pago.

Elimine el gasto no autorizado: el gasto no autorizado consiste en compras no permitidas realizadas fuera de los contratos acordados. Puede aumentar los costos, especialmente en organizaciones sin un proceso centralizado de compra a pago (P2P). Realizar un análisis de gastos ayuda a identificar el gasto no controlado y ayuda a permitir la implementación de controles automatizados para minimizarlo.

Reduzca los costos de transporte: negocie mejores tarifas de envío y optimice los métodos de entrega para un envío más rentable de las mercancías.

Utilice sus datos: los datos limpios son esenciales para identificar oportunidades de ahorro. Analice las compras pasadas y el rendimiento de los proveedores para respaldar mejores negociaciones y gestión de riesgos, y evitar gastos innecesarios.

Buscar proveedores alternativos: desarrolle una sólida estrategia de abastecimiento para garantizar bienes y servicios de alta calidad a costos más bajos. Use la gestión de categorías para evaluar los patrones de gasto y el rendimiento de los proveedores e identificar opciones más competitivas. Utilice ofertas competitivas o subastas inversas para garantizar un mejor valor y precios.

Pruebe la IA: introduzca la IA en un área con el mayor potencial de éxito. Por ejemplo, el 59 % de los CPO cree que es muy importante aplicar IA a los análisis predictivos de gastos y abastecimiento.  La IA generativa puede respaldar el abastecimiento estratégico y la negociación identificando patrones en los datos del mercado y luego descubrir rápidamente oportunidades para agregar compras o reducir drásticamente los costos que los empleados podrían perder.

Consolide las compras: combine pedidos para obtener el beneficio de descuentos por volumen, reducir costos de envío y minimizar los esfuerzos administrativos, aprovechando economías de escala y aumentando el poder adquisitivo.

Mejore la administración de inventario: optimice los niveles de inventario para reducir los costos de almacenamiento de información y evitar los desniveles de existencias mediante el uso de estrategias como el inventario justo a tiempo.

Implemente la administración de categorías: agrupe las compras relacionadas en categories para desarrollar estrategias específicas de ahorro de costos y optimizar el gasto a lo largo del ciclo de vida de compras. Este enfoque mejora la administración de costos mediante el uso de gastos totales para obtener mejores precios y reducir el exceso de inventario.

Estandarizar productos y servicios: estandarizar las compras para negociar mejores precios y términos al por mayor con menos proveedores.

Adopte la transformación digital: si tuvo éxito al implementar la IA en un proceso de compras, amplíe su inversión en compras electrónicas y software de gestión de compras para crear oportunidades de ahorro de costos. Estas herramientas utilizan IA generativa e IA agéntica para simplificar los flujos de trabajo, mejorar la eficiencia, realizar un seguimiento de los gastos y automatizar la adquisición, como el procesamiento de órdenes de compra.

Implemente métricas para medir el desempeño de las adquisiciones, con datos en tiempo real y pronósticos para responder rápidamente a los cambios en las condiciones del mercado. IBM, con operaciones en más de 170 países que involucran a más de 13 000 proveedores, ha transformado sus propias operaciones de adquisiciones mediante el uso de IA, automatización y blockchain. Esta transformación permitió a su equipo de adquisiciones incorporar proveedores 10 veces más rápido y realizar análisis de precios en 10 minutos en lugar de 2 días.

Construya relaciones a largo plazo con los proveedores: forme asociaciones sólidas y continuas con los proveedores para negociar mejores precios y condiciones contractuales a lo largo del tiempo.

Reduzca el riesgo de adquisiciones: minimice los riesgos como depender demasiado de un proveedor, aumentos inesperados de precios y problemas de calidad. Tenga planes de contingencia para suministros críticos y utilice estrategias de evitación de costos para evitar que los costos aumenten innecesariamente.

Subcontrate: subcontrate las funciones no esenciales o descargue las compras a regiones con costos más bajos para reducir los gastos a largo plazo.

Practique la sustentabilidad y las compras ecológicas: obtenga productos sustentables y trabaje con proveedores ecológicos para reducir los costos operativos a largo plazo.

Márgenes de beneficio mejorados: la reducción de costos en adquisiciones afecta directamente los resultados finales al reducir los gastos. Estos ahorros pueden reinvertirse en otras áreas del negocio, lo que aumenta los márgenes de beneficio y el rendimiento financiero.

Mayor eficiencia operativa: mediante la implantación de un software de compras, la racionalización de las actividades de aprovisionamiento y la optimización de las relaciones con los proveedores, las organizaciones pueden reducir los residuos y mejorar la eficiencia de las operaciones diarias. De este modo, los ciclos de aprobación y contratación son más rápidos.

Fortalecimiento de las relaciones con los proveedores: las estrategias de reducción de costos a largo plazo a menudo implican el fortalecimiento de las asociaciones con los proveedores. Estas relaciones pueden conducir a mejores precios, un mayor rendimiento de los proveedores y eficiencias compartidas a lo largo del tiempo.

Reducción del riesgo: la reducción de costos puede implicar el análisis del gasto, la diversificación de proveedores o la negociación de precios fijos, lo que ayuda a mitigar los riesgos relacionados con las fluctuaciones de precios, la gestión de la cadena de suministro o la volatilidad del mercado.

Control de calidad mejorado: la reducción de costos no siempre significa recortar gastos. A través del abastecimiento estratégico y la gestión de proveedores, las organizaciones pueden encontrar formas de reducir costos sin comprometer la calidad y mejorar el valor general del producto.