Realidad frente a ficción: los usuarios empresariales pueden crear fácilmente robots de software con herramientas de RPA

En primer lugar, no todos los usuarios empresariales son iguales. Nuestro trabajo con los clientes lo confirma. Algunos usuarios empresariales, como los analistas financieros, utilizan regularmente software avanzado, por lo que crear un bot de RPA para ayudar a automatizar tareas repetitivas que consumen mucho tiempo puede ser más fácil que trabajar con algunas de las hojas de cálculo que he visto flotando en los departamentos de finanzas. Otros que provienen de industrias que recién comienzan su camino hacia la digitalización pueden encontrar que escalar el Monte Everest es más fácil que construir un robot de software.

La segunda dimensión a considerar es lo que quieres que hagan los robots de software. Los bots de RPA pueden realizar todo tipo de tareas de front y back office, desde casos de uso simples hasta casos de uso complejos. Determinar lo que quieres que haga tu bot tendrá un gran impacto en la cantidad de experiencia que necesitas para construirlo. ¿Quiere que haga algo simple, como extraer datos de una hoja de cálculo y cargarlos en su sistema CRM? ¿O prefieres que haga algo más avanzado, como clasificar correos entrantes, enrutar trabajos o tomar decisiones complejas? 

Descubrimos que los bots RPA simples son una excelente manera de presentar este software de automatización a la mayoría de los empresarios. A medida que las personas adquieren experiencia, pueden abordar la automatización de tareas de front office más complejas con capacidades de automatización de procesos robóticos más avanzadas. En términos generales, un buen barómetro para conocer el tipo de usuario empresarial que puede crear fácilmente un robot de software es este: si utiliza regularmente funciones en hojas de cálculo o si ha configurado una rutina simple de automatización en el hogar, entonces construir un bot RPA debería ser relativamente fácil.

Jim Casey, director, IBM Digital Business Automation

Sí, los usuarios avanzados del negocio (aquellos que conocen los sistemas, procesos y herramientas a fondo) pueden crear robots de software RPA desatendidos simples y RDA (Automatización robótica de escritorio) asistidos después de un par de semanas de capacitación en RPA. Sin embargo, la TI siempre debe estar involucrada en la reutilización, diseño y pruebas (especialmente para bots desatendidos) y debe incluirse en el hospedaje y mantenimiento de los bots. TI también mantendría y actualizaría la plataforma subyacente que ejecuta los bots RPA y RDA. En otras palabras, los usuarios empresariales no pueden realizar el ciclo de vida completo de RPA de extremo a extremo sin soporte de TI, pero pueden diseñar y crear robots de software y colaborar con TI para agregar valor significativo a lo largo del ciclo de vida.

Ben Chance, socio, IBM Automation, líder de ofertas

Normalmente la respuesta a esta pregunta es no, y lo digo por dos razones:

• Para el negocio, se trata de algo más que construir los bots RPA. También es comprender cómo funcionan. La mayoría de las veces, no corresponde a la compañía construir los robots de software. Depende de ellos determinar la necesidad, la oportunidad y el caso de la solución de automatización. Una buena herramienta de RPA debería permitirles comprender cómo funciona a nivel técnico y poder visualizar las capacidades. 
• A nivel táctico, algún nivel de recurso técnico moderado suele crear el robot de software, ya sea un usuario híbrido de negocio/TI o un rol puramente técnico. Se necesita la experiencia técnica para realizar la adaptación de las mejores prácticas, el manejo de errores, la resiliencia y la optimización. Los usuarios empresariales normalmente no están expuestos a estos matices técnicos. 

Zach Silverstein, IBM Cloud Technical Engagement, líder mundial de tecnología de RPA

Sí, en teoría, los usuarios empresariales pueden crear bots de RPA. Cada vez es más fácil hacerlo con las herramientas de RPA disponibles. Sin embargo, corren algunos riesgos al automatizar procesos empresariales sin TI. Construir robots de software es más que poder codificar o escribir un script. Las funciones de TI tienen una amplia experiencia y años de experiencia en la gestión del cumplimiento, especialmente en industrias altamente reguladas. Un cliente bancario me dijo recientemente que sus usuarios comerciales pudieron desarrollar con éxito docenas de bots RPA, pero carecían de una comprensión completa de las restricciones de acceso en torno a la información personal confidencial y la información personal, lo que requirió que TI reelaborara algunas de las automatizaciones para cumplir.

Los usuarios empresariales también pueden beneficiarse de una perspectiva más amplia a la hora de priorizar los casos de uso, lo que requiere una buena comprensión del ámbito del sistema y lo que es factible. Aunque los usuarios empresariales están bien situados para escribir scripts para las transacciones que ejecutan regularmente, un nuevo par de ojos de TI podría encontrar y proponer una forma de rediseñar radicalmente todo el proceso empresarial. Con un enfoque de cielo azul, las tareas repetitivas que el usuario empresarial quiere automatizar podrían eliminarse por completo.

No me malinterpreten, los desarrolladores ciudadanos son un recurso valioso para cualquier programa de automatización de procesos de negocio, pero recomendaría que cuenten con el apoyo de TI y un equipo de estrategia o transformación para obtener la automatización con el menor riesgo y el mayor rendimiento. despliegues de software.

Katie Sotheran, Estrategia, Marketing y Comunicaciones, IBM Automation

Aquí hay una respuesta clásica de ingeniería de sistemas: depende. Podría ser útil comenzar con algunas definiciones en el contexto de la automatización:

Sin código se refiere a herramientas de automatización un tanto míticas que no requieren lenguaje de programación (código) para crear artefactos relevantes, como aplicaciones, robots, procesos, decisiones, chatbots, etc. Cualquier software de automatización sin código suele ser difícil de desplegar, operar o ampliar más adelante.

En términos generales, un entorno sin código tiene un alcance limitado y, por lo tanto, es bueno en la resolución de problemas verticales u horizontales específicos, pero no debe aplicarse a áreas fuera de su alcance. A menudo, con cualquier herramienta de automatización, pero especialmente con las herramientas sin código, veo que los equipos se entusiasman por ampliar el alcance de una herramienta de lo que mejor hace (por ejemplo, gestionar tareas de proyectos para equipos de dos a seis personas) a un área adyacente que no es un buen ajuste (por ejemplo, integrar las tareas del proyecto con la gestión de la hoja de ruta para la trazabilidad).

 El código bajo se refiere a herramientas de automatización más realistas que generalmente no requieren código para comenzar a crear artefactos relevantes, que luego los desarrolladores pueden ampliar sin comenzar de nuevo.

El robot RPA se refiere a un tipo de artefacto de automatización que a menudo combina automatización de código bajo y basada en interfaz de usuario para interactuar con aplicaciones como lo hacen los humanos.

¿Qué significa esto para los usuarios empresariales que desean crear robots de software utilizando herramientas de RPA de código bajo? Para aumentar las oportunidades de éxito, los usuarios empresariales necesitan una buena orientación de un equipo práctico de expertos que pueda proporcionar lo siguiente: buenas prácticas documentadas, ejemplos de bots de plantilla, refuerzo positivo que fomente la innovación y soporte receptivo para la creación de bots. Con este tipo de orientación y soporte, los usuarios empresariales pueden crear fácilmente robots de software útiles, al tiempo que garantizan que el despliegue y el mantenimiento de los bots no superen los beneficios.

Por último, es importante ejecutar los bots de RPA a través de controles de calidad tal como lo haría con cualquier desarrollo de código. Si bien un robot de software puede funcionar para un usuario en una máquina en un caso de uso, es posible que no funcione para todos. Hoy en día, se espera que el software en la nube endurezca la seguridad, el registro y la calidad del servicio (por ejemplo, reintentar en caso de error) y, en la mayoría de los casos, no es automático ni de código bajo. Si planea reforzar sus proyectos de software de RPA, el éxito será significativamente mayor.

Jeff Goodhue, especialista ejecutivo mundial en TI, Automatización Empresarial

Hoy en día, casi todos los proveedores de RPA comercializan una plataforma de RPA de código bajo y fácil de usar destinada a usuarios empresariales. Pero, de manera realista, ¿cuántos usuarios empresariales pueden utilizar la plataforma a escala para automatizar los procesos empresariales?

Estoy de acuerdo en que, con una semana de capacitación, los usuarios empresariales podrían crear un bot RPA simple. Sin embargo, cuando se trata de procesos de negocios complejos o automatización a escala, alguien con experiencia en TI y experiencia pasada en el desarrollo de software de automatización es esencial.

Actualmente, sería difícil encontrar una solución de RPA independiente. Las capacidades de automatización de procesos robóticos estarán en workflows y se combinarán con tecnologías como Gestión de procesos de negocio, Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), machine learning (machine learning (ML)) e IA (IA). La combinación de estas tecnologías requiere sólidos conocimientos de arquitectura. Esto no significa que los usuarios empresariales no tengan, o no deban, poseer programas de RPA. Los programas de RPA más exitosos son propiedad de las empresas y los ejecuta una combinación de usuarios empresariales y de TI.

Divya Rajagopal, líder de la línea de servicios de automatización de IBM, India

Estamos constantemente debatiendo esta cuestión. Esta es mi opinión: ¿es posible? ¡Absolutamente! (Con suficiente tiempo y esfuerzo).

Las herramientas de RPA han recorrido un largo camino para permitir a los usuarios empresariales automatizar tareas simples y repetitivas. Y son un buen comienzo. Para nosotros, el valor real y el retorno de la inversión (ROI) se entregan a través de la automatización inteligente en todo el ecosistema empresarial. Si bien estas automatizaciones pueden ser más complejas, no eliminan la necesidad de la participación del usuario empresarial. El usuario empresarial desempeña un papel importante a la hora de imaginar el arte de lo posible. Pero observaría este espacio, la automatización robótica de procesos, a medida que las herramientas y plataformas evolucionan rápidamente para ser más fáciles de usar para las empresas.

Chett Carmichael, Desarrollo de negocio, RPA, en i1solutions, Sudáfrica

Con base en las perspectivas anteriores, está bien decir que los usuarios empresariales pueden crear fácilmente robots de software utilizando herramientas de RPA si también se explica que se necesita cierto nivel de soporte, desde capacitación hasta gobernanza, para poder hacerlo de manera fácil, rápida y segura, especialmente si está creando algo más que un simple bot y tiene la intención de escalar su solución de Automatización.

¿Mi conclusión? Es una situación en la que el comprador debe tener en cuenta que hacer las preguntas correctas a los proveedores de RPA por adelantado puede aumentar la probabilidad de reducir el costo total de propiedad y lograr el retorno de la inversión (ROI) esperado. Con más de 50 proveedores de RPA para elegir, las habilidades de toma de decisiones en equipo podrían ponerse a prueba o gravarse.

Hacer las siguientes ocho preguntas a un posible proveedor de RPA puede ayudar a garantizar que tenga el colaborador adecuado.

1. ¿Es usted un proveedor exclusivo de RPA o considera que la RPA forma parte de una estrategia de solución de automatización más amplia?
2. ¿Qué tan amplia e integrada es su plataforma de automatización?
3. ¿Puedes ayudarme a encontrar las mejores oportunidades de integración y recomendarme el curso de acción óptimo?
4. ¿Tienes una hoja de ruta clara que me muestre cómo automatizarme más en el futuro?
5. ¿Sus ofertas cumplen con mis requisitos de seguridad y cumplimiento?
6. ¿Tiene la experiencia necesaria para ayudarme a mapear, priorizar y documentar mis tareas y procesos?
7. ¿Su solución RPA ofrece herramientas para desarrollar y probar bots, gestionar el despliegue y monitorear y manejar excepciones?
8. ¿Tiene un buen historial en optimización de procesos de negocio y computación empresarial?

Estas preguntas se extrajeron de Robotic Process Automation: A no-hype guía del comprador. 

 IBM adquirió una solución RPA (enlace externo a ibm.com) en julio de 2020.  Al igual que otras herramientas de RPA, IBM RPA as a Service with WDG Automation (IBM RPAaaS) es una solución de automatización de código bajo para crear, ejecutar y monitorear robots de software. Incluye algunas características únicas, como chatbots inteligentes y ejecución concurrente de bots (es decir, puedes ejecutar varios robots de software en el mismo host virtual).

En aras de la total transparencia, le pregunté a Zach, uno de nuestros líderes técnicos mencionados anteriormente, si pensaba que los usuarios empresariales podrían crear bots fácilmente con esta solución RPA. Ofreció esta evaluación:

IBM RPAaaS superó mis expectativas en su capacidad para proporcionar un entorno de desarrollo potente, manteniendo el contexto necesario para que los usuarios empresariales comprendan y desplieguen automatizaciones. Todas las características—que van desde la vista dual de script/diseñador, los chatbots fáciles de crear y usar, y el impresionante recuento de comandos (más de 600 comandos listos para usar)—la convierten en una plataforma sólida para las partes interesadas de negocios de alto nivel y desarrolladores experimentados de TI y RPA.

Un usuario empresarial con aptitudes técnicas de moderadas a sólidas y sin experiencia previa en RPA podría comprender el software de automatización en aproximadamente dos semanas para comenzar a desarrollarlo y hacer que las cosas sucedan de manera efectiva con el bot. Para que el bot de RPA esté listo para su producción, sea resistente, implementable y robusto, es donde los recursos de TI resultan útiles, dada su profunda familiaridad con esos conceptos generales de desarrollo.

En realidad, independientemente de la herramienta RPA, es la empresa la que a menudo asigna herramientas a un recurso de desarrollador porque suele ser más fácil y rápido enseñar a un recurso técnico un sistema empresarial que enseñar a usuarios empresariales prácticas y conceptos de desarrollo. Además, los usuarios empresariales a menudo emplean y utilizan el software RPA para una oportunidad específica de dominio. Técnicamente, mejorar las habilidades de un usuario empresarial solo para uno o dos casos de uso de RPA no siempre es una idea logísticamente estable. Sin embargo, esa tendencia está comenzando a cambiar con el crecimiento de la hiperautomatización a medida que las empresas se dan cuenta del valor de abordar procesos de negocio completos, en lugar de partes de procesos, con soluciones de RPA mejoradas.

Por último, el desarrollo de un Centro de Excelencia (COE) de automatización de RPA puede permitir la mejora nativa de habilidades, la mejora continua y el crecimiento de la experiencia a medida que la RPA se incorpora en toda la empresa. Esto permite a los usuarios empresariales aumentar orgánicamente su nivel de comodidad y habilidades con el software de automatización a medida que crece en importancia y prioridad empresarial.

Si está tratando de decidir por dónde empezar con IBM RPAaaS, o cómo garantizar un despliegue exitoso, o dónde encontrar capacitación específica para llenar los vacíos de habilidades, estos cuatro servicios pueden ayudar.

Aprenda más sobre IBM RPA como servicio con WDG Automatización.