Paradigm Pioneers lidera el camino hacia una plataforma de RR. HH. de servicio completo

Antes de implementar la iniciativa para transformar su sistema de RR. HH., el Departamento de Servicios Administrativos (DAS) de Oregón hizo un balance de los muchos desafíos que se avecinan. El factor más importante fue el gran alcance del proyecto y la satisfacción de las necesidades de tantas partes interesadas, incluidos 41 000 empleados, 18 organizaciones laborales y más de 90 agencias que representan a las tres ramas del gobierno. El estado también ordenó que cualquier nuevo sistema de RR. HH. debía cumplir con más de 800 requisitos y administrar más de 40 procesos de negocio críticos.

“No consideraría a nuestra herramienta heredada un sistema de RR. HH. Fue realmente una base de datos que tenía información personal en ella”, dice Zike. “La información de RR. HH. estaba dispersa e incompleta. Fue muy difícil realizar las actividades principales que se harían como un gran empleador. También fue una pesadilla producir registros públicos y tener coherencia en nuestra práctica”.

“No teníamos flexibilidad y agregar nuevos procesos era imposible”, dice Joyce Martinez, gerente de proyectos del DAS del estado de Oregón. “Solo pocas personas tuvieron acceso y no quedaban más espacios en las pantallas para colocar más campos. En ese momento, la mayoría de los procesos de RR. HH. estaban basados en papel en todas las agencias”.

“Era una ocasión regular para que nos pidieran que proporcionáramos datos a nivel empresarial a los que no podíamos responder”, dice Lawson. “Los legisladores solicitarían información e informes, y solo podíamos decir que no lo teníamos”. Satisfacer la necesidad de información oportuna fue un gran impulsor del cambio”.

Tan pronto como el estado asignó un presupuesto de transformación del sistema, los gerentes del DAS comenzaron a buscar una plataforma de RR. HH. basada en la nube que pudiera cumplir con los requisitos actuales y escalar para el crecimiento futuro. “El estado de Oregón tiene un proceso de contratación muy sólido, y trajimos a muchas personas para evaluar las diversas alternativas que nos presentaron. “También hablamos con otros gobiernos estatales y obtuvimos referencias. Así es como se eligió Workday”, dice Zike.

El equipo del DAS de Oregón reconoció que ser parte de la comunidad de usuarios de Workday también ofrecería ventajas operativas clave. “Poder hablar con otras entidades y explorar las mejores prácticas fue una gran ventaja”, señala Zike. “Y tener un sistema que se actualiza regularmente con cambios normativos es mucho mejor que tener que averiguar cómo vamos a necesitar programar nuestro propio sistema para hacer los cambios”.

Al elegir un socio para integrar la solución Workday HR en el complejo entorno de sistemas de Oregón, el DAS buscó una empresa que tuviera un historial con el estado y también se comprometiera con una relación laboral colaborativa. “Sabíamos que los IBMers serían las personas más inteligentes y que eran expertos”, dice Martinez. “Pero dejaron claro que nos escucharían y lo haríamos juntos. Eso nos llamó mucho la atención”.

Otro factor que llevó a la selección de IBM como socio de integración de sistemas fue su experiencia en el trabajo con organizaciones gubernamentales. “Tener esa comprensión fundamental de cómo el sistema podía apoyar al gobierno fue muy útil. También había claridad en la propuesta y en la dirección que debemos tomar”, comenta Zike.

Antes del despliegue, IBM realizó talleres de Design thinking para garantizar que la nueva plataforma de RR. HH. responda a las necesidades de clientes específicos. Se utilizaron métodos Kanban para visualizar y planificar procesos y prototipos, y se probaron para orientar el desarrollo en torno a las experiencias del usuario del mundo real. “Teníamos un equipo diverso que proviene de diferentes agencias y tipos de trabajo”, dice Lawson. “El pensamiento de diseño nos ayudó a entender sus perspectivas y fue una herramienta útil”.

La migración de los procesos manuales a un sistema automatizado representó un desafío importante para la cultura de trabajo. “A muchos de nuestros gerentes nunca se les había exigido hacer nada en un sistema automatizado y dependían del papel para las acciones de personal. Exigirles que entraran en un sistema como Workday y se comprometieran con la tecnología era realmente diferente para ellos, y ahí es donde teníamos mucha necesidad de gestión del cambio”, agrega Zike.

“Teníamos una persona de IBM dedicada a la gestión de cambios y fue de gran ayuda”, dice Martinez. “Este proyecto fue un gran cambio de paradigma para el estado de Oregón. Antes, éramos un sistema transaccional y ahora nos hemos trasladado a todo un sistema de procesos de negocio”.

El DAS desplegó módulos de Workday en fases, comenzando con Core HR, Compensation, Recruiting, Absence Management, Talent Suite y, recientemente, Learning. “Cuando lanzamos Workday Learning, fue la implementación más fácil que he tenido en mi carrera. Estaba esperando a que algo saliera mal, y nada salió mal. Ha sido muy bien recibido”, dice Zike.

“Oregón ha hecho un muy buen trabajo en utilizar Workday para todo lo que puede ofrecer al estado”, afirma Chad Duffy, gerente regional de ventas de Workday. “Los tres (Workday, IBM y DAS) trabajamos conjuntamente para determinar quién necesita participar, cómo esto aborda sus necesidades y asegurarnos de que el estado vea el valor”.

Cuando la pandemia de COVID-19 llegó a Oregón en marzo de 2020, varios módulos de Workday HR habían estado en funcionamiento por casi un año. Esto permitió al DAS dar soporte a una gran población de empleados estatales que trabajan a distancia. “Si no tuviéramos un sistema en el que la gente pudiera comunicarse y procesar las transacciones, nos habríamos encontrado en un lío con todos esos formularios en papel y al ir de un lado para otro”, Workday ha sido una gran herramienta, sobre todo porque muchos de nosotros seguimos en casa”, comenta Zike.

Como resultado del trabajo en equipo entre el DAS, Workday e IBM, las fases iniciales del despliegue de Workday se ajustaron al presupuesto. Y cuando el estado necesitó ocupar 1000 vacantes durante 2020 y 2021, la plataforma Workday ayudó al departamento de RR. HH. a incorporar nuevos empleados aproximadamente un 50 % más rápido que los sistemas basados en papel que se utilizaban anteriormente.

“La dirección y la gerencia se han sorprendido gratamente cuando han necesitado datos o un informe para ver lo que está ocurriendo con su fuerza laboral. Podemos decirles dónde hacer clic o podemos elaborarles un informe rápido. Algo que con el anterior sistema habría tardado dos semanas, ahora tarda 20 minutos, así que estos son los lugares donde estamos teniendo mucho éxito”, afirma Zike.

Después de los primeros tres meses de despliegue del sistema, el DAS realizó una encuesta instantánea para medir cómo los empleados estatales usaban Workday. “Los resultados fueron muy buenos”, dice Lawson. “Tenemos 40 000 empleados que inician sesión en la mayoría de los meses, muchos de ellos varias veces. La prueba está en los datos”.

En diciembre de 2022, el DAS planea completar su fase final de transformación del sistema de RR. HH. implementando los módulos de Payroll y Time Tracking de Workday. “Todavía estamos conectados con un sistema de compensación para empleados que data de hace 30 años, que es la última función a migrar”, dice Lawson. “Realmente estoy deseando mejorar nuestro proceso de tiempo de contratación una vez que nuestro proceso de incorporación esté totalmente integrado en Payroll”.

“Oregón fue el primer estado en crear una suite Workday de RR. HH. completa para toda la empresa. Cuando escucho a un espectro de personas en todo el estado, me dicen que lo mejor de este proyecto es el valor que obtienen en general”.

Debido a los esfuerzos pioneros de Oregón en la transformación del sistema de RR. HH., otros gobiernos estatales están recurriendo al DAS para obtener asesoramiento. “Sabemos lo difícil que es poner en marcha grandes proyectos con los gobiernos estatales y lo importante que es hacerlo bien”, dice Martinez. “Estamos felices de comunicarnos con otros estados y ayudarlos en el proceso”.

De vuelta al esfuerzo de implementación de Workday, Zike reflexiona sobre el trabajo con IBM. “La asociación fue clave para poder hacer crecer Workday y seguir mejorándolo a medida que avanzamos”, afirma. “IBM siempre trabajó con nosotros y nunca nada fue demasiado difícil de resolver ni nos pidieron resolver a nosotros. Fue una asociación en la que ellos nos propusieron opciones. Asumieron esto porque querían que tuviéramos éxito”.

DAS (enlace externo ibm.com) es la agencia administrativa central del gobierno estatal de Oregón e implementa decisiones políticas y financieras tomadas por el gobernador y la Legislatura. El DAS apoya a las agencias estatales al proporcionar una infraestructura de administración sólida y estable, y establece altos estándares de responsabilidad para garantizar que el estado de Oregón use el dinero de los impuestos de manera productiva.

Workday (enlace externo a ibm.com), asociado de negocios de IBM, es un proveedor líder de aplicaciones empresariales en la nube para RR. HH. y finanzas, ayudando a los clientes a adaptarse y prosperar en un mundo cambiante. Las aplicaciones de Workday para gestión financiera, RR. HH., planificación, gestión de gastos y analytics han sido adoptadas por miles de organizaciones de todo el mundo y en todas las industrias, desde empresas medianas hasta más del 50 % de aquellas en la lista Fortune 500.