En 2008, la compañía estatal de petróleo de Azerbaiyán (SOCAR) compró Petkim, el único productor petroquímico de Turquía. Fue el primer paso en la creación de lo que hoy se conoce como SOCAR Turkey Enerji A.S. En la actualidad, SOCAR Turkey opera 13 filiales, entre ellas una central eólica, líneas de fibra óptica, el mayor puerto de contenedores de la región del Egeo y un proyecto de gasoducto que algún día llevará gas natural a Turquía y más allá.
Sin embargo, a medida que el portafolio de la empresa ha crecido, la complejidad de sus procesos de negocio ha aumentado exponencialmente. A lo largo de los años se ha vuelto cada vez más difícil monitorear las operaciones y la documentación entre las subsidiarias de SOCAR Turkey, cada una de las cuales opera en su propia plataforma.
Berna Gençoğlu, Líder de Grupo de la Oficina de Gestión de Proyectos de TI de SOCAR Turquía, explica: "Necesitábamos una forma única y precisa de ver los documentos y sistemas de toda nuestra organización. Al buscar una plataforma que nos ayudara a transformar nuestras operaciones, evaluamos varias soluciones de distintos proveedores. Elegimos IBM Cloud Pak for Business Automation para consolidar nuestros sistemas dispares en una plataforma unificada con servicios automatizados".
Reducción de costos gracias a la automatización
Automatizar los procesos de negocio ayuda a SOCAR Turquía a reducir los costos por USD 300,000 al año
Huella de carbono reducida
Digitalizar contratos, correspondencia e ingeniería ahorra 8,258 kg de dióxido de carbono al año
SOCAR Turquía trabajó en estrecha colaboración con IBM y el asociado de negocios de IBM AKSIS para implementar los servicios de administración de contenido empresarial disponibles en la solución IBM Cloud Pak for Business Automation. Al integrar cuidadosamente la solución con las principales aplicaciones empresariales de las filiales de SOCAR Turquía, el equipo estableció procesos integrados, automatizados y digitalizados de extremo a extremo en toda la organización.
La solución ahora administra automáticamente los documentos corporativos de SOCAR Turquía, desde la creación hasta el archivado o la eliminación. SOCAR Turquía también utiliza la solución para clasificar la información, desarrollar estructuras dinámicas de carpetas y otorgar acceso a documentos en función de la estructura organizativa establecida en la solución de recursos humanos de la empresa. Además, el equipo de desarrollo utilizó la solución IBM para crear estándares de procesamiento que ayuden a gestionar el cumplimiento de los estándares internacionales de gestión de documentos y el marco del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
Todas las subsidiarias de SOCAR Turkey reciben y procesan una gran cantidad de correspondencia cada día, y la solución IBM Cloud Pak for Business Automation ayuda a automatizar y administrar estos documentos. Hoy, cuando llega una nueva correspondencia a SOCAR Turquía, se escanea y envía a la solución IBM, que aplica un conjunto de Business Rules para clasificarla y luego crea un número de caso. A continuación, en función de la clasificación, la carta se asigna automáticamente a un asistente social o se envía al panel de un gestor, donde puede asignarse manualmente.
A medida que los trabajadores de casos revisan y responden a cada caso, el sistema hace un seguimiento de su progreso, enviando cada nuevo documento a un repositorio de contenido rico en seguridad. Una vez resueltos, todos los documentos del caso se almacenan juntos en un archivo que se puede buscar. En total, SOCAR Turquía automatizó 3,000 procesos de correspondencia.
SOCAR Turquía utiliza la solución IBM para manejar contratos internos y externos de manera similar. Al automatizar casi 6,000 procesos de gestión de documentos contractuales, SOCAR Turquía pudo acelerar, estandarizar y simplificar la gestión de contratos.
Los departamentos de ingeniería de SOCAR Turquía también se benefician del proyecto de automatización. Gran parte de la documentación de ingeniería es generada por proveedores externos, que ahora pueden utilizar la solución para enviar sus entregas a SOCAR Turquía. Las capacidades de flujo de trabajo automatizado de la solución garantizan que los documentos lleguen a las partes interesadas adecuadas de la empresa, donde se pueden revisar, comentar y aprobar. “Con IBM Cloud Pak for Business Automation, nuestros stakeholders nos dicen que ya no sienten que están trabajando para el sistema. Más bien, el sistema está funcionando para ellos”, afirma Zehra Özcömert, líder del grupo de información y registros de SOCAR Turquía.
Desde la implementación del software IBM Cloud Pak for Business Automation, SOCAR Turquía ha migrado alrededor de 500,000 documentos a la solución y ha automatizado más de 14,000 procesos. Como resultado, el tiempo de ciclo para la documentación ha bajado entre un 20% y un 40%, la productividad de los empleados ha aumentado entre un 20% y un 30%, y la satisfacción del cliente ha mejorado entre un 30% y un 50%. Además, la organización ha disminuido el número de documentos que debe imprimir y almacenar, y es más capaz de demostrar su cumplimiento con diversas regulaciones.
Pero quizás las mayores mejoras han estado relacionadas con los impactos financieros y ambientales de la solución. "La solución ahorra a SOCAR Turquía cerca de 300,000 USD al año en papel, impresión, envío, almacenamiento y administración, y ha reducido nuestra huella de carbono por 8,028 kg de CO2", concluye Özcömert.
SOCAR Turquía (el enlace se encuentra fuera de ibm.com) es una subsidiaria de State Oil Company of Azerbaiyán Republic (SOCAR), una de las empresas de petróleo y gas natural más grandes del mundo. Comenzó sus operaciones en Turquía en 2008 y hoy opera 13 subsidiarias dedicadas a producir, almacenar y entregar energía a más de 1.5 millones de clientes. SOCAR Turquía tiene sede en Estambul y tiene más de 5,000 empleados.
Fundada en 1994, el asociado de negocios IBM Aksis (el enlace se encuentra fuera de ibm.com) se centra en ayudar a las organizaciones con soluciones de gestión de contenido empresarial (ECM). La empresa también ofrece sistemas electrónicos de gestión de procesos de negocio, soluciones móviles, procesamiento de imágenes, automatización robótica de procesos y más. Sus clientes provienen de una amplia variedad de industrias, incluyendo finanzas, automotriz, química farmacéutica y gobierno. Aksis tiene su sede en Estambul.
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Producido en los Estados Unidos de América, septiembre de 2021.
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