Transformar servicios y desbloquear valor con Oracle Cloud

El gobierno escocés (SG) es responsable de desarrollar la política y la agenda legislativa con los ministros. Como elemento central del sector público escocés, el SG patrocina y financia muchos de los organismos públicos responsables de la capacidad de servicios a la población de cinco millones de personas de Escocia.

Para trabajar de manera efectiva con muchos otros organismos públicos, el SG debe funcionar sin problemas detrás de escena. Esa no siempre ha sido una tarea fácil, especialmente dada la tecnología fragmentada y obsoleta.

Esta era la realidad a la que se enfrentaban las funciones de recursos humanos (RR. HH.) y finanzas en el SG. Durante décadas, sus equipos habían estado utilizando dos sistemas Oracle E-Business separados para finanzas y compras y RR. HH. y nómina.  Estos sistemas heredados no se habían mantenido al día con el crecimiento organizacional o el cambio tecnológico, lo que hacía que los usuarios dependieran de hojas de cálculo y soluciones manuales para realizar su trabajo.

Como afirma Brian Reid, director de transformación corporativa: “Fue un caso clásico de tecnología obsoleta que ya no satisfacía las necesidades de la organización. En lugar de ser una ayuda, nuestros sistemas impedían que las personas trabajaran de manera eficiente y obtuvieran la información que necesitaban. También conllevaron un gran riesgo operativo. Por ejemplo, en nuestra plataforma anterior era muy difícil mantener la nómina”.

El SG tenía la aspiración permanente de llevar las finanzas y los RR. HH. a una plataforma de servicios compartidos para estandarizar procesos, reducir costos y mejorar las experiencias tanto para los funcionarios como para los ciudadanos.  

Reid señala: “Con más de 30 organismos públicos que se ejecutan en los sistemas existentes, ya era efectivamente un servicio compartido. Pero la plataforma nunca había estado a la altura de la visión original del G con respecto a los datos comunes, procesos optimizados y ahorros compartidos. Nuestra aspiración es hacer crecer ese modelo de servicios compartidos y realmente aprovecharlo en beneficio de los empleados del sector público y la población de Escocia”.

A las tres semanas de su puesta en marcha, el SG realizó su primera prueba importante de la nueva plataforma Oracle: ejecutó la nómina mensual de 20 000 empleados. La solución fue aprobada con gran éxito y, desde entonces, ha ayudado al SG a completar varios meses de procesamiento mensual de nóminas.

“Hemos superado muchos hitos clave desde la puesta en marcha, y evitamos todos los problemas potenciales que más nos preocupaban”, dice Reid. “Hacer correctamente los procesos críticos, como la nómina, los pagos y los informes financieros, fue un primer paso vital. Las aplicaciones de Oracle Cloud ofrecen la coherencia, la transparencia y el control sólidos que buscábamos”.

Como se anticipó desde el principio, el proyecto no estuvo exento de desafíos. No todas las partes del sistema y los procesos asociados son aún óptimos. Reid también señala que algunas partes interesadas todavía están haciendo la transición a nuevas formas de trabajar, y que la organización está experimentando los inevitables problemas posteriores a la puesta en marcha, comunes en un cambio de esta escala y complejidad. Como resultado, no todas las partes del SG reconocen aún los beneficios de la transformación. Sin embargo, Reid confía en que la organización tiene la plataforma central y las capacidades que necesita para construir y optimizar. La escala del cambio es muy grande. Reid dice que la mejora continua, las actualizaciones regulares y las asociaciones con Oracle e IBM abordarán aquellas áreas que aún no son óptimas.

“El equipo de IBM ha desempeñado una función crucial en el soporte posterior a la puesta en marcha, ya que nos brinda una continuidad en la experiencia y transferencia de conocimientos”, dice Reid. “En conjunto, hemos actuado rápidamente para abordar los problemas posteriores a la puesta en marcha, hemos revalidado las decisiones de diseño clave en un entorno de 'modo en vivo', y garantizamos que la solución y la plataforma permitan a todos los usuarios obtener el valor total de la transformación”.

Si bien queda mucho trabajo por hacer, en el SG, los equipos ya pueden obtener una visión unificada de los datos financieros y de RR. HH. en la nube, lo que está impulsando una mejor toma de decisiones.

Reid señala: “Con IBM y Oracle, hemos habilitado la tradicional versión única de la verdad. Ahora tenemos la capacidad de ejecutar informes y analytics en un conjunto de datos completo de RR. HH. y finanzas, en lugar de trabajar con dos conjuntos de datos separados. El impacto de esto será significativo. Antes, las personas y el dinero no iban de la mano; ahora sí. Esa es la clave para permitirnos tomar decisiones mucho mejor informadas desde una perspectiva de la gestión”.

Sigue diciendo: “Trabajar en una plataforma común ha acercado a los colegas de RR. HH. y finanzas para comprender y mejorar los datos, gestionar el cambio en la plataforma y establecer controles. Ya podemos ver muchas oportunidades para mejorar aún más, habilitadas mediante tecnología compartida, un conjunto de datos común y el deseo de hacer que el modelo operativo funcione lo mejor posible”.

Según Reid, “tenemos transparencia en los datos financieros en Oracle a un nivel mayor que nunca tuvimos en el sistema anterior. Los profesionales de finanzas pueden profundizar en el libro mayor y el plan de cuentas para ver cada factura y cada línea de partida de gasto. Por supuesto, se necesita tiempo para aprender estas nuevas herramientas y familiarizarse ampliamente, pero ya hay señales de que la calidad y transparencia de los datos proporcionarán un insight mucho más rápido y claro de cómo se gasta el dinero”.

Del mismo modo, la adopción de soluciones estándar de las industrias y el seguimiento de enfoques de mejores prácticas para el diseño de procesos está comenzando a brindar un mayor rigor a las operaciones, reducir costos y presentar opciones para el crecimiento departamental y organizacional.

“Los controles integrados en el sistema funcionan bien y la organización puede disfrutar de inmediato los beneficios”, confirma Reid. “Eso es un gran potencial positivo desde el punto de vista de la auditoría. También respalda una mayor diligencia debida en torno a la gestión financiera diaria. Sabemos que las personas siguen procesos coherentes, en lugar de hacer las cosas a su manera”.

Con aplicaciones modernas en la nube y procesos estandarizados, el SG está en camino de hacer realidad su ambición de servicios compartidos eficaces. La organización ahora está trabajando con IBM en una serie de sesiones de descubrimiento con otras agencias, con el objetivo de traer más organismos públicos de Escocia a la misma plataforma de servicios compartidos.

Reid comenta: “Cada uno de esos organismos públicos tiene que gestionar la nómina, los registros de RR. HH., las finanzas y las cuentas de informes. Ahora está disponible la opción de trabajar con nosotros y unirse a una plataforma compartida, lo que significa que los organismos públicos individuales pueden evitar internalizar todo el problema y todos los costos. La oportunidad de desduplicar y trabajar juntos para construir y madurar servicios tecnológicos a escala ahora es real. Si esas entidades se sumaran a nuestra plataforma compartida, obtendrían los beneficios de un cambio acelerado y menores costos de ejecución. Este es nuestro objetivo final”.

En segundo plano, el SG ha continuado colaborando con IBM en el perfeccionamiento de los nuevos sistemas y prácticas de trabajo. Reid concluye: “Los problemas son inevitables en un proyecto importante como este. Lo clave es cómo resolver esos problemas, mantener la calma y conservar un fuerte espíritu de equipo. Es fundamental contar con un socio que mantenga el rumbo, trabaje en armonía con sus equipos internos para el beneficio colectivo y reconozca cuándo necesita orientación para tomar las decisiones correctas. Creo que IBM fue ese socio y estamos felices de tenerlos de nuestro lado mientras continuamos nuestro proceso”.

El gobierno escocés (SG) es responsable de desarrollar la política y la agenda legislativa con los ministros. Como elemento central del sector público escocés, el SG patrocina y financia muchos de los organismos públicos responsables de la capacidad de servicios a la población de cinco millones de personas de Escocia.