Retelit

Desafío de negocio

A medida que Retelit abrió nuevas líneas de negocio y operaciones internacionales, se dio cuenta que sus procesos de planificación y preparación de informes financieros con hojas de cálculo carecían de flexibilidad para apoyar el crecimiento continuo.

Transformación

Retelit trabajó con SB Italia, IBM Silver Business Partner, para crear un modelo de presupuestación centralizado en IBM Planning Analytics, lo que permitió a la empresa respaldar a los responsables de tomar decisiones con pronósticos mensuales.

Resultados

Caso de desafío de negocio

Insights financieros para impulsar el crecimiento

Con una red de fibra óptica de aproximadamente 12,500 kilómetros, Retelit es uno de los principales proveedores de servicios de datos e infraestructura de Italia para la industria de las telecomunicaciones. En los últimos años, la empresa ha ampliado su portafolio con servicios gestionados adaptados a las necesidades de los clientes empresariales. Además, Retelit ahora tiene como objetivo ampliar sus soluciones de nube a los mercados internacionales.

Marco Calzolari, jefe de Control de Retelit, explica: "Nuestros nuevos servicios incluyen soluciones para el almacenamiento en la nube, copia de seguridad y recuperación de desastres, así como gestión de seguridad de redes y puntos finales. A medida que entramos en nuevas geografías, resulta más importante que nunca mantener un estricto control sobre los costos. Además, debemos equipar a nuestros responsables de tomar decisiones con los insights que necesitan para dirigir el negocio efectivamente".

En el pasado, Retelit dependía en gran medida de los procesos basados ​​en hojas de cálculo para la planificación y preparación de informes financieros, lo que les dificultaba brindar información precisa y oportuna sobre la rentabilidad de sus operaciones.

"Cada vez que le vendemos a un cliente uno de nuestros servicios en la nube, hay una serie de impulsores financieros que determinan el impacto en nuestros resultados", explica Calzolari. "Por ejemplo, la firma del contrato inicial y el proceso de incorporación puede proporcionar ingresos puntuales, además de los ingresos mensuales que recibimos durante la duración del contrato. Sin embargo, también debemos tener en cuenta los costos operativos variables asociados con ganar negocios, mantener la cuenta y brindar soporte técnico".

Continúa: "Anteriormente, enviábamos hojas de cálculo de presupuesto que todos los departamentos tenían que completar, y que después teníamos que recopilar manualmente para fines de información. Como resultado, la elaboración de nuestro presupuesto anual era un proceso largo y laborioso, en el que siempre existía el riesgo de errores humanos".

"Sabíamos que proporcionar pronósticos mensuales continuos basados en nuestro presupuesto sería sumamente valioso para nuestros responsables de tomar decisiones, pero, simplemente no teníamos los recursos para destinar a la tarea. Para resolver el problema, buscamos una forma de acelerar nuestros procesos de preparación de informes".

Caso de transformación

Creación de un modelo de presupuesto centralizado

Retelit seleccionó IBM Planning Analytics (anteriormente conocido como IBM® Cognos TM1) como la plataforma centralizada para sus procesos de elaboración de presupuestos, pronósticos e informes. Para acelerar su implementación, la empresa contrató la asistencia especializada del IBM Silver Business Partner SB Italia.

"De todas las soluciones que estudiamos, sentimos que IBM Planning Analytics ofrecía la combinación óptima de potentes herramientas analíticas y capacidades flexibles de modelado financiero", recuerda Calzolari. "Asimismo, estábamos seguros de que SB Italia tenía la experiencia técnica y las habilidades de consultoría que necesitábamos para integrar efectivamente IBM Planning Analytics en nuestros flujos de trabajo internos de preparación de informes financieros".

Trabajando junto con el equipo especializado en inteligencia empresarial y analítica de SB Italia, Retelit diseñó un modelo financiero empresarial para sustituir su enfoque de hojas de cálculo por la planificación y preparación de informes financieros. En la actualidad, los empleados de todo el grupo envían sus datos presupuestarios y de pronóstico directamente a IBM Planning Analytics.

"Nuestro nuevo modelo de presupuesto tiene un horizonte de información de cinco años y está basado en varios submodelos detallados", explica Calzolari. "El modelo tiene en cuenta factores como el desgaste de los clientes, lo que ayuda a mejorar la precisión de nuestros pronósticos. Y como IBM Planning Analytics automatiza los procesos importantes como la consolidación financiera, podemos reducir el riesgo de errores y aumentar la confianza en nuestros informes".

Y continúa: "La nueva forma de trabajar facilita la combinación de los datos de ingresos en pagos puntuales y mensuales con los costos de los servicios como el soporte técnico. Mejor todavía, podemos cambiar entre diferentes vistas de nuestros datos casi en tiempo real, lo que nos ofrece una visión más profunda de nuestro rendimiento financiero junto con dimensiones como geografía, unidad de negocio, línea de productos, industria del cliente y más. Fundamentalmente, IBM Planning Analytics nos permite generar un pronóstico mensual continuo, proporcionando a la empresa datos oportunos para tomar decisiones mejor informadas".

Resultados

Proporcionar insights oportunos a los responsables de tomar decisiones

Al pasarse a un pronóstico mensual, Retelit está en una posición más fuerte para controlar sus costos mientras impulsa su expansión internacional.

"Anteriormente, nuestro equipo necesitaba días para recopilar, limpiar y analizar nuestros datos financieros, pero gracias a IBM Planning Analytics hemos agilizado y acelerado el proceso", dice Calzolari. "Nuestros pronósticos mensuales arrojan luz sobre los costos y los impulsores financieros en toda nuestra empresa, permitiéndonos descubrir oportunidades para mejorar la eficiencia operativa y aumentar nuestra rentabilidad".

Además de la exitosa implementación de IBM Planning Analytics para la elaboración de presupuestos y predicciones, Retelit ha adoptado la solución para apoyar otros aspectos de su negocio.

"Vemos la calidad de servicio como un diferenciador clave y la gestión de nuestro talento efectivamente es fundamental para brindar una experiencia sistemáticamente de gran calidad a nuestros clientes", comenta Calzolari. "En el pasado, la planificación de cómo asignar plenamente nuestros recursos para cada contrato de cliente, realizar el seguimiento de los costos asociados y calcular los reembolsos para los gastos de los empleados como desplazamiento y alojamiento era un problema importante para todos los interesados".

"Actualmente, nuestros empleados pueden introducir el tiempo que pasan en las instalaciones de un cliente y registrar sus gastos directamente en IBM Planning Analytics. Una vez que un miembro del equipo de RR. HH. ha aprobado los datos, los podemos introducir en nuestro sistema de nómina y nuestro modelo de presupuesto: pagando los gastos más rápido, reduciendo el esfuerzo para RR. HH. y proporcionando una visión más precisa de nuestros costos".

Y añade: "También usamos IBM Planning Analytics para realizar presupuestos basados en actividades. Al examinar los costos asociados con las diferentes actividades en toda la empresa, predecimos que seremos capaces de identificar nuevas oportunidades para mejorar la eficiencia operativa y promover unas operaciones más ágiles y efectivas, especialmente para nuestro negocio internacional".

"A medida que Retelit continúa evolucionando y expandiéndose, los insights sobre nuestros impulsores financieros desempeñarán un papel aún más importante en nuestra planificación estratégica y estamos seguros de que nuestra solución IBM Planning Analytics permitirá tomar decisiones bien informadas por muchos años", concluye Calzolari.

Retelit

Con sede en Milán, Italia, Retelit (enlace externo a ibm.com) es un proveedor líder italiano de servicios de datos e infraestructura para el mercado de las telecomunicaciones. La infraestructura de fibra óptica de la empresa cubre aproximadamente 12,500 kilómetros, conectando nueve redes de área metropolitana y 15 centros de datos en toda Italia. Retelit ofrece un amplio portafolio de servicios, desde soluciones de infraestructura, telecomunicaciones y ubicación conjunta para operadores y proveedores de servicios a hosting en la nube y servicios gestionados para clientes empresariales.

Componentes de la solución

• Cognos TM1
• Planning Analytics

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Con sede en Milán, Italia, SB Italia es un proveedor líder de servicios de consultoría e integración de soluciones. Un IBM Silver Business Partner con más de 20 años de experiencia en el ámbito de TI empresarial, SB Italia ha prestado servicios a más de 1,000 clientes en todo el país. Para conocer más acerca de los productos y servicios de SB Italia, visite: sbitalia.com (enlace externo a ibm.com).