Todo iba según lo previsto. El equipo de eventos detrás de IBM® Think, el evento icónico anual de IBM, se estaba preparando para otra edición exitosa en mayo de 2020.
Se reservaron lugares, los hoteles se estaban llenando, los materiales de marketing estaban en las etapas finales de preparación y la nueva plataforma de marketing de eventos RainFocus de IBM estaba preparada para manejar los 40 000 asistentes previstos.
Luego, llegó la pandemia de COVID-19 y todos los planes se detuvieron abruptamente. Rápidamente se hizo evidente que el evento IBM Think no iba a celebrarse, al menos no en un lugar físico de San Francisco. En lugar de cancelar el evento por completo, los equipos de IBM y RainFocus tomaron una decisión audaz: pasar de un formato presencial a uno virtual. ¿El motivo? El evento estaba a solo 46 días.
Ambos equipos entraron en acción y trabajaron días hábiles, noches y fines de semana. Gran parte de la preparación técnica para el evento físico estaba casi completa. Hubo que repensar muchos aspectos.
La carrera había comenzado.
Escalamiento a demanda
Se escaló de 40 000 inscripciones esperadas para un evento físico a 122 000 inscripciones para un evento virtual.
Migraciones más rápidas
Se migró de un evento físico a un formato de evento virtual en 46 días.
Afortunadamente, en 2019, IBM había lanzado un plan para migrar su sistema de marketing de eventos, una variedad dispar de herramientas propias y soluciones puntuales de proveedores, a la plataforma RainFocus de software como servicio (SaaS), alojada en tecnologías de IBM Cloud. Una plataforma escalable que utiliza las capacidades de IBM Cloud no solo hizo posible una transición rápida a un formato virtual, sino que también brindó nuevas oportunidades para la innovación.
La estrategia de nube para la plataforma seguía siendo un objetivo. RainFocus e IBM estaban en medio de una implementación por fases, ejecutando inicialmente la plataforma en un entorno híbrido en IBM Cloud y otras tecnologías alojadas en la nube, con planes de migrar completamente a IBM Cloud a mediados de 2021.
En ese momento, RainFocus estaba utilizando IBM Cloud for Kubernetes Service para la implementación en la nube, lo que le permitió a la empresa adoptar un enfoque independiente de la nube estándar de la industria. También utilizaba IBM Cloud Object Storage para almacenar la multitud de activos necesarios para llevar adelante un evento de IBM, IBM Content Delivery Network para entregar esos activos con velocidad y coherencia, y equilibradores de carga globales de IBM para mantener una alta disponibilidad, con la plataforma alojada en los centros de datos de IBM en Dallas y Washington, D. C.
Con la infraestructura en la nube implementada, los dos equipos se enfocaron en reconfigurar la plataforma de RainFocus para llevar adelante un evento en línea. La plataforma proporciona un conjunto notable de características que se adaptan perfectamente a las necesidades de marketing de eventos de IBM: una interfaz única e integrada, una arquitectura abierta y escalable, un front-end fácil de usar, integración con los sistemas de back-end de IBM y sólidas capacidades de analytics y generación de informes.
Primero, los equipos reestructuraron la conferencia en torno a áreas donde los eventos digitales podrían funcionar bien, como la entrega de contenido relacionado con las sesiones, el desarrollo de habilidades a través de educación técnica y laboratorios, y oportunidades para establecer contactos.
Desde una perspectiva técnica, los equipos afrontaron problemas tales como recopilar información de los asistentes durante la inscripción, realizar un seguimiento de la asistencia y la participación, habilitar el Single Sign On e integrar el intercambio de información entre la plataforma y los sistemas de back-end de IBM.
El desafío de la escalabilidad cobraba gran importancia. Las inscripciones suelen producirse de forma un tanto previsible para los eventos físicos: aumentan gradualmente en las semanas previas al día de la inauguración. Pero nadie podía anticipar el ritmo y el volumen de la inscripción para un evento virtual.
Para prepararse, RainFocus e IBM realizaron pruebas de escalamiento de las funciones de inscripción de la plataforma de RainFocus y sus integraciones con la infraestructura de IBM. RainFocus creó una función de vestíbulo, una sala de espera que se activaba cuando las inscripciones alcanzaban un umbral, para manejar el tráfico desbordado, configurarlo y realizar pruebas de carga para asegurarse de que pudiera satisfacer la demanda.
Y luego, después de 46 días, todo estuvo listo y comenzó la verdadera prueba.
La plataforma de RainFocus, alojada en la nube híbrida de IBM, funcionó a la perfección durante toda la conferencia. Al final, se inscribieron más de 122 000 asistentes, frente a los 30 000 inscriptos en el evento presencial de 2019. Fue un logro emblemático. "IBM Think fue una de las conferencias en línea más grandes hasta la fecha. Fue la primera de su tamaño y se convirtió a medio camino de un evento físico a un evento virtual. ¡Increíble!".
Ese grado de éxito se traduce en una poderosa prueba del impacto que la tecnología de marketing puede tener en los resultados finales de una empresa. "Si eres el CIO de una gran corporación y estás evaluando una plataforma de marketing de eventos para implementarla globalmente, buscas una gran credibilidad en esa plataforma", dice Sherman. "Ofrecer una plataforma que puede ser independiente de la nube y ejecutarse completamente en IBM Cloud y tener este tipo de entorno de SaaS con la redundancia y las capacidades que hemos construido como resultado de esta colaboración nos diferencia mucho de cualquier otra empresa en nuestro espacio".
Uno de los aspectos más emocionantes del formato virtual son las experiencias personalizadas que ofrece a los asistentes, ya que se van brindando recomendaciones de contenidos, sesiones y reuniones, y oportunidades para colaborar. La experiencia de IBM Think, por ejemplo, se perfeccionó para los intereses y actividades de cada asistente, lo que esencialmente dio como resultado 122 000 eventos individuales de Think.
En conjunto, RainFocus e IBM también alcanzaron un objetivo crítico del proyecto: crear, durante IBM Think 2020, una plantilla de evento que pudiera escalarse para los más de 600 eventos anuales de IBM. La plantilla alivia la carga de los 300 organizadores de eventos regionales de IBM, ya que proporciona una única plataforma de eventos centralizada con capacidades preconfiguradas que pueden utilizar para sus propios eventos.
La relación entre IBM y RainFocus continúa prosperando. La migración a un entorno 100 % en IBM Cloud aún está en progreso y su lanzamiento está previsto para mediados de 2021, después de la conferencia virtual IBM Think 2021. Ambas empresas continúan impulsándose mutuamente hacia niveles cada vez más altos de innovación. "IBM realmente ha mejorado nuestro rendimiento al pasar datos a sistemas de terceros casi en tiempo real", dice Sherman. "Aunque en este caso, no son proveedores por separado, sino los diversos sistemas de TI, marketing y datos de IBM". A medida que las dos empresas unen fuerzas para otra conferencia virtual de IBM Think, esperan mostrar los últimos logros de su trabajo en equipo.
Fundada en 2013, RainFocus (enlace externo a ibm.com) es una plataforma de marketing de eventos de última generación creada desde cero para capturar, analizar y aprovechar una cantidad sin precedentes de datos para eventos y conferencias significativamente mejores. Como verdadera plataforma de SaaS, RainFocus simplifica la inscripción a eventos, la gestión de contenido y la activación de expositores sin problemas en experiencias físicas, virtuales e híbridas, todo desde un único panel de control. La empresa tiene su sede en Lehi, Utah.
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Producido en los Estados Unidos de América, mayo de 2021.
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