Con IBM Planning Analytics, Notino transformó la planificación en un proceso colaborativo basado en datos que conecta la estrategia, la ejecución y la rentabilidad
En toda Europa, los minoristas que operan a escala están bajo una presión cada vez mayor para planificar más rápido, alinear un número creciente de funciones y responder de manera más efectiva a la volatilidad del mercado. A medida que las organizaciones se expanden a nuevos mercados, los procesos de planificación que alguna vez respaldaron bien el negocio a menudo necesitan evolucionar, conectando las perspectivas financieras y operativas mientras se preserva la coherencia, el control y la transparencia en todas las regiones.
El crecimiento de Notino siguió este camino. A medida que la empresa amplió su footprint a 27 países europeos, el alcance y la complejidad de la planificación aumentaron significativamente. Los equipos de finanzas y negocios debían coordinar los planes en múltiples funciones, mercados y dimensiones comerciales, manteniendo la precisión y la alineación. Con el tiempo, los procesos de planificación de Notino se volvieron cada vez más difíciles de gestionar. Los planes anuales y continuos se basaban en más de 130 archivos de Excel separados, con un control de versiones limitado y un gran esfuerzo manual. Preparar un plan único requería un extenso trabajo de consolidación y validación, dejando poco tiempo para el análisis o el modelado de escenarios.
Para continuar apoyando su trayectoria de crecimiento, Notino reconoció la necesidad de un enfoque de planificación integrada. El objetivo no era simplemente acelerar los ciclos de planificación, sino establecer una base compartida que conectara los planes financieros y operativos, mejorara la visibilidad en todo el negocio y permitiera una toma de decisiones más rápida y segura a medida que evolucionaran las condiciones del mercado.
Para respaldar su siguiente fase de crecimiento, Notino realizó una evaluación estructurada de las soluciones de planificación, incluidas comparaciones de proveedores y visitas de referencia. La empresa seleccionó la solución APOLLO proporcionada por ADEOS s.r.o, un IBM Silver Partner, basada en IBM® Planning Analytics. Esta combinación ofreció el rendimiento necesario para una planificación multidimensional compleja y en tiempo real, mientras que aceleró el despliegue a través de contenido metodológico probado.
APOLLO es una solución modular que se configura para el entorno del cliente como parte de un compromiso de consultoría. En lugar de empezar desde cero, Notino aprovechó los modelos de datos preempaquetados, la lógica de cálculo, los formularios de planificación, los informes y las vistas analíticas. Esto redujo significativamente la complejidad y la duración de la implementación, al tiempo que conservó la flexibilidad para responder a requisitos empresariales nuevos o ampliados a lo largo del tiempo. Con cada actualización, APOLLO continúa evolucionando con módulos adicionales probados en la práctica, ampliando el valor de la plataforma IBM.
La implementación se llevó a cabo en estrecha colaboración entre el equipo de control de Notino, los especialistas en BI y los consultores de ADEOS s.r.o. Como dice Vladislav Hanák, director ejecutivo (CEO) de ADEOS s.r.o.: “IBM Planning Analytics es una base poderosa y flexible, y APOLLO es una solución construida sobre ella que acelera el tiempo de creación de valor. Juntos, ayudan a clientes como Notino a crear un entorno de planificación que evoluciona con el negocio”.
El proyecto siguió un enfoque por fases, lo que permitió a los equipos adoptar nuevos procesos de planificación gradualmente y aplicar las lecciones aprendidas a lo largo del camino. En aproximadamente nueve meses, Notino implementó múltiples áreas de planificación, incluida la planificación de ventas y los estados financieros completos que abarcaban las pérdidas y ganancias, el balance general y el flujo de caja.
A medida que la planificación dejó de usar hojas de cálculo, los procesos se volvieron más colaborativos y descentralizados. Los departamentos como marketing, logística y propietarios de centros de costos ahora ingresan y gestionan sus planes directamente en el sistema, mejorando la propiedad, la calidad de los datos y la alineación en toda la organización.
Con IBM Planning Analytics implementado, Notino ahora opera un entorno de planificación de extremo a extremo totalmente integrado utilizado por más de 80 usuarios activos en finanzas, ventas, marketing, logística y operaciones. Lo que antes era un proceso fragmentado basado en hojas de cálculo se ha convertido en una fuente única y coherente de información para la planificación y el forecasting en toda la empresa.
El impacto más inmediato ha sido un importante ahorro de tiempo en todo el ciclo de planificación. La preparación de plantillas de presupuesto anual, que antes requería varios días de configuración y distribución manual, ahora se maneja mediante simples cambios de parámetros, lo que reduce el esfuerzo de días a solo unas pocas horas. Vojtěch Hotárek, director de planificación y análisis financiero de Notino, explica: “No se trataba solo de moverse más rápido, sino de trabajar de manera más inteligente. Con IBM Planning Analytics y APOLLO, liberamos a nuestros equipos de la conciliación de datos y los capacitamos para enfocarse en lo que realmente importa: comprender el negocio y tomar mejores decisiones”.
La mayor mejora se produjo en la consolidación y validación del presupuesto. Anteriormente, consolidar las entradas de más de 130 archivos de Excel y verificar la coherencia de los datos tomaba de varios días a una semana completa, y cualquier cambio significaba comenzar de nuevo. Hoy en día, la consolidación se ejecuta automáticamente, con la validación completada en minutos u horas, lo que permite iteraciones más rápidas y una planificación más ágil. Las transferencias de datos también se han optimizado: las cargas manuales que antes tardaban hasta un día completo ahora están automatizadas, con datos disponibles en los sistemas de informes en cuestión de minutos. Como resultado, los ciclos de planificación que antes se extendían durante meses ahora se completan en semanas, lo que permite a Notino pronosticar más rápido y responder de manera más efectiva al cambio.
De cara al futuro, la empresa planea expandir la plataforma a áreas como la gestión avanzada de la rentabilidad y la planificación de almacenes, y continúa fortaleciendo sus capacidades integradas de planificación empresarial a medida que crece.
Fundado en 2004, Notino es un minorista líder en línea en Europa especializado en productos de belleza y cuidado personal. La empresa opera en 27 países europeos y atiende a millones de clientes a través de una amplia cartera de marcas y productos. Con sede en la República Checa, Notino emplea a aproximadamente 2300 personas y continúa creciendo rápidamente en los mercados internacionales.
ADEOS s.r.o es un IBM Business Partner con sede en la República Checa, especializado en soluciones de planificación empresarial, gestión del rendimiento y analytics. Como miembro de IBM Partner Plus, ADEOS s.r.o ayuda a las organizaciones a modernizar la planificación financiera y operativa combinando una profunda experiencia empresarial con las tecnologías de IBM.
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Los ejemplos presentados son solo ilustrativos. Los resultados reales variarán en función de las configuraciones y condiciones del cliente y, por lo tanto, no se pueden proporcionar resultados generalmente previstos.