Al igual que todas las grandes organizaciones modernas, el MoD depende de la eficiencia de una gran cantidad de servicios de negocio, como finanzas, compras y recursos humanos. En lugar de que el Ministerio y cada una de las fuerzas armadas gestionen sus propios departamentos de contabilidad, compras y recursos humanos, el MoD aplica un modelo central de servicios compartidos, a cargo de su división de Servicios Empresariales de Defensa (DBS).

DBS es responsable de la prestación integral de estos servicios, incluyendo no solo personal experto y procesos de negocio bien diseñados, sino también la tecnología subyacente. A lo largo de los años, a medida que se expandió la jurisdicción de DBS, heredó muchos sistemas de TI dispares y fuentes de datos de diferentes agencias dentro del MoD, que van desde grandes aplicaciones y bases de datos hasta pequeñas herramientas personalizadas y hojas de cálculo.

Gestionar esta complejidad se convirtió en un trabajo de tiempo completo para el equipo de DBS, y la carga de mantenimiento dificultaba la prestación de mejoras en el servicio. La organización quería avanzar hacia un modelo operativo más moderno y eficiente, y reconoció que estandarizar y converger su ámbito de TI sería un primer paso vital, ya que ayudaría a reducir el costo de propiedad y el mantenimiento, y mitigar el riesgo empresarial.

“DBS busca simplificar su ámbito de sistemas por varias razones”, explica James Courtney-Holt, CIO y líder comercial y de finanzas de DBS. “Nos permitirá hacer el mejor uso de nuestro software central Oracle e IBM Cognos y habilitar los recursos de DBS. Permitirá que el equipo interno de DBS asuma toda la responsabilidad del soporte y el cambio de nuestros sistemas. También nos preparará para movernos hacia los servicios en la nube en el futuro”.

Planificación, presupuesto y previsión

Hace varios años, DBS reemplazó un sistema de planificación de negocios que había llegado al final de su vida útil por una nueva plataforma basada en el software de IBM. Desde entonces, los equipos de DBS e IBM han completado varias actualizaciones para mejorar la funcionalidad, incluida una actualización reciente a la versión más reciente del software IBM® Planning Analytics. La solución PB&F ahora admite tanto la administración anual del presupuesto como las previsiones para el ejercicio actual y un ciclo presupuestario anual con un horizonte de diez años para la planificación a más largo plazo.

Además de los datos del plan y de la previsión, el sistema también incluye datos financieros actuales, lo que permite a los usuarios analizar variaciones entre los resultados esperados y los reales. DBS brinda acceso a una amplia gama de herramientas para ayudar a los usuarios de diferentes niveles de la organización a interactuar con estos datos, desde flujos de trabajo para ayudar a los gerentes de departamento a contribuir con sus datos presupuestarios hasta potentes herramientas de análisis integradas en hojas de cálculo para usuarios avanzados del equipo de finanzas.

Información de gestión

Paralelamente a estos proyectos, DBS también ha creado un almacén de datos centralizado para la información de gestión, extrayendo datos de sus operaciones contables y sistemas de CP&F, así como de la plataforma de PB&F y varias otras fuentes de datos.

Con la solución IBM® Cognos Analytics, los usuarios pueden acceder a información financiera y operativa, y visualizarla, y generar automáticamente informes sobre datos multifuncionales. La plataforma rompe los silos de datos y ayuda a eliminar la necesidad de informes manuales basados en hojas de cálculo, lo que ahorra horas a los analistas de todo el Ministerio.

Los responsables de la toma de decisiones del MoD confían cada vez más en el almacén de datos para proporcionar datos estrictamente controlados de sistemas fuente bien controlados. Esto reduce la necesidad de que los departamentos mantengan sus propias cifras y ayuda a garantizar que se tomen decisiones basadas en información coherente y precisa.

“Estamos buscando ampliar nuestra capacidad de analytics financieros y comerciales”, dice Courtney-Holt. “En los próximos 12 meses, ampliaremos el almacén para incluir datos de recursos humanos, nómina y proyectos. También estamos tratando de compartir datos con otros sistemas de MI de Defensa a través de API, de modo que dondequiera que se consuman en última instancia los datos del DBS, se tomen de nuestro almacén como ‘única fuente de información’”.