Melton Renewable Energy UK

Desafío de negocio

MRE buscaba aumentar la rapidez y la consistencia de sus funciones de planificación y preparación de informes financieros. Para agilizar la preparación de informes y minimizar el riesgo de pérdida de datos, quería abandonar las hojas de cálculo.

Transformación

MRE UK implementó una solución de gestión del rendimiento financiero basada en IBM Planning Analytics, que le permite generar rápidamente cuentas de gestión, pronósticos y presupuestos para los activos en toda la empresa.

Resultados

Caso de desafío de negocio

Mejorar la rapidez y la consistencia de los pronósticos mensuales

Las fuentes de energía renovables desempeñan un papel importante en la reducción de la dependencia del Reino Unido del carbono. Melton Renewable Energy UK es uno de los principales generadores independientes de energía renovable del país: su portafolio de activos tiene una capacidad instalada de 170 MW.

La industria de la energía se trata de proyectos a largo plazo con inversiones a gran escala, y los períodos de recuperación generalmente se miden en décadas y años, no en días y meses. Para dirigir sus operaciones de manera eficaz, MRE UK debe mantener un estricto control sobre sus presupuestos y, durante muchos años, la empresa ha usado pronósticos mensuales de pérdidas y ganancias (P&L) y de flujo de caja para medir con precisión el rendimiento.

Jamie Lawton, director de informes del grupo en Melton Renewable Energy UK, explica: "A través de nuestro negocio de biomasa, poseemos y operamos un portafolio de cinco centrales de energía de biomasas en el Reino Unido, con una capacidad instalada neta de 111 MW. A través de nuestro negocio de gas de vertedero, poseemos y operamos activos de generación de electricidad con metano en 23 vertederos en todo el Reino Unido, lo que representa 59 MW de capacidad instalada. El pronóstico mensual es una herramienta valiosa en la gestión financiera de nuestro negocio.

Nuestro proceso de final de mes no se trata solo de presentar informes sobre nuestros resultados con respecto a un presupuesto anual; presentamos informes de nuestras cifras mensuales y volvemos a realizar pronósticos todos los meses. La precisión es un objetivo clave. Siempre buscamos mejorar la consistencia y precisión al realizar el pronóstico de los beneficios antes de los intereses, impuestos, depreciación y amortización [EBITDA] y el flujo de caja".

En el pasado, MRE UK usaba modelos de hoja de cálculo separados para cada una de sus centrales de generación, así como para su negocio de gas de vertedero, que sus controllers financieros preparaban a principios de mes. Esto aumentó el riesgo de perder datos históricos si sus hojas de cálculo se eliminaban accidentalmente.

"La velocidad, consistencia y precisión era importante para cumplir con los plazos de presentación de informes", añade Jamie Lawton. "Vimos una oportunidad de abandonar las hojas de cálculo y adoptar una plataforma central para pronósticos y presupuestos, y buscamos una solución para ayudarnos a lograr el objetivo".

Caso de transformación

Adopción de una plataforma central

MRE UK seleccionó una solución de gestión del rendimiento financiero basada en IBM Planning Analytics, una plataforma automatizada e integrada para la planificación, la preparación de presupuestos, la previsión y el análisis que ofrece todas las funcionalidades de las hojas de cálculo a la vez que elimina la necesidad de las tareas manuales.

"De todas las soluciones que estudiamos, sentimos que IBM Planning Analytics era la más completa en su cobertura de nuestros procesos financieros", recuerda Jamie Lawton. "Estábamos dispuestos a automatizar la mayor cantidad de procesos de planificación posible e IBM Planning Analytics nos ofrecía las funcionalidades que estábamos buscando".

Para ayudar a acelerar su implementación, MRE UK trabajó con el IBM Gold Business Partner Aramar (enlace externo a ibm.com). Trabajando junto a Aramar, MRE UK implementó IBM Planning Analytics para proporcionar una planificación basada en impulsores para la cuenta de resultados, con informes automatizados de flujo de caja y balances contables en todos los pronósticos mensuales, presupuestos y en el plan a largo plazo del grupo.

"Estamos sumamente impresionados por el compromiso de Aramar de crear una solución que pudiera pasar los datos de la cuenta de resultados a informes de efectivo y balances contables de una manera fluida tan rápidamente", explica Jamie Lawton.

"Nuestros controllers ahora pueden presupuestar y pronosticar su EBITDA e introducir la información de KPI y los desfases de flujo de caja. Además, Planning Analytics realizará los cálculos necesarios en tiempo real para automatizar su flujo de caja y balance contable lo que ahorra tiempo y mejora la consistencia en todo el grupo. Si hacemos un cambio en una variable, como el precio, podemos ver inmediatamente el impacto en nuestro flujo de caja y balance contable, por lo que resulta mucho más fácil comprender el impacto financiero completo. Mejor todavía, IBM Planning Analytics permite a nuestros equipos crear informes de autoservicio para una serie de KPI y elementos financieros, lo que les ayuda a obtener la información que necesitan más rápido que antes".

Uno de los principales éxitos del proyecto de MRE UK fue la adopción de un enfoque de capacitar y orientar. Si bien la capacitación de un equipo de cinco personas, en lugar de un superusuario, añadió más tiempo al principio del proyecto, redujo la dependencia de la empresa en un único experto en la materia y ayudó a minimizar el riesgo. Al desarrollar su conocimiento de IBM Planning Analytics como equipo, MRE UK es ahora capaz de resolver la mayoría de las preguntas técnicas sin ayuda externa.

"Una de las ventajas de desarrollar nuestras competencias en Planning Analytics es que las cosas que inicialmente pensábamos que estaban fuera del ámbito porque parecían demasiado complejas volvieron a la agenda", dice Jamie Lawton. "Por ejemplo, dejamos de modelar los pagos de regalías del gas de vertedero en las hojas de cálculo y las pasamos a Planning Analytics. Ahora estamos considerando proyectos similares para los cálculos de nuestros préstamos internos e intereses".

Jamie Lawton añade: "En el transcurso de la implementación de Planning Analytics, desarrollamos una estrecha relación laboral con el equipo de Aramar. Aramar realmente dedicó tiempo a comprender cómo funciona nuestro negocio y esa perspectiva sin duda contribuyó a crear una solución que cubriera nuestras necesidades operativas específicas".

Resultados

Promover una preparación de informes más rápida y consistente

En la actualidad, MRE UK usa IBM Planning Analytics para elaborar todas sus cuentas de gestión, pronósticos y presupuestos, desde el nivel de grupo hasta los activos individuales. Al sustituir sus modelos de hoja de cálculo por una plataforma central y de clase empresarial, la empresa ha aumentado la rapidez y la consistencia de sus informes.

"En el pasado, algunos de nuestros pronósticos mensuales usaban procesos manuales largos y al llegar a final de año, necesitábamos tomar nota de todos los costos que necesitamos asumir en la hoja de cálculo del próximo año", explica Jamie Lawton. "Gracias a IBM Planning Analytics, todo ha cambiado. Ahora podemos mover fácilmente los costos al próximo año, lo que ayuda a garantizar que se capturen todos los costos conocidos".

"Nuestro proceso de pronóstico mensual también es considerablemente más rápido y nuestros colaboradores en los presupuestos ahora pueden completar sus planes rápidamente. Y como hemos agilizado y acelerado el proceso, podemos empezar nuestros pronósticos una semana antes en el mes, lo que nos ayuda a cumplir con nuestros plazos de presentación de informes".

Al desarrollar una fuente única y consistente de datos para informes financieros, MRE UK abre la posibilidad de realizar análisis hipotéticos que anteriormente hubieran requerido mucho tiempo y mano de obra, además de ser propensos a errores en las hojas de cálculo.

Jamie Lawton comenta: "Anteriormente, si queríamos modelar el impacto de un cambio en el precio en todo el grupo, teníamos que cambiar ese precio en todos los modelos de hoja de cálculo. Ahora, introducimos el número una vez y esté pasa automáticamente por todo el modelo. Durante un reciente ejercicio de presupuesto anual, completamos media docena de escenarios hipotéticos en tan solo dos horas, algo que antes nos hubiera llevado un día entero en completar. Las solicitudes bajo demanda más sencillas son a menudo más rápidas. Podemos completar algunas solicitudes en cuestión de minutos".

Jamie Lawton concluye: "Trabajar con Aramar para implementar IBM Planning Analytics ha tenido un impacto considerable en las capacidades de preparación de informes financieros de la empresa. Nuestra solución de IBM proporciona pronósticos consistentes y precisos en todo el grupo, incluso cuando hacemos cambios significativos en los impulsores de negocio subyacentes. Ahora estamos desarrollando una nueva cultura de analítica en todo el equipo financiero y vemos un enorme potencial para usar IBM Planning Analytics para mejorar aún más nuestros procesos".

Melton Renewable Energy UK

Con sede en Londres, Inglaterra, Melton Renewable Energy UK (MRE UK, enlace externo a ibm.com) es uno de los principales generadores de energía renovable en el Reino Unido con un portafolio de activos de generación y una capacidad neta instalada de 170 MW. Con una flota de motores de metano que opera desde 23 de vertederos en todo el Reino Unido y 5 centrales de energía de biomasa, la empresa convierte aproximadamente 1,000,000 de toneladas de combustibles de biomasa en electricidad.

Componentes de la solución

• Planning Analytics

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