King Living Pty. Ltd.

Desafío de negocio

Tras el reciente crecimiento internacional, King Living Pty. Ltd. tenía dificultades para recopilar los informes financieros de rutina. Y con demasiada frecuencia, estos registros presentaban cifras obsoletas.

Transformación

La empresa, con la colaboración de Octane, lanzó una plataforma de preparación de informes centralizada que reúne los datos financieros y de ERP de todos los departamentos y continentes.

Resultados

Caso de desafío de negocio

Expansión global

Conocido en toda Australia como uno de los principales distribuidores de muebles para el hogar, King Living capitalizó ese éxito ampliando sus operaciones globalmente en los últimos 18 meses y estableciendo nuevas salas de exhibición de muebles en Singapur, Nueva Zelanda, Malasia, Canadá y China.

Si bien ese cambio consolidó a la empresa como un actor global en el mercado de muebles, también planteó una serie de desafíos para la empresa, especialmente relacionados con los informes financieros regulares.

"Todo estaba en Excel", explica Tim Farag, analista sénior de negocios de la empresa. "Pero Excel no podía contener toda la información de nuestras operaciones. Teníamos que consolidar diferentes hojas de cálculo y convertir las otras divisas a AUD. La extracción de la información tardaba mucho tiempo y como había que realizar un montón de pasos manuales, podíamos caer en diferentes trampas. A veces, no sabíamos si los datos que estábamos presentando eran confiables".

"Se convirtió en una tarea difícil dar una rápida respuesta a la información solicitada por nuestro propietario y director general", añade Rajnesh Prasad, director global de finanzas de King Living. "Preparamos paquetes de gestión mensuales para nuestros ejecutivos. Proporcionamos información sobre las divisiones de manufactura y ventas. Y cada vez que había un pequeño cambio, teníamos que volver a ejecutar todas las consultas".

Para gestionar este crecimiento y reforzar sus funcionalidades de elaboración de pronósticos y presupuestos, la empresa empezó a buscar una nueva plataforma de preparación de informes. "Necesitábamos una herramienta que pudiera medir el rendimiento y proporcionar los datos que nuestro equipo de gestión necesitaba para tomar las decisiones correctas", explica Farag. "Necesitábamos responder a preguntas como si deberíamos abrir una nueva tienda o sala de exposiciones en un país específico, en un lugar determinado. O si debíamos posponerlo debido al rendimiento actual".

Caso de transformación

Cantidades conocidas

Después de analizar varias opciones, King Living decidió rápidamente estandarizar sus actividades de preparación de informes de back office con el software IBM® Planning Analytics.

"Queríamos tener una fuente de la verdad", explica Prasad. "Ahora somos una empresa internacional y necesitamos una vista global de nuestra empresa. Ya había trabajado con Planning Analytics antes. Es una herramienta conocida a nivel mundial en finanzas y sabía que nos podía proporcionar lo que necesitábamos".

Para configurar la nueva arquitectura de informes, Prasad recurrió a otros colaboradores de confianza, los especialistas en inteligencia empresarial de IBM Business Partner Octane Software Solutions. "Había trabajado con ellos antes también", explica. "Octane entendió nuestras necesidades y nuestro negocio rápidamente. Sabía que con ellos obtendríamos el ahorro y la calidad que esperábamos".

El equipo de Octane empezó con una serie de talleres de descubrimiento para comprender mejor los requisitos y procesos existentes del cliente. Y a partir de estas discusiones, Octane desarrolló un plan para automatizar varias tareas comunes y agilizar las actividades de preparación de informes.

Además de implementar el software de IBM, Octane también configuró un panel de control de ventas que ofrece una vista sencilla de la plataforma SAP ERP recientemente actualizada de la empresa, lo que permitió a la empresa programar informes regulares o generar consultas especiales que pueden analizar y organizar los datos de diversas maneras.

"Se puede dividir y fragmentar como se prefiera", añade Farag. "Por producto. Por categoría. Tenemos paquetes de informes de ventas que pueden comparar ubicaciones, metros cuadrados y afluencia de público. Tenemos informes de nóminas, por lo que podemos ver las horas semanales por persona".

Continúa: "Tenemos informes personalizados. Podemos examinar todo por día, semana, mes y año, toda esta información financiera que debemos analizar continuamente. Además, podemos aplicar toda esta información al presupuesto, lo que también implica Planning Analytics. Podemos comparar lo que estamos haciendo actualmente con lo que hemos hecho en el pasado".

Resultados

Datos correctos. Ahora mismo.

Esta elaboración de informes optimizada permite que la información esté disponible más fácilmente para los principales responsables de la toma de decisiones y ha reducido las cargas de trabajo asociadas. "Por ejemplo," continúa Prasad, "preparamos un informe de ROI por empleado para el que antes necesitábamos una semana. Ahora se genera en cinco minutos".

"Del mismo modo," añade Farag, "el paquete de informes mensual que enviamos a nuestro director general se realiza ahora a través de Planning Analytics. Anteriormente, tardábamos unos tres días en prepararlo, si todo iba bien. Y no eran datos en tiempo real. Ahora, tardamos medio día en reunir todo. Y son datos en tiempo real, así que si hay algún cambio tardío se puede actualizar rápidamente".

Continúa: "Eso nos da más tiempo para analizar los números en vez de solo prepararlos. Con el software de IBM, podemos estar más seguros de que las cifras que estamos viendo son correctas".

Con sus datos financieros globales y de ERP más disponibles y digeribles, King Living está mejor preparado para los debates relacionados con los pronósticos, los presupuestos, la planificación y el crecimiento.

"Octane nos dio justo lo que queríamos", concluye Prasad. "Ahora con Planning Analytics, podemos obtener estados financieros consolidados de todo el grupo en una página con solo pulsar un botón".

King Living Pty. Ltd.

Fundado en el año 1977, King Living (enlace externo a ibm.com) es reconocido como uno de los principales diseñadores y minoristas de muebles en Australia. La empresa, especializada en muebles modernos y de hogar, tiene su sede en Sídney y actualmente opera 15 salas de exposición en todo el país. En los últimos años, la empresa también ha montado salas de exposiciones internacionales en Singapur, Malasia, Canadá, China y Nueva Zelanda.

Acerca de Octane Software Solutions

Octane (enlace externo a ibm.com) ofrece soluciones de gestión del rendimiento e inteligencia empresarial de primer nivel a la región de Asia-Pacífico. La empresa, con sede en Sídney, Australia, también ofrece servicios relacionados de consultoría, capacitación y comprobación del estado.

Componente de la solución

• Planning Analytics

Dé el siguiente paso

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