Optimizar la eficiencia operativa con SAP

Japón Airlines Co., Ltd. (JAL), que estaba a punto de iniciar la siguiente fase en sus planes de transformación digital, se enfrentó a un dilema: ¿frenar la innovación o seguir adelante con su audaz agenda?

JAL tiene la misión de convertirse en la aerolínea favorita del mundo. Para elevarse por encima de la competencia en un mercado concurrido, la empresa diseñó una estrategia con valores ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) en su esencia. Como primer paso hacia su objetivo, la empresa persiguió una transformación digital de gran alcance.

Takafumi Asako, director de sistemas de administración general, departamento de planificación y promoción de TI de JAL, recuerda: “Durante muchos años, hemos confiado en las aplicaciones SAP ERP para respaldar nuestro negocio. Luego nos enfrentamos a EOS [fin del servicio] en SAP ECC (para finanzas y contabilidad), SAP EC-CS (para consolidación) y Business Warehouse próximamente en 2025. Necesitábamos abordar el desafío de diseñar un sistema financiero de próxima generación, por ejemplo, si continuar con SAP ERP con actualizaciones a S/4HANA”.   

En JAL, mejorar la agilidad operativa ha sido durante mucho tiempo un objetivo clave. Al sustituir los procesos manuales basados en papel por flujos de trabajo automatizados en SAP S/4HANA, la empresa pretendía obtener insights más profundos sobre su rendimiento financiero para sortear con eficacia un entorno comercial difícil.

Mientras JAL se preparaba para poner en marcha su proyecto de transformación, la pandemia paralizó la industria de las aerolíneas. La empresa optó por seguir adelante con sus planes, con una condición. Asako explica: “Decidimos continuar nuestra iniciativa de transformación digital con este proyecto, pues sabíamos que IBM pudo proporcionarnos a ciertas personas plenamente experimentadas en la migración a SAP S/4HANA”.

JAL contrató a IBM® Consulting para ayudarle a diseñar una nueva plataforma de insight, como nuevos flujos de trabajo alineados con sus compromisos de ESG. Las dos empresas tienen una larga historia de colaboración exitosa. En 2002, JAL eligió IBM para implementar eJAL: una plataforma personalizada de finanzas y contabilidad basada en las soluciones de SAP. Para la infraestructura principal, la empresa adoptó una plataforma de nube híbrida llamada CIEL/S basada en Amazon Web Services (AWS).

“IBM ha sido asociado desde que implementamos eJAL por primera vez, y tiene una comprensión profunda de nuestro negocio”, comenta Asako. “IBM Consulting proporcionó una propuesta bien equilibrada, que fue un factor decisivo en nuestra selección de IBM para este proyecto”.

Luego de muchos debates, JAL e IBM Consulting decidieron una actualización integral de la plataforma eJAL a SAP S/4HANA para acelerar los procesos de negocio y fomentar la innovación. Para alinearse con su estrategia en la nube, JAL desplegó el nuevo sistema en SAP HANA Enterprise Cloud (HEC) con AWS, lo que permitió a la empresa migrar desde sus aplicaciones SAP ECC/EC-CS.

Asako dice: “Elegimos la nube para reducir la necesidad de mantenimiento y gestión, lo que nos permite asignar a nuestro personal de TI actividades de valor agregado. La nube también facilita el aumento elástico de los recursos de los servidores en periodos de gran demanda, así como la recuperación de nuestros sistemas en caso de catástrofe. Seleccionamos SAP HEC con AWS porque funciona de forma segura y sin problemas con CIEL/S, nuestra infraestructura interna de nube híbrida”.

Con la orientación de IBM, JAL seleccionó SAP Analysis for Microsoft Office y SAP Analytics Cloud. Las soluciones formaron una nueva plataforma de información financiera, que ofrece a JAL visibilidad del flujo de caja entre empresas, costos, activos compartidos y mucho más. Gracias a la nueva plataforma, JAL ha eliminado los procesos analíticos manuales basados en hojas de cálculo, lo que mejora la precisión y la velocidad en sus actividades de planificación y previsión.

Para superar los desafíos causados por los cierres nacionales y las restricciones de viaje durante la pandemia, IBM Consulting fue pionero en un enfoque 100 % remoto del proyecto. El enfoque remoto arrojó beneficios inesperados y excepcionales, como explica Asako: “Con el trabajo remoto, si surge un problema, los miembros del proyecto pueden reunirse de inmediato en línea y tener intensos debates. Mantener una comunicación cercana de esta manera es una de las razones por las que el proyecto transcurrió sin problemas y sin demoras”.

Gracias a IBM, JAL estaba en funcionamiento con su nuevo sistema eJAL a tiempo, lo que permitió a la empresa comenzar a disfrutar de los beneficios antes. Miho Samizu, vicepresidente de ERP y soluciones internas de sistemas de TI, soluciones empresariales de JAL Infotec, comenta: “Nuestro sistema eJAL tiene muchos sistemas periféricos, y los equipos responsables se distribuyen entre JAL y JAL Infotec, lo que dificultó adaptarse a las diversas empresariales. Pero con la ayuda de IBM Consulting, escuchamos atentamente a nuestras partes interesadas durante los ensayos y abordamos con éxito sus inquietudes sobre la migración”.

Tomohiko Shimoda, director de sistemas de administración general, departamento de planificación y promoción de TI de JAL, agrega: “Debido a la pandemia de COVID-19, fue difícil seguir con el programa planificado del proyecto. Por lo tanto, fue muy importante que pudiéramos completar la migración dentro de la fecha límite. Nuestro éxito con este proyecto se ha interiorizado como conocimiento referenciable”.

Hoy, JAL ha racionalizado y optimizado sus soluciones SAP de importancia fundamental. Al trabajar con IBM, la empresa redujo la cantidad de complementos de SAP de 1260 a 500. La empresa también ha habilitado nuevas funcionalidades, incluido el soporte para los pagos de Bankers’ Automated Clearing System (BACS) para empleados de JAL con sede en el Reino Unido.

Desde la migración de eJAL a SAP HEC con AWS, JAL se ha beneficiado de una plataforma diseñada para alta disponibilidad y alto rendimiento constante, con soporte para una continuidad de servicio excepcional para la empresa y sus clientes.

Asako dice: “Pudimos reducir los costos relacionados con la operación y el mantenimiento del sistema central como se esperaba. Cuando la carga del servidor aumentó en algunos de nuestros sistemas periféricos poco después de la migración, agregamos recursos informáticos temporalmente. Después de eso, pudimos reducir gradualmente los recursos y cambiar a una operación estable, que es otra ventaja de AWS”.

Al pasar a la nube, la empresa redujo la carga de gestión de sus equipos de TI. Hiroshi Takamura, EPR y soluciones de sistemas de TI internas de JAL Infotec, explica: “Le pedimos a IBM que personalizara el front end de SAP S/4HANA, por lo que coincidía con lo que estábamos acostumbrados, lo que nos permite trabajar de manera eficiente”.

A medida que disminuyen las presiones de la pandemia, JAL utiliza los nuevos conocimientos de eJAL para mejorar el servicio a sus clientes y aumentar la eficiencia. Por ejemplo, la empresa está analizando el costo por vuelo con mayor detalle que nunca, visualizando datos y creando paneles para permitir la toma de decisiones basada en datos casi en tiempo real.

Shimoda continúa: “Tras el proyecto con IBM, pudimos procesar sin demora no solo las cuentas mensuales, sino también las trimestrales y anuales. Los resultados que logramos fueron altamente calificados en toda la empresa”.

Asako concluye: “Estamos progresando gradualmente hacia un análisis más complejo y ágil. Estamos muy satisfechos con IBM, que nos proporcionó el equipo y los conocimientos técnicos que hicieron posible el éxito de nuestro proyecto SAP S/4HANA.Esperamos seguir trabajando con IBM para maximizar el valor de negocio de nuestra inversión en SAP S/4HANA”.

Japón airlines co., Ltd. (JAL) (enlace externo a ibm.com) se fundó en 1951 como la primera aerolínea privada del país después de la guerra. Hoy en día, la empresa ofrece servicios tanto de pasajeros como de carga. Con sede en Tokio, JAL emplea a más de 12 700 personas y opera un total de 191 rutas tanto nacionales como internacionales.