Desarrollar una fortaleza central con la ayuda de IBM Services®
Una empresa líder en el sector del acondicionamiento físico buscaba impulsar su crecimiento global a través de una mayor automatización, innovación y eficiencia en sus operaciones financieras. La empresa contrató a IBM® Services para ayudar a seleccionar la solución ERP adecuada para su negocio (una aplicación Microsoft Dynamics 365 basada en la nube) y proporcionar servicios de soporte e implementación en todo el mundo.
Para estimular el crecimiento, una empresa líder internacional en el sector del acondicionamiento físico buscó un proveedor de servicios con presencia global, conocimiento local en mercados clave y experiencia en las mejores prácticas para ayudar a actualizar su sistema ERP.
La empresa eligió a IBM® Services para respaldar todas las fases de la solución, desde el análisis del producto hasta el despliegue y el mantenimiento, para la oferta Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations.
al deslocalizar el soporte a IBM® antes de adoptar la nueva solución basada en la nube
al utilizar los insights de IBM sobre el programa Microsoft Cloud Solution Provider
que se generan automáticamente por medio de la funcionalidad predeterminada de Microsoft Dynamics 365
El acondicionamiento físico y la motivación son a menudo dos caras de la misma moneda. Durante muchos años, esta empresa se ha esforzado por ayudar a las personas a enamorarse del acondicionamiento físico mediante el diseño de experiencias de entrenamiento muy atractivas que ofrecen sesiones coreografiadas al ritmo de la música. A través de una red de franquicias y otros socios comerciales, otorga licencias de programas de acondicionamiento físico grupal en una variedad de categorías de ejercicios a casi 20.000 clubes deportivos en 100 países. Cada semana, los programas motivan a millones de personas en todo el mundo a hacer ejercicio.
El negocio sigue impulsando el crecimiento, así como ampliando la distribución de ofertas bajo demanda para aumentar a 100 millones el total de experiencias semanales de entrenamiento a través de distintos canales.
Un crecimiento de esta magnitud requiere la misma concentración y disciplina que cualquier programa de ejercicio exitoso. Para expandir el negocio, el equipo de liderazgo necesitaba consolidar y optimizar los sistemas comerciales globales de la empresa. En el área de finanzas, la empresa dependía del software ERP Microsoft Dynamics AX 2009 con una infraestructura heredada local y flujos de trabajo manuales en papel. La aplicación estaba cerca del final de su ciclo de vida de soporte. Además, la base de usuarios del software había crecido rápidamente tras la reciente compra de su parte de varias de sus franquicias en todo el mundo, y muchos usuarios expresaron su insatisfacción con el producto obsoleto. La empresa quería capacidades ERP más potentes para permitir mayores niveles de automatización, innovación y eficiencia en toda su organización. También necesitaba ofrecer siempre una excelente experiencia de usuario para empleados, socios comerciales y clientes, independientemente de su ubicación.
“Es importante para nosotros ser 100 % eficientes en todo lo que hacemos. Estamos creciendo a un ritmo en el que los procesos manuales ya no bastan”, explica el director de Tecnología de la empresa. “Sabíamos que teníamos que evolucionar”.
El director de Tecnología empleó un enfoque independiente del proveedor para actualizar el software ERP, reduciendo las opciones a la solución de software como servicio (SaaS) Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations y otras dos ofertas. Decidió contratar profesionales externos para que le ayudaran a evaluar y comparar minuciosamente las ofertas y potencialmente desplegar y administrar la solución en una plataforma en la nube, una vez seleccionada. El equipo necesitaba utilizar un proceso de selección integral basado en las mejores prácticas de la industria. También requería presencia global y experiencia para realizar implementaciones con un riesgo mínimo y conforme a las normas y regulaciones de cada país.
La empresa eligió IBM® Services para trabajar con ellos en las múltiples fases de su despliegue global de ERP. “Necesitábamos un socio local con un alcance verdaderamente global”, afirma el director de Tecnología. “Esa es la razón principal por la que elegimos IBM. También se sumaron otros beneficios, como un proceso de selección sólido, modelos de entrega y precios flexibles, y la capacidad de aprovechar los recursos en diferentes ubicaciones, dependiendo de las habilidades y los conocimientos”.
La empresa se comprometió por primera vez con IBM® Services en marzo de 2018. Como parte de una evaluación del valor de IBM® Microsoft Dynamics, los consultores de IBM guiaron a los equipos de TI y de Finanzas a través de una evaluación profunda del software ERP. Al emplear la metodología IBM® Enterprise Design Thinking , ayudaron a alinear los requisitos de la organización respecto de la solución orientada a los negocios con las mejores prácticas. A lo largo del proceso, cubrieron prácticamente todos los aspectos asociados con la adopción de cada oferta, incluida la forma en que cada una afectaría los procesos presupuestarios, de previsión, de informes y otros procesos financieros de la empresa, así como el impacto en la infraestructura de TI y su personal, la promoción de eficiencias y la reducción de riesgos. Los consultores de IBM también identificaron posibles problemas de los usuarios y propusieron soluciones. Posteriormente, realizaron un análisis de costo-beneficio para determinar el valor anticipado asociado con la concesión de licencias y la implementación de cada oferta.
Al final del periodo de evaluación, el director de Tecnología seleccionó la solución Microsoft Dynamics 365 sin dudarlo. “El proceso de IBM me dio confianza para pararme frente a la junta directiva, ponerme la mano en el corazón y decir que creo absolutamente que este es el camino correcto”, afirma.
En julio de 2018, antes de la implementación mundial de Microsoft Dynamics 365, IBM® Services asumió la gestión y la concesión de licencias del software Microsoft Dynamics AX local de la empresa. Al reemplazar los servicios de soporte de TI locales con recursos subcontratados de IBM Client Innovation Center (CIC) en India, la empresa redujo considerablemente sus costos durante el periodo en el que IBM ayudó a planificar el despliegue de un ERP en múltiples fases.
Juntas, las dos empresas diseñaron nuevos modelos de negocio y procesos financieros por medio de la funcionalidad estandarizada de Microsoft Dynamic 365 con muy pocas personalizaciones. “Tanto IBM como nuestro equipo han sido muy estrictos a la hora de alinearse con las funciones predeterminadas, y esto genera algunos beneficios bastante claros”, explica el director de Tecnología, destacando una velocidad de implementación más rápida, actualizaciones de software mensuales optimizadas y una reducción significativa del costo total de propiedad. Una vez que la empresa automatice y consolide sus operaciones financieras centrales por medio de funciones estandarizadas, añade, podrá introducir otras características más innovadoras, aprovechando el conocimiento profundo de IBM sobre la hoja de ruta de productos de Microsoft, si es necesario. “La esencia de IBM es la innovación, y siempre está buscando formas de mejorar nuestro negocio. En cuanto a la aplicación de Microsoft Dynamics 365, sé que estoy bien asesorado”, afirma.
El lanzamiento global comenzó en la sede de la empresa. Aprovechando las herramientas de migración de datos de Microsoft Dynamics 365, IBM transfirió rápidamente datos de la aplicación local anterior a la nueva solución SaaS, desplegada en una plataforma de computación en la nube de Microsoft Azure . La empresa, una de las primeras en adoptar tecnologías en la nube, ya había trasladado sus otros sistemas indispensables a una plataforma en la nube. Los especialistas de IBM ayudaron a perfeccionar la estrategia de la nube para adaptarla a la nueva oferta de Microsoft Dynamics 365. En julio de 2019, la solución se puso en marcha, a tiempo y dentro del presupuesto, y a continuación IBM dirigió su atención a las implementaciones en otras zonas geográficas.
Con cada lanzamiento, IBM puede ofrecer valor al incorporar expertos en privacidad de datos, impuestos y otros especialistas que comprenden las complejidades locales de operar en cada región. Por ejemplo, IBM ayuda a asegurar que la empresa evite el robo de datos de los titulares de tarjetas al cumplir con el estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS) dondequiera que opere la empresa. Además, IBM puede proporcionar acceso rápido a especialistas en software de Microsoft Dynamics en cada región geográfica y servir como punto de contacto inicial para comunicarse con Microsoft en caso de que surja algún problema. A medida que se completa cada despliegue, IBM proporcionará servicios continuos de mantenimiento y soporte a través de su red mundial de centros de datos.
La empresa se beneficia de múltiples maneras al asociarse con IBM. En 2018, redujo sus costos en 50 % aproximadamente al cambiar la gestión de su aplicación local Microsoft Dynamics AX a IBM. Aprovechando su alianza con Microsoft y sus insights sobre licencias en la nube, IBM también ayudó a la empresa a seleccionar el modelo de licencia de Microsoft Dynamics AX adecuado para sus necesidades comerciales, lo que generó ahorros significativos en costos de licencia en 2018.
Además, colaborando con IBM para implementar la solución Microsoft Dynamics 365 por medio de funciones estandarizadas, la empresa puede simplificar y acelerar significativamente los despliegues. Al evitar múltiples personalizaciones como las que se utilizaban anteriormente con la aplicación Microsoft Dynamix AX, también puede mantener un TCO bajo, minimizar los riesgos asociados con las actualizaciones de software y lograr altas ganancias de eficiencia, especialmente en transacciones dentro de la empresa.
Por ejemplo, la empresa ahora genera estados financieros clave, incluidos informes de fin de mes, mediante procesos automatizados y optimizados. Anteriormente, los centros de costos internos de la empresa a menudo esperaban varios días para recibir informes de fin de mes por medio de una herramienta de informes de terceros. Ahora, cada centro de costos puede generar su propio informe detallado de fin de mes, con las transacciones pendientes claramente resaltadas, lo que en última instancia fortalece los controles internos y reduce las tasas de error a casi cero. El negocio también reduce los gastos de oficina en toda la empresa al disminuir drásticamente el consumo de papel.
Por último, con procesos totalmente automatizados y respaldados por una solución diseñada para una alta disponibilidad y rendimiento, la organización cuenta ahora con la fortaleza principal de ERP para aumentar la satisfacción entre empleados y socios comerciales. Puede ofrecer una mejor experiencia al cliente, como una facturación más rápida y procesos de pago con tarjeta de crédito compatibles con PCI DSS.
A través de su relación continua con IBM, la empresa está, en última instancia, mejor posicionada para impulsar la automatización, la innovación y la eficiencia en toda su organización y lograr sus objetivos de crecimiento. “Con IBM tengo una enorme flexibilidad y cobertura”, afirma el director de Tecnología. "Tengo diferentes niveles de capacidad a los que puedo recurrir para resolver diferentes problemas. Ya no es necesario acudir a un socio y esperar. Tengo una gran confianza en las capacidades de IBM para trabajar con nosotros”.
La empresa crea y distribuye programas de fitness grupales diseñados para motivar a los usuarios a través del movimiento y la música. Su conjunto de ofertas incluye programas de ejercicio para entrenamiento con pesas, entrenamiento en intervalos de alta intensidad, yoga, ciclismo, danza, artes marciales y otras áreas. La empresa opera en todo el mundo.
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Producido en los Estados Unidos de América, abril de 2020.
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