IBM transforma el proceso de cotización en efectivo

Las organizaciones de Finanzas y Quote to Cash de IBM dan soporte a más de 150 000 usuarios de ERP en todo el mundo en diversas unidades de negocio. Sus operaciones se ejecutaban en sistemas SAP ERP en una infraestructura heterogénea que incluía servidores IBM Power®, IBM Z® e Intel. La escala global de este ámbito que se ejecuta en un entorno local hizo que su gestión fuera compleja y costosa. También hubo oportunidades para reducir la intervención manual en el proceso de cotización al cobro, que incluye los procesos de registro de contratos, facturación y cuentas por cobrar.

Los equipos de Finanzas de IBM y Quote to Cash se asociaron con la organización de la oficina del director de sistemas de información (CIO) de IBM, un departamento de IBM que gestiona las aplicaciones que mantienen la compañía en funcionamiento, IBM Consulting® y SAP® para transformar sus procesos de extremo a extremo con un enfoque modernizado en la nube. IBM optó por mover a SAP Cloud ERP utilizando RISE with SAP en IBM Power Virtual Server para emprender uno de los mayores proyectos de transformación corporativa del mundo ¹, destinado a impulsar el crecimiento de la compañía y brindar un mejor soporte a sus clientes.

Esta migración a SAP S/4HANA Nube, el software ERP en la nube de próxima generación de SAP, mejoró los procesos de negocio, centralizó y estandarizó los datos en todo el mundo, y mejoró la toma de decisiones a través de IA y flujos de trabajo automatizados. Esto permitió a IBM acelerar su transformación del negocio en la nube, simplificar y optimizar las Operaciones, pasando de una configuración on premises en IBM Power y SAP ECC a SAP S/4HANA Cloud en IBM Power Virtual Server. Las ganancias operativas de esta transformación también ayudaron al equipo de IBM a ofrecer una mejor experiencia al cliente.  La solución admite más de 150 000 usuarios de ERP en 175 países. A pesar de la implementación global y la complejidad del alcance del programa para satisfacer las necesidades de las diferentes unidades de negocio, la migración se completó en 18 meses. IBM logró una reducción del 30 % en los costos de infraestructura³ y las operaciones relacionadas desde el mover a SAP nube ERP². La coherencia de la arquitectura entre los entornos de IBM Power on premises e IBM Power Virtual Server dio como resultado una reducción del tiempo de migración hasta en un 15-25 % en comparación con el movimiento heterogéneo de Power a x86 en otras nubes debido a la coherencia de la arquitectura entre ambos entornos y el rendimiento de los procesadores Power¹.

"En este momento nos encontramos en lo que llamamos la compañía digital: agilizando los pasos de trabajo, simplificando radicalmente los procesos globales y automatizando el uso de IA a escala. SAP S/4HANA nube es el motor de este viaje", afirma David Ackerman, director de la plataforma SAP S/4HANA en IBM. Sirish Gottimukkala, director de Entrega de TI en IBM, agregó: "Esta actualización de SAP sienta las bases para la IA y la solución de problemas más complejos. A medida que continuamos construir sobre esta base, la base debe seguir siendo segura y resiliente. Aquí es donde entra en juego la seguridad y la disponibilidad del escenario SAP en IBM Power Virtual Server e IBM Cloud. Desde la puesta en marcha, estuvimos funcionando con un 100 % de disponibilidad y sin interrupciones”.

IBM Consulting lideró este trabajo de transformación de principio a fin, proporcionando los servicios técnicos, la implementación y la experiencia en servicios de gestión de aplicaciones necesarios para ayudar a mover y ejecutar de forma segura estas soluciones complejas. Como parte de la migración a SAP S/4 HANA Cloud, los equipos de IBM Finance y Quote to Cash lograron nuevos flujos de trabajo automatizados que agilizaron su proceso, que incluyen:

• Capacidad de estructuración de contratos, lo que permite la reestructuración automatizada de los términos del contrato y del proyecto para alinearse con los requisitos de entrega.
• Funcionalidad de transferencia de ingresos y costos de base, lo que garantiza una alineación financiera precisa en todos los proyectos.
• Seguimiento y gestión integrales de las entradas de las hojas de horas, lo que agiliza el proceso de aprobación y disposición de las horas reclamadas.
• Paneles interactivos para gerentes de proyectos, que visualizan la capacidad presupuestaria frente a las órdenes de compra de los clientes.
• Gestión en tiempo real de facturas (creación, simulación y liberación) y seguimiento de las fechas de vencimiento de la facturación, lo que mejora la eficiencia operativa.
• Un algoritmo de coincidencia impulsado por IA que analiza las transacciones de pago, lo que reduce los esfuerzos de conciliación manual.

"Los paneles interactivos para gestores de proyectos y consultores permiten una mejor visualización del estado actual de cada cliente. Estos paneles de control realizan un seguimiento en tiempo real del progreso en términos de fechas de vencimiento y cuándo deben enviarse las facturas, lo que garantiza una alineación y sinergia óptimas", dice Carol Bruce, directora de Quote to Cash Consulting en IBM.

La migración de SAP ECC a SAP S/4HANA nube dio lugar a notables mejoras en el proceso Quote to Cash en IBM. Algunos de estos resultados² incluyen:

• Reducción del 40 % en el tiempo de ciclo del proceso de registro de contratos.
• Reducción del 83 % en el tiempo del ciclo de generación de facturas para facturación.
• Aumento del 72 % en la conciliación de pagos automáticos para el proceso de cuentas por cobrar.
• Reducción del 30 % en los costos de infraestructura y operaciones relacionadas.
• 15 % gracias a la consolidación de sistemas y la simplificación del escenario en todas las instancias.
• Reducción del 10 % de AIOps a través de la automatización con correlación de eventos, deduplicación y gestión de alertas.
• Reducción del 5 % al pasar de un único equipo de servicio a un escenario de gestión centralizada.

De cara al futuro, IBM está evaluando la integración futura de herramientas como SAP Signavio y IBM Apptio solución de gestión financiera y cloud management para obtener insights más profundos sobre los procesos e impulsar la optimización continua.

Al optimizar las tareas, simplificar los flujos de trabajo y aprovechar la automatización impulsada por IA, IBM tiene como objetivo mejorar aún más la eficiencia y la escalabilidad. Estas iniciativas y la colaboración de larga data con SAP aseguran que IBM siga siendo ágil y posicionada para ofrecer un valor aún mayor a sus clientes, reforzando su compromiso con la mejora continua y la innovación.

1. Más información sobre RISE to Power Virtual Server
2. Medición del equipo CIO de IBM de las mejoras operativas tras la migración a SAP Cloud ERP
3. Más información sobre el comunicado de prensa de RISE to Power Virtual Server

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