HTOP Hotels es una empresa que gestiona miles de reservaciones al día en sus 16 hoteles repartidos por toda Cataluña. Fue uno de los pioneros en introducir el concepto "todo incluido" a finales de la década del 90, un modelo de negocio que hoy implica coordinar a un gran número de empleados en diferentes departamentos: desde el servicio de limpieza de habitaciones hasta los meseros de los restaurantes y, con tareas de planeación clave para el funcionamiento diario de los hoteles, como estimar un mayor o menor número de comidas, contratar un determinado número de personal de limpieza y su planeación de habitaciones o realizar pedidos a proveedores según la afluencia de turistas.

Hasta ahora, la empresa contaba con un ecosistema de gestión de personal donde relacionaban directamente las proporciones de participación de los clientes con la planeación de los empleados de cada área a través de hojas de cálculo en las que trabajaban varias personas de diferentes departamentos de HTOP Hotels. Sin embargo, este sistema no coincidía con la filosofía de la empresa ni con la de su propietaria, Monica Lopez, quien siempre apostó por la innovación en sus operaciones y necesitaba una tecnología que permitiera la toma de decisiones colaborativa en tiempo real y optimizara los costos.

Consciente de esta necesidad, Integra, asociado de negocios de IBM, desarrolló una solución innovadora para el grupo HTOP Hotels con IBM Planning Analytics. Este software permite planear y predecir los recursos necesarios para cada hotel en función de las próximas reservaciones, lo que facilita la toma de decisiones proactiva. Además de los pronósticos de demanda, la herramienta cuenta con una función de planeación de escenarios que ayuda a tomar decisiones rápidas, sencillas y coordinadas sobre el personal necesario para cada zona y horario, en función de las reservaciones a realizar.

Gracias a IBM Planning Analytics, que analiza datos en tiempo real, HTOP Hotels pudo comenzar a recopilar y analizar dinámicamente información de sus diversos hoteles. Esta información en tiempo real no solo sirve para responder rápidamente a las fluctuaciones del mercado, sino que también ayuda a ajustar las estrategias operativas y mejorar los pronósticos a medida que la herramienta avanza en el aprendizaje basado en datos.

La incorporación de IBM Planning Analytics a la gestión hotelera diaria del grupo les permitió revolucionar la forma en que gestionan los recursos, reduciendo el tiempo de planeación en un 30 % y dando lugar a una toma de decisiones más ágil y proactiva.

También lograron reducir la brecha entre la demanda y la disponibilidad del personal en un 75 %, garantizando una cobertura óptima durante los periodos de máxima actividad.

Al mismo tiempo, en términos de resultados, el grupo pudo reducir significativamente el tiempo requerido para la elaboración de informes de días a minutos, proporcionando así información valiosa en tiempo real para una gestión eficaz.

HTOP Hotels también se benefició de un enfoque en los empleados, empoderando al personal dedicado a la gestión de la fuerza laboral y pudiendo seguir un enfoque más centrado en los empleados.

Además de los beneficios operacionales, la implementación de IBM Planning Analytics ha fomentado la colaboración entre los diferentes departamentos de HTOP Hotels, ya que la plataforma centralizada de planificación colaborativa y análisis de datos ha mejorado la comunicación y sinergia entre los responsables de tomar decisiones, creando un flujo de trabajo más cohesivo y eficiente para la planificación colaborativa, mientras que el analytics de datos ha mejorado la comunicación y sinergia entre los responsables de tomar de decisiones, que crea un flujo de trabajo más cohesivo y eficiente.

El compromiso de HTOP Hotels con la tecnología de punta le permitió ser un ejemplo de innovación y eficiencia en la industria hotelera, colocándolo a la vanguardia de la gestión de recursos y, en última instancia, pudiendo ofrecer una mayor excelencia en el servicio a sus clientes.

HTOP Hotels (enlace externo a ibm.com) es la empresa líder en España en el sector de hoteles vacacionales todo incluido y la primera cadena privada en Cataluña. Con más de 35 años de historia, la cadena cuenta con 17 hoteles magníficamente ubicados muy cerca de las mejores playas, en los principales destinos de la Costa Brava, Costa del Maresme/Barcelona y Costa Dorada.

Integra (enlace externo a ibm.com) es una consultora especializada en estrategia y tecnología con más de 35 años de experiencia, cuyo propósito es escuchar para crear progreso, integrando tecnología y conocimiento. Con un equipo profesional de más de 800 personas, su propuesta de valor abarca seis áreas de servicio en torno a las necesidades de sus clientes: estrategia, talento, servicios y sistemas de TI, soluciones de negocio, servicios de datos y marketing digital. Es un asociado líder de los principales fabricantes de tecnología (IBM, Microsoft, Salesforce, Lenovo, Sage y Fortinet, entre otros) y estratégicos (Management Excellence Club y Denison). Entre sus reconocimientos, se encuentra el premio Empresa Familiar del Año en Aragón, Asociado Innovador del año por parte de IBM o Microsoft Partner del año en Sustentabilidad, entre otros.