비즈니스 프로세스 관리란?

Gartner(IBM 외부 링크)에서 정의한 대로, 비즈니스 프로세스 관리(BPM)에서는 비즈니스 전략과 프로세스를 감지, 모델링, 분석, 측정, 개선 및 최적화하기 위한 방법을 사용합니다. 종종 태스크 및 프로젝트 관리와 혼동되긴 하지만, 이의 범위는 이러한 인접 주제들보다 훨씬 광범위합니다. 태스크 관리는 개별 태스크에만 집중하는 반면, BPM은 전체 엔드-투-엔드 프로세스를 살펴봅니다. 프로젝트 관리가 일회성의 작업 범위를 의미하는 반면, BPM은 반복 가능한 프로세스에 특히 집중합니다. 지속적인 프로세스 리엔지니어링을 통해, 기업들은 자신의 전체 워크플로우를 효율화함으로써 효율성을 높이고 비용을 절감할 수 있습니다. 이러한 개념이 새로운 것은 아닙니다. 식스 시그마(six sigma) 및 간결한 원칙은 BPM 방법론의 사례들입니다.

고급 분석, 활동 모니터링 및 의사결정 관리 기능을 통합함으로써, 비즈니스 프로세스 관리 제품군은 사람, 시스템, 정보 및 자료를 적절히 조정하여 원하는 비즈니스 성과를 달성할 수 있습니다. 따라서 이는 디지털 전환 전략을 가속화하는 데 특히 유용했습니다.

BPM의 유형

비즈니스 프로세스 관리에는 세 가지의 기본 유형으로 통합 중심, 사람 중심 및 문서 중심이 있습니다.

• 통합 중심 BPM: 이 유형의 BPM은 사람의 개입이 많이 필요하지 않은 프로세스에 집중합니다. 이러한 프로세스는 HRM(Human Resource Management) 또는 CRM(Customer Relationship Management) 등의 시스템 간에 데이터를 통합하는 메커니즘과 API에 보다 많이 의존합니다.
• 인간 중심 BPM: 통합 중심 BPM과는 달리, 이 유형은 일반적으로 승인이 요구되는 인간의 개입에 보다 많이 집중합니다. 끌어서 놓기 기능이 있는 직관적인 사용자 인터페이스를 사용하여 팀들이 해당 태스크를 서로 다른 역할에 지정할 수 있으므로, 프로세스에서 보다 손쉽게 각 개인들에게 책임을 지울 수 있습니다.
• 문서 중심 BPM: 이 유형의 BPM은 계약 등과 같은 특정 문서에 보다 더 집중합니다. 회사가 제품이나 서비스를 구매하는 경우, 고객과 벤더 간에 계약을 진행하기 위해서는 다양한 양식과 승인 과정을 거쳐야 합니다.

비즈니스 프로세스 관리 라이프사이클

성공적인 BPM 시스템은 워크플로우에 관련된 스테이지를 정의함으로써 시작됩니다. 이는 팀이 개선된 영역과 메트릭을 식별함으로써 진행 상태를 추적하는 데 도움이 됩니다. 비즈니스 프로세스 관리를 적용함으로써, 기업들은 자체 운영을 개선하여 보다 우수한 비즈니스 성과를 얻을 수 있습니다. 이러한 성과를 얻으려면 BPM 라이프사이클을 완벽히 파악해야 합니다. 다음은 다섯 가지 라이프사이클 단계입니다.

1. 프로세스 설계: 팀은 프로세스 내에서 마일스톤의 개요를 작성하여 시작해야 합니다. 여기에서, 전체 BPM 프로세스 내의 개별 태스크는 워크플로우의 각 단계마다 태스크 소유자와 함께 식별되어야 합니다. 단계들은 해당 팀이 프로세스 최적화의 영역과 후속 메트릭을 식별하여 개선사항을 추적할 수 있도록 명확히 정의되어야 합니다.
2. 모델: 이 단계 중에, 팀은 프로세스 모델의 시각적 표현을 구축해야 합니다. 여기에는 타임라인, 태스크 설명 및 프로세스의 데이터 플로우 등의 특정 세부사항이 포함되어야 합니다. 비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어의 활용이 이 단계 중에 유용합니다.
3. 실행: 팀은 제한된 그룹으로 신규 BPM 시스템을 테스트하여 개념 증명(proof of concept)을 수행해야 합니다. 피드백을 통합한 이후, 해당 팀은 보다 광범위한 대상으로 프로세스의 롤아웃을 시작할 수 있습니다.
4. 모니터링: 이 단계 중에 팀은 프로세스를 모니터하고, 효율성의 개선을 측정하며, 추가 병목 현상을 식별해야 합니다.
5. 최적화: 최종 단계에서, 팀은 비즈니스 활동을 개선할 수 있도록 프로세스에 대한 최종 조정을 수행합니다.

성공적인 BPM 프로젝트에서는 세심히 마련된 계획과 개방적인 의사소통이 요구되지만, 일련의 활동을 개선한 이후 팀들은 이의 장점을 빠르게 확인할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 관리의 이점

BPM 솔루션은 프로세스 개선을 통해 기업의 가치를 높이며, 많은 이점들을 제공합니다. 이들 중 일부에는 다음이 포함됩니다.

• 효율성 향상 및 비용 절감: BPM 시스템은 기존 프로세스를 최적화하고 추가적인 구조를 신규 프로세스의 개발에 통합할 수 있도록 지원합니다. 이는 프로세스 중복과 병목 현상을 제거하여 이를 수행함으로써, 결과적으로 효율성과 생산성을 높여줍니다. 강화된 민첩성을 통해 기업들은 자신이 의도한 비즈니스 성과를 보다 빠르게 달성할 수 있으며, 기타 우선순위가 높은 업무에 더 많은 리소스를 할당할 수 있습니다.
• 향상된 직원 및 고객 경험: BPM 툴셋은 반복적인 작업을 제거하고 정보를 보다 손쉽게 액세스할 수 있도록 도움을 줍니다. 방해 요소들을 제거함으로써 직원들이 자신의 업무와 고객들에게만 집중할 수 있으므로, 고객 만족도를 향상시킬 수 있습니다. 명료한 워크플로우는 또한 직원 온보딩 프로세스 내의 학습 곡선을 단축시킴으로써 생산성과 참여도를 높여줍니다.
• 확장성이 개선된 프로세스: BPM을 통해 프로세스 실행과 워크플로우 자동화의 개선이 가능하므로, 이는 글로벌하게 다른 지역들로 프로세스를 확장할 경우 전송이 개선됩니다. 비즈니스 프로세스 관리 툴은 역할을 명료화하여 프로세스에서 일관성을 보장할 수 있으며, 이는 또한 자동화를 위한 비즈니스 규칙의 통합 기회를 발굴함으로써 팀들이 혁신에 보다 집중할 수 있도록 허용합니다.
• 투명성 향상: 비즈니스 프로세스 자동화가 프로세스에서 태스크의 소유자를 명확히 정의하므로, 이는 해당 프로세스 전체에서 더 많은 투명성과 책임성을 제공합니다. 이를 통해 팀들 간의 의사소통이 더욱 강화됩니다.
• 개발 팀에 대한 종속성 감소: BPM은 개발에 대한 잠재적 종속성을 제거하는 로우 코드 기능을 제공합니다. 비즈니스 사용자가 이러한 툴에 빠르고 손쉽게 온보딩될 수 있으므로, 기업에서 프로세스 자동화를 개선할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 관리 유스케이스

BPM 소프트웨어는 프로세스와 관련하여 추가적인 구조를 제공함으로써 해당 워크플로우 내의 비효율성을 일부 제거합니다. 다음은 이를 성공적으로 적용한 일부 사례들입니다.

• 컨텐츠 배포: 미디어 기업들은 BPM을 사용하여 컨텐츠 작성에서부터 이의 배포에 이르기까지 컨텐츠 준비와 딜리버리의 프로세스를 자동화합니다. 비즈니스 프로세스 관리 시스템은 컨텐츠 관리, 권한 관리, 컨텐츠 트래픽 및 작업 오더 시스템과 상호작용하도록 설계될 수 있습니다.
• 고객 서비스: 고객 서비스 담당자는 챗봇이 처리할 수 있는 FAQ(자주 묻는 질문)를 식별함으로써 많은 양의 서비스 요청이 있을 때 팀의 업무를 줄여줄 수 있습니다. 콜 센터와 챗봇의 전사 데이터는 프로세스의 자동화를 추가로 지원함은 물론, 보다 개인적인 답변을 고객들에게 제공할 수도 있습니다.
• 재무: 기업들은 다양한 팀들의 구매 주문서 제출을 표준화하기 위한 템플릿을 작성함으로써 비즈니스 소프트웨어 또는 하드웨어의 보다 신속한 구매를 지원합니다. 또한 고유 시나리오에 맞게 맞춤형 워크플로우를 작성할 수 있습니다.
• 인적 자원: HR은 BPM을 채택하여 문서 및 워크플로우 관리를 간소화할 수 있습니다. 이는 직원 온보딩/오프보딩, 인사 고과, 휴가 신청 및 근무 시간표 승인 등과 같은 HR 양식의 처리를 위한 보다 체계적인 환경을 제공합니다.
• 뱅킹: 개인이나 기업을 대상으로 대출을 처리하는 경우, 은행들은 잠재적 신용 위험과 관련하여 신청자들을 평가해야 합니다. 여기에는 신청자, 고용주 및 신용 등급 기관과 같은 여러 소스에서 얻은 정보의 수집이 포함됩니다. BPM은 프로세스 전체에서 정보 흐름을 관리하고 문서의 오류를 줄임으로써 대출 적격성과 관련한 의사결정을 보다 신속하게 처리합니다.
• 주문 이행: 기업들은 BPM을 사용하여 자체 주문 이행 시스템의 운영 효율성을 높일 수 있습니다. 이들은 BPM을 사용하여 특수 오퍼링, 주문 캡처 및 주문 이행을 관리할 수 있습니다. 이를 통해 프로세스는 보다 큰 비즈니스 가치를 제공하는 고객 중심의 주문 관리로 이동될 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 관리 및 IBM

BPM은 기업이 비즈니스 가치를 확보하고 자체 경쟁우위를 개선할 수 있도록 지원합니다. 이는 비즈니스 및 IT 운영에서 자동화 필요성의 증대에 따라 나타난 하나의 중요한 발전 단계이기도 합니다. 자동화 확대를 추구하는 움직임은 소규모의 측정 가능한 성공적인 프로젝트로 시작해야 하며, 이후에 이를 기업의 다른 파트에서 및 다른 프로세스에 대해 스케일링 및 최적화할 수 있습니다.

IBM과의 공동 작업을 통해 비즈니스 프로세스, 의사결정 및 컨텐츠를 자동화하고 보강하는 확장형 BPM 솔루션을 포함하여 AI 기반 자동화 기능에 액세스함으로써, 모든 프로세스를 더욱 지능화화여 혁신 일정을 더욱 앞당길 수 있습니다.

다음 단계로 진행:

• 기업들이 비즈니스 운영에서 민첩성, 가시성 및 일관성을 얻기 위해 프로세스와 케이스를 자동화하는 데 도움이 되는 IBM Business Automation Workflow를 살펴봅니다.
• IBM Cloud에서 호스팅된 비즈니스 프로세스 맵핑 및 모델링 솔루션인 IBM Blueworks Live 오퍼링을 직접 사용해 봅니다.
• IBM Cloud Pak® for Business Automation 오퍼링의 일부로서 기타 자동화 기능과 함께 통합되어 제공될 수도 있는 IBM Business Automation Workflow 및 IBM Blueworks Live를 확보합니다.
• 솔루션 개발자: IBM Business Process Manager 학습 과정을 통해 비즈니스 프로세스의 개선에 직접 참여할 수 있도록 스킬을 배양합니다.
• Forrester TEI 연구 보고서에서 실제 고객의 비용 절감 및 실현된 비즈니스 이점을 분석함으로써 IBM Cloud Pak for business Automation 채택의 잠재적 비즈니스 가치를 살펴봅니다.
• "The Forrester Wave™: Digital Decisioning Platforms, Q4 2020"에서 IBM이 리더로 선정된 이유를 알아봅니다.
• 빠르고 실용적인 디지털 비즈니스 자동화 안내서(PDF, 782KB)를 읽고 업무 자동화와 관련된 긴급성, 가치, 기회 및 제한사항에 대한 진실을 알아봅니다.

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