Page Title 캘리포니아 대학교(총장실) 지연된 유지보수 관리의 패러다임 전환
UC에서는 포괄적인 시설 상태 평가 프로그램을 통해 데이터를 실제 활용 가능한 통찰력으로 전환하고 데이터 기반 포트폴리오 관리를 위한 확고한 기반을 구축하고 있습니다.

포트폴리오를 관리할 때 어떤 시설과 자산을 보유하고 있는지 알고 계신가요? 신뢰할 수 있는 예산 프레임워크를 구축할 수 있나요? 이해당사자와 함께 투자 전략을 정당화할 수 있나요? 그렇지 않다면 종합적인 시설 상태 평가(FCA)를 고려해야 할 때입니다.

캘리포니아 대학교(UC)는 지연된 유지보수 프로그램을 관리하는 데 수년 동안 어려움을 겪었습니다. 당시에는 캘리포니아 대학이 어떤 자산을 보유하고 있는지, 자산의 상태는 어떠한지, 자산의 노후화로 인한 위험은 무엇인지, 지연된 유지보수 백로그의 규모가 얼마나 큰지 파악할 수 있는 명확한 방법이 없었습니다. 10개의 캠퍼스와 5,700만 평방미터가 넘는 부지에 있는 2,300개 건물과 캠퍼스 인프라 시스템까지 주정부 적격 포트폴리오를 관리하는 것은 최상의 상황에서도 쉽지 않은 일이었습니다.

여기에 대학 전체에서 자산 포트폴리오 라이프사이클을 관리하는 데 사용되는 20개 이상의 서로 다른 시스템과 유지보수 지연과 같은 간단한 데이터 호출까지 더해져 업무가 과중해졌습니다. 지연된 캠퍼스 유지보수에 대한 연간 요청이 스프레드시트로 쌓일 정도로 너무 많았습니다. 자산 및 비용 정보가 각 위치에서 다르게 도출되는 경우, UC의 미션(교육, 연구 및 공공 서비스)을 지키기 위해 어떤 프로젝트를 먼저 해결해야 하는지에 대한 명확한 우선순위가 설정되어 있지 않았습니다.

캘리포니아 대학교 총장실(UCOP)의 부사장 겸 최고 재무 책임자(CFO)인 네이선 브로스트롬(Nathan Brostrom)은 다음과 같이 설명합니다. "우리는 건물이나 인프라에 대한 유지보수 지연과 관련하여 무엇이 필요한지 제대로 평가하지 못했습니다. 모든 캠퍼스는 자신들의 요구사항을 잘 평가하려고 노력했지만 이를 수행하는 데 공통된 표준은 없었습니다.”

 

그러나 공공기관으로서 국가 및 다른 이해당사자에게 신뢰할 수 있고 정당한 예산 요청을 하는 것은 당연한 일일 뿐만 아니라 책임 있는 재정 관리자의 역할이기도 합니다. 적절한 자금을 확보하는 것은 항상 어려운 일이며, 해야 할 모든 일을 하기에 자금은 결코 충분하지 않습니다. 그러나 적절한 프로젝트에 적시에 적절한 자본을 배치하는 혁신적인 접근 방식을 개발하면 요청된 각 투자 금액에 대해 실질적인 사례를 만들 수 있습니다. 

이러한 깨달음을 바탕으로 네이선은 2015년 UC에서 ICAMP(Integrated Capital Asset Management Program)라는 새로운 동급 최고의 프로그램을 개발하기 위한 팀을 만들었습니다. 새로운 프로그램은 더욱 효율적인 자산 라이프사이클 관리 시스템을 위한 길을 열어줄 것입니다.

팀의 프로그램 매니저인 Rich Powers는 이렇게 설명합니다. “우리에게는 포트폴리오 전반에 걸쳐 유사한 조건 하에서 비교(apples-to-apples)를 비교해야 한다는 책임이 있었습니다. 처음부터 다시 시작했습니다. 우리는 새로운 단일 부동산 자산 관리 시스템을 도입하여 여러 시스템에 걸친 자산 포트폴리오 관리의 복잡성을 극복하고, 표준화된 시스템 전반의 시설 상태 평가 프로세스를 사용하여, 검사팀이 파악할 수 있는 공통 자산, 비용 및 위험 우선순위 기준을 마련하고자 이 프로그램을 설계했습니다.”

유지보수 기회

 

2022년 기준으로 미화 67억 달러로 확인된 건물 관련 지연 유지보수 기회

자산 및 기회

 

125,000개의 자산을 목록화하고 41,000개의 지연된 유지보수 기회를 기록했습니다.

ICAMP 자산 관리 시스템과 FCA 프로세스를 구현하기 위해 캠퍼스와 협력함으로써 우리는 지연된 유지보수 요구사항에 대한 더 나은 시각을 제공할 수 있다는 것을 알았습니다. 그러나 모든 디지털 혁신 여정과 마찬가지로 시간, 끈기, 팀워크가 필요하다는 것을 알고 있었습니다. Rich Powers ICAMP Project Manager the University of California Office of the President
측정할 수 없으면 관리도 불가능

UCOP와 IBM은 대학의 광범위한 부동산을 유지하기 위해 장기적인 통합 시스템을 구현하기 위해 노력했습니다. UCOP는 IBM® TRIRIGA® Application Suite를 사용하여 전체 대학 시스템에 가장 크고 가장 광범위한 FCA 중 하나를 배포했습니다. 통합 작업장 관리 시스템(IWMS)은 수요 변화에 따라 확장 가능한 애플리케이션 기능과 확장성을 제공합니다.

ICAMP 팀은 IBM TRIRIGA의 FCA 모듈을 구성하고 다른 모듈로의 확장을 지원하기 위해 시스템을 구축하는 것으로 시작하여 향후 더욱 풍부하고 통합적인 자산 라이프사이클 관리 경험을 제공할 수 있게 되었습니다.

각 캠퍼스에서 사용되는 수많은 시스템과 자산 관리 규칙을 극복하기 위해 ICAMP는 Uniformat 건물 분류 프레임워크를 적용하여 표준화된 건물 및 인프라 자산 카탈로그를 개발하고 통합하는 작업을 시작했습니다. 또한 카탈로그에는 각 자산에 대한 표준화된 측정 단위 및 라이프사이클과 지연된 유지보수를 해결하기 위한 전체 수정 활동 비용이 포함되어 있습니다. 

“TRIRIGA의 카탈로그(BSCs & Assemblies) 기능은 매우 강력합니다.”라고 Powers는 설명하며, “프로그램의 기본 DNA를 형성하고 있으며, 이것이 우리가 사과 대 사과를 달성하는 방식입니다.”라고 말합니다.

초기에 우리는 UC에서 지연된 유지보수 및 포트폴리오 관리를 위한 새로운 패러다임 전환의 기반을 구축하는 데 필요한 데이터를 생성하고 있다는 것을 깨달았습니다. 신뢰할 수 있는 데이터에 대한 약속이 현실화되고 있었습니다. Dr. Hayden Collins, Sr. Sr. FCA Program Lead Parsons

다음으로 설계가 필요한 기본 구성 요소는 각 자산의 잠재적 장애가 특정 시설과 그 임무에 미칠 수 있는 위험을 결정하는 방법이었습니다. 이 문제를 해결하기 위해 ICAMP는 표준화된 위험 등급 세트를 개발했습니다.

UCOP의 시설 자산 관리 및 ICAMP 디렉터인 론 칼리치(Ron Kalich)는 다음과 같이 설명합니다. "우리는 실패 가능성과 실패의 결과라는 두 가지 주요 구성 요소를 기반으로 위험 분류 및 점수 우선순위 프레임워크를 구축했습니다. 이 두 가지 차원을 함께 사용하면 자산 장애 위험을 정량화할 수 있으며, 우선순위가 정해지지 않은 지연된 유지보수 목록의 문제를 해결하고 지연된 유지보수 기회를 빨간색, 노란색, 녹색으로 등급을 매기고 색상 코드를 지정할 수 있습니다."

사람이 없으면 시스템은 시스템일 뿐이므로 계획의 다음 단계를 위해 ICAMP는 캠퍼스와 협력하여 프로그램의 가장 중요한 기본 요소인 FCA 팀을 구성했습니다. 일부 캠퍼스에서는 최초 설치 당시부터 많은 자산을 설치 및 유지보수해 온 기존 유지보수 인력으로 FCA 팀을 구성하고, 유지보수 인력으로 팀을 구성할 수 없는 다른 캠퍼스에서는 시설 자산 인벤토리 및 상태 평가 분야의 리더로 인정받는 Parsons와 파트너십을 체결하여 현지 직원을 보완하는 등, UC는 팀 구성에 하이브리드 접근 방식을 채택했습니다.

이 팀들은 함께 UC FCA 프로세스 및 시스템에 대한 광범위한 초기 교육 프로그램을 받고 고품질 FCA를 수행하는 것이 무엇을 의미하는지 배우게 됩니다. 

Parsons의 FCA 프로그램 책임자인 헤이든 콜린스(Hayden Collins) 박사는 다음과 같이 설명합니다. "우리 모두는 기본 방법론에 대한 교육을 받았을 뿐만 아니라 캠퍼스 팀 전체에 정기적인 보정 회의를 도입하여 작업 결과물이 반복 가능하고 일관성을 유지할 수 있도록 했습니다. 우리는 품질 관리 결과를 이용해 주요 개선 사항을 확인했습니다. 이러한 지식 공유를 통해 선순환 구조가 만들어졌습니다."

이 팀은 향후 4년간 2,300개의 건물과 캠퍼스 인프라 시스템을 대상으로 ICAMP-TRIRIGA 플랫폼을 사용하여 125,000개 이상의 자산을 목록화하고, 자산 상태에 액세스하고, 위험 등급을 지정하고, 41,000개 이상의 유지보수 지연 기회를 비용으로 산출했습니다. Powers는 “최종적으로 총 67억 달러에 달하는 지연된 유지보수 백로그를 확인했으며, 이는 모두 표준화된 카탈로그와 FCA 프로세스를 통해 정량화되었습니다.”라고 설명합니다.

UC Berkeley의 시설 서비스 부문 자산 관리 담당 이사인 수잔 피시(Susan Fish)는 다음과 같이 말합니다. “ICAMP에서 캡처한 데이터가 [IBM] Maximo에서 수집한 데이터를 보완한다는 것이 분명해졌습니다. 해당 데이터는 캠퍼스 미션에 대한 자산의 중요도와 자산이 운영에 미치는 위험과 같은 누락된 부분을 채웁니다. 이제 팀이 더 나은 결정을 내려 장애 발생으로 인해 운영이 중단되기 전에 이를 예측하고 수정 작업을 수행하거나 자산을 교체할 수 있게 되었습니다.”

데이터로 자금 조달의 정당성 확보

과거에는 백로그가 스프레드시트에 여러 프로젝트 행으로 구성되어 있어 우선순위가 무엇인지, 많은 프로젝트 중 어떤 프로젝트에 먼저 자금을 지원해야 하는지 불분명했습니다. 데이터가 시스템으로 유입되면서 백로그의 새로운 유리한 지점이 나타나기 시작했습니다. 이 데이터는 백로그 내의 세부 사항을 캡처할 수 있을 뿐만 아니라 전체 위험 점수 및 색상과 함께 등급을 조정해야 하는 시급성을 기준으로 롤업할 수 있어 ICAMP는 우선순위가 지정된 요구 사항을 보다 명확하고 관리하기 쉬운 카테고리로 표시할 수 있었습니다.

이제 의사결정권자는 "위험 색상 및 작업 기간별 총 지연 유지보수" 매트릭스를 참조하여 향후 1~5년 내에 우선순위가 가장 높은 지연 유지보수(빨간색 및 노란색)부터 가장 낮은 우선순위(녹색)까지 처리하는 데 필요한 자금의 양을 확인할 수 있습니다.

론은 이렇게 설명합니다. "이제 자산별로 지연된 유지보수 기회가 있는 자산과, 운영에 영향을 미칠 가능성이 가장 높은 자산을 사용자에게 보여줄 수 있게 되었습니다. 또한 이제 분석과 의사결정을 시작할 수 있는 시스템에 5년 간의 투자 요구 범위를 구축했습니다.”

UC와 같은 대형 교육기관에서는 등록자 증가를 지원하기 위한 신규 시설 및 개조, 청정 에너지로의 전환, 내진 개선, 시스템 갱신 및 유지보수 지연 등 자본에 대한 경쟁적인 수요가 항상 너무 많습니다. 따라서 자본을 더욱 효율적으로 배치하기 위해서는 ICAMP에서 제공하는 것과 같은 데이터를 활용하는 것이 필요합니다.

이러한 요구로 인해 ICAMP는 데이터에 오버레이된 또 다른 중요한 데이터 기반 의사 결정 차원인 지연된 유지보수 기회를 UC의 여러 주요 이니셔티브 및 전략적 목표와 상호 참조할 수 있는 기능을 개발했습니다. 이제 지연된 유지보수 프로젝트에 태그를 지정하여 에너지 또는 탈탄소화 프로젝트, 지진 프로젝트와 연관될 수 있는지 또는 더 큰 규모의 생명 안전 또는 지속가능성 프로그램으로 통합될 수 있는지를 표시할 수 있습니다. 이러한 상호 참조를 통해 UC는 여러 목표를 충족할 수 있는 프로젝트에 집중할 수 있으므로 투자 가능한 각 비용을 최대한 활용할 수 있습니다.

론은 가장 최근의 주정부 자금 배정을 통해 ICAMP 데이터의 다양한 측면에 초점을 맞출 수 있게 되었다고 말합니다. "우선순위가 높은 지연 유지보수 요구사항을 파악하고 지속 가능성과 같은 다른 목표를 지원할 수 있는 방법을 보여줄 수 있기 때문에 자금 지원을 위한 더욱 설득력 있는 사례를 제시할 수 있습니다. 지난 2년 동안 당사는 지난 6년 동안의 자금을 합친 것보다 30% 더 많은 미화 4억 7,500만 달러를 받았습니다. 이제 UC는 신뢰할 수 있는 데이터와 이를 사용하여 정당한 투자 전략과 자금 요청을 만들 수 있는 능력을 모두 갖추게 되었습니다."

100년이 넘은 캠퍼스를 구성하는 증기, 전기, 수도, 폐기물 등 노후화된 기본 인프라 시스템을 포함하여 그 어느 때보다 훨씬 더 많은 중요 지연 유지보수 백로그를 해결할 수 있게 되어 큰 영향을 미치고 있습니다. Susan Fish Director of Asset Management, Facilities Services University of California, Berkeley
지연 유지보수 및 포트폴리오 투자 최적화

ICAMP는 UC 리더십이 보다 정당한 시스템 전반의 투자 전략을 개발할 수 있도록 지원할 뿐만 아니라, 충분한 자금 자원을 확보하는 것이 항상 어렵고 각 투자를 최대한 활용하는 것이 필수적인 캠퍼스 수준에서도 변화를 일으키고 있습니다. 그러나 각 투자를 최대한 활용하려면 최종 사용자가 신뢰할 수 있는 부서 간 협업과 데이터가 필요합니다. 

Powers는 이렇게 설명합니다: “FCA 프로세스는 설계상 자산 데이터를 수집하고 지연된 유지보수 기회를 기록하는 체계적인 접근 방식을 만들어냅니다. 또한 FCA 검사관, 시설 관리자 및 유지보수 지원팀 간의 대화를 이끌어 종종 사람들의 머릿속에만 있거나 일지에만 있는 정보를 끌어내어 활용할 수 있도록 협력할 수 있습니다. 이러한 방식으로 FCA는 주제별 전문가가 알고 있는 지식이 시대에 뒤처지지 않도록 할 뿐만 아니라, 현장에서부터 중요한 투자를 계획하고 실행하는 팀의 사무실에 이르기까지 우리의 요구 사항을 종합적으로 파악할 수 있도록 합니다.”

수잔은 UC Berkeley가 이러한 새롭고 개선된 협업 및 데이터 의사결정의 좋은 예라고 말합니다. "우리 팀은 항상 주어진 프로젝트를 최대한 활용하기 위해 다른 투자 비용과 함께 지연 유지보수 자금을 적용할 방법을 찾고 있습니다. Moffitt 도서관에서는 시설 및 자본 계획이 협력하여 지연 유지보수 자금과 상당한 개인 기부를 결합했습니다. 이를 통해 우리는 공간의 많은 부분을 업데이트하고 조명 제어 장치 및 설비와 같은 중요한 구성 요소뿐만 아니라 수명이 다해 성능이 저하된 건물 제어 장치를 해결하는 대대적인 개보수를 시작할 수 있었습니다. 그 결과 노후화된 건물 시스템을 해결하고 지속 가능성, 고부가가치 연구 및 교육 임무 지원 능력 향상 등 여러 목표를 달성했습니다."

UC에서 점점 더 많은 팀이 FCA 데이터와 지진 또는 지속 가능성과 같은 중요한 이니셔티브의 교차점을 확인하기 시작함에 따라 데이터 기반 의사결정이 개선될 것입니다. 론은 "이 툴과 접근 방식은 자산 라이프사이클 관리를 위한 새로운 모범 사례를 추진하고 최적의 투자 전략을 수립하는 데 매우 유용할 것"이라고 덧붙였습니다.

ICAMP에서 합의된 단일 기록 시스템을 통해 에너지, 자본 프로젝트, 시설 및 엔지니어링 등 주요 교차 기능 팀을 더 잘 통합하고 이러한 전문 지식을 활용하여 시작부터 시운전, 유지보수 개선에 이르는 전체 라이프사이클에 영향을 미칠 수 있습니다. Susan Fish Director of Asset Management, Facilities Services University of California, Berkeley
적응, 즉흥적 대처 및 극복

포트폴리오 관리는 특히 끊임없이 변화하는 경제, 기술 및 운영 환경에서 결코 쉬운 일이 아닙니다. 따라서 포트폴리오 데이터를 관리하기 위한 동적 시스템과 프로세스를 만드는 것이 그 어느 때보다 중요합니다.

기존 컨설턴트 FCA 모델에서는 기술자가 3~5년에 한 번씩 시설을 방문하여 요구사항 목록을 작성하고 참고할 수 있는 문서를 제공했습니다. UC 모델에서 론은 이렇게 설명합니다. “ICAMP에는 살아있는 시스템이 있습니다. 캠퍼스 직원과 검사관이 데이터를 변경하면 해당 데이터가 하루에 두 번 기본 관리 대시보드에 업데이트됩니다. 이를 통해 데이터를 최신 상태로 유지하고 실행 가능한 상태로 유지할 수 있으며, 이는 미화 400억 달러가 넘는 규모의 포트폴리오에서 필수적인 요소입니다."

론은 다음과 같이 말했습니다. “UC Berkeley에서 시설 상태 평가는 단지 한 시점의 계획이 아닙니다. 이제 시설 관리 및 운영 팀은 자산을 업데이트하고, 데이터의 이러한 측면을 실시간으로 캡처하며, 시간 경과에 따른 자산 상태의 변화를 표시합니다."

Kalich는 ICAMP-TRIRIGA의 미래와 관련하여 다음과 같이 말합니다: “플랫폼 내에는 활용할 수 있는 다른 많은 기능이 있습니다. 자본 자산 관리, 자본 예산 책정, 자본 프로젝트 관리 등이 그 예입니다. 계획부터 조달, 지속 가능성에 이르기까지 운영 및 투자 효율성을 높일 수 있는 다양한 추가 이점과 사용 사례가 있습니다.”

UC는 패러다임을 전환하여 시설 리더와 이해당사자가 현재 상황에 맞게 데이터 기반 의사 결정을 내리고, 필요할 때 건전한 데이터를 기반으로 즉흥적으로 대응하며, 발생하는 문제와 요구 사항을 극복할 수 있도록 지원합니다.

캘리포니아 대학교 로고
캘리포니아 대학교 총장실(UCOP) 정보

캘리포니아 대학교(University of California)는 1868년에 10명의 교수진과 40명의 학생으로 설립되었습니다. 2022년 현재 이 대학은 150,000명 이상의 직원을 고용하고 있으며 연간 백만 명 이상의 학생들을 교육하고 있습니다. 여기에는 10개의 캠퍼스와 6,000개의 건물로 구성된 6개의 의료 센터가 있습니다. 캘리포니아주 오클랜드에 위치한 UCOP(ibm.com 외부 링크)는 이 대학의 본부입니다.

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2020년 12월 미국에서 제작됨.

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