패러다임의 선구자 — 풀서비스 HR 플랫폼을 선도하는 기업
오리건주, IBM Workday 컨설팅 서비스를 통해 새로운 HR 플랫폼 구축

많은 금융 및 정부 기관의 메인프레임 시스템에서는 60여 년 전에 도입된 COBOL 컴퓨터 프로그래밍 언어를 여전히 사용하고 있습니다. 그러나 대부분의 대학에서 더 이상 COBOL을 가르치지 않고, 많은 COBOL 프로그래머가 은퇴하고 있으며, '위험이 너무 커지기 전에 언제까지 COBOL을 계속 실행할 수 있을까?'라는 질문을 던지는 COBOL 사용자들이 늘어나고 있습니다.

오리건주의 최고 인사 책임자인 매딜린 자이크(Madilyn Zike)는 "저희는 35년 된 COBOL 시스템을 사용하고 있었습니다."라고 말합니다. "이를 디자인한 직원이 운영 및 유지 관리까지 담당하고 있었죠. 솔직히 말해서 어느 날 갑자기 문제가 생긴다고 해도 전혀 이상하지 않은 상황이었습니다.

기술 지원 문제 외에도, 오리건의 HR 시스템은 주정부의 성장에 발맞추는 적응성을 갖추지 못했습니다. 오리건주의 HR 시스템 및 정보 관리자인 트와일라 로슨(Twyla Lawson)은 "저희는 화면은 검은색, 글자는 녹색인 시스템에서 글꼴 색상만 변경할 수 있었어요."라고 말합니다. "관리자나 직원 셀프 서비스가 전혀 없었습니다. 그리고 저희는 이를 극복해야 했죠."

오리건주는 지난 수년간 5차례에 걸쳐 인사 시스템을 현대화하려고 시도했지만, 프로젝트가 복잡하고 주정부의 예산 주기에 맞추기도 어려워서 번번이 실패했습니다. "사람들은 점점 더 데이터 중심적으로 변하고 기술에 익숙해지고 있었습니다."라고 자이크는 말합니다. "마침내 예산이 확보되어 이를 실현할 수 있는 적절한 시기를 찾았죠."

광범위한 기능


41,000명 이상의 주정부 직원과 90개 이상의 주정부 기관에 Workday HR 플랫폼을 구축한 IBM Workday 컨설팅 서비스의 사례

더 빠른 온보딩


Workday를 통한 채용 현대화로 기존 종이 기반 프로세스보다 50% 더 빠른 처리 속도로 신입 사원 온보딩 지원

그야말로 더할 나위 없는 파트너십이었습니다. 문제가 발생하면 IBM은 이를 결코 가볍게 받아들이지 않고 파트너십을 통해 해결했습니다. IBM의 전문성과 리더십이 없었다면 이 프로젝트를 실현할 수 없었을 거예요. 트와일라 로슨 HR 시스템 및 정보 관리자 오리건주
도전과제의 융합

오리건주 행정서비스부(DAS)의 관리자들은 HR 시스템을 혁신하기 위한 노력을 시작하기 전, 앞으로 마주하게 될 여러 과제를 파악했습니다. 가장 큰 문제는 41,000명의 직원, 18개 노동 단체, 3개 부처에 소속된 90개 이상의 기관 등, 수많은 이해관계자의 요구를 충족해야 하는 프로젝트의 방대한 규모였습니다. 또한 주정부는 새로운 HR 시스템이 800개 이상의 요구사항을 충족하고 40개 이상의 중요한 비즈니스 프로세스를 관리해야 한다고 규정했습니다.

"기존 도구는 인사 시스템이라고 부를 수도 없었어요. 정확히는 인사 정보가 들어 있는 데이터베이스에 가까웠죠.”라고 자이크가 말합니다. “인사 정보가 분산되어 있고 불완전했습니다. 대규모 고용주로서 수행해야 하는 핵심 비즈니스 기능을 처리하기가 무척 어려웠어요. 공개 기록을 작성하고 업무에 일관성을 유지하는 것도 악몽 같은 일이었습니다.

"저희는 유연성이 없었서 새로운 프로세스를 도입하기가 불가능했습니다."라고 오리건주 DAS의 프로젝트 매니저인 조이스 마르티네즈(Joyce Martinez)가 는 설명했습니다.즈 “단지 소수의 사람만 시스템에 접근할 수 있었고 화면에는 입력란을 더 배치할 수 있는 공간이 전혀 없었.습니다 그 당시에는 대부분의 인사 프로세스가 기관 전체에서 서류 기반으로 처리되었죠."

로슨은 "엔터프라이즈 수준의 데이터를 제공해 달라는 요청을 받으면 대답할 수 없는 경우가 종종 있었습니다."라고 말합니다. "의원들이 정보와 보고서를 요청하면 저희는 '이것은 알려줄 수 있지만 저것은 없다'고만 말할 수 있었습니다. 시기적절한 정보에 대한 요구를 충족하는 것이 변화의 큰 원동력이 되었어요.”

플랫폼 및 통합 파트너 선택

주정부에서 시스템 전환 예산을 책정하자마자, DAS 관리자들은 현재의 요구 사항을 충족하고 향후 성장을 위해 확장할 수 있는 클라우드 기반 HR 플랫폼을 찾기 시작했습니다 자이크는 "오리건주는 매우 강력한 조달 프로세스를 갖추고 있으며, 많은 사람들을 불러서 저희가 가진 여러 개의 대안을 평가했습니다."라고 말합니다. "또한 다른 주정부와도 이야기를 나누고 참고 자료를 얻었습니다. 그 결과 Workday를 선택했습니다."

오리건주의 DAS 팀은 Workday 사용자 커뮤니티의 일원이 되면 중요한 운영상의 이점도 얻을 수 있다는 점을 깨달았습니다. 자이크는 "다른 기업들과 이야기를 나누고 모범 사례를 탐색할 수 있다는 점이 큰 장점이었습니다."라고 말합니다. "그리고 규정 변경 사항을 반영해 정기적으로 업데이트되는 시스템을 갖추면 규정이 변경될 때마다 자체 시스템을 어떻게 프로그래밍해야 하는지 고민할 일이 없으니 훨씬 낫죠."

오리건주의 복잡한 시스템 환경에 Workday HR 솔루션을 통합할 파트너를 선정할 때, DAS는 주정부와 함께 일한 적이 있고 협업 관계를 중요하게 생각하는 회사를 찾았습니다. 마르티네즈는 “IBM 직원들은 정말 똑똑한 사람들이고 전문가라는 사실은 의심할 여지가 없었습니다."라고 말합니다. "그럼에도 저희 말에 귀를 기울이고 이 일을 함께 해나가겠다고 이야기하더군요. 그 점이 매우 마음에 들었어요."

IBM이 시스템 통합 파트너로 선정된 또 다른 요인은 정부 기관과의 협력 경험이었습니다. “시스템이 어떻게 정부를 지원할 수 있는지를 근본적으로 이해한 것은 매우 도움이 되었습니다.”라고 자이크가 이야기했습니다.“제안 내용과 저희가 취해야 할 방향도 분명하게 제시했고요."

IBM은 배포에 앞서 새로운 HR 플랫폼이 특정 고객의 요구 사항을 충족할 수 있도록 디자인 사고 워크숍을 진행했습니다. 칸반 방법을 사용하여 프로세스를 시각화하고 계획했으며, 실제 사용자 경험을 중심으로 개발 방향을 설정하기 위해 페르소나를 만들고 테스트했습니다. 로슨은 "다양한 기관과 업무 유형에서 온 다양한 팀원들이 모였습니다."라고 말합니다. "디자인 사고는 각각의 관점을 이해하는 데 도움이 되었고, 크게 도움이 되었습니다.

수동 프로세스에서 자동화된 시스템으로 마이그레이션하는 것은 업무 문화에 큰 도전이 되었습니다. Zike는 “많은 관리자들이 자동화된 시스템에서 업무를 처리해 본 적이 없었고 종이 서류를 사용해 인사 업무를 진행했습니다.”라고 말합니다.“직원들에게 Workday와 같은 시스템을 도입하여 기술을 사용하도록 요구하는 것은 그들에게 엄청난 변화였으므로 변경 관리가 절실히 필요했죠.”

"IBM의 변경 관리 전담 담당자가 큰 도움을 주었어요."라고 마르티네즈는 말합니다. “오리건주에 있어 이 프로젝트는 거대한 패러다임 전환이었습니다. 그 전에는 트랜잭션 시스템이었지만 이제는 전체 비즈니스 프로세스 시스템으로 전환했으니까요."

DAS는 핵심 HR, 보상, 채용, 부재 관리, 채용 관련 제품, 그리고 가장 최근에는 학습에 이르기까지 단계적으로 Workday 모듈을 배포했습니다. 자이크는 “Workday Learning을 출시했던 것은 제가 경험한 것 중 가장 쉬운 구현이었어요.”라고 말합니다. “사고가 일어날 거라고 생각하고 기다렸지만 아무 일도 일어나지 않았어요. 정말 쉽게 끝났습니다.

"오리건주는 Workday의 기능을 매우 훌륭하게 활용하고 있습니다."라고 Workday의 지역 영업 관리자인 채드 더피(Chad Duffy)가 말합니다. "Workday, IBM, DAS의 세 회사가 협력하여 주정부가 가치를 실현할 수 있게 하려면 누가 참여해야 하는지, 주정부의 요구 사항을 어떻게 해결해야 할지를 함께 결정했습니다.:

오리건주는 주정부로서 최초로 전사적 HR 솔루션인 Workday 솔루션을 도입했습니다. 주정부 여러 부문에서 다양한 사람들의 이야기를 들어보면 이 프로젝트에서 가장 좋았던 점은 이 프로젝트가 제공하는 전반적인 가치라고 말합니다. 채드 더피 지역 영업 관리자 Workday
시스템 전반의 성능 개선

2020년 3월 코로나19 대유행이 오리건주를 강타했을 때는 이미 여러 개의 Workday HR 모듈이 거의 1년 동안 가동되고 있었습니다. 이를 통해 DAS는 원격으로 근무하는 많은 주정부 직원들을 지원할 수 있었습니다. 자이크는 "사람들이 소통하고 거래를 처리할 수 있는 시스템이 없었다면 종이 서류를 주고받느라 고생했을 거예요."라고 말합니다. "Workday라는 훌륭한 도구 덕분에 아직까지도 많은 직원들이 재택 근무를 계속할 수 있죠."

DAS, Workday 및 IBM 간의 팀워크의 결과로 Workday 배포의 초기 단계는 예산 범위 내에서 완료되었습니다. 또한 2020년과 2021년에 주정부는 1,000개의 공석을 채워야 했고, 인사 부서는 Workday 플랫폼을 통해 이전에 사용하던 종이 기반 시스템 대비 약 50% 더 빠른 속도로 신입 직원을 온보딩할 수 있었습니다.

"경영진과 관리자들은 데이터가 필요하거나 직원들에게 어떤 일이 일어나고 있는지 알아보려고 보고서를 생성할 때 깜짝 놀랐습니다."라고 자이크가 말합니다. "어디를 클릭하면 되는지를 알려주거나, 저희가 아주 빠르게 보고서를 생성해줄 수 있었거든요." 이전 시스템에서는 2주 정도 걸렸을 일을 이제 20분이면 끝낼 수 있어 많은 성공을 거두고 있어요."

시스템 배포 후 첫 3개월이 지난 후, DAS는 주정부 직원들이 Workday를 어떻게 사용하고 있는지 측정하기 위해 스냅샷 설문조사를 실시했습니다. "결과가 매우 좋았습니다."라고 로슨은 말합니다. "대부분의 달에 40,000명의 직원이 로그인하고 있으며, 그 중 다수는 여러 번 로그인합니다. 데이터에 증거가 있죠."

미래의 성장과 확장을 위한 준비

2022년 12월, DAS는 Workday의 급여 및 시간 추적 모듈을 도입함으로써 HR 시스템 혁신의 마지막 단계를 완료할 계획입니다. “저희는 30년 된 직원 보상 시스템에 여전히 연결되어 있는데, 이제 이 기능을 마지막으로 마이그레이션하려고 합니다.” 라고 로슨이 이야기합니다. “온보딩 프로세스가 급여 관리에 완전히 통합되면 채용 시간을 단축할 수 있기를 정말 기대하고 있습니다.”

"오리건주는 Workday의 기능을 매우 훌륭하게 활용하고 있습니다."라고 Workday의 지역 영업 관리자인 채드 더피가 말합니다. 주정부 여러 부문에서 다양한 사람들의 이야기를 들어보면 이 프로젝트에서 가장 좋았던 점은 이 프로젝트가 제공하는 전반적인 가치라고 말합니다.

인사 시스템 혁신에 대한 오리건주의 선구적인 노력 덕분에 다른 주 정부에서도 DAS에 자문을 구하고 있습니다. "주정부와 함께 대규모 프로젝트를 시작하는 것이 얼마나 어려운지, 그리고 이를 제대로 수행하는 것이 얼마나 중요한지 잘 알고 있습니다."라고 마르티네즈는 말합니다. "다른 주정부와도 이야기를 나누며 도움을 줄 수 있어 기쁩니다."

자이크는 Workday 구축 과정을 되돌아보며 IBM과의 협업에 대해 회상합니다. "Workday를 발전시키고, 앞으로 나아가면서 지속적으로 개선하는 데 있어 파트너십이 핵심적인 역할을 했습니다."라고 말합니다. “IBM은 저희와 협력하면서 '너무 어려운 문제' 또는 '해결해야 할 문제'라는 말을 한 적이 없어요. 저희를 위해 옵션을 제시하는 파트너십을 보여주었죠. 저희가 성공하기를 바라기 마음으로 이 일을 맡았습니다.”

오리건주 로고
오리건주 – 행정서비스부(DAS) 소개

DAS(ibm.com 외부 링크)는 오리건 주정부의 중앙 행정 기관으로 주지사 및 입법부가 내린 정책 및 재정 결정을 실행합니다. DAS는 강력하고 안정적인 관리 인프라를 제공하여 주 정부 기관을 지원하고, 오리건주가 세금을 생산적으로 사용할 수 있도록 높은 수준의 책임 기준을 설정합니다.

Workday

IBM 비즈니스 파트너인 Workday(ibm.com 외부 링크)는 인사 및 재무용 엔터프라이즈 클라우드 애플리케이션의 선도적 공급업체로, 고객이 변화하는 세상에 적응하고 성공할 수 있도록 지원합니다. 재무 관리, 인사, 계획, 지출 관리 및 분석을 위한 Workday 애플리케이션은 중소기업부터 포춘 500대 기업의 50% 이상에 이르는 전 세계 수천 개의 조직과 다양한 산업에서 채택하고 있습니다.

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