비즈니스 과제

Robertson Group은 비즈니스 재무를 통합, 보고 및 예측하는 데 스프레드시트에 의존했습니다. 세 개의 서로 다른 시스템에서 22개 세트의 재무 보고서가 생성되므로 수동 입력을 없애고 신뢰성을 개선해야 했습니다.

혁신

Robertson Group은 Spitfire Analytics 및 TM1 기반의 Planning Analytics 소프트웨어를 통해 재무 팀과 다른 부서 간에 원활하고 안전하게 협업하고, 빠르고 정확한 예측 및 보고서를 생성합니다.

결과

여러 데이터 소스 통합

단일 위치에 통합하고 복잡한 보고 자동화

예측 간소화 및 유효성 향상

더 빠른 모델링과 더 정확한 계획 시나리오를 지원합니다.

데이터 입력 시간 GBP 40,000 절약

재무 관리자 두 명에 해당하는 시간 절약

비즈니스 과제 사례

더욱 신뢰할 수 있는 분석 기반에 대한 필요성

영국에 본사를 둔 건설, 인프라 및 지원 서비스 회사인 Robertson Group은 재무 통합, 보고, 계획 및 예측을 수행하는 데 독립 실행형 스프레드시트에 크게 의존하고 있었습니다. 3개의 서로 다른 재무 시스템에서 22개 세트의 재무 보고서를 생성하는 22개 비즈니스 라인의 데이터를 통합해야 했습니다. 이 회사는 몇 년 동안 경영 정보 시스템에 투자하지 않았습니다.

데이터 전송이 자동화되어 있지 않았기 때문에 데이터가 손상되기 쉬웠습니다. 대부분의 스프레드시트는 백업 없이 로컬 PC에 저장되어 있었고, 1,000개가 넘는 스프레드시트 각각은 데이터 섬과도 같았습니다.

회사가 성장함에 따라 회계 보고서를 수동으로 통합하고 작성하는 데 점점 더 많은 시간을 소비했습니다. 버전이 너무 많고 많은 사람이 변경을 하다 보니 보고서 관리가 거의 불가능해졌고 데이터의 정확성도 신뢰할 수 없게 되었습니다.

또한 데이터의 양이 많기 때문에 7명의 우수한 회계 담당자가 더 가치 중심적인 경영 정보 업무에서 벗어나 매달 약 2주 동안 스프레드시트에 데이터를 수동으로 입력하는 데 투입되고 있었습니다. 이로 인해 필연적으로 버전 제어가 지연되고 어려워졌으며, 업무 중복이 발생하고 데이터 관리가 문제가 되었습니다.

Robertson Group의 재무 책임자인 Phil Talbot은 회사가 각 계약에 대한 세부 손익(P&L) 계정인 월별 비용 가치 보고서(CVR)에 스프레드시트를 사용해 왔다고 말합니다. CVR은 회사의 각 계약에 대한 예측이기도 합니다. 8년 전에는 계약이 60개 정도에 불과하여 각 계약에 대한 재무 성과를 보고할 때 독립형 스프레드시트를 사용했지만, 지금 Robertson Group의 계약 수는 약 150개에 달합니다.

Talbot에 따르면 스프레드시트 사용의 가장 큰 문제점은 사용자가 스프레드시트를 자주 손상시킨다는 점입니다. "즉, 누군가가 스프레드시트를 가져와서 수정한 다음 다시 발행해야 했습니다."라고 그는 말합니다. "또한 네트워크 솔루션이 아니었기 때문에 누군가의 하드 드라이브가 손상되어 해당 월의 CVR을 손실하고 처음부터 다시 시작해야 하는 상황이 가끔 발생하기도 했습니다."

Talbot은 재무 데이터가 매우 다양한 소스와 위치에서 제공되었기 때문에 데이터의 중앙 집중화도 문제였다고 덧붙입니다. "60여 개의 개별 계약에서 스프레드시트로 가져와서 60번 이상 변경한 다음 다시 스프레드시트에 공급해야 했기 때문에 스프레드시트를 개선하고 향상하는 것은 항상 상당히 어려운 일이었습니다."라고 그는 말합니다. "스프레드시트 내의 데이터는 해당 계약에 대해서만 볼 수 있었기 때문에 데이터 통합이 불가능했습니다. 실용적이지 못한 방식이었죠."

스프레드시트는 악명 높은 모든 문제에 노출되기 쉽습니다. 스프레드시트를 아무리 엄격하게 잠가도 문제가 생길 수 있는 부분은 항상 존재합니다.

Phil Talbot, 재무 책임자, Robertson Group

혁신 사례

기반이 되는 솔루션

여러 사람과 여러 사업부에서 수정한 스프레드시트를 수동으로 입력하는 데 어려움을 겪던 Robertson Group은 귀중한 회계 담당자의 수고를 덜고 더 효율적으로 관리할 수 있는 자동화된 솔루션을 찾아야 했습니다.

"우리가 원했던 것은 여러 계약에서 사용할 수 있는 네트워크에서 스프레드시트를 단일 모델로 중앙 집중화할 수 있는 시스템이었습니다."라고 Talbot은 말합니다. "우리는 빠르게 성장하는 조직이기 때문에 확장성이 있어야 했습니다. 또한 시간이 지남에 따라 모델을 변경하여 지속적으로 개선하고 향상시킬 수 있도록 유연성이 필요했습니다. 그리고 비즈니스에 지장을 주지 않으면서 그렇게 해야 했습니다."

이에 따라 Robertson Group은 Spitfire Analytics에 의뢰하여 개념 증명(POC)을 수행했습니다. 이 회사는 Planning Analytics 소프트웨어를 사용하여 간단한 통합 애플리케이션을 테스트했습니다. 아이디어는 회사의 재무를 보유하고 재무를 처리하는 6개의 다른 사업부와 함께 건설 사업부의 데이터를 가져와 이를 합산하여 그룹 전체의 재무 성과를 보고할 수 있는 모델을 구축하는 것이었습니다.

"이 작업은 매우 순조롭게 진행되었고 지금까지도 여전히 사용되고 있습니다."라고 Talbot은 말합니다. "이 시스템에서 시작하여 시스템의 애플리케이션 수를 늘렸는데, 그 중 가장 큰 애플리케이션은 개별 계약에 대한 요약된 P&L 대차대조표 현금 흐름인 데이터 뱅크 모델입니다."

Talbot은 Spitfire Analytics가 Robertson Group이 IBM Cloud에서 IBM Planning Analytics 소프트웨어를 채택하는 데 도움이 되었다고 말합니다(IBM Cloud). 그는 회사가 다른 위치에 있는 온프레미스 서버를 사용하고 있었는데, 이 서버가 그다지 안정적이지 않았기 때문에 이 같은 결정을 내리게 되었다고 말합니다. "연결 및 속도 문제로 인해 끊임없이 좌절감을 느꼈습니다."라고 그는 말합니다.

"우리는 현금 흐름 보고, 실제 계약 성과 또는 비즈니스 성과 보고, 현금 수익 계획 및 예측, 대차대조표 예측 등 모든 월별 보고 업무에 Planning Analytics 도구를 사용합니다."라고 Talbot은 말합니다.

Spitfire Analytics의 전무 이사인 Simon Bradshaw는 예전에는 스프레드시트의 버전 제어가 문제였지만, 이제는 시스템에서 작업하는 사람이 Planning Analytics 대시보드를 사용하여 버튼 클릭 한 번으로 재무 버전을 관리할 수 있게 되었다고 말합니다. "이 대시보드가 제공하는 것은 Planning Analytics 시스템 전반의 정보이며, 이것이 Robertson 내의 모든 사람이나 관심 있는 다른 이해관계자에게 정보가 제공되는 방식입니다."라고 그는 말합니다.

Talbot은 회사의 재무 보고 방식을 전환하는 데 왜 Planning Analytics 솔루션이 적합한 선택이었는지 설명합니다. "우리에게 중요한 것은 데이터를 연결하는 것이었습니다. 데이터를 한곳에 모아 계약과 비즈니스 전반에 걸쳐 일관된 방식으로 데이터를 보고할 수 있도록 구조화하는 것입니다. 기간에 관계없이 실제 데이터와 예산 데이터 및 예측을 통합하는 것입니다."

Talbot은 Spitfire Analytics와의 파트너십에 대해 다음과 같이 덧붙입니다. "Simon과 Spitfire는 소프트웨어에 대한 열정이 대단하고 우리의 끊임없는 질문에 정말 잘 응답해 주었습니다. 훌륭한 파트너십이었으며 앞으로도 계속 이어지길 바랍니다." 또한 그는 IBM이 문의에 신속하게 응답하고 클라우드 소프트웨어가 안정적이라는 점도 언급했습니다.

성과 사례

더 빨라지고 정확해진 보고 주기

전반적으로, Planning Analytics 기술은 Robertson Group이 여러 데이터 소스를 중앙 집중식 단일 위치로 지능적으로 통합하여 자동화된 복잡한 분석을 수행할 수 있도록 지원합니다. 결과적으로 예측이 간소화되고, 회계 담당자는 비즈니스를 추진하는 더 많은 부가가치 업무에 집중할 수 있으며, 고위 경영진은 빠른 모델링과 정확한 계획 시나리오를 활용할 수 있게 되었습니다.

"덕분에 다양한 현금 흐름 시나리오와 우리가 사용하기 시작한 가정 시나리오를 모델링할 수 있는 솔루션을 매우 빠르게 찾을 수 있습니다."라고 Talbot은 말합니다. 그는 Planning Analytics 솔루션으로 전환한 후 보고서를 작성하는 데 걸리는 시간이 이틀 정도 단축되었는데, 생성된 데이터가 모든 비즈니스 보고 엔티티에서 통합되어 훨씬 더 신뢰할 수 있게 되었다는 점에서 그 의미가 크다고 말합니다. "이 계획 및 보고 도구는 모든 종류의 중요한 보고 작업에서 Excel을 대체하여 스프레드시트로 돌아갈 수 없게 되었습니다."

그는 이전에 보고서의 숫자를 살펴봤을 때 있어서는 안 될 숫자를 발견했다고 덧붙입니다. 보호되지 않은 스프레드시트에 여러 개의 버전이 있을 경우 심각한 오류가 발생할 수 있습니다. 하지만 이제 Talbot은 Planning Analytics 소프트웨어를 통해 숫자에 대한 확신을 갖게 되었습니다.

"재무 책임자는 숫자가 정확하다는 것을 신뢰할 수 있어야 합니다."라고 그는 말합니다. "보고된 숫자가 정확하다는 것을 의미하는 강력한 프로세스가 있다는 것을 알아야 합니다. 이제 애플리케이션에 대해 잘 알게 되니 밤에 안심하고 잠을 잘 수 있습니다."

Talbot은 Planning Analytics 소프트웨어가 데이터의 명확성을 높이는 데 도움이 된다고 말합니다. 이를 통해 Robertson Group은 강력한 프로세스를 기반으로 이해관계자가 필요로 하는 정보를 적시에 정확하게 전달할 수 있으므로 이해관계자가 보고된 데이터의 정확성을 신뢰할 수 있습니다.

또한 그는 Planning Analytics 기술로 전환한 후 회계 관련 비용을 절감할 수 있었다고 말합니다. 이 솔루션을 사용하면 기존의 회계 담당자들이 스프레드시트에 데이터를 수동으로 입력하는 대신 비즈니스 데이터를 분석하고 비즈니스에 가치를 제공하는 데 집중할 수 있습니다.

또한, Planning Analytics 솔루션을 도입한 후 성장을 지원하기 위해 필요했던 두 명의 재무 관리자가 더 이상 필요하지 않게 되었습니다. 이 솔루션을 도입하면 시간이 지남에 따라 추가적인 인건비 절감 효과도 얻을 수 있습니다.

Talbot은 재무 보고가 Robertson Group에 이전보다 훨씬 더 풍부한 데이터를 제공한다고 말합니다. 또한 조직 전체에 더 광범위하게 배포되었습니다. 그는 또한 시설 관리 사업을 포함한 회사의 다른 분야에서도 Planning Analytics 소프트웨어의 사용을 고려하고 있다고 말합니다.

Talbot은 Robertson Group이 "IBM Planning Analytics Workspace를 사용해보기" 시작했다고 말합니다. Bradshaw도 다음과 같이 덧붙입니다. "이제 사용자가 Planning Analytics를 사용하게 되었으므로, Planning Analytics Workspace가 제공되어 로드맵의 일부가 되었습니다. 사용자가 Planning Analytics Workspace를 사용하도록 유도할 것입니다."

월요일마다 저희는 두 시간 이내에 현금 예측을 작성합니다. 월요일 점심 시간에는 실제 실적, 지난주 실적, 향후 13주 동안의 수정된 예측에 대한 보고서가 제공됩니다. 이는 주간 현금에 대한 보고 주기로는 꽤 짧은 기간입니다.

Phil Talbot, 재무 책임자, Robertson Group

Robertson Group 로고

Robertson Group

1966년에 설립되어 스코틀랜드 스털링에 본사를 두고 있는 Robertson Group(ibm.com 외부 링크)은 영국 최대의 가족 소유 건설, 인프라 및 지원 서비스 기업 중 하나입니다. 이 회사는 고객과 함께 주요 프로젝트와 주거 및 상업 프로젝트를 포함하여 전체 건물 환경에 걸쳐 투자, 개발, 시공 및 유지 관리를 수행합니다. Robertson Group은 부동산 개발, 타임프레임 제조, 자본 프로젝트 및 신규 주택 건설 서비스를 제공하며 전국 고객을 위한 시설 관리 서비스도 제공합니다. 이 회사는 약 600 EUR의 매출을 보고하고 약 50개의 사업부를 운영하고 있으며, 150개 이상의 계약을 꾸준히 진행하고 있습니다.

Spitfire Analytics Limited 소개

영국 체셔주 핸드포스에 위치한 비상장 기업인 Spitfire Analytics(ibm.com 외부 링크)는 4명의 재무 전문가로 구성된 IBM 비즈니스 파트너로서, 정확하고 자동화된 계획이 어떻게 재무 팀을 조직 비즈니스의 핵심으로 자리매김할 수 있는지에 대해 잘 알고 있습니다. 이 회사는 재무 계획의 중요성을 잘 이해하고 있으며, IBM Planning Analytics 솔루션을 구현한 기술과 경험을 조합하고 있습니다. 보고, 예산 책정, 계획, 예측 및 분석을 위한 Planning Analytics 소프트웨어의 설계, 구현, 관리 및 지원을 전문으로 합니다. Spitfire Analytics는 2016년에 설립되었습니다.

다음 단계

이 사례에 소개된 IBM 솔루션에 대해 자세히 알아보려면 IBM 담당자 또는 IBM 비즈니스 파트너에게 문의하시기 바랍니다.