ビジネス・プロセス・マネジメント

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ビジネス・プロセス・マネジメント

ビジネス・プロセス・マネジメントについてと、そしてそれを活用してビジネス・プロセスの継続的な最適化と自動化を行うことで効率性を向上しコストを削減する方法について説明します。

ビジネス・プロセス・マネジメントとは

ビジネス・プロセス・マネジメント(BPM)は、Gartner社(IBM外部へのリンク)により定義されているように、ビジネス戦略とプロセスを発見、モデル化、分析、測定、改善、最適化するための方法を採用するものです。 タスク管理やプロジェクト管理と混同されることがありますが、BPMはそれより広い範囲を指すものです。 タスク管理は個々のタスクに焦点を当てますが、BPMはエンドツーエンドのプロセス全体を扱います。 プロジェクト管理は1回限りの作業の範囲を指しますが、BPMは反復可能なプロセスに特に焦点を当てます。 継続的なプロセス・リエンジニアリングをとおして、組織はワークフロー全体を合理化し、効率性の向上とコスト削減につなげることができます。 この概念は新しいものではありません。シックス・シグマやリーン原則はBPM方法論の例です。

高度な分析、アクティビティー・モニター、意思決定管理機能を組み込むことにより、ビジネス・プロセス・マネジメント・スイートは、人々、システム、情報、資材を調整して、ビジネス成果を達成することができます。 その結果として、デジタル変革の戦略を加速する上で特に役に立っています。

BPMのタイプ

ビジネス・プロセス・マネジメントには、 統合中心、人間中心、文書中心という3つの主なタイプがあります。

  • 統合中心のBPM:このタイプのBPMは、人間の関与をそれほど必要としないプロセスに焦点を当てます。 これらのプロセスは、人事管理(HRM)やカスタマー・リレーションシップ・マネジメント(CRM)のように、システム間でデータを統合するAPIとメカニズムへの依存度が高くなっています。
  • 人間中心のBPM:統合中心のBPMとは異なり、このタイプは人間の関与を中心としており、通常は承認が必要です。 ドラッグ・アンド・ドロップ機能を備えた直感的なユーザー・インターフェースにより、チームはさまざまな役割にタスクを割り当てることができ、プロセスに沿って個人に責任を持たせることが容易になります。
  • 文書中心のBPM:このタイプのBPMは、特定の文書(例えば契約書)を中心としています。 企業が製品またはサービスを購入する場合、お客様とベンダーの間で合意を形成するには、さまざまな形式や範囲の承認を経る必要があります。

ビジネス・プロセス・マネジメントのライフサイクル

BPMシステムの成功は、ワークフローに含まれるステージを定義することから始まります。 これは、改善する領域、および進捗を追跡するためのメトリックをチームが特定するのに役立ちます。 ビジネス・プロセス・マネジメントを適用することにより、組織は業務を改善でき、より優れたビジネス成果を実現することにつながります。 これらの結果を達成するには、BPMのライフサイクルを完全に理解することが必要です。 以下がライフサイクルの5つのステップです。

  1. プロセス設計:チームは、プロセス内のマイルストーンを略述することから始める必要があります。 そこから、BPMプロセス全体の中の個々のタスクを、ワークフロー内の各ステップのタスク所有者と共に特定する必要があります。 プロセス最適化をする領域と、それに続いてその改善を追跡するための評価指標をチームが特定できるように、ステップは明確に定義する必要があります。
  2. モデル: このステップでは、チームはプロセス・モデルのビジュアル表示を作成する必要があります。 これには、特定の詳細(予定表、タスクの説明、プロセス内のデータのフローなど)が含まれている必要があります。 この段階でビジネス・プロセス・マネジメント・ソフトウェアを使用すると役に立ちます。
  3. 実行:チームはPoC(概念検証)を行い、限定されたグループで新規BPMシステムをテストする必要があります。 フィードバックを取り入れた後で、チームはより幅広い対象者へのプロセスのロールアウトを開始することができます。
  4. モニター:このフェーズでは、チームはプロセスをモニターし、効率性の向上を測定し、さらにボトルネックがあれば特定する必要があります。
  5. 最適化:最終ステップでは、チームは、プロセスに対して最終的な調整を行い、ビジネス・アクティビティーを改善します。

BPMプロジェクトを成功させるには、慎重な計画とオープンなコミュニケーションが必要ですが、一連のアクティビティーを改善すると、チームはすぐにそのメリットを把握できます。

ビジネス・プロセス・マネジメントのメリット

BPMソリューションは、プロセスの改善によって組織の価値を高め、多くのメリットをもたらします。 懸念には次のようなものがあります。

  • 効率性の向上とコストの削減:BPMシステムは、既存のプロセスを最適化し、新規プロセスの開発にさらに構造を組み込むのに役立ちます。 これは、プロセスの重複やボトルネックを排除することによって行われ、その結果効率性と生産性を向上させることができます。 俊敏性を向上させると、企業は意図したビジネス成果をより迅速に実現することができ、過剰なリソースを他の優先順位の高い作業に割り当てることができます。
  • 従業員と顧客の体験の向上:BPMツールのスイートは、反復作業を排除し、情報へのアクセスを容易にするのに役立ちます。 気を散らすものを取り除くことで、従業員は自分の仕事と顧客に集中することができて、顧客満足度の向上につながります。 また、ワークフローを明確にすることで、従業員のオンボーディング・プロセスでの学習曲線が短縮され、生産性とエンゲージメントが向上します。
  • より拡張性の高いプロセス:BPMによってプロセスの実行とワークフローの自動化が可能になるため、世界中の他の地域にプロセスを拡張するときにこの移行がうまく行われます。 ビジネス・プロセス・マネジメント・ツールは、役割を明確にし、プロセス全体に一貫性を確保することができます。また、自動化のためのビジネス・ルールを取り入れる機会を明らかにして、チームをイノベーションにさらに集中させることもできます。
  • より高い透明性:ビジネス・プロセスの自動化は、プロセス全体でタスクの所有者を明確に定義しているため、所定のプロセス全体にわたって、透明性が向上して責任の所在が明確になります。 これにより、チーム間のコミュニケーションが促進されます。
  • 開発チームへの依存の軽減:BPMはローコード機能を提供することで、開発部門への潜在的な依存を軽減します。 ビジネス・ユーザーは、これらのツールに迅速かつ容易にオンボーディングでき、企業全体でプロセスの自動化を進めることができます。

ビジネス・プロセス・マネジメントのユースケース

BPMソフトウェアはプロセスに関する多くの構造を提供して、所定のワークフロー内の非効率性を軽減します。 適用の成功例には以下のようなものがあります。

  • コンテンツ配布: メディア企業はBPMを使用して、コンテンツの作成から配布まで、コンテンツの準備と配信のプロセスを自動化できます。 ビジネス・プロセス・マネジメント・システムは、コンテンツ管理、権限管理、コンテンツ・トラフィック、作業指示システムと対話するように設計できます。
  • カスタマー・サービス:お客様サービス担当員は、よくある質問を特定してチャットボットが処理するようにして、大量のサービス要求がある際のチームの負荷を軽減することができます。 コール・センターやチャットボットからのトランスクリプト・データは、プロセスの自動化をさらに進めたり、よりパーソナライズされた回答をお客様に提供するのに役立ちます。
  • 財務:企業は、さまざまなチームからの購入注文提出を標準化するテンプレートを作成して、ビジネス・ソフトウェアやハードウェアの調達を迅速化することができます。 さらに、固有のシナリオに合わせてワークフローをカスタマイズすることもできます。
  • 人事: 人事部門は、BPMを採用して文書とワークフローの管理を合理化することができます。 BPMは、従業員のオンボーディングとオフボーディング、パフォーマンス評価、休暇要求、タイムシート承認などの人事フォームを処理するための、より構造化された環境を提供します。
  • 銀行: 銀行は個人や企業の融資を処理する際に、申込者の信用リスクの大きさを評価する必要があります。 これには、申込者、雇用者、信用格付け会社など、複数のソースからの情報の収集が含まれます。 BPMは、プロセス全体にわたる情報の流れを管理し、文書内のエラーを減らすことによって、融資の適格性に関する決定が迅速に行えるようにします。
  • 注文フルフィルメント: 企業はBPMを使用して、注文フルフィルメント・システムの運用効率を向上させることができます。 BPMを使用して特別オファー、注文収集、注文フルフィルメントを管理できます。 これにより、プロセスを顧客中心の注文管理にシフトさせて、ビジネス価値を向上させることができます。

ビジネス・プロセス・マネジメントとIBM

BPMは企業がビジネス価値を高めて、競争力を向上させるのに役立ちます。 また、自動化の必要性がビジネスとIT運用全体に広がっている中で、重要な前進の一歩となります。 さらなる自動化への移行は、他のプロセスや組織内の他の部署のために拡張し最適化できる、小規模で計測可能なプロジェクトを成功させることから始める必要があります。

IBMと連携することにより、お客様はビジネス・プロセス、意思決定、コンテンツを自動化して強化する拡張性の高いBPMソリューションを含めた、AIによる自動化機能を利用して、あらゆるプロセスをよりインテリジェントにしてイノベーションを加速させることができます。

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