Business Challenge story

資産である「文書」を確実に守り、チームの協労を支える文書管理システムが必要

TMI総合法律事務所の特徴の一つとして、組織としての総合力を発揮するべく、案件ごとにチームを組んで対応するということが挙げられます。

「チームでの業務は、クライアントに対してベストのサービスを提供するためのものです。われわれは、たとえ1年目のメンバーであっても、ボールボーイのような仕事はさせません。必ずポジションを与えてチームとしての一体感を持って業務を行っています。そうして経験を積み、共に成長していきたいのです」と、弁護士の遠山友寛氏は語ります。

チームでの業務を基本とするため、TMI総合法律事務所ではメンバー間の意思疎通や情報伝達を重要視しています。情報システムに関しても、メール、グループウェア、案件管理システム、文書管理システムなどの整備を進め、コミュニケーションやコラボレーションを支える重要なインフラとして積極的に活用しています。

TMI総合法律事務所が、いかに情報システムを重要と認識しているかは、以下の遠山氏の言葉が象徴的に表しています。

「情報システムは、人的スタッフと同様に、“家族”の一員であり、心臓の一つです。システム停止は、“心臓停止”を意味します。そういう事態が起きないように、また、より業務が円滑になるように、情報システムを外部任せにせず、内部のスタッフで運用するようにしています」(遠山氏)

そうした情報システムの中でも、文書管理システムは、特に業務の根幹を支える重要なシステムと位置づけられています。「弁護士にとって、文書は知恵を絞って書き上げるものであり、完全に同じものを再度作ることはできません」という遠山氏の言葉通り、「文書」は知恵とノウハウが凝縮した重要な資産といえます。

また、TMI総合法律事務所では、チームを組んだメンバーが一つの文書に対して変更やコメントを加えて仕上げていく、といった使われ方もされており、数的にも1日に2000~3000もの文書が更新されます。所内のほぼすべてのスタッフが利用する文書管理システムは、まさに業務の根幹といえるのです。

Transformation

確実に文書が保存できること。柔軟にカスタマイズできることが条件

この重要な役割を担う文書管理システムを刷新するきっかけとなったのは、これまで使っていた文書管理システムの信頼性への不安からでした。保存したはずの文書が、稀ではありますが保存されず消えてしまうトラブルが発生し、その問題が完全には解決されなかったのです。 「以前使っていた文書管理システムは、使い勝手の面では満足していました。しかし、保存したはずの文書が保存されていない“白紙化現象”がなかなか解決されなかったことが、致命的でした」(遠山氏)

TMI総合法律事務所では代替となる文書管理ソリューションの検討を開始。数種類のソリューションを比較した結果、選ばれたのは立山システム研究所の「SFS」でした。 「SFS」は、パフォーマンスや信頼性、将来性に優れたIBM DB2 Content Managerをコンテンツ管理のエンジンに採用し、クライアント側には.NET Frameworkを活用して高い操作性を実現。柔軟なカスタマイズにも対応したソリューションです。

また、ハードウェア関係には、IBM System x (サーバー)、IBM System Storage DS 4200 (ストレージ)、IBM System Storage TS3100 (テープ装置)を採用。Webサーバーには、WebSphere Application Server、を採用し、信頼性の高いインフラを構築しています。

「ベンダー選定に当たっては、立山システム研究所に対する期待感も大きかったです。誠実でしっかりした会社で、要望やトラブルに対しても迅速な対応をしてもらえそうなこと、また、将来に渡って継続的なサービスを受けられそうだと思えました」(遠山氏)

実際、導入に際しては、操作性や機能に対するカスタマイズの要望が出されました。TMI総合法律事務所では、スタッフのほとんどが文書管理システムを利用するため、以前の文書管理システムと同様の感覚で使える操作性や機能が求められたのです。そのため、Officeアプリケーションや、メールに使っているIBM Lotus Notesとの連携機能などの部分で、カスタマイズが行われました。

情報システム部の大懸竜次氏は、「利用者側からの要求を吸い上げて、それをシステムに反映させることが重要です。今回も、ほとんどのニーズは反映させることができました」と語ります。

Benefits

システムの安定性が向上。将来にわたって安心できる業務基盤を実現

文書管理システムの移行作業は、2008年5月の大型連休を利用して行われました。過去のシステムに蓄積されていた大量のデータを新システムに移行するためには十分な時間が必要でしたが、TMI総合法律事務所にとって基幹系とも言うべきシステムですから、この期間を狙って入れ替えを実施する必要があったのです。

「SFS」導入後、当然のことながら“白紙化”の問題は発生しなくなりました。ハードウェア、ソフトウェアの多重化が施されたシステムは安定して稼働を続けており、「計画停止以外、システムが止まったことはありません」(大懸氏)とのことです。また、システム管理の負担も、ほとんど要していないそうです。

「情報システム部の人手が少ないので、システム運用は可能な限り自動化するようにしています。今のところ、細かなところで若干の作業が必要となっていますが、そのあたりも自動化を進める方針です」と、情報システム部の阿部洋子氏は言います。

膨大な量の文書を管理する「SFS」には、迅速なレスポンスが求められます。特に、文書を検索する際のスピードは重要です。すべての文書は「クライアント・コード」と「ケース(案件)・コード」の二つのコードによって管理されており、検索の際にはこのコードが特に多用されますが、そのレスポンスも十分満足できるレベルとなっています。また、ストレージ容量などのリソースに関しても、過去の利用実績を踏まえて5~10年間は使い続けられるように設計されています。 TMI総合法律事務所のCFOを務める公認会計士の大久保丈二氏は、情報システムに関して、次のように語ります。 「ここ数年間、情報システムに関して注力してきたのは、業務を支える基幹システムを整備することでしたが、今回の文書管理システム移行も、その柱のひとつと位置づけられるものでした。今後も利用者の視点を大切にしながら、より一層の機能強化、利便性の向上などを考えていく予定です」

 

将来の展望

TMI総合法律事務所のCFOを務める公認会計士の大久保丈二氏は、情報システムに関して、次のように語ります。「ここ数年間、情報システムに関して注力してきたのは、業務を支える基幹システムを整備することでしたが、今回の文書管理システム移行も、その柱のひとつと位置づけられるものでした。今後も利用者の視点を大切にしながら、より一層の機能強化、利便性の向上などを考えていく予定です」  

 

お客様情報

約190人の弁護士と約50人の弁理士を中心に、総勢450人以上のスタッフで構成される日本有数の法律事務所です。企業法務、知的財産関連、ファイナンス関連をはじめとして幅広い分野の法務ニーズに対応。国際化、ボーダーレス化した時代に、クライアントに貢献できる真の意味での総合法律事務所であり続けるべく意欲的な挑戦を続けています。

 

ビジネス・パートナー

電子部品事業、FAシステム事業などを中心とした立山科学グループの一員として、ITソリューションを主に手掛けています。Java、.NETなどの最新Webプログラミング技術を蓄積し、提案から納品・保守までビジネスパートナーとしてお客様へのシステム導入を手掛けています。

 

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