Business Challenge story

ボトムアップのプランニング

三菱商事株式会社の分散化した組織構造は、ヨーロッパ全体に分散したプロフィット・センターが、具体的な対象範囲の中で独立してそれぞれの事業プランを立てるという、実績あるコンセプトに基づいています。これによって販売部門は柔軟な運営ができるほか、製品の対象を地域のお客様に絞ることでお客様の要望に迅速に対応できるようになります。弱点は、プランニング・プロセスの複雑さです。プロフィット・センターで作成した予算プラン(例えば化学的に生成された食品添加物の場合など)は、担当エリアに送る必要があります。その後、このプランが統合、チェックされ、適宜グループ全体の戦略と整合されます。これは、個々の製品セグメントやプロフィット・センターについて上級管理者が設定したターゲットという形になります。

エラーが多く、低速、複雑

Excelのシートをベースとした以前の予算プランニング・プロセスは、非常に複雑なため、使い続けるのが難しくなっていました。これについて、デュッセルドルフの子会社の技術担当マネージャーであるGünther Bergdolt氏は次のように説明しています。

「プロフィット・センターでは、それぞれの予算の数字に対してExcelのシートを各自が個別に作成しています。しかし、これらのシートには標準化されたフォーマットがないため、複数のレベルで手作業での統合と修正が必要な場合がありました」

結果的にこれは、非常に多くの労働力と時間を要するプロセスとなりました。フォーマットの問題により、システムのエラーも起りやすくなっていました。さらに、部門やその他の管理者がプランニングや事業開発の概要を把握し、戦略的目標を定めるための迅速な方法もありませんでした。

したがって、三菱商事株式会社のヨーロッパの子会社は、全社を通じてプランニング・プロセスを自動化できるシステムを必要としていました。主要な要件は、ロンドンの子会社による仕様書に概説されていました。「私たちには、データの入力や収集を一点に集中させ、ヨーロッパのすべての子会社からそれにアクセスできるようにする標準化したシステムが必要でした」と、Bergdolt氏は説明しています。1つの重要な要件は、すべての部門を通じてプランニング・プロセスを管理し、迅速化できるワークフローでした。同時に、同社は、部門の管理者が、目標と実績の比較(これには、異なるソースからの大量の予算と収益および損益のデータを迅速に処理する能力が必要)といった個別のクエリーを処理できるソリューションも探していました。

Transformation

国境を越えたネットワーク

2009年9月、ソリューションを選定するというタスクをBergdolt氏が率いるプロジェクト・チームが担当することになりました。詳細な市場アセスメントの結果、Cognos TM1がこれらの要件に最適であることは明白でした。このソリューションは、ワークフロー管理機能の基盤という点だけでなく、データをメイン・メモリーで迅速に処理できる、統合されたメモリー内OLAPサーバーという点でも、チームを納得させるものでした。Cognos TM1を推すもう1つのポイントは、このソリューションを既存のインフラ、つまり、戦略的な全社のSAP ERPシステムとIBM Cognos BIソリューションにシームレスに統合できるという点でした。

プロジェクトにおけるその後の手続きを経て、2009年11月には、ワークフローの正確な要件が定められ、Cognos TM1多次元データベース内に、複数の国にまたがる組織的構造、部門およびパーミッションがマッピングされました。IBMのコンサルタントが三菱商事株式会社の社員に新たなソリューションの機能について詳しく説明する数回のワークショップが行われた後、2010年2月にシステムが稼働されました。

Benefits

自動化、迅速、標準化

Cognos TM1に統合されたワークフローは、プランナーに対し、同社の階層の各レベルをマッピングし、すべての国のプランニング・プロセスを自動化する技術的基盤を提供します。タスクとパーミッションがヨーロッパ全体のユーザーに割り当てられます。「最も低いレベルで、ユーザーが各自の地域の予算の数字を入力し、次のレベルでパーミッションに応じてプランがグループ化され、チェックされます」とBergdolt氏は説明しています。アクセスはオンラインで行われます。つまり、ヨーロッパのすべてのオフィスが標準化されたWebインターフェースを介してネットワークで結ばれています。Cognos TM1はExcelにも統合されるので、ユーザーはなじみのあるインターフェースと標準化されたフォーマットで作業することができます。「すべてのユーザーが中央システムと明確に定義されたワークフローで作業しているため、全体のプランニング・プロセスが非常に迅速になりました。プランが標準化され、自動的に統合されることから、エラー率の低下にも役立っています」とBergdolt氏は続けています。

Cognos TM1は、予算プランの統合と個別のクエリーにおいて確かなパフォーマンスを提供します。予算の数字とSAPデータがシステムにロードされ、メイン・メモリーで処理されるため、ハードディスクへのアクセスは必要ありません。「Cognos TM1では、大容量のデータでも短時間で簡単に処理できます。パフォーマンスが高いレベルで維持されており、個々の分析のアクセス速度も申し分ありません」とBergdolt氏は語っています。目標と実績の比較も、動作中に簡単に実行できます。例えば、ヨーロッパの子会社の管理者は、ドイツの先月の化学薬品の売上がいくらだったかを一目で確認することができます。売上が目標を上回っていれば、この製品セグメントの数字を上方修正することができます。「これにより、より正確な事業プランニングが可能となったほか、戦略的目標を迅速に立て、リソースをより効率的に利用できるようになりました」とBergdolt氏は説明しています。

 

包括的な概要

拡張されたレポーティング・システムは、全階層への円滑なプランニング情報の配布も容易にします。Cognos TM1による予算の数字を自動的にレポートにエクスポートし、分析することができるため、Cognos TM1は、Cognos BIを補うのに理想的です。Cognos BIにより、Bergdolt氏とそのチームは、さまざまなユーザー・グループの要件に基づいてレポートの構成を予め作っておけるようになりました。IT部門の作業負荷が削減されるだけでなく、予算レポートが上司のチェックに回される前に、Webアクセスを介して個別にそれらのレポートを照会できるため、ユーザーにとってもメリットがあります。

補足の概要として、各自のパーミッションと責任エリアに応じ、月次レポートによって部門のマネージャーが最新の情報を得ることができます。この機能をサポートするために、最新の実績の数字がSAPシステムからCognos BIへ転送されます。これにより、個々の製品セグメントおよび地域の開発に関するより正確な概要が得られます。上級管理者は、通常は要約および図表の形式で、完成した分析のみを受け取ることになります。「上級管理者は、主にヨーロッパ全体の動向に関心を寄せています。それはつまり、ヨーロッパにおける自分の製品セグメントの実績はどのようなものか、改善が必要なのはどの国か、といったことです。Cognos BIが提供する先進の視覚化オプションも追加のメリットの1つです。情報を、必要な形式で正確に表示することができます」とBergdolt氏は説明しています。管理者は常に、ヨーロッパ全体から最も下の販売レベルに至る事業開発の概要を把握しているため、戦略的意思決定のためのより信頼性の高い基盤を得ることができます。

 

流れ続けるデータ このソリューションは2010年2月に稼働を開始し、今ではヨーロッパ全体で約70のユーザーがこの新システムを利用しています。「このシステムで社内プロセスの標準化と合理化を行って以来、多くのレベルのユーザーが明らかに満足しています。プランニング・プロセスが迅速化されただけでなく、ヨーロッパ全体のレポーティングも大幅に改善されました」とBergdolt氏は説明しています。

 

お客様の声

デュッセルドルフにある三菱商事株式会社の子会社の技術担当マネージャー Günther Bergdolt 氏

「私たちはCognos TM1の機能に納得しました。このソリューションでは、プランニング・プロセスが最適化されるだけでなく、大量のデータを簡単に処理でき、ボタンを押すだけで、柔軟なプランニングと目標と実績の比較のための基盤を作成することができます」

 

お客様情報

三菱商事株式会社は、東京に本社を置く日本の商社です。同社は、世界中の投資および金属、化学薬品、機械、繊維、食料品、再生可能エネルギーの取引を専門的に扱っており、ヨーロッパでは、ロンドン、デュッセルドルフ、ミラノ、マドリード、アムステルダム、パリなどに子会社を有しています。

 

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