Business Challenge story

同社は2006年に買掛金 (AP) 処理を一元管理化しました。これにより、世界本社で処理される請求書の数が2倍近くに増え、処理を改善する必要性が明らかになりました。

同社では、AP担当者が請求書データをERPシステムに入力し、その後、IBM FileNet Content Managerへの保管用に、請求書イメージの索引作成を手動で行っていました。人為的なミスによって、さまざまな問題が発生していました。「請求書データの手動入力時に、AP担当者が、請求書番号の数字の順序を間違えて入力したり、誤った日付や取引先コードを入力したりすることがありました」と、AP管理責任者は当時を振り返ります。

また、請求書の承認処理も同様に多くの労力を必要とするものでした。AP担当者が承認要求の電子メールを作成し、関連する文書をメールに添付していました。多くの人々が何度も確認する必要のある請求書で、この処理は行き詰っていました。

処理の遅れは影響をもたらしました。「取引先からの請求書に対しては、期限に遅れることなく確実に支払いを行う必要があります。重要な支払いの処理を小切手の振出日までに完了しなかった場合、対象の取引先に特別な『迅速払い』小切手を発行しなければなりません。これには追加の人件費と営業費がかかります」とAP管理責任者は言います。

Transformation

請求書のスキャンと、自動ワークフローによる請求書の電子的な管理を可能にするIBM Production Imaging Editionソフトウェアを実装することを目的として、IBMプレミア・ビジネス・パートナーであるElectronic Knowledge Interchange (EKI) と契約しました。IBMを選択した主な理由の1つは、ワークフロー・コンポーネントでした。プロジェクト・チームが、既存のIBM Lotus Notesソフトウェアを使用してAP承認処理を自動化することが可能だったためです。さらに、このソリューションでは、ERPシステム内の取引情報と比較するため、紙のスキャン、ファックス、電子メール添付文書を問わず、ほぼあらゆる請求書からデータを抽出することができます。

同社は現在、請求書と添付文書をバッチ処理し、2つのスキャナーでスキャンしています。これらのスキャナーはIBMソリューションのIBM Datacap Taskmaster Accounts Payable Captureソフトウェア・コンポーネントで駆動します。また、このコンポーネントは、ひずみ除去とドット除去を行い、イメージを最適化してわかりやすくします。その後、システムによってフルページ光学式文字認識 (OCR) が適用され、3方向照合用にデータが抽出されます。請求書は「フィンガープリント」処理を通過し、この処理により、請求書のレイアウトと支払い先郵便番号に基づいて各取引先が特定されます。フィンガープリントには各請求書上のデータの位置が維持され、この情報によってデータの抽出が迅速化されます。この時点で、AP担当者が「Taskmaster Verify」画面でイメージとデータを並べて評価します。担当者は、OCRエラーや、ビジネス・ルールに従っていないフィールドがあれば、修正することができるため、社内のERPシステムに正確なデータを渡すことができます。最後に、検索と取り出しの効率を高めるために、イメージの索引を作成し、適切な保存スケジュールを設定してイメージをFileNetコンテンツ・リポジトリーに保存します。関連する注文書がない請求書はLotus Notesワークフローを通じて転送されます。

Benefits

請求書の処理時間がこれまでの5分の1に短縮され、支払いの遅れがほとんど発生しなくなりました。

  • 請求書が承認されるまでの所要時間の短縮 (ほぼ1週間から1日に、およそ80%の短縮)
  • データ入力エラーに起因する大部分の例外処理の排除
  • 請求書処理量の増加 (人員を増やすことなく、2倍に増加)

 

お客様の声

「完了までに5日から7日かかっていた14段階の処理を、IBMの自動化ワークフロー・ソリューションを使って、9段階にまで減らすことができました。そして、その処理の大部分が自動化され、1日で完了できるようになりました」

世界的なタイヤ・メーカーの買掛金管理責任者

 

お客様情報

この世界的な大手タイヤ・メーカーでは、20を超える国と地域において約50のプラントを操業しています。売上が数十億米ドルにも達する同社は、全世界に70,000を超える従業員を抱えています。

 

テクノロジープラットフォーム

ソフトウェア

  • Production Imaging Edition
  • Datacap Taskmaster Accounts Payable Capture

Solution Category

  • Other