Business Challenge story

デザイン・センターとして世界的に名高いこの欧州の都市は、開発が環境に及ぼす影響の最小化に熱心に取り組んでいます。この環境保全への重点的取り組みは、都市計画と建築の申請および承認プロセスを推進しています。しかし、大きな課題となっているのは、莫大な量の紙の資料の管理です。これらの資料には、許可書、建築図面、電気図面、調査書、市街地図など、多種多様な文書が含まれます。 

計画プロセスおよび監視プロセスを改善し、持続可能な開発を促進するために、文書の電子化を目指しました。その第一段階として、技術・環境対策部署内で試験的なプログラムを開始しました。市の業務の約5パーセントを担当するこの部署は、100年をさかのぼる記録を含め、100万件から200万件の記録を保有しており、さらに、さまざまな種類、サイズ、フォーマットの文書に依存する約100のプロセスがあります。環境対策部署は1カ所のサービス・センターから、市民、プランナー、開発者、請負業者に対して情報を提供しています。このサービス・センターは、古い記録が保管されている記録保管所と数マイルも離れていたため、文書の要求にタイムリーに応じることができませんでした。

Transformation

IBMおよびIBM ビジネス・パートナーである Elinar Oy Ltd. に、IBMエンタープライズ・コンテント管理(ECM)ソフトウェアの段階的実装を依頼しました。実装作業の大部分は、プロセスの定義、メタデータ(属性)の作成、および自動化された新しいシステムに入力するための文書の準備に関連したものでした。また、プロジェクト・チームは、国の国立公文書館で行われている作業と連携できるように、ビジネス・ルールの同期化も行いました。技術・環境対策部署での試験計画は、国の記録保管に関する基準と標準が最終決定する前に開始されたため、ビジネス・ルールの同期化は継続的な作業となりました。

第1段階が完了した時点で、新しいプロジェクトの市への要請はデジタルで行われるようになりました。紙の文書が蓄積されることはなくなったものの、紙による記録の排除という目標を達成するには、まだ多くの作業が残っています。既存の紙の記録をすべてスキャンして電子化すると、5年から7年はかかります。

Benefits

  • スタッフを増員することなく、市民、プランナー、開発者、および請負業者へのサービスを改善
  • ペーパーレスの建築申請および政策見直しにより、開発プロセスをスピードアップ
  • 関連する資料および記録にアクセスしやすくなることから、環境への影響をより素早く、より正確に査定

 

将来の展望

さらに文書の電子化を進めるために、IBM Case Manager ソフトウェアの導入を検討しています。関係者からのコメントの収集と検討、および問題の特定と解決に使用するためです。このようなコラボレーションを可能にすることで、市は計画サイクルが短縮化され、問題の解決が加速化されると見込んでいます。

 

テクノロジープラットフォーム

ソフトウェア

Solution Category

  • IBM Hybrid Cloud