Business Challenge story

World Omniは Southeast Toyota専属の金融会社で、サード・パーティーによる自社ブランドの包括的な回収サービス、事前対応サービス (リース期間が切れる自動車に乗っている顧客に、その自動車を購入するかどうかを問い合わせるサービス)、転売サービス (返却または回収された自動車を輸送または販売するサービス) も提供しています。World Omniの回収代理業者は、支払期限を過ぎた勘定の回収業務を行います。ローン契約またはリース契約が債務不履行になった場合、自動車の回収が必要になることがあります。World Omniは、独立した回収代理業者と契約して、自動車担保の回収を行います。回収後、World Omniは自社の転売チャネルを使用して、その自動車をオークションで販売します。自動車ローンの借り換え市場は価格競争が非常に厳しいため、World Omniのビジネス・プロセス・オフィスは、会社の業務をより効率的なものにするための機会を絶えず求めています。2008年初頭、World Omniは、現在の各プロセスの包括的な見直し作業の一部として、改善の機会がある分野を特定しました。その結果、以下の理由により、再構築が必要な分野として回収プロセスが特定されました。

第一の理由は、World Omniの自動車回収プロセスには多くの手作業が存在していたということです。これらの手作業を自動化することにより、回収までの時間を短縮すると同時に、それに関連する生産性も向上させることができます。

第二の理由は、高い技能を持つ回収代理業者によって、回収業務の管理とフォローアップを行っていたということです。回収業務の管理とフォローアップは比較的価値の低い業務で、若手の社員や事務スタッフでも容易に代行することができます。

JM Familyは、回収業務を簡素化し、回収代理業者が管理業務に費やす時間を短縮するために、各プロセスの変更と自動化の両方を検討することにしました。

Transformation

JM Familyは、他のプロジェクト用にIBM FileNetソフトウェアへの投資を既に行っていたため、このソフトウェアの機能については理解していました。そこで、この投資を活用して、回収プロセスの自動化を行うことにしました。2008年4月に、ビジネス・プロセス・オフィス (BPO) の社員と IT 部門の社員から構成される11名の社内チームを立ち上げ、IBMビジネス・パートナーと協力して、既存の業務プロセス・マップの作成、改善後のプロセスの計画、現在の状況と将来の状況を比較する業務ケースの構築、アプリケーションの開発とデプロイメントを行いました。BPOユーザーはコンサルタントによる研修を受けてから、一般ユーザー向けの研修プログラムを作成しました。多くのユーザーが他の業務でFileNetを既に使用しており、このアプリケーションに慣れていたため、200人のユーザーに対して必要な研修コースは、わずか1時間のコースでした。

新しいアプリケーションでは、回収を通知する文書の発行、外部の請負業者への回収業務の委託通知、自動車が回収されたことの確認など、以前は手作業で行っていたこれらの業務が、FileNetによってすべて自動化されました。

このソリューションの導入は2008年11月に終了しました。その後、BPOがソリューションの正式な監査を行い、新しいワークフローが正しく採用され、期待される効果が実現されていることを確認しました。

Benefits

JM FamilyはIBM FileNetを使用して、自社の自動車ローン管理プロセスを自動化しました。これにより、回収代理業者の生産性が向上し、ローンの回収率も改善されました。Nucleusは、標準化されたワークフローを採用することにより、JM Familyにおける回収プロセスの速度と効率性が向上したことを確認しました。こうした利点だけでなく、回収代理業者は、これまで時間がかかっていた管理業務を、回収業務から切り離すことができるようになりました。

自動化に対する潜在的な機会をWorld Omniが検討した際に、ビジネス・プロセス・オフィス・チームは、再構築とプロセス整合に関する適合性 (例外が発生する頻度) だけでなく、事業主がプロセスの変更に対応できるかどうかについても検討しました。これらの要素を考慮して自動化プロジェクトに優先順位を付けることにより、ビジネス・プロセス・オフィス・チームは、多くのユーザーが参加する可能性のあるプロジェクトに注力できるようになりました。また、組織内で FileNet をさらに拡張するために、World Omniが他の自動化プロジェクトを検討する際に実現可能な「クイック・ウィン」も達成できるようになりました。

各プロセスを FileNet 内で再構築して自動化したことにより、World Omniは、回収業務をより効率的に実施できるようになりました。回収代理業者も、本来の業務に再び注力できるようになり、回収率が向上しました。このプロジェクトがもたらした利益を以下に示します。

スタッフの再配置: 多くのプロセスを自動化したことにより、World Omniの回収代理業者は、比較的価値の低い管理業務ではなく、本来の回収業務に再び専念できるようになりました。

滞納と損失の減少: 回収代理業者が本来の回収業務に専念できるようになったため、World Omni のローンとリースの回収成功率が向上し、現在の景気にもかかわらず、World Omni での滞納率はこれまでの平均値よりも低下しました。

印刷物の削減: 代理業者で印刷される紙のファイルが減少しました。

ガバナンスとコンプライアンスの改善: ローン回収の通知文書作成プロセスを自動化したことにより、必要な文書が必要な時間内に顧客に送付されるようになりました。これにより、回収業務後に赤字残高を回収できないという World Omni のリスクが低減しました。

代理業者満足度の向上: 回収代理業者は管理業務に時間を費やす必要がなくなったため、よりレベルの高い業務に注力できるようになり、業務に対する満足度が向上しました。これにより、World Omni との仕事の継続につながる可能性も高くなりました。 主な費用

導入に関する主なコストには、人件費、コンサルティング費用、ソフトウェア費用、ハードウェア費用、研修費用などがあります。その中でも、人件費は最も大きなコストです。人件費には、プロジェクトを実施するための初期スタッフと継続的なスタッフにかかる費用と、よりコストの高い回収代理業者の代わりとして World Omni が採用した追加の回収事務員にかかる費用の両方が必要になるためです。

ソフトウェア: 5%

ハードウェア: 1%

コンサルティング: 38%

社員: 56%

研修: 1%未満

総額: 1,428,782 ドル

投資回収率(ROI)の計算

Nucleusは、ソフトウェア、ハードウェア、コンサルティング、社員、研修にかかるコストを3年間にわたって計算し、World OmniによるIBM FileNetへの投資額を定量化しました。World OmniはFileNetのライセンスを既に購入していたため、Nucleusは、World OmniによるFileNetへの総投資額と、回収プロセスによって駆動されるシステム内のトランザクションのボリュームに基づいて、ライセンスの保守にかかる初期コストと継続的なコストを見積もりました。

定量化された直接的な利益は、自動化と印刷物の減少の結果、回収代理業者の総負担費用がフルタイムの回収業務に再配分されたことです。定量化された間接的な利益には、自動車を短時間でオークションに出品できるようになったために減価償却費の節約につながったことや、すべての回収通知文書を法的な拘束力のある文書にすることにより、World Omniの回収額におけるローン損失額が減少したことなどが挙げられます。Nucleusは、年間の回収件数と、システム導入以前の平均回収件数を基に、これらの節約額を控えめに見積もっています。回収プロセスの促進に関連する運転資金の節約額と、滞納額の減少は、改善された回収業務に直接影響するため、これらの金額については定量化されていません。

年間投資回収率 (ROI): 64%

回収期間: 1.56 年

年間の平均利益額: 785,521ドル

年間の総保有コスト: 476,261ドル

直接利益: 84%

間接利益: 16%

総額: 2,356,563 ドル

財務上の前提条件

すべての政府税率: 50%

割引率: 8%

 

お客様情報

JM Family Enterprises は、1968 年に創設された総合的な自動車関連企業です。この会社は、自動車の販売と加工、金融サービスと保証サービス、保険、小売、マーケティングとコンサルティング、販売店のテクノロジー製品とサービスなどの事業に注力しています。フロリダ州のディアフィールド・ビーチに拠点を置くJM Familyは、株式非公開の企業です。その子会社である World Omniは、消費者向けの間接的なリテール金融とリース金融、営利目的の特約店金融、サード・パーティーのポートフォリオ管理とサービス、転売サービス、卸売フロアプランの会計管理とリスク管理のほかに、在庫確認や車両点検などのフィールド・サービスを提供する企業です。

 

テクノロジープラットフォーム

ソフトウェア

Solution Category

  • IBM Hybrid Cloud
    • E&U: Power Generation Optimization (PGO)