京セラ株式会社
全社の出張旅費精算フローをSAP Concurで一気通貫にデジタル化し、 業務工数を3割削減

京セラ株式会社(以下、京セラ)は、製造部門や間接部門でIoTやAI、クラウドなどを活用して進めるデジタル変革の一環として、紙の申請書類をベースに多くの工数をかけて運用されていた全社の旅費精算フローのデジタル化を進めています。IBM Global Business Servicesの支援で新旅費精算システムとしてクラウド型出張・経費管理サービス「SAP Concur」を採用し、間接業務におけるリモート業務の実現と展開を模索。キックオフから約1年半をかけて本社および全国拠点への展開を完了させると、目標としていた約3割の工数削減を達成しました。同社は次なるステップとして、システムに蓄積したデータを活用して申請ミスなどを防止するとともに、旅費精算業務のさらなる効率化を通じてコスト削減および間接業務の生産性向上を目指しています。

ビジネス上の課題

京セラは、製造部門や間接部門で進めるデジタル変革の一環として、本社および全国の工場や事業所で働く社員の旅費精算を対象にした経費精算業務の改革を進めています。従来の旅費精算業務は、申請者が複数のシステムに手入力し、所管部門がプリントアウトして目視でチェックするというアナログな方法で運用していました。申請、旅券手配、精算の各フローを管轄する部門や規定が異なるため社員(ユーザー)にとっては煩雑で多くの工数がかかり、目視チェックによる抜け漏れやミス、外部連携などシステムの拡張性、企業規模の拡大に対応できる効率性などの面でも課題を抱えていました。

概要と経緯

京セラは、旅費精算の業務工数を3割削減する目標を掲げ、新旅費精算システム導入の検討を開始。ベンダー各社のソリューションを検討した結果、IBM Global Business Services(GBS)が提案するクラウド型出張・経費管理サービス「SAP Concur」の採用を決めました。採用の理由として、同社関係者は「豊富な導入・稼働実績」「国内外グループ会社や他業務への展開が可能」「拡張性やスケーラビリティーの高さ」などに加えて、GBSが事業部門の独自性を尊重する京セラの経営に適した導入の仕方を関係者とともに試行錯誤したことを挙げます。同社は、まずパイロットエリアとして本社と管轄拠点に導入した後、その経験を踏まえて全国の工場や事業所などの拠点に順次展開し、全社導入を完了させます。

効果と今後の展望

Concurの運用を開始した京セラは、導入完了の翌月に目標とする3割(約3,000時間)の工数削減を達成します。その後に新型コロナウイルスの流行が拡大して在宅勤務が本格化する中でも、Concurを活用することでユーザーと間接部門の双方で支障なく業務遂行ができています。また、ペーパーレス化や旅券手配との連携による利便性向上を歓迎する声も寄せられています。同社は今後、システムに蓄積したデータをIBM独自のConcur機能拡張サービスである異常値検知ソリューションを活用して分析し、申請漏れや重複申請などを検出する分析機能の充実に取り組む計画です。

当事例で使用されている主な製品・サービスは下記の通りです。

  • SAP Concur
  • 経費精算業務コンサルティング・サービス

当事例に関する図表を含めた詳細な情報は、事例PDFよりご覧いただけます。

京セラ独自の考え方に合わせた使い方をベースとしながら、Concurの利点を生かすために運用を変えるべきところはしっかりと提案をもらい、計画の立案やスケジュール管理についても多くのアドバイスをいただいたほか、各拠点の説明会では一緒に質疑応答まで対応いただきました。現場の社員もIBMの説明によって納得に至ることが多々あるなど、導入において非常に重要な役割を担っていただきました 大阿久 一郎氏 経営管理本部 財務部長 京セラ株式会社
次のステップ
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