Karnov Group社は、デンマークとスウェーデンの法律情報サービス市場のリーダーとなっていますが、同社の急速な成長は、多くのスプレッドシート・ベースの財務プロセスの変革の動機づけとなりました。

Kapacity社と協力して、Karnov Group社はIBM Planning Analyticsを使用して財務統合、予算編成および計画プロセスを再設計し、オートメーションを進め、透明性を高め、手動のスプレッドシート作業を削減しました。

Karnov Group社は、混乱の嵐を乗り越え、これまで以上に強くなった企業の一例です。150 年以上前に法律業界向けの出版社として設立されたこの組織は、2000年代初頭にオンラインの未来を中心にビジネス・モデルを再焦点化する必要があることに気づきました。現在、同社はスウェーデンとデンマーク両国の法律専門家向けの最大のデジタル情報サービス・プロバイダーです。

Karnov Group社のビジネス・インテリジェンス・マネージャーである Kasper Andersen氏は、「当社のデジタル・サービスへの転換は大いに成功し、成長が加速しています。過去2年間で、当社は組織的にも買収を通じても大幅に成長しました。」とコメントしています。

Karnov Group社の財務チームは、より大規模で複雑な組織を監督することになったため、既存の財務分析とレポートのプロセスでは、社内外の利害関係者からの増大する要求に対応しきれないことに気づき始めました。

Kasper Andersen氏は、「当社の本社はコペンハーゲンにありますが、法的には英国の株式ファンドが所有するスウェーデンの企業です。当社には為替の影響と会社間の影響に対処する必要があり、経営陣、取締役会、銀行、そしてロンドンのオーナーに報告する必要があります。」と語っています。

「複雑さは常に増大していますが、私たちの目標は、毎月、より早く作業を完了することです。私たちは2つの選択肢しかない段階に達していました。財務プロセスの一部を自動化する方法を見つけるか、ビジネスの成長に合わせて追加の人員を雇用し続ける必要があるという事実に直面するかのどちらかでした。」

同社は、予算編成と財務統合という、既存のプロセスに特に負担がかかる2つの領域を特定しました。

Kasper Andersen氏は、「毎年秋に、スプレッドシートの予算業務テンプレートを社内のマネージャー全員に電子メールで送信していました。彼らがそれに入力して返信してきたら、私たちはデータをより大きなスプレッドシートに統合し、それを財務システムに手動でロードする必要がありました。それは膨大な手作業であり、ビジネス・コントローラーであることは楽しいことではありませんでした。」と語っています。

「財務統合とレポートもスプレッドシートで行いましたが、スプレッドシート・モデルが大きすぎて複雑すぎるという状況にありました。私たちは、数値の準備と照合に費やす時間を短縮する、より監査適合性の高いシステムを望んでいました。目標は、財務分析とレポートの品質向上にリソースを集中し、財務ビジネスのサポートにリソースを解放することでした。」

Karnov Group社はすでにIBM Planning Analyticsを使用して予算編成および統合プロセスを合理化しており、事業全体のコスト・センター・マネージャーとグループ財務チームの両方にとって、よりシンプルで自動化されたワークフローを作成しています。

現在、同社が新しい予算サイクルに着手する際、コスト・センター・マネージャーはWebインターフェースを介してIBM Planning Analyticsシステムに数値を直接入力できます。これにより、スプレッドシートをEメールで回覧する必要がなくなります。数値は即座に検証されてデータ品質が向上し、多くのフィールドが自動的に計算されるため、時間を節約し、ユーザーが手動で入力する必要があるデータの量が削減されます。

財務チームの観点から見ると、予算の数値をマスター・スプレッドシートと照合するという退屈でエラーが発生しやすい作業がなくなりました。IBM Planning Analyticsが数値を集計し、即時に更新を提供します。また、どのコスト・センター・マネージャーが数値を提出したか、どのコスト・センター・マネージャーに通知する必要があるかを簡単に確認できます。これにより、フォローアップのメールや電話にかかる時間を節約できます。

Kasper Andersen氏は、「予算のためにIBM Planning Analyticsを使用するのは今回が初めてなので、新しいシステムの精度を検証するのに多くの時間を費やしました。しかし、今ではこのプロセスに自信を持っているので、次の予算サイクルでは大幅な時間を節約できると期待しています。」と語っています。

IBM Planning Analyticsは同社の財務統合プロセスも変革し、月末の締め作業を加速し、意思決定者が必要な洞察を迅速に得られるようにしました。

Kasper Andersen氏は、「すでに月次の連結財務数値が以前よりも数日早く発表されています。これにより、スピード、安定性、そして数値に対する自信が得られました。私たちは、より構造化され監査適合性の高い方法でグループ全体の財務数値を統合しているため、結果に対してより大きな自信を持っています。つまり、数値の確認に費やす時間が減り、実際の財務分析により多くの時間を費やすことができるのです。」と語っています。

Karnov Group社の財務チームは、当面の将来を見据えて、財務予測プロセスをIBM Planning Analyticsにも移行する作業を現在進めています。

Kasper Andersen氏は、「当社の現在の予測プロセスは非常に手間がかかるため、管理者は将来に必要な財務見通しを提供するのに十分な速さで予測を作成するのが難しいと感じています。Karnov Group社にとって、IBM Planning Analyticsは、より迅速かつ定期的な予測を行うための前提条件となるでしょう。」と締めくくっています。

Karnov Group社（ibm.com外部へのリンク）は、法務、税務、会計の分野の専門家向けの情報ソリューションを提供するスカンジナビア最大のサプライヤーです。同社は、40,000人を超えるユーザーがより適切な意思決定をより迅速に行えるようにする知識と洞察を毎日提供しています。Karnov Group社は、コペンハーゲン、ストックホルム、マルメにオフィスを構え、230名を雇用しています。