Business Challenge story

非営利団体であるSt. Vincent Healthは、常により効率的な方法を追及しています。過去15年の間に、この非営利団体 は、IBMビジネス・パートナーのCGI Group Inc.の協力を得て、パフォーマンスを向上し、経費を抑制してきました。まず、法的医療記録をスキャン、配布、保存、および管理するために CGI Sovera Health Information Management (HIM)システムを実装しました。次に、請求後プロセスと回収プロセスを自動化するためにCGI Sovera Patient Financial Services (PFS) システムを導入しました。この両方のシステムの中心にIBMエンタープライズ・コンテンツ管理 (ECM)プラットフォームがあります。

次は、紙のインボイスとヘルス・システム全体で必要とされる個別の承認を何とかする必要がありました。大部分が紙による電子メール駆動型買掛金 (AP) プロセスは20組織のうちの7つの組織だけを対象として集中化されていました。この大組織では、インボイスのコピーをスキャンし、部門間メールに添付し、個別の承認者に送信していました。スキャナーは処理が遅く、添付ファイルの容量が電子メール・システムを機能不全に陥らせてしまいました。取引先の質問に答えたり、資料を探したりするのは大仕事で、しばしば、インボイスを離れた場所から持って来るように依頼しなければなりませんでした。また、インボイスの承認者と承認日に対する管理が限られていたために、説明責任も果たせませんでした。

さらに、St. Vincentは保管上の問題を抱えていました。この団体ではインボイスと補足資料を7年間保管しておく必要があります。そのため、毎月、紙の文書の保管料が発生していました。

Sovera HIMおよびPFSソリューションでの成功に基づいて、St. Vincentは組織間の枠を越えてAPプロセスを集中化して合理化するシステムをサポートするために基盤となるECMプラットフォームの使用を拡大したいと考えていました。

Transformation

St. Vincentは、使い慣れたECMテクノロジーで稼働するSovera APソフトウェアを実装するためにCGIに協力を依頼しました。コンテンツ管理とワークフローに Datacap Taskmaster Accounts Payable CaptureソフトウェアとIBM FileNet Business Process Managerアプリケーションを使用すれば、紙、電子メール、およびファックスで送られたインボイスの鮮明な画像を作成して、 IBM FileNet Content Managerに電子文書を保存する前にそのデータを確認できます。内蔵の指紋テクノロジーを使用すれば、職員は、さまざまなインボイス形式のフィールドを読み取るようにシステムを「訓練」して、自動化を新しい取引先にまで拡張する最大限の柔軟性を享受できます。システムに組み込まれたFileNetソフトウェアがLawson製のAPアプリケーションを統合して、APクラークがURLをクリックするだけで特定のインボイスを表示できるようにします。

IBM FileNet Business Process Managerソフトウェアを使用すると、一定の範囲の取引先とインボイス・タイプに関する自動ワークフローを簡単に作成できます。各ワークフロー・プロセス内では、アクションが自動的に記録され、規制要件、コンプライアンス要件、および財務報告要件を満たすための管理が実施されます。

Benefits

ペーパーレスで監査可能なAPプロセスを使用して取引決済を高速化することにより、毎月の保管コストが削減され、承認時間が短縮されます。

  • インボイス承認にかかる時間を短縮、月末の会計の閉めを早期化
  • 監査人がセキュアなログオンを使用して必要な情報にオンラインでアクセスすることにより、数週間の監査準備期間を排除
  • 保管コストの削減、電子メール・システムが排除されることによる生産性の向上

お客様情報

St. Vincent Healthは、インディアナ州中央部の46の郡にサービスを提供している20の組織で構成される非営利団体です。

テクノロジープラットフォーム

ソフトウェア

Solution Category

  • IBM Hybrid Cloud