Business Challenge story

業務フローに沿って契約書類を体系的に管理したい

保険仲立人業(保険ブローカー)を手掛けるMSTリスクコンサルティング株式会社(以下、MSTリスクコンサルティング)は、東京・名古屋・大阪に営業拠点を擁し、海外の保険マーケットにもアクセスする保険仲立人です。日本における保険募集は保険会社の代理を務める「保険代理店」が一般的ですが、世界的には、顧客に最適な保険を中立的な立場で提案する保険ブローカー(insurance broker)が広く知られている業種です。

同社の管理部長 兼 営業事務部長の佐藤敦氏は、文書管理システム導入の目的について、「契約書類を体系的に管理することで案件の進捗も見える化でき、業務ノウハウの共有にもつながります」と説明します。

契約書類などの文書を紙ベースで保管するという従来の業務スタイルでは、現場で得たノウハウを他のスタッフが参照できません。業務の進め方も個人に依存することになり、属人化してしまいます。

また都心に拠点を構える同社で、膨大な書類を紙ベースで長期間保管し続けることは、スペースの無駄にもなります。

「契約に関わる書類は法律で定められた期間保存する義務があります。これまでも法制度に則り適切な保管を行ってきましたが、業績の拡大とともに書類の量も増大してきました。書類をただ保管するのではなく、体系化して蓄積することで検索しやすくし有効な知見を見い出せるようにすることで、お客様にさらなる価値を提供できます」(佐藤氏)。

そのほか、外部からの調査・監査にも、正確に対応できるようコンプライアンスを強化したいという狙いもありました。

Transformation

導入実績と稼働の安定性、製品の柔軟性を評価

こうしたことを背景に、MSTリスクコンサルティングでは、2012年に文書管理システムの導入を検討しました。

当時を振り返り佐藤氏は「複数製品の候補から、検索性や安定性、データの格納量といった性能面を評価しました。また、人手に頼らずとも、業務フローに沿って案件ごとに書類を自動的に体系化して蓄積するために、『人とデータをつなぐインターフェース』の部分の作り込みが必要だと考えました。カスタマイズに柔軟に対応できるソリューションを探していました」と話します。

そうした条件に合致したのが、立山システム研究所の電子文書管理システム「SFS」でした。銀行や法律事務所など厳格な文書管理を必要とする組織での導入実績が高く評価されたほか、「業務フローにフィットするようカスタマイズ」できることが決め手になりました。

インフラとなるハードウェアには「System x 3650 M4」が、ミドルウェアには「WebSphere Application Server」「DB2」が採用されました。

佐藤氏はIBM製品を選択した理由について、「システムの安定性や信頼性、SFSとの親和性に加え、長期的なシステム展望を見すえた結果です」と話します。

同社では基幹業務用サーバーにもIBM製品を採用しており、将来的にシステムを有機的に連携させたり、今後の業務拡大への対応を考えたときに、WebSphere Application ServerやDB2の拡張性や柔軟性が生きてくると考えたのです。

Benefits

案件ごとに必要な書類を保管し、業務フローの進捗を管理

SFSによる文書管理が実現したことで、当初からの狙いであった「業務フローに沿った文書の体系的な管理」や「知見の蓄積・共有化による業務ノウハウの標準化」に向けた環境が整いました。

佐藤氏は、「立山システム研究所に業務フローを十分に理解してもらった上で作り込みを行い、案件に必要な文書を体系的かつ自動的に保存される仕組みを構築できました。1つの案件で10種類以上の書類が必要な場合もあります。案件の進捗状況や、必要な書類がすべてそろっているかなどが、ひと目で確認できるようになりました」と、その導入効果を語ります。電子データはそのままデータベースに取り入れ、紙媒体はQRコード付きの表紙と同時にスキャンすることで、スキャン後のデータの仕分けを自動化。SFSによって紙と電子データを隔たりなく一元管理できるようになり、業務の属人化も解消されました。

検索も容易に行えるため、経験豊富なスタッフがどのような業務展開をしたのかを確認することもできます。その履歴をたどることで、新人スタッフがポイントを学べるなど、業務ノウハウの共有が可能になるわけです。「社内の知見の共有化では、紙を見るよりも、データベース化したデータを画面上で見る方が効率的です」と佐藤氏はノウハウを社内で展開しやすくなったと話します。

さらに、経営層が目的としていたコンプライアンスの強化にもつながりました。外部からの調査・監査に対応して迅速かつ正確に文書を閲覧でき、媒体の種類を問わずにエビデンスを提出できる体制基盤が整備されたのです。

将来の展望

定着と活用に向けて、社内への浸透を促進

「ユーザーには『慣れ』が必要です。現在は社内へ浸透させ活用を促進している段階です」と佐藤氏が語るように、同社の国内3拠点の社員のほとんどがSFSを使うなど、社内への浸透を進めています。

しかし佐藤氏の頭の中には、このシステムを次のフェーズへと進化させる青写真がすでに描かれています。他のシステムとも連携させて、得意先や案件に関する情報をうまく引き出して活用することです。

「システムが相互に有機的に連携することで、文書管理システムがより生きてくると期待しています。まだ文書管理がスタートしたばかりですが、将来を見すえた取り組みを行っていきたいと思います」(佐藤氏)。

MSTリスクコンサルティングの情報活用に関する取り組みは、まだまだ進化していきそうです。  

お客様情報

保険会社と契約者を仲介し、契約者(顧客)に最適な保険の締結を支援する「保険仲立人(保険ブローカー)」業を軸に、「再保険」「リスクコンサルティング」などの業務を展開しています。

 

ビジネス・パートナー

 

ネットワーク関連製品をはじめ、センサー技術やソフトウェア開発などのITソリューション、映像関連製品を展開。電子文書管理システム「SFS」は、内部統制やナレッジ管理を実現させるソリューションとして高く評価されています。

 

テクノロジー・プラットフォーム

 

ハードウェア

ソフトウェア

ソリューション

Solution Category

  • Other