Business Challenge story

業務プロセスの可視化は、システム要件を定義するための最も重要なツール

JBSにとって、社内基幹システムの刷新は、関連会社との相乗効果を高めるためにも解決しなければならない課題の1つでした。「個別最適化のために何度も手が加えられ、従来の基幹システムを関連会社にうまく展開できずにいました。このような状況では、効率が上がりませんし、関連会社との相乗効果も高まりません」。JBS 情報システム部 部長の田中祐司氏は、社内基幹システムの問題点をこのように話します。

この課題を解決するため、JBSは社内基幹システムの刷新を図ることにしました。しかし、これまでJBSで行われていた業務のフローやプロセスは、お客様ごとや担当者ごとに基本ルールやマニュアルとは違っている場合が多く、実態として何が標準かが分かりづらくなっていました。

「業務のフローやプロセスは、特例が多く複雑なものになっていました。これでは個々のプロセスだけを見て最適化を図っても意味がありません」(田中氏)。

そこで、JBSはまず業務プロセスを共通化し標準化することから対処することにしました。共通化し標準化することで、関連会社との役割分担も明確になり、今後の企業規模の拡大にも対応できると考えたからです。

「どのように業務を進めていけば標準的な通常の業務プロセスになるのかを描いた後、その周辺に他の業務プロセスを描いていこうと考えました。社内基幹システムの要件を定義するためにも、まず業務プロセスを可視化することにしました」(田中氏)。

また田中氏は、業務プロセスを可視化することで、社内基幹システム刷新のためのプロジェクトメンバーが業務プロセスを理解できるとも考えました。業務プロセスを理解できれば、システムに関する実務担当者との対話もスムーズになるからです。従って、まず対処すべきことは、業務プロセスを可視化することでした。

Transformation

共有しやすく操作性に優れたクラウド上のSaaSアプリケーションであるIBM Blueworks Liveを推奨

田中氏は、関連会社の1つで、業務プロセスの改革や可視化を事業の中核に据えているJBSソリューションズ株式会社(以下、JBSソリューションズ)の意見を聞いてみることにしました。

「JBSソリューションズは、業務プロセスの可視化に関するノウハウを持っている会社だと認識しています。これまでもITインフラやネットワークの改善時に社内の専門部隊に協力してもらっていましたので、まずJBSソリューションズの協力を得ようと考えました」(田中氏)。

田中氏からの相談を受けたJBSソリューションズは、IBM Blueworks Liveを使った業務プロセスの可視化を提案しました。

JBSソリューションズ BPM事業部 BPM/BAソリューション部 BPMソリューショングループに所属し、IBM公認のBPM技術製品資格者である長島直子氏は、IBM Blueworks Liveを推奨した理由を次のように話します。

「IBM Blueworks Liveは、クラウド上のSaaSアプリケーションで、業務プロセスを可視化するために多数のユーザー間で共有しながらフローを作成したり、コメントを付けることができます。また、操作も直感的で分かりやすいので、特別なトレーニングも必要なく簡単に使えます。ドキュメントなども添付できるため、情報を集約してユーザー間で共有する作業にも使いやすいと思っていました」。また長島氏自身にも、IBM Blueworks Liveを使ってプロジェクトを進めたいという思いがありました。JBSでの業務プロセスの可視化にIBM Blueworks Liveが使われることで、その過程がBPMアナリストとしての長島氏にとって大いに参考になると考えたからです。

Benefits

同一画面で業務フロー全体を俯瞰したり、個々のプロセスの詳細を確認しながらレビューを実施

JBSソリューションズからの推奨を受け、JBSはIBM Blueworks Liveによる業務プロセスの可視化作業を開始しました。JBS 情報システム部 EAリノベーション推進グループの土坂裕人氏は、初めてIBM Blueworks Liveを使ったときの感想を次のように話します。

「これまで使っていたBPMツールでは、業務フローのプロセスを削除したときに思いどおりに余白などが修正されず、手作業で調整する必要がありました。IBM Blueworks Liveの自動修正機能では、そのような余分な作業が必要なく、かなり時間を節約できるという印象を持ちました」。

さらに土坂氏は、実務担当者との対話の場でもIBM Blueworks Liveが役立っていると言います。

「従来のツールでは、プロセス数が多くなり業務フローのサイズによっては、フロー図を途中で区切って画面を遷移させなければなりません。このときに操作を誤ると、参加者の集中も途切れてしまいます。IBM Blueworks Liveでは、縦横にスクロールさせながら業務フローを確認できます。このため、常に一連の流れを見ることができますし、参加者も集中し続けることができます。実務担当者を交えた要件定義の作業には便利な機能です」。

業務プロセス全体と個々のプロセスの詳細を簡単な操作で切り替えられることも、実務担当者との対話の場に力を発揮しています。「全体の俯瞰図と各プロセスの詳細なフローを同一画面でも確認できるので、実務担当者との話し合いの場で要件を一致させたり、共通認識を得るときに非常に便利です。現場担当者の生の声をその場で簡単にプロセスに反映することができます」(土坂氏)。

田中氏や長島氏も、業務プロセスをレビューする立場からIBM Blueworks Liveを次のように評価します。

「業務プロセス全体を見ていて、あるプロセスの詳細が正しいかどうかを、その場ですぐに確認できます」(田中氏)。

「業務フローを進めていきながら、どのような入力があるかを繰り返し確認できるなど、参加者全員で業務を確認するためのビューとして工夫されています。また、SaaSの利便性という意味では、離れたフロアにいる土坂さんの作成しているプロセスを異なる場所から見て、コメントしたりプロセスを修正したりするといったコラボレーション機能によるプロセス整理作業も容易に実施可能でした。ソーシャルネットワーキングの利便性がこのBlueworks Liveに含まれており、今までにない新しさを感じています」(長島氏)。

IBM Blueworks Liveのチャットモードを利用することで、導入直後の利用にもまったく不安はなかったと土坂氏は言います。

「チャットモードを使って長島さんに問い合わせをし、回答をもらったり使い方を相談したりできました。相談しながら業務フローを描けたので安心でした」。

長島氏も、IBM Blueworks Liveの導入のしやすさを次のように話します。

「JBSに対して特にトレーニングなどは行っていません。最初にプロジェクトメンバーを対象にデモンストレーションという形でIBM Blueworks Liveを紹介し、一般に配布されているスタートアップ・ガイドを手渡しただけで、すぐに使い始めることができました」。

 

将来の展望

あらゆる処理の流れをIBM Blueworks Liveで描く

JBSは社内基幹システムを刷新するプロジェクト達成のため、現在もIBM Blueworks Liveを使って要件定義や業務フローを作成しています。プロジェクトの推進役でもある田中氏は、IBM Blueworks Liveの有用性を次のように語ります。

「もともと、プロジェクト内で業務フローを描くためにIBM Blueworks Liveを使い始めました。しかし、システム間の関係や処理の流れなど、フローが存在するものならばどのようなものもIBM Blueworks Liveを使って描けると思い始めています」。

業務プロセスを整理するときにIBM Blueworks Liveが有効なツールになると長島氏は言います。

「業務フローを描くためツールは数多くあります。しかし、業務フローを描いたり業務プロセスを整理したりするためには、いったん業務の棚卸が必要です。業務に関することであれば、どのようなものでもすべて出してくださいと言ったときに、IBM Blueworks Liveは有効なツールになります。SaaSアプリケーションであるIBM Blueworks Liveを使うことで、業務に関するあらゆるものを1カ所に集めることができます」。このような業務の棚卸を行った後には、コンサルタントなどの専門家が実務担当者と意見交換しながら業務を整理することができます。

同様に、IBM Blueworks Liveが業務マニュアルの作成や整理にも有効なツールになると田中氏は話します。

「すでに、さまざまな部署に業務マニュアルがあると思います。また、業務マニュアルを作っておきたいと考えているはずです。しかし、実際に作られた業務マニュアルは、内容の粒度や順序がばらばらで、どこに必要なことが記載されているかが分からないものになっています。このような問題もIBM Blueworks Liveを使うことで解決できると思います」。

今後もJBSは、IBM Blueworks Liveを使って描いた業務フローを生かし、システムをより良いものにしていくでしょう。

 

お客様情報

お客様名:日本ビジネスシステムズ株式会社

1990年創業の日本ビジネスシステムズ株式会社は、さまざまなニーズに即した幅広いソリューションをできるかぎり短期間で実現するよう常に心がけています。お客様の立場で考え、既存の価値観にとらわれることなく提案し、高い技術と豊富な実績に基づいて戦略的な情報システムを実現している同社は、現在さまざまなITサービス事業を提供しています。

お客様名:JBSソリューションズ株式会社

2007年設立。2009年、日本ビジネスシステムズ株式会社の100%子会社に。業務内容は、業務&ITコンサルティング、システムインテグレーション、ソフトウェア&サービスの受託開発・運用サービス、ビジネスプロセスアウトソーシングサービス、オフショア開発サービス、Webマーケティング&Webデザイン・開発。

 

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