Business Challenge story

この都市は、計画プロセスと監督プロセスを強化し、持続可能な開発を促進するために、文書を電子化する必要がありました。

課題

この都市は、名高いデザイン・センターとして、環境に対する開発の影響を最小限に抑えることに熱心に取り組んでいます。この姿勢が都市計画と建築の申請プロセスと承認プロセスを促進しています。重要な課題は、許可証、建築略図、電気製図、土地測量図、市街地図などのさまざまな文書を含む、関連する膨大な量の紙の管理です。

この都市は、計画と監督を強化し、持続可能な開発を促進するために、文書を電子化する必要がありました。まず、技術・環境問題課内でパイロット・プログラムに着手しました。都市活動の約5%を担うこの課は、100~200万件の記録を管理しています。その中には100年以上前のものも含まれています。また、種類、サイズ、および形式がさまざまな文書を扱う約100のプロセスも管理していました。この課は、歴史的記録の保管所から遠く離れた場所にあるたった1つのサービス・センターから市民、プランナー、デベロッパー、および請負業者にサービスを提供していたため、文書要求にタイムリーに応じることが困難でした。

Transformation

この都市は、紙を使用しない建築申請と方針の見直しを目的とした電子文書管理および保管ソリューションの実装をIBMとIBMビジネス・パートナーのElinar Oy Ltd. に協力を依頼しました。

作業の大部分は、プロセスの定義、メタデータの作成、および新しい自動システムに入力する文書の準備で占められていました。プロジェクト・チームは、その国の国立公文書館の作業に合わせてビジネス・ルールの調整も行いました。国の保管ノルマと基準が確定される前にパイロット・プロジェクトが始まったため、これは継続的な取り組みになりました。

フェーズ1の終了時点で、新しいプロジェクト要求の電子化が完了しました。紙の蓄積が削減された一方で、紙の保管を排除するという目標を達成するためにまだまだ多くの作業が残っています。既存の紙の記録をすべて電子形式にスキャンし終わるまでに5年から7年はかかると見られています。

Benefits

許可プロセスが合理化され、よりタイムリーで環境に優しい開発を目指して監督が強化されました。

  • スタッフを増やすことなく、市民、プランナー、デベロッパー、および請負業者に対するサービスを向上
  • 紙を使用しない建築申請と方針の見直しを通して開発プロセスを促進
  • 関連文書および記録へのアクセスを改善し、環境の影響をより迅速かつ正確に評価

将来の展望

将来的に、利害関係者のコメントの収集と確認、および問題の特定と解決にIBM Case Managerソフトウェアを使用することも検討されています。このような共同作業を可能にすることにより、計画サイクルの短縮と問題解決の促進が期待されます。

お客様情報

この北欧の都市は、人口が100,000人を超える大都市で、その環境技術の高さで知られています。

テクノロジープラットフォーム

ソフトウェア

Solution Category

  • IBM Hybrid Cloud
    • Govt: Government Accountability - Cost Efficiency