Cos'è l'order to cash (O2C)?

Il processo O2C (o OTC) copre più dipartimenti, tra cui vendite, servizio clienti, gestione del credito, distribuzione e logistica, crediti e altro ancora. L'ottimizzazione order to cash mira a ridurre il tempo che intercorre tra la ricezione di un ordine e il pagamento dell'azienda. In questo caso, il sistema O2C è una parte fondamentale per mantenere un flusso di cassa sano.

Lo stato di salute di un sistema O2C può influenzare direttamente la gestione della supply chain e le  procedure di gestione dell'inventario.

Il processo order to cash non deve essere confuso con il quote do cash (Q2C o QTC), che è un processo aziendale end-to-end più ampio. Il Q2C inizia prima della vendita iniziale e include passaggi precedenti come la preparazione del preventivo, la negoziazione dei prezzi e la creazione e la finalizzazione di termini e contratti. Quando l'affare si chiude e diventa un ordine, confluisce nel processo order to cash. I processi O2C sono quindi un sottoinsieme del processo Q2C.

Il Procure to Pay (P2P) rappresenta il lato opposto: un processo end-to-end che gestisce il modo in cui un'azienda acquista dai fornitori. Piuttosto che concentrarsi sui ricavi e sugli afflussi, il P2P si concentra sulle spese e sui deflussi.

Le aziende possono avere ottime vendite e clienti soddisfatti, ma una pianificazione inadeguata del processo order to cash può bloccare i ricavi e lasciare le aziende senza un capitale circolante adeguato. La Camera di Commercio degli Stati Uniti cita i problemi di flusso di cassa come motivo principale del fallimento delle piccole imprese, citando i dati del Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti. 

La frammentazione del processo order to cash è un problema enorme per mantenere registri affidabili e accurati. Potrebbe includere più piattaforme ridondanti, team senza linee di comunicazione chiare, più fonti di verità e inserimento manuale dei dati. Ottimizzare l'O2C può risolvere i problemi di flusso di cassa, migliorando l'esperienza del cliente, riducendo i costi operativi e aumentando lo stato di salute finanziaria di un'organizzazione.

Un sondaggio BlackLine del 2024 È emerso che quasi il 40% dei direttori finanziari "non si fida completamente dei dati finanziari della propria organizzazione". Il sondaggio identifica come questioni chiave processi manuali, mancanza di visibilità del flusso di cassa, tempo sprecato, aumento degli errori e dati di previsione imprecisi. Un sistema moderno ed efficiente di gestione degli ordini e dei pagamenti può contribuire a risolvere questi problemi.

Un sistema O2C ottimizzato (spesso automatizzato) può accelerare molte fasi del processo di ordinazione. Le fatture vengono create e inviate istantaneamente. Gli avvisi di riscossione vengono inviati automaticamente e regolarmente in conformità con le best practice per garantire il pagamento. Una gestione del credito ottimizzata consente una verifica più rapida della fattibilità. Tali ottimizzazioni aiutano a garantire che i pagamenti vengano effettuati più rapidamente e in modo più affidabile, con una documentazione più solida.

La perdita di ricavi, che si riferisce al reddito che un'azienda ha guadagnato ma non ha riscosso, può derivare da problemi di elaborazione dei pagamenti, errori di fatturazione, discrepanze di prezzo e altri problemi. L'inserimento manuale e l'errore umano sono cause comuni di perdita di ricavi, e l'automazione e altri miglioramenti del ciclo order to cash possono aiutare a risolvere questi problemi.

Ad esempio, un ciclo di vita ottimizzato tra ordini e contanti aggiorna automaticamente i listini prezzi per garantire che ai clienti non vengano addebitati costi inferiori o eccessivi. Le offerte promozionali scadute vengono rimosse alla loro scadenza, senza il rischio che un errore umano le mantenga in vita. Le spedizioni attivano automaticamente e immediatamente la creazione e la consegna di una fattura.

I sistemi automatizzati possono sostituire le noiose e ripetitive pratiche di inserimento manuale dei dati e ridurre i costi di manodopera. Tassi di errore ridotti (grazie all'eliminazione dell'inserimento manuale) e maggiore efficienza operativa possono anche ridurre i costi derivanti dalla ricerca e correzione degli errori. Un intervistato tra i CFO ha rilevato che si possono risparmiare milioni di dollari con questo tipo di automazione.

La semplificazione e l'automatizzazione del processo O2C può essere vantaggiosa anche per il cliente, per l'acquisizione di nuovi clienti e per il miglioramento della relazione business-to-customer. Un processo migliore può favorire un'elaborazione più rapida di fatture e altra documentazione, tempi di spedizione più rapidi, processi di spedizione più efficienti e una riduzione di errori come errori di fatturazione, consegne in ritardo e notifiche inaccurate.

I passaggi fondamentali dell'O2C permettono a un'organizzazione di vendere, tracciare, spedire, fatturare, fatturare e registrare le vendite in modo efficiente. Il ciclo order to cash comprende generalmente questi passaggi:

Il processo O2C inizia con un ordine. L'ordine può provenire da varie fonti: venditori, un ordine online tramite una piattaforma di e-commerce, e-mail e persino telefonate. La gestione degli ordini include diversi elementi vitali:

• Registrazione dell'ordine del cliente, indirizzo di consegna, data d'ordine, data prevista di consegna e prezzi
  
• Verifica dei prezzi rispetto al catalogo prodotti, una singola fonte affidabile di riferimento per le informazioni sui prodotti, al fine di garantirne la coerenza.
  
• Applicazione di eventuali sconti o promozioni
  
• Determinazione dei metodi di spedizione per allinearli alle esigenze e ai budget dei clienti

I sistemi di gestione degli ordini sono talvolta applicazioni software autonome, ma spesso fanno parte di suite più ampie di Order Management ERP SaaS. Le organizzazioni potrebbero scegliere piattaforme OMS specializzate se il loro settore richiede autorizzazioni specifiche in materia di privacy o sicurezza (ad esempio, enti di governo o strutture sanitarie), oppure se si affidano a software o processi legacy.

La gestione del credito valuta la solvibilità finanziaria di un cliente per garantire che i pagamenti vengano effettuati nei tempi previsti. Per alcune attività commerciali, questo passaggio non è necessario: le attività che accettano solo contanti non hanno bisogno di controlli del credito, così come molte attività retail che richiedono il pagamento immediato.

Tuttavia, per molte altre imprese, gestire la sostenibilità creditizia è una parte essenziale del monitoraggio e della minimizzazione del rischio. La gestione del credito in genere comprende:

• Raccolta e valutazione dei dati dei clienti per la sicurezza finanziaria
  
• Stabilire linee guida per interessi, termini di pagamento e credito massimo consentito
  
• Esecuzione di riscossioni e recupero crediti

La realizzazione dell'ordine è il processo di selezione, imballaggio, spedizione e consegna dell'articolo o del servizio in questione. A seconda del tipo di prodotto o servizio coinvolto, il processo di realizzazione può includere:

• Gestione del magazzino (determinare quale centro di distribuzione eseguirà l'ordine e come)
  
• Controlli di qualità e verifiche dei prodotti
  
• Imballaggio fisico di un prodotto
  
• Aggiornamento dell'inventario per riflettere eventuali vendite e cambiamenti

La realizzazione degli ordini ha subito un'ampia evoluzione negli ultimi anni, grazie alla centralizzazione e all'automazione. Oggi, la gestione del magazzino può coinvolgere robotica, nastri trasportatori automatizzati, altre attrezzature e software sofisticati per massimizzare l'efficienza. Gli strumenti di intelligenza artificiale e l'automazione vengono spesso utilizzati per ottimizzare i livelli di inventario in base ai dati storici, scansionare e valutare automaticamente gli oggetti con telecamere e sensori e raggruppare gli acquisti dei clienti per ridurre i costi.

Il processo di spedizione può essere complesso e variare a seconda delle specifiche del prodotto e della logistica. Alcune organizzazioni mantengono le proprie flotte di consegna, ma molte utilizzano servizi più ampi, tra cui servizi postali nazionali e spedizionieri privati internazionali come FedEx e DHL. Pertanto, il processo di spedizione inizia con la scelta della soluzione di spedizione. I criteri per questa decisione includono costo, velocità e affidabilità.

Il sistema O2C registra date di spedizione, quantità, partner e numeri di tracciamento. Gli aggiornamenti vengono inviati ai clienti e agli stakeholder interni, come i team di relazioni con i clienti e di supporto.

La generazione e il pagamento delle fatture sono passaggi critico in O2C. Nei sistemi moderni, le fatture vengono spesso generate automaticamente. Un sistema di fatturazione accurato raccoglie i dettagli degli ordini, inclusi i capitoli dell'ordine, prezzi, spese di spedizione, tasse o dazi e eventuali sconti o offerte applicabili.

I processi di fatturazione possono essere personalizzati in base alle esigenze aziendali e dei clienti, nonché a qualsiasi normativa applicabile all'ordine. Molte organizzazioni si affidano allo scambio elettronico di dati, o EDI: un insieme di sistemi e standard utilizzati per trasmettere documentazione, comprese le fatture. Settori diversi spesso richiedono standard EDI specifici.

Quando il servizio o il prodotto viene consegnato e la fattura viene generata, la fattura viene aggiunta al registro dei crediti. Questa fase rileva che il denaro è dovuto all'azienda, creando un asset sul bilancio.

La contabilità clienti comprende anche il monitoraggio del ritmo e della consistenza dei pagamenti, l'annotazione di eventuali ritardi o morosità e l'elaborazione di eventuali domande dei clienti sui pagamenti.

Gran parte del processo di gestione dei crediti può essere automatizzato. Gli strumenti di AI possono essere utilizzati per aiutare a prevedere i pagamenti dei clienti e notare i rischi elevati, inviare follow-up automatici ai clienti e abbinare automaticamente i pagamenti alle fatture per garantire che non manchi la documentazione. Eventuali discrepanze o incertezze possono essere inoltrate a un membro del team di contabilità clienti per la recensione.

Il pagamento può essere riscosso in vari modi. Le opzioni più comuni includono contanti, bonifici bancari, assegni, carte di credito e servizi di pagamento mobile come Apple Pay e Google Pay. Il pagamento può essere anticipato, finanziato con finanziatori esterni, rateizzato e altro ancora. Il metodo specifico di pagamento dovrebbe essere determinato al momento dell'acquisto.

Per tracciare gli ordini e assicurarsi che il pagamento venga effettuato, viene assegnato un numero di riferimento all'ordine e consegnato al cliente. Questo aiuta la soddisfazione del cliente e limita la confusione e i problemi con i conti fornitori o la contabilità generale.

Promemoria o notifiche di pagamento possono essere inviate manualmente o, più comunemente, automaticamente tramite software O2C. Le piattaforme software tipicamente inviano e-mail di conferma automatiche al momento del ricevimento del pagamento.

L'ultimo passaggio del processo O2C consiste nella raccolta e registrazione delle metriche e nell'analisi dei dati. Questo passaggio può rivelare inefficienze, errori, tendenze e opportunità. Le metriche comuni analizzate includono:

• DSO (days sales outstanding), il numero medio di giorni necessari per riscuotere il pagamento di una vendita effettuata a credito
  
• Tasso di ordini perfetti: la percentuale di ordini consegnati in tempo, senza danni e senza altri problemi
  
• Punteggi di soddisfazione dei clienti, spesso ottenuti tramite sondaggi o contatti di follow-up
• CEI (Indice di efficacia della raccolta), che mostra l'efficienza con cui un team raccoglie le fatture in sospeso
  
• CCC (ciclo di conversione di cassa), che indica quanto tempo impiega un'organizzazione a convertire il proprio inventario in ricavi

Le moderne piattaforme di vendita utilizzano l'AI e il machine learning per prevedere le tendenze, rilevare le anomalie e le perdite, modellare potenziali scenari futuri e fornire il riconoscimento dei modelli, che può portare a raccomandazioni.

Ad esempio, questi sistemi potrebbero notare che, in passato, gli aumenti degli ordini di acquisto oltre un certo punto (ad esempio il 25% annuo) sono stati correlati a un maggiore rischio di pagamenti inadempienti. Le piattaforme moderne sono in grado di rilevare tali schemi, di annotare i conti che corrispondono allo schema e di avvertire il team di relazioni con i clienti, se necessario.

Il processo order to cash prevede molte fasi, e i vuoti tra queste fasi sono spesso il punto in cui si verificano le perdite di fatturato e altri problemi. Automazione e integrazione si combinano per creare la soluzione segreta che trasforma un insieme di processi manuali, spesso scollegati, in un sistema O2C snello ed efficiente.

Nel ciclo O2C sono utilizzate molte piattaforme e applicazioni diverse, tra cui piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), sistemi ERP, sistemi di gestione dei magazzini, processori di pagamento e altro ancora. L'integrazione di questi sistemi permette alle informazioni di fluire da una piattaforma all'altra, in modo sicuro e automatico.

Ad esempio, dopo il completamento di una chiamata di vendita, i dati di vendita vengono inviati automaticamente a un ERP, attivando controlli di prezzo e inventario, conferma dell'opzione di realizzazione più efficiente e avvio di una spedizione. La realizzazione della spedizione genera e invia automaticamente una fattura, e la ricezione del pagamento attiva la registrazione nei conti clienti. In un sistema integrato, tutto questo avviene quasi in tempo reale.

Automazione e integrazione si combinano per ridurre i tempi, lo sforzo e gli errori di completamento dell'O2C. I leader possono spostare dalla supervisione reattiva e concentrarsi sulla Strategia e sulla crescita.

L'attuale contesto aziendale richiede che i CFO, i professionisti del finance e le funzioni che dirigono siano aperti all'apprendimento di nuovi approcci alla gestione finanziaria. Ciò include l'adozione e l'utilizzo della potenza dell'intelligenza artificiale (AI). Le innovazioni basate sull'AI disponibili possono migliorare il credit scoring del sistema order to cash, le decisioni sui prezzi e aiutare nella prevenzione dei pagamenti fraudolenti.

I leader dovrebbero considerare nuovi strumenti tecnologici come l'AI generativa (gen AI) come un modo per migliorare i processi finanziari e ottimizzare i costi operativi della propria azienda.

In particolare per l'order to cash, l'AI generativa può recuperare denaro verificando le richieste di rimborso e le detrazioni dei clienti, con una conseguente riduzione delle perdite di fatturato pari al 60-70%. Un miglioramento delle prestazioni come questo può dare un notevole impulso ai profitti di un'azienda se i team finanziari sono addestrati a utilizzare la tecnologia in modo responsabile.

I numerosi acronimi diversi coinvolti nel processo di ordinazione possono creare confusione. O2C si riferisce all'ordine di un prodotto o di un servizio, dal momento dell'ordine fino alla ricezione del pagamento e alla registrazione della vendita.

L'OMS, o sistema di gestione degli ordini, è uno strumento software utilizzato per tracciare gli ordini dall'inizio alla consegna e gestire le persone, i processi e i dati collegati all'ordine.

L'ERP, o enterprise resource planning, è una suite aziendale più ampia che collega dipartimenti tra cui, ma non solo, vendite, risorse umane, produzione, supply chain, finanza e relazioni con i clienti. Molti ERP includono funzionalità O2C e OMS.

Migliorare il processo order to cash è importante per i flussi di cassa in entrata e l'efficienza operativa complessiva. Ecco quattro best practice per ottimizzare il ciclo O2C.

Quote to cash è un sistema più ampio, con più passaggi iniziali che precedono l'ordine. L'O2C inizia invece presso il punto vendita.

La fase di fatturazione nel processo O2C si riferisce alla richiesta di pagamento da parte del cliente. Solitamente ciò avviene tramite fattura.

Le fasi tipiche comprendono order management, gestione del credito, evasione degli ordini, spedizione degli ordini, fatturazione clienti, contabilità clienti, riscossione dei pagamenti, rendicontazione e gestione dei dati.

Procure to Pay (P2P) è un processo end-to-end che gestisce come un'azienda acquista dai fornitori. Piuttosto che concentrarsi sui ricavi e sugli afflussi, il P2P si concentra sulle spese e sui deflussi.

La contabilità clienti è la fase del processo O2C responsabile di documentare l'acquisto da parte del cliente e garantire la riscossione del pagamento.

Il processo O2C diventa più complesso con l'aumento del volume di vendite. È importante che un'azienda gestisca la complessità per evitare che problemi relativamente minori si diffondano in un sistema e causino ulteriori danni. Un esempio semplice: se un cliente è in ritardo con il pagamento di una fattura, il flusso di cassa in entrata ne risente e questo problema potrebbe avere un impatto sulla capacità di gestire le buste paga dei dipendenti.

I clienti vogliono fidarsi dell'azienda da cui acquistano e viceversa. Un processo O2C chiaro ed efficiente può garantire un'esperienza pressoché ottimale e un servizio clienti semplificato. I dipendenti possono anche trarre beneficio da un sistema O2C automatizzato che li solleva dalle attività ripetitive e offre loro più tempo per dedicarsi a progetti strategici.