Cos'è la gestione del portfolio Agile?

Questo metodo si concentra sull'ottimizzazione del flusso di valore in un'organizzazione, assicurandosi che le risorse siano allocate in modo efficace, che le priorità siano allineate agli obiettivi strategici e che sia enfatizzato il miglioramento continuo. I concetti fondamentali della gestione del portfolio Agile includono:

Flessibilità: la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti.

Visibilità: maggiore trasparenza sull'avanzamento del progetto e del portfolio.

Collaborazione: migliore comunicazione e lavoro di squadra tra i progetti.

Realizzazione del valore: un'attenzione continua all'offerta di valore a clienti e stakeholder.

Creata da un gruppo di sviluppatori di software nel 2001, Agile è una filosofia che eleva i valori di efficienza, comunicazione e flessibilità al servizio della creazione di prodotti superiori. Come descritto nel primo Agile Manifesto, i quattro valori della filosofia sono:

- Individui e interazioni sono più importanti di processi e strumenti

- Il software funzionante è più importante di una documentazione completa

- La collaborazione con il cliente è più importante della negoziazione del contratto

- Reagire a un cambiamento è più importante che seguire un piano

Agile non è una metodologia specifica, bensì un approccio, e molte metodologie diverse sono spesso raggruppate sotto l'ombrello dei processi di gestione Agile o ispirati ad Agile. Queste metodologie includono Scrum, Extreme Programming (XP), Disciplined Agile, Kanban e molto altro.

Un portfolio è un gruppo di progetti e programmi all'interno di un'organizzazione, collegati e gestiti insieme per raggiungere obiettivi strategici e risultati aziendali. La gestione tradizionale del portfolio comporta spesso un approccio rigido e gerarchico, con una pianificazione a lungo termine e processi rigorosi.

I metodi più vecchi e precedenti ad Agile spesso si basavano su un sistema noto come "waterfall", che richiede una serie rigorosa di passaggi da completare in ordine sequenziale. Questo metodo può essere lento nell'adattarsi alle nuove informazioni o ai cambiamenti nell'ambiente aziendale.

Al contrario, la gestione del portfolio Agile enfatizza la flessibilità, la pianificazione iterativa e il feedback continuo utilizzando input come metriche e feedback dei clienti. Dà priorità ai flussi di valore e alla rapida fornitura di valore, alla capacità di adattarsi in base a nuove informazioni e a un approccio collaborativo alla gestione del portfolio di progetti (PPM).

La capacità di adattarsi e rispondere ai cambiamenti è fondamentale nel business moderno. La gestione del portfolio Agile consente alle organizzazioni di orientarsi rapidamente e di reindirizzare le risorse verso le iniziative più preziose e strategicamente allineate.

Questa attenzione all'allineamento strategico migliora l'efficienza promuovendo una migliore collaborazione e semplificando i processi, portando in ultima analisi a una realizzazione dei risultati più rapida ed efficace. Inoltre, concentrandosi sull'offerta continua di valore nelle operazioni del portfolio, le organizzazioni possono soddisfare meglio le esigenze dei clienti, con conseguente aumento della soddisfazione e della fedeltà al brand.

Una filosofia Agile può essere applicata a molti tipi di lavoro, a tutti i livelli organizzativi:

La gestione del progetto Agile è l'applicazione dei principi Agile a un singolo progetto. Questo progetto potrebbe includere più attività discrete e più team di sviluppo che lavorano tutti al servizio di un unico obiettivo, sia che si tratti di un singolo prodotto, di un aggiornamento o di una nuova caratteristica.

La gestione dei programmi Agile porta Agile un gradino più in alto dal punto di vista organizzativo. La gestione dei programmi Agile è l'applicazione di quegli stessi principi Agile a un gruppo di progetti. Ciò può richiedere alcune nuove tecniche e metodologie, come la creazione di nuovi team esecutivi, un backlog di risorse condiviso e una maggiore comunicazione tra i singoli team.

La gestione del portfolio Agile deve coordinare diversi programmi, potenzialmente in diversi reparti all'interno di un'organizzazione. La gestione del portfolio è più interessata agli aspetti strategici generali e all'agilità aziendale rispetto agli altri tipi di gestione e le organizzazioni Agile devono considerare gli obiettivi generali per garantire l'allineamento di progetti e programmi.

La gestione del portfolio Agile include diversi principi fondamentali che costituiscono la spina dorsale della filosofia. Tenere a mente questi principi può aiutare i team leader a organizzare e rafforzare i piani di portfolio.

La gestione del portfolio Agile si occupa delle direttive aziendali provenienti dai vertici dell'organizzazione. È fondamentale per i responsabili del portfolio Agile garantiscano che la strategia di un'organizzazione sia in linea con i dettagli dell'esecuzione individuale.

La gestione del portfolio Agile mantiene la propensione della filosofia Agile alla pianificazione e al miglioramento continui attraverso l'iterazione. Le strategie devono essere agili e gli stakeholder devono essere pronti al cambiamento, sia che provenga da forze interne o esterne.

L'empowerment, la trasparenza e l'onestà radicale sono i pilastri fondamentali della gestione del portfolio Agile. Le idee e le indicazioni possono provenire da qualsiasi parte e un buon portfolio manager è in grado di dare agli sviluppatori e ai project manager la possibilità di esprimersi.

Valutare continuamente il valore aziendale di progetti e portfolio è uno dei compiti più importanti di un responsabile del portfolio Agile. Esistono diversi modi per farlo; uno dei più comuni è l'analisi del costo del ritardo (CoD).

Il CoD è un semplice calcolo che fornisce una cifra che indica l'importanza del completamento tempestivo dei singoli progetti. Dal punto di vista di un responsabile del portfolio, il CoD può essere estremamente utile per la definizione delle priorità.

La gestione del portfolio Agile di per sé non include né richiede metodologie o strumenti specifici, tuttavia ci sono diverse metodologie e framework Agile comunemente associati o utilizzati nella gestione del portfolio Agile. Per implementare in modo efficace la gestione del portfolio Agile, è utile comprendere varie metodologie, framework, strumenti e tecniche Agile.

Scrum è un framework per il lavoro di squadra collaborativo, chiamato così ispirandosi al rugby, dove tutti i giocatori si uniscono e danno una grande spinta. Promuove lo sviluppo iterativo attraverso cicli brevi e gestibili chiamati sprint, che possono essere scalati per gestire più progetti all'interno di un portfolio.

Lo scrum prevede in genere riunioni quotidiane, o stand-up, e "sprint", ovvero fasi di lavoro coordinate. Alla fine di ogni sprint, il lavoro svolgo viene esaminato e discusso e i piani per gli sprint futuri vengono adeguati in base alle necessità, per soddisfare le esigenze dell'organizzazione e dei suoi clienti.

Kanban è una metodologia che consente di tenere traccia delle singole attività all'interno di un progetto, solitamente presentata sotto forma di bacheca, fisica o digitale. Si concentra sulla visualizzazione dei workflow e sulla gestione del flusso di lavoro per identificare i colli di bottiglia e migliorare la realizzazione continua dei progetti.

Una bacheca Kanban è composta da più colonne: nella sua forma più elementare, "da fare", "in corso" e "completato". Su una lavagna Kanban fisica, i "post-it" vengono spostati continuamente da una colonna, via via che le attività vengono completate.

SAFe (Scaled Agile Framework) è una knowledge base di principi, pratiche e competenze organizzative e di workflow che integra i principi Scrum, Kanban e Lean per scalare le pratiche Agile nelle grandi imprese. È stato progettato per allineare più progetti e contribuire a garantire l'interfunzionalità e l'interoperabilità. SAFe offre un approccio strutturato alla gestione di vasti portfolio di lavori.

Queste metodologie aiutano ad allineare i progetti alla strategia aziendale e agli obiettivi strategici, a migliorare la comunicazione e la collaborazione tra team Agile e a promuovere un'allocazione efficiente delle risorse in base alle priorità. 

Vengono utilizzate varie tecniche e termini per supportare una gestione del portfolio Agile. Queste tecniche facilitano il monitoraggio delle attività, la gestione degli sprint e l'organizzazione dei backlog, favorendo la trasparenza e la collaborazione all'interno dei team e tra più team.

Per comprendere i backlog dei progetti e i progressi, i team Agile devono conoscere i seguenti concetti:

Caratteristica: una funzione specifica di un prodotto che offre valore agli utenti.

Epica: grandi quantità di lavoro che possono essere suddivise in compiti più piccoli o in storie dell'utente. Aiutano a organizzare e dare priorità al lavoro di alto livello all'interno del portfolio.

Storia dell'utente: descrizione generale di una caratteristiche dal punto di vista dell'utente. Descrive la caratteristica e il motivo per cui l'utente ne ha bisogno.

Tema: ampie aree di interesse che guidano le iniziative strategiche dell'organizzazione. Aiutano ad allineare progetti e programmi agli obiettivi aziendali generali, assicurandosi che il portfolio offra il massimo valore.

Conoscere questi concetti rappresenta un buon punto di partenza per le organizzazioni che intraprendono un percorso di trasformazione Agile.

Adottare una gestione del portfolio Agile offre numerosi vantaggi che migliorano la capacità di un'organizzazione di gestire progetti e programmi in modo efficace. Concentrandosi su flessibilità, collaborazione, allocazione efficiente delle risorse e trasparenza, le organizzazioni possono ottenere risultati migliori e promuovere un miglioramento continuo in tutti i portfolio.

Flessibilità migliorata: rispondere rapidamente ai cambiamenti e riallocare le risorse, se necessario, per allinearsi agli obiettivi strategici.

Collaborazione migliorata: promuovere una migliore comunicazione e cooperazione tra più progetti e team.

Migliore allocazione delle risorse: ottimizzare l'uso delle risorse, assicurandosi che siano indirizzate verso le iniziative più preziose.

Maggiore trasparenza: ottiene informazioni chiare sui progressi e sulla salute complessivi del portfolio, consentendo un migliore processo decisionale.

Sebbene la gestione del portfolio Agile offra benefici significativi, le organizzazioni potrebbero affrontare diverse sfide nella sua implementazione. Comprendere e affrontare queste sfide è fondamentale per un'adozione di successo e un'efficacia duratura.

Resistenza culturale: una delle sfide principali è il superamento della resistenza culturale all'interno delle organizzazioni. Le metodologie Agile richiedono un cambiamento di mentalità e pratiche, che può essere accolto con scetticismo e riluttanza da parte dei dipendenti abituati agli approcci tradizionali. Affrontare questa resistenza implica una gestione del cambiamento e la promozione di una cultura Agile nell'organizzazione.

Allineamento con gli obiettivi dell'organizzazione: promuovere l'allineamento delle pratiche Agile con gli obiettivi e la strategia aziendali generali è d'importanza critica. Senza questo allineamento, le iniziative e le risorse potrebbero essere male indirizzati. È essenziale mantenere un chiaro legame tra le attività di gestione del portfolio e gli obiettivi strategici dell'organizzazione per promuovere progressi coesi e creazione di valore.

Lacune nelle competenze: l'implementazione di una gestione del portfolio Agile rivela spesso lacune nelle competenze all'interno dell'organizzazione, in particolare a livello di gestione del portfolio. I team potrebbero richiedere formazione e sviluppo aggiuntivi per adottare efficacemente le pratiche Agile. Investire nella formazione continua e nello sviluppo delle competenze è necessario per creare una forza lavoro competente e orientata all'agilità.

Integrazione degli strumenti: l'integrazione degli strumenti Agile con i sistemi aziendali esistenti può essere un processo complesso. La compatibilità e l'integrazione sono fondamentali per evitare interruzioni e massimizzare i benefici degli strumenti Agile. Le organizzazioni devono pianificare e attuare con attenzione il processo di integrazione, considerando sia gli aspetti tecnici che operativi per raggiungere una transizione fluida.