Strategie di riduzione dei costi di approvvigionamento

Un'efficace riduzione dei costi si concentra sulla riduzione delle spese relative all'acquisizione di beni e servizi, mantenendo al contempo qualità, efficienza e solide relazioni con i fornitori. Qualsiasi modifica alla produzione o all'approvvigionamento deve preservare l'integrità del prodotto finale.

Anziché fungere da soluzione a breve termine, la riduzione dei costi dovrebbe essere una strategia a lungo termine che contribuisce a garantire l'efficienza sostenibile e la stabilità finanziaria. Identificando le opportunità di risparmio attraverso l'analisi delle spese e il benchmarking rispetto agli standard di settore, le organizzazioni possono contribuire a garantire che le riduzioni dei costi siano sostenibili e competitive.

Oltre alle semplici iniziative di riduzione dei costi intraprese nel processo di acquisto, la riduzione dei costi di approvvigionamento richiede un approccio strategico a livello di organizzazione. Le strategie chiave includono:

• Implementazione della tecnologia e dell'AI nell'approvvigionamento per semplificare i processi e migliorare il processo decisionale.
  
  
• Rinegoziazione e revisione dei contratti con i fornitori per garantire condizioni e prezzi migliori.
  
  
• Riduzione delle spese anomale, applicando il rispetto delle policy del procurement.
  
  
• Miglioramento dei processi amministrativi e operativi per aumentare l'efficienza.
  
  
• Ottimizzazione della gestione delle categorie e delle gare d'appalto per migliorare l'approvvigionamento e la selezione dei fornitori.
  
  
• Migliore gestione del rischio per prevenire perdite finanziarie e interruzioni della supply chain.

Implementando queste strategie, i team di approvvigionamento possono ottimizzare i workflow, ridurre le spese non necessarie e aumentare al massimo la redditività mantenendo qualità e stabilità.

Sebbene i risparmi sui costi di approvvigionamento siano il risultato più visibile e misurabile, i team addetti agli acquisti dovrebbero focalizzarsi sull'elusione dei costi, la prevenzione delle spese non necessarie e la riduzione dei rischi prima che si verifichino. La capacità di evitare e ridurre i costi contribuisce a rendere un'organizzazione più efficiente, finanziariamente stabile e competitiva.

La riduzione dei costi nell'approvvigionamento è essenziale perché ha un impatto diretto sui profitti di un'azienda ed è quindi un indicatore chiave di prestazione (KPI) per i professionisti del procurement. Poiché la spesa per gli acquisti rappresenta una parte significativa delle spese aziendali complessive, anche piccole riduzioni possono portare a risparmi sostanziali.

Una cattiva gestione dei costi può indebolire un'azienda e creare rischi finanziari. Concentrarsi sulla riduzione dei costi aiuta le aziende a migliorare la redditività, aumentare il flusso di cassa e mantenere prezzi competitivi. Identificare e affrontare i costi di approvvigionamento in modo strategico aiuta le aziende a migliorare la redditività, aumentare il flusso di cassa, mantenere prezzi competitivi e rafforzare il processo di procurement.

I costi di approvvigionamento possono essere diretti e indiretti. Ecco alcuni esempi significativi:

Costi diretti

• Prezzo di acquisto: il costo dei beni o dei servizi acquistati. 
  
• Materie prime: il costo delle materie prime utilizzate nella fabbricazione o produzione. 
  
• Trasporto e logistica: costi associati allo spostamento dei beni o servizi dal fornitore all'utente finale. 
  
• Costo della manodopera: costo orario del lavoro svolto dai collaboratori . 
  
• Tasse e imposte: eventuali tasse o imposte applicabili agli acquisti. 

Costi indiretti

• Gestione dell'inventario: costi associati allo conservazione dell'inventario, inclusi magazzinaggio, assicurazioni e obsolescenza. 
  
• Spese amministrative: costi associati alla gestione del processo di approvvigionamento, come gli stipendi del personale addetto agli acquisti, la formazione e il software. 
  
• Controllo qualità e ispezione: costi associati alla garanzia della qualità dei beni o servizi. 

Una visione chiara di questi costi aiuta le aziende a identificare le opportunità di spesa, così come a negoziare migliori accordi con i fornitori e a sviluppare strategie di approvvigionamento efficaci.

In aggiunta ai benefici finanziari, la riduzione dei costi di approvvigionamento rafforza la gestione del rischio. La riduzione dei costi rende le aziende più resilienti alle fluttuazioni economiche, alle interruzioni della supply chain e alle incertezze del mercato.

L'implementazione di strategie di riduzione dei costi negli acquisti consente alle organizzazioni di mantenere l'efficienza riducendo al contempo il costo totale di proprietà durante l'intero ciclo di vita dell'approvvigionamento.

Nel procurement, la gestione efficace delle spese richiede una chiara comprensione delle diverse strategie di riduzione dei costi. Sebbene la riduzione dei costi, il taglio dei costi e l'elusione dei costi puntino tutti a controllare la spesa, differiscono nell'approccio e nell'impatto.

L'obiettivo della riduzione dei costi è quello di abbassare in modo permanente le spese di approvvigionamento semplificando i processi e aumentando l'efficienza. Questi risparmi sono sostenibili e ottenuti senza compromettere la qualità o il servizio. Alcuni esempi includono la rinegoziazione dei contratti con i fornitori, il miglioramento dei processi di acquisto e l'uso della tecnologia per semplificare gli acquisti. Gli obiettivi sono il risparmio a lungo termine e il miglioramento continuo.

Il taglio dei costi è un modo più rapido per ridurre la spesa, spesso apportando modifiche drastiche. Queste modifiche possono includere la riduzione degli acquisti non essenziali, il passaggio a fornitori o materiali più economici o la riduzione temporanea delle operazioni. Sebbene il taglio dei costi offra risparmi rapidi, può influire sulla qualità, sul servizio o sulle relazioni con i fornitori, rendendolo meno sostenibile rispetto alla riduzione dei costi. Di solito si tratta di una risposta a breve termine alle pressioni finanziarie.

L'elusione dei costi previene i futuri aumenti di prezzo, anziché tagliare i costi attuali. Aiuta a mantenere le spese stabili, gestendo i rischi ed evitando le spese inutili. Le strategie includono il miglioramento della gestione dei contratti attraverso la negoziazione di prezzi fissi, la garanzia di accordi a lungo termine con i fornitori e l'utilizzo della tecnologia per migliorare l'efficienza. A differenza della riduzione dei costi, l'elusione dei costi può non mostrare un risparmio immediato, ma aiuta a mantenere la stabilità finanziaria nel tempo. L'elusione dei costi è spesso chiamata "risparmi soft", ovvero benefici finanziari indiretti come miglioramento dei processi, riduzione dei rischi e aumento dell'efficienza. Questi risparmi riducono i costi futuri senza avere un impatto diretto sui bilanci.

In breve, la riduzione dei costi mira a un risparmio permanente, il taglio dei costi è una misura più immediata, a volte reattiva, mentre l'elusione dei costi aiuta a prevenire futuri aumenti dei costi. Ognuno ha il suo posto all'interno di una strategia di approvvigionamento a tutto tondo, a seconda delle circostanze e degli obiettivi dell'organizzazione.

Le strategie di riduzione dei costi possono essere classificate in base alle tempistiche del loro impatto, ovvero breve, medio e lungo termine. Ogni categoria prevede approcci diversi all'ottimizzazione delle spese, mantenendo al contempo la qualità, l'efficienza e l'allineamento con le principali parti interessate.

Negozia con i fornitori: prendi in esame i contratti per individuare termini obsoleti o costi nascosti. Negozia prezzi migliori o condizioni più favorevoli con i fornitori esistenti per ottenere risparmi immediati, come sconti per acquisti in blocco o termini di pagamento estesi.

Elimina le spese anomale: le spese anomale sono acquisti non autorizzati, effettuati al di fuori dei contratti concordati. Possono aumentare i costi, soprattutto nelle organizzazioni senza un processo di purchase-to-pay (P2P) centralizzato. Condurre un'analisi della spesa aiuta a identificare le spese incontrollate e consente di implementare controlli automatici per ridurle al minimo.

Riduci i costi di trasporto: negozia migliori tariffe di spedizione e ottimizza i metodi di consegna per rendere più conveniente la spedizione delle merci.

Usa i tuoi dati: dati puliti sono essenziali per identificare le opportunità di risparmio. Analizza gli acquisti passati e le prestazioni dei fornitori per supportare una migliore negoziazione e gestione del rischio ed evitare spese inutili.

Ricerca di fornitori alternativi: sviluppa una solida strategia di approvvigionamento per garantire beni e servizi di alta qualità a costi inferiori. Usa la gestione delle categorie per valutare i modelli di spesa e le prestazioni dei fornitori, identificando opzioni più competitive. Usa offerte competitive o aste inverse per garantire valore e prezzi migliori.

Prova l'AI: introduci l'AI in un'area con il maggior potenziale di successo. Ad esempio, il 59% dei CPO ritiene che sia molto importante applicare l'AI generativa all'analytics predittiva della spesa e del sourcing strategico.  L'AI generativa può supportare il sourcing strategico e la negoziazione identificando pattern nei dati di mercato e scoprendo rapidamente opportunità per aggregare gli acquisti o ridurre drasticamente costi che potrebbero sfuggire ai dipendenti.

Consolida gli acquisti: combina gli ordini per ottenere benefici dai volumi, ridurre i costi di spedizione e ridurre al minimo le attività amministrative, approfittando delle economie di scala e del maggiore potere d'acquisto.

Migliora la gestione degli inventari: ottimizza i livelli d'inventario per ridurre i costi di stoccaggio ed evitare l'esaurimento delle scorte utilizzando strategie come l'inventario just-in-time.

Implementa la gestione per categorie: raggruppa in categorie gli acquisti correlati per sviluppare strategie mirate di risparmio sui costi e ottimizzare la spesa in tutto il ciclo di vita del procurement. Questo approccio potenzia la gestione dei costi utilizzando la spesa totale per ottenere prezzi migliori e ridurre gli inventari in eccesso.

Standardizza prodotti e servizi: standardizza gli acquisti per negoziare prezzi e condizioni migliori con un minor numero di fornitori.

Adotta la trasformazione digitale: se hai avuto successo nell'implementazione dell'AI in un processo di approvvigionamento, espandi il tuo investimento nel software di e-procurement e gestione degli acquisti per creare opportunità di risparmio sui costi. Questi strumenti utilizzano l'AI generativa e l'agentic AI per semplificare i workflow, migliorare l'efficienza, tenere traccia delle spese e automatizzare le attività di approvvigionamento, come l'elaborazione degli ordini di acquisto.

Implementa metriche per misurare le prestazioni del procurement, utilizzando dati in tempo reale e forecasting per rispondere rapidamente ai cambiamenti delle condizioni di mercato. IBM, operativa in più di 170 paesi con il supporto di oltre 13.000 fornitori, ha trasformato le proprie operazioni di approvvigionamento utilizzando l'AI, l'automazione e la blockchain. Questa trasformazione ha permesso al suo team di procurement di effettuare l'onboarding dei fornitori dieci volte più velocemente e di condurre l'analisi dei prezzi in dieci minuti anziché in due giorni.

Avvia relazioni a lungo termine con i fornitori: stringi partnership solide e continuative con i fornitori per negoziare prezzi e condizioni contrattuali migliori nel tempo.

Riduci il rischio degli approvvigionamenti: riduci al minimo i rischi come l'eccessivo affidamento su un unico fornitore, gli aumenti di prezzo imprevisti e i problemi di qualità. Definisci dei piani di emergenza per le forniture critiche e utilizza strategie di elusione dei costi per evitare che aumentino inutilmente.

Ricorri all'outsourcing: subappalta le funzioni che non hanno un'importanza critica oppure sposta il procurement in regioni a basso costo per ridurre le spese nel lungo termine.

Pratica la sostenibilità e il green procurement: acquista prodotti sostenibili e collabora con fornitori ecologici per ridurre i costi operativi nel lungo termine.

Migliori margini di profitto: la riduzione dei costi di approvvigionamento ha un impatto diretto sui profitti, poiché riduce le spese. Questi risparmi possono essere reinvestiti in altri settori aziendali, incrementando i margini di profitto e le prestazioni finanziarie.

Maggiore efficienza operativa: implementando il software di procurement, razionalizzando le attività di approvvigionamento e ottimizzando le relazioni con i fornitori, le organizzazioni possono ridurre gli sprechi e migliorare l'efficienza delle operazioni quotidiane. Ciò si traduce in approvazioni e cicli di approvvigionamento più veloci.

Relazioni più solide con i fornitori: le strategie di riduzione dei costi a lungo termine spesso comportano il rafforzamento delle collaborazioni con i fornitori. Queste relazioni possono portare a prezzi più vantaggiosi, migliori prestazioni dei fornitori ed efficienze condivise nel tempo.

Rischio ridotto: la riduzione dei costi può comportare l'analisi della spesa, la diversificazione dei fornitori o la negoziazione di prezzi fissi, per mitigare i rischi legati alle fluttuazioni dei prezzi, alla gestione della supply chain o alla volatilità del mercato.

Migliore controllo della qualità: la riduzione dei costi non significa sempre che si prendono delle scorciatoie. Attraverso l'approvvigionamento strategico e la gestione dei fornitori, le organizzazioni possono trovare modi per ridurre i costi senza compromettere la qualità, migliorando il valore complessivo del prodotto.