Cosa si intende per processo di incorporamento?

By Talent Management

Integrare le nuove assunzioni nella tua organizzazione per ottenere successo a lungo termine

Cosa si intende per processo di incorporamento?

L'incorporamento è un processo che inserisce i nuovi dipendenti in un'organizzazione e nella sua cultura. L'incorporamento aiuta i dipendenti a integrarsi e ad acquisire le conoscenze e le competenze necessarie per far fronte alle loro nuove responsabilità. Le strategie necessarie per far ambientare un lavoratore includono l'orientamento, la formazione, l'assistenza e l'organizzazione di eventi social dedicati.

Dietro le quinte, i responsabili delle assunzioni gestiscono anche la logistica e l'amministrazione del processo di incorporamento, ad esempio stabilire vantaggi e stipendi e fornire loro l'apparecchiatura necessaria.

Diverse organizzazioni hanno una loro forma di processo di incorporamento. Tuttavia, possono esistere enormi differenze nel tipo di approccio e complessità, in base alla dimensione dell'azienda e ai requisiti di assunzione.

L'incorporamento può essere semplice, ad esempio un'intervista ad-hoc, una visita dell'edificio e la firma di alcuni moduli. D'altro canto, le organizzazioni più grandi possono dover gestire migliaia di lavoratori e si affidano a un software di incorporamento, portali dei dipendenti, programmi di orientamento, formazione e altro ancora per integrare i nuovi talenti.

Inoltre, alcuni settori si trovano a gestire la proprio forza lavoro in base all'andamento nella richiesta di servizi, ad esempio lo shopping nel periodo di vacanze o la stagione fiscale. Quando l'assunzione a breve termine è necessaria per soddisfare il volume delle richieste, c'è meno attenzione all'inclusione del dipendente. Tenere aggiornati i lavoratori in modo rapido è la cosa più importante.

Le organizzazioni che formalizzano e automatizzano i programmi di incorporamento hanno tratto vantaggi in termini di efficienza e riduzione dei costi dall'ottimizzazione dei processi, ottenendo una riduzione del lavoro d'ufficio e una maggiore produttività. Un altro vantaggio consiste in più tempo a disposizione per i responsabili delle assunzioni che possono così concentrarsi su attività di incorporamento a valore aggiunto, che a loro volta portano ulteriori benefici ai nuovi dipendenti.

Secondo l'Aberdeen Group, il 54 percento delle organizzazioni che adotta un processo di incorporamento formale ritiene che i nuovi dipendenti siano più produttivi, mentre il 50 percento registra anche un successo nel trattenere i nuovi dipendenti. [1]

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Perché il processo di incorporamento è importante

Un processo di incorporamento efficace assiste i nuovi dipendenti e li prepara per il successo. Quanto più velocemente si adattano alle loro nuove responsabilità, tanto prima possono iniziare a contribuire al benessere dell'azienda.

Coinvolgere nuovi talenti è il primo passo. Il secondo è trattenerli una volta assunti. In media, le aziende perdono il 17 percento dei nuovi dipendenti durante i primi tre mesi.[2] Questo si traduce in costi notevoli per produttività e investimenti persi.

Delle esperienze di incorporamento positive sono la chiave per riuscire a trattenere i lavoratori. Quando i dipendenti si pentono di aver accettano il loro lavoro attuale, sono tre volte più propensi ad abbandonare, sostiene l'IBM Smarter Workforce Institute. Al contrario, un incorporamento positivo dei dipendenti riduce queste conseguenze.

Un'altra ricerca suggerisce che le organizzazioni dovrebbero trascorrere fino a un anno ad aiutare i dipendenti ad arrivare a un certo livello e capitalizzare sulle competenze e capacità che essi possono aggiungere all'azienda. In alcuni casi, i programmi di incorporamento di successo non solo consentono di trattenere i nuovi dipendenti, ma possono tradursi anche in un aumento di fatturato. [3]

Dei processi di incorporamento validi riconoscono l'importanza del trattenere i dipendenti e i vantaggi a lungo termine. Consentono alle organizzazioni di integrare i nuovi dipendenti e di creare il giusto ambiente per il successo a lungo termine.

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Funzioni chiave di un processo di incorporamento efficace

Un ambiente positivo, in cui i lavoratori possano contribuire ed essere valorizzati è associato a una maggiore produttività. E i dipendenti con le esperienze più positive sono tre volte meno propensi a cercare un nuovo lavoro. [4]

Coinvolgendo e integrando i nuovi dipendenti fin dall'inizio, le aziende possono aiutarli a diventare dei preziosi collaboratori. Tenendo questo a mente, ecco alcune best practice di incorporamento che potrebbero essere utili alle aziende:

Alimentare un senso di comunità tra i nuovi dipendenti – I responsabili delle assunzioni possono intervenire con regolarità durante i primi giorni e assegnare i dipendenti esistenti come guide.

Utilizzare i giusti strumenti e le giuste risorse – L'ufficio Risorse Umane potrebbe voler fornire ai nuovi dipendenti un mezzo per condividere le informazioni prima del giorno di inizio. Allo stesso modo, può illustrare gli strumenti e i processi messi a disposizione.

Formare i responsabili delle assunzioni sull'importanza dell'incorporamento e l'impatto delle loro azioni – Quando i responsabili delle assunzioni trascorrono del tempo con i nuovi assunti il primo giorno e per tutta la prima settimana, si registrano molti meno pentimenti per aver accettato il nuovo lavoro.

Usare la tecnologia per migliorare l'esperienza di incorporamento – Una comunità online e un software di incorporamento possono ottimizzare e alleviare il processo di transizione.

Case study:

Dave & Buster’s ha scoperto un modo divertente di assumere con IBM Kenexa

Dave & Buster’s aveva bisogno di un partner per riuscire a trovare degli “ambasciatori del divertimento” per garantire che ogni ospite vivesse la migliore esperienza possibile. Il ricambio è elevato nel settore dell'ospitalità e l'azienda è alla continua ricerca di talenti. Il software per la ricerca di talenti di IBM Kenexa aiuta l'organizzazione a trovare le giuste persone con la giusta personalità.

Il processo di presentazione delle domande è senza interruzione per i candidati. Nonappena si accede alla pagina dedicata alle possibilità di carriera in azienda, si può presentare domanda. I reclutatori possono anche fare delle valutazioni online per i primi membri del team e visualizzare i risultati delle valutazioni direttamente nell'applicazione dedicata ai talenti.

“Siamo in grado di passare dalla presentazione della domanda di un candidato, alla verifica in background e alla fase di incorporamento in modo del tutto automatico. Il tutto in modo molto semplice, senza toccare alcun pulsante.”Kerri Walters, HRIS Manager, Dave & Buster’s Leggi la storia del successo

H&R Block massimizza l'assunzione in un giorno

H&R Block sfrutta i processi di assunzione stagionale sul campo per assumere i suoi 80.000 addetti all'ufficio fiscale per ogni stagione fiscale. Grazie all'aiuto di IBM, l'azienda sfrutta la possibilità di tenere traccia dei candidati e l'automazione per decentralizzare le attività di assunzione. I responsabili delle assunzioni possono accedere al sistema e rivedere i candidati ed estendere loro stessi le offerte.

L'azienda è riuscita anche a realizzare un'iniziativa di assunzione in un giorno. Consente a migliaia di persone di presentare domanda per un lavoro, ricevere un'offerta e completare il processo di incorporamento in sole 24 ore.

“Prima di implementare questo tipo di strumenti, c'erano molte persone dietro che lavoravano per spostare un candidato su un nuovo stato nelle Risorse umane oppure inviare una comunicazione o controllare uno stato. Ora abbiamo implementato una certa automazione che ci permette di assegnare ai team dedicati alle operazioni di back-office attività molto più importanti.” Katie Waldo, Manager, Talent Acquisition, H&R Block Guarda il video

Red Lobster: Trovare, attrarre e coltivare nuovi talenti

Red Lobster stava cercando un modo per abbreviare il processo di assunzione e trovare dei candidati migliori. Poiché i responsabili delle assunzioni non sono dei reclutatori professionisti, era importante la quantità di tempo impiegata nel processo di analisi delle candidature.

Grazie al software IBM Kenexa, l'azienda è stata in grado di implementare gli strumenti e le risorse delle applicazioni che consentono di ottimizzare le assunzioni in aree differenti dell'organizzazione, inclusi i lavoratori a ore.

“Volevamo ottenere di più impiegando meno. Per abbreviare il tempo impiegato da un candidato ma ottenere una maggiore prevedibilità su chi fossero i migliori candidati del processo. IBM ci ha guidato in questo processo.” Jim Hughes, Senior Director of Human Resources, Red Lobster Seafood Company Guarda il video

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Devo rimanere o devo andarmene? Ottieni gli insight necessari per sapere come l'organizzazione può raggiungere nuovi talenti e cosa potrebbe portarli ad allontanarsi. Leggi ora

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Fonti:

[1]http://aberdeenessentials.com/hcm-essentials/perfecting-onboarding-funnel/

[2]https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/onboarding-key-retaining-engaging-talent.aspx

[3]https://hbr.org/2017/06/your-new-hires-wont-succeed-unless-you-onboard-them-properly

[4]https://public.dhe.ibm.com/common/ssi/ecm/lo/en/low14354usen/collaboration-and-talent-solutions-ibm-collaboration-solutions-white-paper-external-low14354usen-20180606.pdf