Cos'è l'EDI?

L'EDI (electronic data interchange) è la comunicazione interaziendale di documenti di business in un formato standard. Con l'EDI, le informazioni si spostano direttamente da un'applicazione del computer in un'organizzazione ad un'applicazione in un'altra.¹ Gli standard EDI, che specificano quali informazioni vanno e dove vanno in un documento o messaggio EDI, eliminano la necessità di ricodificare manualmente le informazioni perché vengano accettate. Questa capacità automatizzata consente di condividere le informazioni rapidamente e non in ore, giorni o settimane, come richiede l'uso di documenti cartacei o altri metodi.

Le aziende utilizzano l'EDI per integrare e condividere una gamma di tipi di documenti - dagli ordini di acquisto, alle fatture, alle richieste di preventivi di finanziamento e molto altro. Nella maggior parte dei casi, queste organizzazioni sono partner commerciali che scambiano articoli e servizi frequentemente come parte delle loro supply chain e delle reti B2B (business-to-business).

Una panoramica sull'EDI

Tutte le transazioni EDI sono definite dagli standard di messaggio EDI. È importante seguire processi di governance ottimali per ottenere la qualità dei dati. Quando le informazioni mancano o sono nel posto sbagliato, il documento EDI potrebbe non essere elaborato correttamente.

Gli standard sono la base delle conversazioni su EDI.² Ci sono diverse organizzazioni che definiscono gli standard di messaggio EDI, tra cui ODETTE, TRADACOMS, GS1, PEPPOL e ASC X12 (Accredited Standards Committee X12).

In generale, le trasmissioni EDI possono essere suddivise in due tipi di base:

  • Connessioni point-to-point o dirette. Due computer o sistemi si collegano senza intermediari su internet, generalmente con protocolli sicuri.
  • VAN (value-added network). Una rete di terze parti gestisce la trasmissione dei dati, in genere con un programma di posta elettronica.

I protocolli di trasmissione internet EDI includono SFTP (Secure File Transfer Protocol), Applicability Statement 2 o AS2, un protocollo basato su HTTPS, SOAP (Simple Object Access Protocol) e altri.

I dati EDI sono costituiti da elementi di dati come l'ID mittente e l'ID destinatario. I segmenti di dati combinano due o più elementi correlati per avere maggiore significato, FNAME e LNAME possono combinarsi per formare CUSTOMERNAME, ad esempio. Gli envelope strutturano i diversi tipi di dati e trasportano le informazioni sull'indirizzo del mittente e del destinatario.

Il flusso di documenti o di messaggi EDI descrive lo spostamento dei messaggi EDI a vari indirizzi e dipartimenti in uscita e in uscita per eseguire un processo o una transazione di business.³

Perché EDI è importante

Il mondo, per quanto ne sappiamo, usa e dipende dall'EDI, una tecnologia B2B fondamentale e mondiale. È stato adottato da tutte le aziende nel mondo come il mezzo preferito per scambiare documenti nel processo di transazione B2B.

In quanto tecnologia di automazione, EDI offre vantaggi di business eccezionali:

  • Risparmio di tempo e denaro. Automatizza un processo precedentemente eseguito manualmente con documenti cartacei.
  • Migliora l'efficienza e la produttività. Vengono condivisi ed elaborati più documenti di business in meno tempo.
  • Riduce gli errori. La rigida standardizzazione di EDI aiuta a garantire che le informazioni e i dati siano formattati correttamente prima di entrare nei processi di business o nelle applicazioni.
  • Migliora la tracciabilità e il reporting. I documenti elettronici possono essere integrati con una varietà di sistemi IT per supportare la raccolta dei dati, la visibilità e l'analisi.
  • Fornisce esperienze dei clienti positive. Permette un'esecuzione efficiente delle transazioni e una fornitura di servizi e prodotti affidabile e pronta.

EDI è importante sia per le grandi che per le piccole aziende. Per le aziende di grandi dimensioni, EDI utilizza standard che devono essere applicati tra tutti i partner commerciali per avere vantaggi concreti. Per le aziende più piccole, l'adozione dell'EDI offre una maggiore integrazione con le aziende più grandi che hanno grandi budget e una forte influenza.

Metalinguaggi come XML (Extensible Markup Language) o JSON (JavaScript Object Notation) e API (application programming interface) sono complementari, piuttosto che alternativi, ad EDI. Le aziende devono essere pronte a gestire un numero sempre crescente di formati di documenti e opzioni di trasmissione. Un produttore di livello mondiale scambia regolarmente circa 55 diversi tipi di documenti con circa 2.000 partner.

EDI efficace

Per alcune aziende può essere difficile implementare l'EDI. Uno dei motivi è la necessità di tenere il passo con le mutevoli normative, standard e gli aggiornamenti. È anche intrinsecamente complesso, perché deve conciliare le complessità delle esigenze di business a livello mondiale. Ad esempio, ogni partner commerciale in una rete B2B può presentare requisiti specifici. Anche se due partner concordano su quale documento EDI utilizzare, ognuno può avere requisiti di formattazione specifici che devono essere soddisfatti. Questi fattori, e altri, hanno indotto molte organizzazioni a esternalizzare l'EDI.

Che sia in-house o che sia esternalizzato, sono necessarie condizioni, capacità e risorse di base per un'implementazione efficiente dell'EDI. Oltre a fattori ovvi come l'accordo sui tipi di documenti, i metodi di trasmissione sicuri e l'hardware e il software richiesti, un'implementazione efficiente dell'EDI dovrebbe tenere in considerazione:

  • Software di conversione o associazione. Prende i campi come i nomi, gli indirizzi, gli importi in valuta, i numeri parte e le quantità, e associa i formati delle applicazioni aziendali a documenti standardizzati e viceversa.
  • Capacità di inserimento o estrazione in massa. Permette grandi quantità di messaggi EDI per consentire ai mittenti e ai destinatari di chiudere e aprire le transazioni che possono essere raggruppate da o suddivise in reparti o aree differenti dell'azienda di un partner commerciale.
  • Meccanismi di instradamento dei messaggi. Sono necessari dopo l'estrazione dei messaggi per ordinarli in gruppi differenti e consegnarli ai destinatari appropriati. Può essere necessaria anche la trasformazione dei messaggi per associare al messaggio il formato corretto per la sua destinazione.
  • TPA (trading partner agreement). Indica termini e condizioni, stabilisce standard per i documenti aziendali e definisce le comunicazioni e i protocolli aziendali tra i partner commerciali.

Il futuro di EDI

Considera questo scenario. Oggi, un rimborso legato ad una spedizione danneggiata è attivato utilizzando un documento EDI 214 - un messaggio di stato della spedizione del vettore di trasporto. Il materiale nella spedizione è inutilizzabile o invendibile. È probabile che sorgano delle controversie a proposito del rimborso.

Ma nelle future supply chain, EDI sarà la funzionalità di scambio di documenti fondamentale per supportare le innovazioni come l'IoT (Internet of Things), la blockchain e l'AI (artificial intelligence). L'EDI del futuro userà:

  • Sensori IoT. Integrati nell'imballaggio della spedizione e collegati a messaggi EDI 214 periodici per migliorare la visibilità delle condizioni dell'imballaggio praticamente in tempo reale.
  • Tecnologia di blockchain. Liberare i flussi di informazioni EDI per le spedizioni può offrire una versione condivisa della verità per risolvere rapidamente e perfino evitare controversie sui rimborsi.
  • Agent di AI. Monitora tutti gli eventi pertinenti e le informazioni connesse alla spedizione e può identificare un evento non conforme, determinare se è necessaria un'altra spedizione, scoprire qual è il punto di sostituzione migliore, avviare una nuova spedizione e una restituzione autorizzata.

Fonte

¹ “Electronic data interchange (EDI): An introduction,” Roger Clark, Business Credit, ottobre 2001

² “Electronic data interchanges,” Wikipedia

³ “EDI and B2B basics,” Sriniedibasics, 20 agosto 2011

⁴ “The future of EDI: An IBM point-of-view,” IBM Watson Supply Chain, ottobre 2018. (PDF, 1 MB)