Cos'è l'EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) è la comunicazione interaziendale di documenti di business in un formato standard. La semplice definizione di EDI è: formato elettronico standard che sostituisce i documenti cartacei, come gli ordini di acquisto o le fatture. Grazie all'automazione delle transazioni cartacee (PDF, 669 KB), le organizzazioni possono risparmiare tempo ed eliminare gli errori causati dall'elaborazione manuale che sono costosi da correggere.

Con le transazioni EDI, le informazioni si spostano direttamente da un'applicazione del computer in un'organizzazione ad un'applicazione in un'altra.¹ Gli standard EDI definiscono la posizione e l'ordine delle informazioni in formato di documento. Questa capacità automatizzata consente di condividere i dati rapidamente e non in ore, giorni o settimane, come richiede l'uso di documenti cartacei o altri metodi.

Oggi, le aziende utilizzano l'integrazione EDI per condividere una gamma di tipi di documenti - dagli ordini di acquisto, alle fatture, alle richieste di preventivi di finanziamento e molto altro. Nella maggior parte dei casi, queste organizzazioni sono partner commerciali che scambiano articoli e servizi frequentemente come parte delle loro supply chain e delle reti B2B (business-to-business).

 

Guida a EDI

Tutte le transazioni EDI sono definite dagli standard di messaggistica EDI. È fondamentale avere dei processi di governance corretti per la qualità dei dati. Quando le informazioni mancano o sono nel posto sbagliato, il documento EDI potrebbe non essere elaborato correttamente.

Gli standard sono la base delle conversazioni EDI.² Diverse organizzazioni definiscono gli standard di messaggio, tra cui ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol e Accredited Standards Committee X12 (ASC X12).

In generale, le trasmissioni EDI possono essere suddivise in due tipi di base:

  • Connessioni point-to-point o dirette. Due computer o sistemi si collegano senza intermediari su internet, generalmente con protocolli sicuri.
  • VAN (value-added network). Una rete di terze parti gestisce la trasmissione dei dati, in genere con un programma di posta elettronica.

I protocolli di trasmissione internet EDI includono Secure File Transfer Protocol (SFTP), Applicability Statement 2 o AS2, un protocollo basato su HTTPS, Simple Object Access Protocol (SOAP) e altri.

Gli elementi di dati EDI includono elementi come l'ID mittente e l'ID destinatario. I segmenti di dati combinano due o più elementi correlati per avere maggiore significato, ad esempio FNAME e LNAME possono combinarsi per formare CUSTOMERNAME. Integra tipi di dati di diversa struttura e trasporta le informazioni sull'indirizzo del mittente e del destinatario. Il flusso di documenti o di messaggi EDI descrive lo spostamento dei messaggi EDI a vari indirizzi e dipartimenti in uscita e in uscita per eseguire un processo o una transazione di business.³

Metalinguaggi come Extensible Markup Language (XML) o JavaScript Object Notation (JSON) completano piuttosto che sostituire EDI. Le aziende devono essere pronte a gestire un numero sempre crescente di formati di documenti e opzioni di trasmissione. Un produttore di livello mondiale scambia regolarmente circa 55 diversi tipi di documenti con circa 2.000 partner. 

"Prima di iniziare a usare IBM Supply Chain Business Network, fino al 20% delle nostre transazioni B2B produceva un errore. Ora gli errori sono molto meno, ad esempio, avevamo dei problemi con gli ordini di trasferimento perché un cliente avrebbe presentato un codice sbagliato, complicando il lavoro del nostro team di assistenza clienti. Oggi ciò avviene circa l'80% in meno, perché prima tutte queste operazioni erano manuali". Leggi le dichiarazioni rese a IDC degli altri responsabili EDI in merito alla possibilità di aumentare il valore strategico con IBM Sterling Supply Chain Business Network.

Vantaggi di EDI

Le transazioni EDI sono essenziali per i processi B2B e continuano ad essere il metodo preferito per scambiare documenti e transazioni tra le aziende di tutte le dimensioni.

Sono cinque i vantaggi aziendali principali che la tecnologia EDI fornisce attraverso l'automazione e l'integrazione B2B: 

Per le aziende di grandi dimensioni, EDI utilizza standard che devono essere applicati tra tutti i partner commerciali per avere vantaggi concreti. Per le aziende più piccole, l'adozione dell'EDI offre una maggiore integrazione con le aziende più grandi che hanno grandi budget e una forte influenza.

Implementazione di EDI

Per alcune aziende può essere difficile implementare l'EDI. Uno dei motivi è la necessità di tenere il passo con le mutevoli normative pubbliche, standard e aggiornamenti. È anche intrinsecamente complesso, perché deve conciliare le complessità delle esigenze di business a livello mondiale.  Ad esempio, ogni partner commerciale in una rete B2B può presentare requisiti specifici. Anche se due partner concordano su quale documento EDI utilizzare, ognuno può avere requisiti di formattazione specifici che devono essere soddisfatti. Questi fattori, e altri, hanno indotto molte organizzazioni a esternare le soluzioni EDI.

Che sia in-house o che sia esterno, sono necessarie condizioni, capacità e risorse di base per un'implementazione efficiente dell'EDI. Oltre a fattori ovvi come l'accordo sui tipi di documenti, i metodi di trasmissione sicuri, e l'hardware e il software richiesti, un'implementazione efficiente dell'EDI dovrebbe tenere in considerazione:

  • Software di conversione o associazione. Prende i campi come i nomi, gli indirizzi, gli importi in valuta, i numeri parte e le quantità, e associa i formati delle applicazioni aziendali a documenti standardizzati e viceversa.
  • Capacità di inserimento o estrazione in massa. Permette grandi quantità di messaggi EDI per consentire ai mittenti e ai destinatari di chiudere e aprire le transazioni che possono essere raggruppate da o suddivise in reparti o aree differenti dell'azienda di un partner commerciale.
  • Meccanismi di instradamento dei messaggi. Sono necessari dopo l'estrazione dei messaggi per ordinarli in gruppi differenti e consegnarli ai destinatari appropriati. Può essere necessaria anche la trasformazione dei messaggi per associare al messaggio il formato corretto per la sua destinazione.
  • TPA (trading partner agreement). Indica termini e condizioni, stabilisce standard per i documenti aziendali e definisce le comunicazioni e i protocolli aziendali tra i partner commerciali.

Il futuro dell'EDI

Considera questo scenario. Oggi, un rimborso legato ad una spedizione danneggiata è attivato utilizzando un documento EDI 214 - un messaggio di stato della spedizione del vettore di trasporto. Il materiale nella spedizione è inutilizzabile o invendibile. È probabile che sorgano delle controversie a proposito del rimborso.

Ma nelle future supply chain, EDI sarà la funzionalità di scambio di documenti fondamentale per supportare le innovazioni come l'IoT (Internet of Things), la blockchain e l'AI (artificial intelligence). L'EDI del futuro userà:

  • Sensori IoT. Integrati nell'imballaggio della spedizione e collegati a messaggi EDI 214 periodici per migliorare la visibilità delle condizioni dell'imballaggio praticamente in tempo reale.
  • Tecnologia di blockchain. Liberare i flussi di informazioni EDI per le spedizioni può offrire una versione condivisa della verità per risolvere rapidamente e perfino evitare controversie sui rimborsi.
  • Agent di AI. Monitora tutti gli eventi pertinenti e le informazioni connesse alla spedizione e può identificare un evento non conforme; determinare  se è necessaria un'altra spedizione; scoprire qual è il punto di sostituzione migliore, avviare una nuova spedizione e una restituzione autorizzata.

Fonte

¹ "Electronic Data Interchange (EDI): un'introduzione, (link esterno a ibm.com) " Roger Clark, Business Credit, ottobre 2001

² "Electronic Data Interchanges, (link esterno a ibm.com) " Wikipedia

³ "Nozioni base su EDI e B2B, (link esterno a ibm.com" Sriniedibasics, 20 agosto 2011

⁴ “Il futuro dell'EDI: il punto di vista di IBM, (PDF, 722 KB)" IBM Watson Supply Chain, ottobre 2018.