Introduzione:

Questo Codice di condotta definisce gli standard minimi di condotta commerciale e le prassi aziendali che IBM si aspetta vengano rispettati nella relazione commerciale con International Business Machines Corporation (“IBM”) (o una o più delle sue controllate) inclusi, a titolo esemplificativo, marketing, remarketing (o “rivendita”) o il proprio coinvolgimento in un'opportunità che comporti la vendita di prodotti o servizi forniti da IBM (“Attività”). Se le leggi e le normative in vigore risultassero più permissive rispetto a questo Codice di condotta, ci si aspetta la conformità al presente Codice di condotta. Se le leggi e le normative in vigore risultassero più restrittive, è sempre obbligatorio rispettare tali requisiti legali.

Con l'istituzione di questo Codice di condotta e la sua adozione per regolamentare la relazione con IBM, stiamo riconoscendo il tuo ruolo fondamentale nella definizione e nella tutela del nostro asset collettivo più prezioso—la fiducia dei nostri clienti, investitori, colleghi e delle comunità locali in IBM e i nostri partner commerciali. È necessario garantire che questo Codice di condotta e qualsiasi modifica ad esso apportata (e altre informazioni pertinenti e relative all'istruzione in corso) vengano forniti ai propri dipendenti e appaltatori, che collaborano con personale IBM o agli appaltatori coinvolti nelle Attività e che i propri dipendenti e gli appaltatori siano a conoscenza degli obblighi che si applicano in virtù di questo Codice di condotta.

Allo stesso modo, IBM si aspetta che si indichino le proprie linee guida di condotta ai dipendenti e agli appaltatori che collaborano con il personale IBM o che sono coinvolti nelle Attività. Il settore d'industria e i mercati in cui noi operiamo continuano a subire cambiamenti significativi. Di conseguenza, questi cambiamenti rendono le nostre modalità di conduzione dell'attività aziendale più complesse, con la costante presenza di nuove sfide di regolamentazione, etiche e legali. Si devono dimostrare i principi etici più elevati in tutte le Attività ed evitare il coinvolgimento in qualsiasi attività che sembri, anche solo all'apparenza, inappropriata. Questo Codice di condotta non rappresenta un consiglio legale o una guida legale. Si consiglia di consultare un avvocato qualificato per domande relative ai requisiti legali validi per le proprie Attività.

IBM si riserva il diritto di modificare questo Codice di condotta in qualsiasi momento, pubblicando una versione emendata del Codice di condotta sul sito Web Internet di IBM, nella apposita pagina, o inviando notifica, come altrimenti specificato, in un accordo scritto stipulato con IBM. Si dovrebbe monitorare regolarmente il sito Web per verificare eventuali modifiche a questo Codice di condotta.

Codice di condotta

Leggi le sezioni riportate di seguito:

Integrità e contabilità finanziaria

Registrazioni finanziarie e commerciali accurate e attendibili sono di importanza cruciale per tutte le aziende. Non si deve intraprendere alcuna azione che potrebbe portare a trasmettere informazioni finanziarie false o imprecise a IBM o ai nostri clienti. È necessario accertarsi che tutte le trasmissioni destinate a IBM (ad esempio, ordini, report sulle vendite, richieste di offerte speciali, rivenditori coinvolti, sconti e richieste di rimborso) siano complete e accurate.

Comportamento con i clienti governativi

È obbligatorio conoscere e rispettare tutte le leggi, le regole, le norme, tra cui le norme sugli appalti e le clausole contrattuali che regolamentano l'acquisto di beni e servizi da parte di enti governativi a cui si commercializzano o si consigliano, direttamente o indirettamente, prodotti e/o servizi forniti da IBM, inclusi enti federali, statali, locali e altri enti di proprietà dello Stato, nonché enti di proprietà dell Stato, che sono controllati dallo Stato o soggetti alle norme sugli appalti pubblici (“Clienti governativi”). Tenere a mente che le attività che si possono considerare appropriate quando si tratta con clienti non governativi, possono risultare inappropriate e addirittura illegali quando si tratta con clienti governativi.

È possibile che si applichino taluni divieti, limitazioni o requisiti relativi al pagamento e/o alla ricezione di tariffe e altri benefit, in caso di rapporti commerciali, diretti o indiretti, con clienti governativi per la vendita di prodotti e/o servizi forniti da IBM. Tali disposizioni possono provenire da varie fonti, compresi gli statuti, i regolamenti e i contratti governativi o i subappalti in base ai quali si rivendono prodotti e/o si forniscono servizi a marchio IBM, in relazione allo stesso progetto. Non si ha diritto al pagamento di tariffe o altri compensi connessi alla commercializzazione di prodotti e/o servizi forniti da IBM a clienti governativi, se si detiene un contratto con il cliente governativo in base al quale si consiglia la selezione di prodotti e/o servizi. In tutte le altre transazioni governative, così come nelle transazioni commerciali, è necessario assicurarsi, prima di richiedere tariffe o altri compensi, che tali pagamenti siano consentiti dalla globalità di leggi, regole, normative, nonché contratti e politiche del cliente vigenti, oltre ad essere autorizzati dall'accordo in vigore con IBM. Inoltre, se per legge o in base ai termini di un accordo con il proprio cliente, viene richiesto di dichiarare la tariffa o altra forma di compenso potenziale oppure se il cliente è un ente di proprietà dello stato (GOE - government-owned entity), è necessario notificare al proprio cliente, per iscritto, che si è autorizzati a ricevere una tariffa o un'altra forma di compenso da IBM per la transazione in oggetto e, per un'ente di proprietà dello Stato, la notifica deve anche includere una descrivere del proprio ruolo nella commercializzazione dei prodotti o dei servizi forniti da IBM. Alcuni clienti governativi possono richiedere una registrazione formale, prima di intraprendere qualsiasi attività di marketing. Se si infrange uno qualsiasi di questi requisiti o delle leggi in vigore, IBM non sarà tenuta a pagare alcun compenso per la transazione in oggetto e, se fosse già stato versato un compenso, sarebbe necessario restituirlo quanto prima e IBM potrebbe porre termine all'accordo. Poiché l'applicabilità delle restrizioni legali può dipendere dalle disposizioni dei contratti e dei subappalti, nonché da altre circostanze che possono intervenire in una transazione e che possono essere note solo al soggetto interessato, è sua esclusiva responsabilità determinare, in ogni caso, se sia consentito ricevere una tariffa o un altro tipo di benefit potenziale e se sia necessario effettuare tale registrazione e/o dichiarazione.

Nessun pagamento illecito

In ogni momento, si devono rispettare tutte le leggi anti-corruzione in vigore, a livello nazionale e internazionale, come ad esempio lo United States Foreign Corrupt Practices Act, che disciplina la condotta di IBM e delle sue controllate e altre leggi e normative simili, a livello locale. Le procedure accettabili nell'ambiente commerciale delle aziende private possono risultare del tutto inaccettabili nel rapporto con funzionari governativi e possono addirittura rappresentare violazioni di determinate leggi e normative in vigore in alcuni paesi. Quando si hanno rapporti con funzionari del governo o con persone che agiscono per conto del governo, si dovrebbero conoscere tali restrizioni. È proibito pagare o offrire, direttamente o indirettamente, tangenti, percentuali o altre forme di pagamento in denaro o in oggetti di valore di diverso tipo, inclusi intrattenimenti aziendali, a chiunque, tra cui funzionari, dipendenti o rappresentanti di qualsiasi governo, partiti politici, candidati per una carica o organizzazioni pubbliche o internazionali o a qualsiasi altra terza parte, allo scopo di ottenere o conservare illecitamente attività commerciali correlate, in qualsiasi modo, a prodotti o servizi forniti da IBM o di cui si è rivenditori. Ciò include l'elargizione di denaro o di intrattenimenti aziendali a terze parti, ove vi sia motivo di credere che verrà coinvolto un responsabile del processo decisionale aziendale, allo scopo di influenzare la decisione. Indipendentemente dalle disposizioni delle leggi e delle normative in vigore, tutte le spese di viaggio e gli intrattenimenti aziendali a favore di enti di proprietà dello Stato devono avere un importo ragionevole, una connessione alla dimostrazione del prodotto e non avere lo scopo di ottenere o mantenere illecitamente attività commerciali relative a prodotti o servizi forniti da IBM.

È necessario garantire che tutti gli intrattenimenti aziendali offerti a clienti privati, commerciali o governativi e di altra provenienza siano conformi a tutte le leggi e le normative in vigore, rientrino nel corso ordinario e corretto dell'attività aziendale e non possano ragionevolmente essere considerati tangenti o forme inappropriate di incentivo. Inoltre, le politiche di IBM limitano le forme di intrattenimento aziendale che un dipendente IBM può accettare. Qualsiasi forma di intrattenimento aziendale si possa offrire a un dipendente IBM deve essere appropriata alla relazione d'affari e non deve essere elargita con l'intento di ricevere favoritismi da IBM o per influenzare in modo simile o compromettere il processo decisionale di IBM per quanto riguarda tale relazione, inoltre, deve rimanere entro limiti considerati appropriati per i dipendenti IBM.

Nel rapporto con altri interlocutori, tra cui altri partner commerciali IBM, è necessario esercitare in modo ragionevole la debita diligenza per assicurarsi di essere consapevoli di eventuali segnali di avvertenza potenziali che potrebbero indicare possibili problemi e che rispettino i termini di questo Codice di condotta. Si accetta di informare IBM di qualsiasi potenziale violazione o preoccupazione.

Norme giuridiche antitrust e sulla concorrenza

È obbligatorio rispettare completamente tutte le leggi e le normative antitrust e sulla concorrenza in vigore. Sebbene queste norme giuridiche siano leggermente differenti nelle varie giurisdizioni, le politiche di IBM richiedono, come minimo, se si è autorizzati da IBM a rivendere prodotti e servizi forniti da IBM, che lo si faccia come parte di un modello di business indipendente e in base a termini e prezzi stabiliti unilateralmente. Inoltre, non è ammissibile che il soggetto interessato e i rivenditori IBM concorrenti facciano o tentino di fare alcuna delle seguenti operazioni: 1) correggere o controllare i prezzi delle offerte IBM; 2) coalizzarsi per boicottare fornitori o clienti; 3) dividersi o allocare mercati o clienti; o 4) coordinare offerte in competizione.

Concorrenza leale

IBM si aspetta che il soggetto interessato e i suoi dipendenti competano in modo leale ed eticamente corretto per tutte le opportunità commerciali. I dipendenti coinvolti nella vendita di prodotti e servizi forniti da IBM devono garantire che tutte le dichiarazioni, le comunicazioni e le descrizioni presentate ai clienti siano accurate, complete e veritiere. Allo stesso modo, non si deve stipulare o tentare di stipulare alcun impegno non autorizzato per conto di IBM o dei clienti, né incolpare o coinvolgere indebitamente IBM nelle proprie controversie con i clienti o altri interlocutori. Analogamente, non si dovrebbero diffamare o denigrare IBM, altri partner commerciali IBM, concorrenti o clienti.

Conformità alle normative sui titoli e sull'insider trading

È necessario rispettare pienamente le norme in materia di insider trading e titoli, che regolamentano le transazioni in titoli IBM, così come quelle dei nostri clienti comuni. Per titoli si intendono azioni comuni, obbligazioni, opzioni, operazioni a termine e altri strumenti finanziari. Se si è in possesso di informazioni non pubbliche e materiali derivanti dalla collaborazione con IBM o con i nostri clienti o si ha accesso a tali dati; si devono utilizzare quelle informazioni unicamente per lo scopo per cui sono state fornite. Non si possono utilizzare per la negoziazione di titoli. Queste restrizioni si applicano anche ai familiari, agli amici e ai soci.

Proprietà intellettuale

Il soggetto interessato è responsabile della tutela dei diritti di proprietà intellettuale sia di IBM che del cliente. Un elemento importante di questa tutela è rappresentato dal mantenimento della riservatezza delle informazioni riservate di IBM e del cliente e di altre informazioni proprietarie. Non si deve riprodurre software, documentazione o altri materiali protetti da copyright, a meno che non si sia debitamente autorizzati a farlo. È necessario osservare i requisiti di privacy dei dati in vigore. Quando si tratta direttamente con un utente finale, è necessario assicurarsi che la licenza e i termini del prodotto appropriati vengano forniti all'utente finale in un formato idoneo a creare un accordo applicabile in base alla legge in vigore (ad esempio, alcuni paesi richiedono copie dei contratti in formato cartaceo), prima che la vendita all'utente finale sia finalizzata.

Rispetto e dignità

È necessario garantire ai propri dipendenti un ambiente di lavoro privo di coercizioni, discriminazioni e molestie.

Social media

IBM si aspetta che vengano rispettate le leggi in vigore e le linee guida governative che regolamentano l'uso dei social media. Inoltre, quando si utilizzano i social media (ad esempio, qualsiasi forma di pubblicazione e discussione online, inclusi blog, wiki, condivisione di file, video e audio generati dagli utenti e scambi sui social network), è necessario attenersi a questo Codice di condotta ed è vietato divulgare le informazioni riservate di IBM, ad eccezione di quanto previsto dall'IBM Agreement for Exchange of Confidential Information (o da un accordo equivalente relativo allo scambio di informazioni riservate) tra il soggetto interessato e IBM.

Commercializzazione ad altri rivenditori

È necessario richiedere ai propri rivenditori, che non hanno un contratto con IBM in base al quale sono autorizzati a commercializzare prodotti o servizi forniti da IBM (ad esempio, i rivenditori di soluzioni per le industrie), di conformarsi al presente Codice di condotta e monitorare regolarmente il sito Web Internet di IBM, indicato in precedenza, per verificare eventuali modifiche a questo Codice di condotta. È necessario, inoltre, richiedere a tali rivenditori di fornire licenza e termini del prodotto appropriati all'utente finale in un formato idoneo a creare un accordo applicabile in base alla legge in vigore, prima che la vendita all'utente finale sia finalizzata.

 

Acquisto di prodotti da fonti non autorizzate

Trattare prodotti IBM che provengono fonti non autorizzate danneggia il programma IBM Business Partner e il nostro impegno ad offrire ai nostri clienti servizi ai massimi livelli di qualità e valore commerciale. L'acquisto di prodotti IBM da fonti non autorizzate rappresenta anche un notevole rischio per il soggetto interessato e i suoi potenziali clienti utenti finali, perché non si ha alcuna certezza che questi prodotti siano privi di difetti o alterazioni (o entrambi) o che il prodotto non sia contraffatto, il che può influenzare successivi richieste di copertura in garanzia e la soddisfazione del cliente.

Monitoraggio/conservazione delle registrazioni

È necessario conservare la documentazione ragionevolmente necessaria a dimostrare la propria conformità al presente Codice di condotta e fornire a IBM o al suo revisore indipendente accesso a tale documentazione, su richiesta giustificata di IBM.

Formazione sull'integrità, certificazione e riconvalida

Se richiesto, i propri dipendenti dovranno completare la formazione sull'integrità prevista da IBM, si certificherà la conformità al presente Codice di condotta e si forniranno le informazioni che IBM richiederà in connessione con la riconvalida periodica da parte di IBM della relazione commerciale tra la propria azienda e IBM, in ogni caso, secondo le indicazioni di IBM.

Conformità

Qualsiasi violazione a questo Codice di condotta da parte del soggetto interessato o di persone che lavorano per la sua azienda o per conto di essa costituirà la base per l'immediata cessazione delle relazioni commerciali con IBM e di tutti i contratti correlati. IBM avrà anche il diritto di cessare immediatamente le relazioni di commerciali con l'azienda in questione, inclusi tutti i contratti correlati, in caso di dubbi da un punto di vista etico, di integrità o legale derivanti dal processo di riconvalida.

Segnalare le violazioni

Se si viene a conoscenza di qualsiasi situazione che implichi aspetti illeciti o immorali e che coinvolga o sia correlata alla vendita di prodotti o servizi che IBM fornisce, è obbligatorio inviare immediatamente notifica a IBM, all'indirizzo tellibm@us.ibm.com e comunicare tutte le informazioni che si hanno riguardo all'incidente o alla situazione. Le informazioni fornite a IBM devono essere accurate al meglio delle proprie conoscenze e IBM si aspetta assistenza in eventuali indagini sull'incidente o la situazione segnalati a IBM. La segnalazione di informazioni false a IBM può portare alla cessazione delle relazioni commerciali con IBM e di tutti i contratti correlati.