Business Process Management

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Business Process Management

Scopri business process management e come può aiutarti a ottimizzare e automatizzare continuamente i tuoi processi di business per migliorare l'efficienza e ridurre i costi.

Cos'è il Business Process Management?

Il Business process management (BPM), come definito da Gartner (link esterno a IBM), utilizza metodi per scoprire, modellare, analizzare, misurare, migliorare e ottimizzare la strategia e i processi di business. Anche se a volte viene confuso con la gestione dei compiti e dei progetti, la sua portata è più ampia di questi argomenti collaterali. La gestione dei compiti si concentra sui singoli compiti, mentre il BPM osserva l'intero processo end-to-end. La gestione del progetto si riferisce a un ambito di lavoro una tantum, mentre il BPM si concentra specificamente sui processi che sono ripetibili. Attraverso la reingegnerizzazione continua dei processi, le organizzazioni possono snellire i loro flussi di lavoro complessivi, portando a una maggiore efficienza e al risparmio dei costi. Questo concetto non è nuovo; i principi six sigma e lean sono esempi di metodologie BPM.

Incorporando analisi avanzate, monitoraggio delle attività e funzionalità di gestione delle decisioni, le suite di business process management sono in grado di coordinare persone, sistemi e informazioni e materiali per raggiungere i risultati di business. Di conseguenza, sono stati particolarmente utili per accelerare le strategie di trasformazione digitale.

Tipi di BPM

Ci sono tre tipi principali di business process management: centrata sull'integrazione, centrata sulle persone e centrata sui documenti

  • BPM centrato sull'integrazione: questo tipo di BPM si concentra sui processi che non richiedono molto coinvolgimento umano. Questi processi sono più dipendenti dalle API e dai meccanismi che integrano i dati tra i sistemi, come la gestione delle risorse umane (HRM) o la gestione delle relazioni con i clienti (CRM).
  • BPM centrata sull'uomo: a differenza del BPM incentrato sull'integrazione, questo tipo è incentrato sul coinvolgimento umano, tipicamente dove sono richieste le approvazioni. Interfacce utente intuitive con funzioni di drag-and-drop permettono ai team di assegnare i compiti a diversi livelli, rendendo più facile responsabilizzare gli individui lungo il processo.
  • BPM centrato sui documenti: questo tipo di BPM è incentrato su un documento specifico, come un contratto. Quando le aziende acquistano un prodotto o un servizio, questo deve passare attraverso diverse forme e giri di approvazione per arrivare a un accordo tra il cliente e il venditore.

Ciclo di vita di business process management

Un sistema BPM di successo inizia definendo le fasi coinvolte in un flusso di lavoro. Questo aiuta il team a identificare le aree di miglioramento e le metriche per monitorare i progressi. Applicando il business process management, le organizzazioni possono migliorare le proprie operazioni, portando a migliori risultati di business. Per ottenere questi risultati, è necessario comprendere appieno il ciclo di vita del BPM. Ecco i cinque passi del ciclo di vita:

  1. Progettazione del processo: il team dovrebbe iniziare delineando le pietre miliari all'interno del processo. Da lì, i singoli compiti all'interno del processo BPM globale dovrebbero essere identificati insieme ai proprietari dei compiti per ogni passo del flusso di lavoro. I passi dovrebbero essere chiaramente definiti in modo che il team possa identificare le aree per l'ottimizzazione del processo e le successive metriche per tracciare il suo miglioramento.
  2. Modello: durante questo passo, il team dovrebbe creare una rappresentazione visiva del modello del processo. Questo dovrebbe includere dettagli specifici, come le scadenze, le descrizioni dei compiti e qualsiasi flusso di dati nel processo. Utilizzare il software di business process management è utile durante questa fase.
  3. Esecuzione: il team dovrebbe condurre una prova di funzionamento, testando il nuovo sistema BPM con un gruppo limitato. Dopo aver incorporato qualsiasi feedback, il team può iniziare a diffondere il processo a un pubblico più ampio.
  4. Monitoraggio: durante questa fase, il team dovrebbe monitorare il processo, misurando i miglioramenti nell'efficienza e identificando qualsiasi ulteriore collo di bottiglia.
  5. Ottimizzazione: nella fase finale, il team esegue qualsiasi aggiustamento finale al processo per migliorare l'attività commerciale.

Un progetto BPM di successo richiede un'attenta pianificazione e una comunicazione aperta, ma dopo aver migliorato una serie di attività, i team ne vedono rapidamente i benefici.

Vantaggi del business process management

Le soluzioni BPM aumentano il valore organizzativo attraverso il miglioramento dei processi, producendo una serie di vantaggi. Citiamone qualcuna:

  • Maggiore efficienza e risparmio sui costi: i sistemi BPM aiutano a ottimizzare i processi esistenti e a incorporare più schemi nello sviluppo di nuovi processi. Ciò avviene rimuovendo le ridondanze e i colli di bottiglia dei processi, con conseguente miglioramento dell'efficienza e della produttività. Con più agilità, le aziende possono raggiungere i risultati di business desiderati ad un ritmo più veloce, e possono assegnare le risorse in eccesso ad altri lavori ad alta priorità.
  • Miglioramento dell'esperienza dei dipendenti e dei clienti: una suite di strumenti BPM aiuta ad eliminare il lavoro ripetitivo e a rendere le informazioni più accessibili. Eliminando le distrazioni, i dipendenti sono in grado di concentrarsi sul loro lavoro e sui loro clienti, portando ad un aumento della soddisfazione dei clienti. Flussi di lavoro chiari accorciano anche la curva di apprendimento all'interno del processo di onboarding dei dipendenti, migliorando la produttività e l'impegno.
  • Processi più scalabili: da quando il BPM permette una migliore esecuzione dei processi e l'automazione del flusso di lavoro, ciò si riflette bene quando si scalano i processi in altre aree geografiche in tutto il mondo. Gli strumenti di business process management possono portare chiarezza ai ruoli, assicurando coerenza lungo il processo, e possono anche far emergere opportunità di integrare le regole di business per l'automazione, permettendo ai team di concentrarsi maggiormente sull'innovazione.
  • Maggiore trasparenza: poiché l'automazione dei processi di business definisce chiaramente i proprietari dei compiti lungo il processo, ciò fornisce più trasparenza e responsabilità durante un dato processo. Questo favorisce una maggiore comunicazione tra i team,
  • Meno dipendenza dai team di sviluppo: BPM offre funzionalità low-code che eliminano le potenziali dipendenze dallo sviluppo. Gli utenti business possono essere integrati in questi strumenti rapidamente e facilmente, aumentando l'automazione dei processi in tutta l'azienda.

Casi di utilizzo di business process management

Il software BPM fornisce una maggiore struttura intorno ai processi, rimuovendo alcune delle inefficienze all'interno di un dato flusso di lavoro. Alcuni esempi in cui è stato applicato con successo includono:

  • Distribuzione dei contenuti: le aziende di mass media possono usare il BPM per automatizzare il processo di preparazione e consegna dei contenuti, dalla creazione dei contenuti alla distribuzione. Un sistema di business process management può essere progettato per interagire con i sistemi di gestione dei contenuti, dei diritti, del traffico dei contenuti e degli ordini di lavoro.
  • Servizio clienti: i rappresentanti del servizio clienti possono identificare le domande più frequenti da far gestire ai chatbot, riducendo la pressione sul team quando si presenta un volume elevato di richieste di servizio. I dati di trascrizione dei call center e dei chatbot possono anche aiutare ad automatizzare ulteriormente i processi e a fornire risposte più personalizzate ai clienti.
  • Finanza: le aziende possono creare modelli per standardizzare gli ordini di acquisto inviati da vari team, permettendo loro di procurare software o hardware più rapidamente. Inoltre, i flussi di lavoro personalizzati possono essere stabiliti per scenari unici.
  • Risorse umane: HR può impiegare il BPM per ottimizzare la gestione dei documenti e del flusso di lavoro. Fornisce un ambiente più strutturato per l'elaborazione dei moduli HR, come l'inserimento e il disinserimento dei dipendenti, le valutazioni delle prestazioni, le richieste di ferie e l'approvazione dei fogli di lavoro.
  • Banche: quando si trattano individui o imprese per i prestiti, le banche devono valutare i richiedenti per il potenziale rischio di credito. Questo comporta la raccolta di informazioni da più fonti, come i richiedenti, i datori di lavoro e le agenzie di rating del credito. Il BPM accelera le decisioni sull'ammissibilità del prestito gestendo il flusso di informazioni in tutto il processo e riducendo gli errori nella documentazione.
  • Evasione degli ordini: le aziende possono migliorare l'efficienza operativa dei loro sistemi di evasione degli ordini utilizzando il BPM. Possono usare il BPM per gestire le offerte speciali, l'acquisizione degli ordini e l'evasione degli stessi. Questo sposta il processo verso una gestione degli ordini incentrata sul cliente che offre un maggiore valore commerciale.

Business process management e IBM

Il BPM aiuta la tua azienda a guadagnare valore commerciale e ad affinare il suo vantaggio competitivo. È anche un importante passo avanti, dato che il bisogno di automazione si estende a tutte le operazioni aziendali e IT. Un passo verso una maggiore automazione deve iniziare con piccoli progetti di successo e misurabili, che puoi quindi ridimensionare e ottimizzare per altri processi e in altre parti della tua organizzazione.

Lavorando con IBM, avrai accesso a funzionalità di automazione potenziate dall'AI, tra cui soluzioni BPM scalabili che automatizzano e aumentano i processi aziendali, le decisioni e i contenuti, per contribuire ad accelerare l'innovazione rendendo ogni processo più intelligente.

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