Robertson Group

La sfida di business

Robertson Group si affidava ai fogli di calcolo per consolidare, creare report ed effettuare previsioni sui propri dati finanziari aziendali. Con 22 serie di report finanziari provenienti da tre diversi sistemi, era necessario eliminare l'inserimento manuale e migliorare l'affidabilità.

Trasformazione

Con l'aiuto di Spitfire Analytics e il software Planning Analytics basato su TM1, Robertson Group collabora senza soluzione di continuità e in modo sicuro con il proprio team finanziario e altri reparti e produce previsioni e report rapidi e accurati.

Risultati

Storia della sfida di business

La necessità di una base di analytics più affidabile

Con sede nel Regno Unito, la società di costruzioni, infrastrutture e servizi di supporto Robertson Group si affidava in gran parte a fogli di calcolo autonomi per il consolidamento finanziario, la reportistica, la pianificazione e le previsioni. Doveva raggruppare i dati di 22 linee di business producendo 22 set di report finanziari provenienti da tre diversi sistemi finanziari. La società non investiva in sistemi informatici gestionali da diversi anni.

Non era prevista alcuna automazione del trasferimento dei dati, quindi i dati erano soggetti a danneggiamento. La maggior parte dei fogli di calcolo era archiviata su PC locali senza backup e ciascuno degli oltre 1.000 fogli di calcolo conteneva dati isolati.

Man mano che l'azienda cresceva, dedicava una quantità sempre maggiore di tempo al consolidamento e alla creazione manuale dei report contabili. Con così tante versioni e così tante persone ad apportare modifiche, la gestione dei report era diventata quasi impossibile e l'accuratezza dei dati inaffidabile.

Inoltre, l'elevato volume di dati significava che sette contabili altamente qualificati venivano distolti da attività in materia di informazioni di gestione più orientate al valore per inserire manualmente i dati nei fogli di calcolo per circa due settimane al mese. Ciò portava inevitabilmente a ritardi e difficoltà nel controllo della versione, creava duplicazione del lavoro e rendeva la gestione dei dati un problema.

Phil Talbot, Finance Director presso Robertson Group, osserva che la società utilizzava fogli di calcolo per i suoi report mensili sul valore di costo (CVR), che sono conti dettagliati di profitti e perdite, per ciascuno dei suoi contratti. I CVR rappresentano anche una previsione per ciascuno dei contratti dell'azienda. Otto anni fa, l'azienda aveva solo circa 60 contratti e utilizzava un foglio di calcolo autonomo per riportare i risultati finanziari di ognuno; ora Robertson Group ha circa 150 contratti.

Il problema più significativo con l'utilizzo dei fogli di calcolo era che gli utenti li danneggiavano spesso, secondo Talbot. "Il che significava che dovevano essere riportati indietro e riparati da qualcuno e poi emessi di nuovo", dice. "E poiché non si trattava di una soluzione in rete, occasionalmente abbiamo avuto situazioni in cui il disco rigido di qualcuno si è bloccato e abbiamo perso il CVR di quel mese e abbiamo dovuto ricominciare da capo".

Talbot aggiunge che, poiché i dati finanziari provenivano da così tante fonti e luoghi diversi, anche la centralizzazione dei dati rappresentava un problema. "Ovviamente, potenziare e migliorare il foglio di calcolo è sempre stato piuttosto impegnativo perché era necessario raccogliere i dati dei circa 60 contratti individuali e inserirli nei fogli di calcolo, apportare modifiche 60 volte e quindi restituire i fogli di calcolo", afferma. "I dati all'interno dei fogli di calcolo potevano essere visualizzati solo per quel contratto, quindi il consolidamento dei dati era impossibile. Non era per niente pratico".

Storia della trasformazione

Una soluzione su cui costruire

Impegnato con fogli di calcolo inseriti manualmente che venivano rivisti da molte persone e business unit diverse, Robertson Group aveva bisogno di trovare una soluzione automatizzata che potesse essere gestita meglio senza impegnare i suoi preziosi contabili.

"Quello che volevamo era un sistema in cui potessimo centralizzare i nostri fogli di calcolo in un unico modello, su una rete che potesse essere utilizzata da una serie di contratti", afferma Talbot. "Doveva essere scalabile perché siamo un'organizzazione in rapida crescita. Doveva anche essere flessibile in modo che con il passare del tempo potessimo apportare modifiche a quel modello per migliorarlo e potenziarlo continuamente. E avevamo bisogno di farlo senza interrompere l'attività".

Pertanto, Robertson Group ha ingaggiato Spitfire Analytics per condurre una verifica concettuale. L'azienda ha testato una semplice applicazione di consolidamento utilizzando il software Planning Analytics. L'idea era di costruire un modello che potesse prendere i dati dal settore delle costruzioni, insieme alla mezza dozzina di altre business unit che detenevano e trattavano i dati finanziari dell'azienda, sommandoli e creando report delle prestazioni finanziarie dell'intero gruppo.

"È andato molto bene e ad oggi è ancora in uso", afferma Talbot. "È da qui che abbiamo iniziato e aumentato il numero di applicazioni nel sistema, la più grande delle quali è il nostro modello di banca dati, che è un flusso di cassa riassuntivo del bilancio di profitti e perdite per i nostri singoli contratti".

Talbot osserva che Spitfire Analytics ha aiutato Robertson Group ad adottare il software IBM Planning Analytics su IBM Cloud. Dice che la decisione era basata sul fatto che l'azienda utilizzava un server on-premise in una sede diversa, che per di più non era molto affidabile. "Eravamo costantemente frustrati da problemi di connessione e velocità", afferma.

"Utilizziamo lo strumento Planning Analytics per tutte le nostre attività di reportistica mensile, che si tratti di reportistica sui flussi di cassa, sulle prestazioni effettive del contratto o sulle prestazioni aziendali, nonché la pianificazione o la previsione di profitti di cassa e previsioni di bilancio", afferma Talbot.

Simon Bradshaw, Managing Director presso Spitfire Analytics, osserva che mentre il controllo della versione dei fogli di calcolo era un problema, ora qualcuno che accede al sistema può gestire le versioni finanziarie con un semplice clic utilizzando il dashboard di Planning Analytics. "Ciò che apporta sono informazioni provenienti da tutto il sistema di Planning Analytics ed è così che vengono presentate a tutti in Robertson o ad altre parti interessate", afferma.

Talbot spiega perché la soluzione Planning Analytics è stata la scelta giusta per la transizione della reportistica finanziaria della sua azienda: "Per noi, il punto era collegare i dati. Si tratta di raccogliere i dati in un unico luogo e strutturarli in modo tale da poter creare dei report dei dati dei i contratti, delle aziende, in modo coerente. È questione di unire i dati effettivi e di budget e anche le previsioni, indipendentemente dal periodo di tempo".

Commentando la collaborazione con Spitfire Analytics, Talbot aggiunge: "Simon e Spitfire sono davvero appassionati del software e solleciti a rispondere alle nostre incessanti domande. È stata una grande collaborazione e potrebbe continuare a lungo". Osserva inoltre che la stessa IBM risponde rapidamente alle richieste e che il suo software cloud è affidabile.

Storia dei risultati

Un ciclo di reportistica più veloce e accurato

Nel complesso, la tecnologia Planning Analytics aiuta Robertson Group a fondere in modo intelligente più fonti di dati in un'unica ubicazione centralizzata, consentendo analisi automatizzate e complesse. Il risultato netto è che la previsione è semplificata, i contabili possono ora concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto che promuovono il business e la dirigenza può trarre vantaggio dalla modellazione rapida e da scenari di pianificazione accurati.

"Possiamo trovare molto rapidamente soluzioni che ci consentano di modellare diversi scenari di flussi di cassa e il tipo di scenari ipotetici che abbiamo iniziato a utilizzare", afferma Talbot. Osserva che, sebbene la transizione alla soluzione Planning Analytics consenta di risparmiare solo un paio di giorni nella produzione di un report, è a suo avviso una cosa significativa perché i dati prodotti sono consolidati da tutte le entità di reportistica aziendale, quindi sono molto più affidabili. "Lo strumento di pianificazione e reportistica ha sostituito Excel per tutti i tipi di attività di reportistica critiche; non potevamo tornare ai fogli di calcolo".

Aggiunge che quando in precedenza esaminava i report, trovava numeri che non dovevano esserci. Le molteplici versioni nei fogli di calcolo non protetti potevano causare errori significativi. Ma, grazie al software Planning Analytics, Talbot può ora considerare i numeri attendibili.

"In qualità di direttore finanziario, devi poter ritenere i numeri accurati", dice. "Devi sapere che esiste un processo solido, e che quindi i numeri riportati sono corretti. Senza incognite nelle nostre applicazioni, posso dormire sonni tranquilli".

Talbot osserva che il software Planning Analytics aiuta nella chiarezza dei dati. Consente a Robertson Group di fornire in modo tempestivo esattamente ciò di cui le parti interessate hanno bisogno, con un solido processo alle spalle, in modo che possano fare affidamento sull'accuratezza dei dati riportati.

Afferma inoltre che il passaggio alla tecnologia Planning Analytics ha determinato risparmi sui costi di contabilità. La soluzione consente al suo attuale gruppo di contabili di dedicare la propria attenzione all'analisi dei dati aziendali e alla fornitura di valore all'azienda invece di inserire manualmente i dati nei fogli di calcolo.

L'adozione della soluzione Planning Analytics ha inoltre eliminato la necessità di due controllori finanziari aggiuntivi che sarebbero stati necessari per supportare la crescita. L'introduzione della soluzione comporterà anche un ulteriore risparmio di manodopera nel tempo.

Talbot afferma che la reportistica finanziaria produce dati molto più ricchi per Robertson Group rispetto al passato. E l'implementazione in tutta l'organizzazione è molto più ampia. Commenta inoltre che anche altre aree dell'azienda, inclusa la gestione delle strutture, stanno prendendo in considerazione l'utilizzo del software Planning Analytics.

Talbot afferma che Robertson Group sta iniziando a "dilettarsi con IBM Planning Analytics Workspace". E Bradshaw ha aggiunto che, "Ora che l'utente ha preso confidenza con Planning Analytics, Planning Analytics Workspace è disponibile e fa parte della roadmap; inizieremo a convincere gli utenti a interagire con Planning Analytics Workspace".

Robertson Group

​​Fondato nel 1966 e con sede centrale a Stirling, in Scozia, Robertson Group (link esterno a ibm.com) è una delle più grandi aziende di costruzioni, infrastrutture e servizi di supporto a conduzione familiare del Regno Unito. L'azienda insieme ai suoi clienti investe, sviluppa, costruisce e opera nell'intero settore edilizio, compresi grandi progetti e progetti residenziali e commerciali. Robertson Group offre sviluppo immobiliare, produzione con tempistiche, progetti di capitale e nuovi servizi di costruzione di case e prevede inoltre la gestione delle strutture per i clienti a livello nazionale. L'azienda ha conseguito ricavi per circa 600 milioni di euro, mantiene circa 50 unità operative e lavora costantemente su 150 o più contratti.

Informazioni su Spitfire Analytics Limited

Con sede a Handforth, Cheshire, nel Regno Unito, la società privata Spitfire Analytics (link esterno a ibm.com) è un Business Partner IBM composto da quattro professionisti della finanza che comprendono come una pianificazione accurata e automatizzata possa posizionare un team finanziario al centro dell'attività di un'organizzazione. L'azienda abbina la sua profonda comprensione dell'importanza della pianificazione finanziaria alle competenze e all'esperienza nell'implementazione della soluzione IBM Planning Analytics. È specializzata nella progettazione, nell'implementazione, nella gestione e nel supporto del software Planning Analytics per la reportistica, la definizione del budget, la pianificazione, la previsione e l'analisi. Spitfire Analytics è stata fondata nel 2016.

Componenti della soluzione

• Cloud & Data Platform
• Planning Analytics

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