Ricoh lavora per modernizzare i sistemi core in funzione da oltre 20 anni, promuovendo al contempo la sofisticazione della manutenzione e delle operazioni. Dal 2015, l'azienda mantiene una partnership strategica con IBM Japan, promuovendo riforme attraverso l'uso dell'AI e dell'automazione.
Ricoh Company, Ltd. (di seguito, Ricoh), da tempo nota per la sua attività nel settore delle stampanti multifunzione, ha annunciato nel 2020 la sua trasformazione in “azienda di servizi digitali”, allontanandosi dal suo tradizionale modello di business basato sulle attrezzature per ufficio.
Attraverso fusioni, acquisizioni e l'espansione di nuovi servizi digitali, Ricoh è riuscita a far crescere il proprio business a livello globale supportando le iniziative DX dei clienti. Allo stesso tempo, l'azienda ha perseguito l'efficienza operativa e il DX interno modernizzando gradualmente i sistemi centrali (precedentemente ottimizzati caso per caso per oltre 20 anni) verso piattaforme incentrate sul SaaS.
Con la continua espansione della portata e delle aspettative dell'IT, l'avanzamento della manutenzione e delle operazioni si è rivelata una sfida fondamentale. Dato che il valore di sistema tende a diminuire immediatamente dopo il rilascio, è necessario un miglioramento continuo per mantenere l'efficacia. Tuttavia, poiché la manutenzione e le operazioni sono spesso considerate costi di continuità aziendale, è rimasto un forte orientamento culturale in cui la riduzione dei costi era prioritaria rispetto agli sforzi per aumentare la sofisticazione o creare nuovo valore.
Per superare questa situazione, Ricoh ha iniziato a introdurre una prospettiva strategica nella manutenzione e nelle operazioni, partendo da un profondo cambiamento di mentalità.
Per migliorare il livello di sofisticazione delle attività di manutenzione e delle operazioni, Ricoh si è inizialmente concentrata sul cambiamento della mentalità organizzativa. Le attività di manutenzione e le operazioni sono state riposizionate non come semplici costi, bensì come attività strategiche che aumentano il valore dei sistemi, con ruoli e aspettative chiaramente definiti. Come spiega Yoshinobu Hamanaka, General Manager, Digital Transformation Planning Center, Digital Transformation Division: “Ci stiamo prendendo il tempo necessario per cambiare la nostra mentalità, passando dal considerare una virtù il non spendere, al riconoscere l’importanza di investire per valorizzare il sistema”.
Ricoh ha introdotto inoltre pratiche moderne come il monitoraggio delle prestazioni sempre attivo, l'integrazione continua e la distribuzione/implementazione continua (CI/CD) e la gestione delle prestazioni, migliorando costantemente la visibilità del sistema e favorendo miglioramenti continui nelle operazioni.
Nel 2015, IBM ha avviato una partnership strategica per supportare la trasformazione di Ricoh, collaborando a stretto contatto con l'azienda nello sviluppo, nella manutenzione e nelle operazioni dei suoi sistemi principali. Nella prima fase, le iniziative includevano miglioramenti della produttività tramite l'automazione basata su RPA, l'automazione dei test utilizzando gli asset esistenti e il continuo miglioramento della qualità operativa.
Nella seconda fase, Ricoh ha avviato progetti per modernizzare i sistemi critici in produzione con il SAP e ha ampliato il supporto alla manutenzione e alle operazioni nell'ambiente SAP più ampio. In un'area in cui la stabilità operativa è spesso data per scontata, Ricoh ha adottato un approccio strategico, con personale nazionale ed estero che lavora come un unico team integrato per supportare i sistemi in modo proattivo.
Facendo progredire la manutenzione e le operazioni attraverso l'uso dell'AI e dell'automazione, Ricoh ha ottenuto un funzionamento stabile del sistema e una risposta più rapida agli incidenti. Attraverso i Servizi di Gestione delle Applicazioni (AMS) di IBM, l'azienda ha ridotto del 28% il personale a tempo pieno (FTE) per la manutenzione e le operazioni su circa 90 applicazioni di vendita e della sede centrale in un periodo di circa dieci anni da settembre 2015 a ottobre 2025. Oltre alla riduzione dei costi, Ricoh è riuscita anche a spostare il ruolo dell'IT verso la creazione strategica di valore.
In questa iniziativa, Ricoh ha visualizzato e monitorato la creazione continua di valore attraverso framework di co-creazione come un modello di condivisione di sforzo e guadagno, in cui sia le sfide che i vantaggi sono condivisi tra Ricoh e IBM, e un programma di riduzione dei costi che riduce i costi attraverso l'adozione di nuove soluzioni. Combinati con l'uso di risorse ibride nazionali e globali, questi sforzi hanno contribuito a una maggiore motivazione all'interno dell'organizzazione IT e hanno rafforzato l'esecuzione DX in tutta l'azienda.
Guardando al futuro, Yoshinobu Hamanaka osserva che "sfruttare efficacemente la tecnologia è essenziale e la manutenzione e le operazioni sono particolarmente adatte all'AI". Aggiunge che la profonda esperienza di IBM in materia di AI ha fornito a Ricoh molti insight preziosi sull'utilizzo pratico dell'AI.
In futuro, Ricoh prevede di promuovere la co-creazione con IBM attraverso l'uso di AI generativa e AI basata su agenti. IBM sosterrà lo sviluppo di una base operativa sostenibile fornendo soluzioni come "AI Solution for IT Transformation" e sfruttando le competenze e gli asset coltivati attraverso le sue iniziative "Client Zero", in cui IBM applica le tecnologie più recenti alle proprie operazioni. Questo supporto sarà fornito attraverso un modello ibrido globale che integra team in Giappone, India e Filippine.
Dopo essersi allontanata dal settore delle stampanti multifunzione che un tempo definiva l'azienda, Ricoh Company, Ltd. ha compiuto uno spostamento decisivo verso la trasformazione in una società di servizi digitali. Per offrire maggior valore ai clienti attraverso i servizi digitali, Ricoh sta perseguendo riforme operative e creazione di nuovo valore attraverso l'uso di tecnologie di AI e automazione.
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Tutti i case study citati relativi a clienti sono presentati per illustrare il modo in cui alcuni clienti hanno utilizzato i prodotti IBM e i risultati da essi eventualmente conseguiti. I costi effettivi relativi agli ambienti e le caratteristiche inerenti alle prestazioni possono variare a seconda delle specifiche configurazioni e condizioni del cliente.