Gli edifici pubblici svolgono spesso molteplici ruoli nella nostra società. In quanto siti di importanti eventi storici, sono una parte importante del nostro patrimonio che, insieme alla loro rilevanza architettonica, li rende spesso un'attrazione per visitatori e turisti. Allo stesso tempo, molti di questi edifici svolgono ancora un ruolo attivo nella vita quotidiana come residenze ufficiali, edifici governativi, municipi, musei, biblioteche e altri servizi pubblici.
Questa storia riguarda un edificio particolarmente iconico, che è allo stesso tempo una grande attrazione turistica globale e un posto di lavoro per più di 2.500 persone. Costruito per la prima volta in epoca medievale e ricostruito l'ultima volta oltre 150 anni fa, è sempre stato piuttosto difficile da gestire. I lavori più importanti possono essere completati solo durante brevi periodi di vacanza, il che aumenta i costi e limita la portata delle ristrutturazioni.
Di conseguenza, quasi ogni aspetto dell'edificio ha bisogno di essere rinnovato: riscaldamento, ventilazione, impianti elettrici, tetti, finestre, muratura e altro ancora. Dal punto di vista della salute e della sicurezza, è necessario rimuovere l'amianto e modernizzare i sistemi antincendio. Anche l'accesso ai disabili e le procedure di evacuazione di emergenza sono una fonte di preoccupazione, perché l'edificio non è stato progettato per queste esigenze.
Nell'ottobre 2019, l'ente pubblico responsabile del sito ha deciso di agire. Ha istituito un'organizzazione indipendente incaricata di ristrutturare completamente l'edificio e mettere in atto misure per renderne la manutenzione più facile ed economica. Questa nuova organizzazione è stata impostata come un'organizzazione a due livelli, composta da uno Sponsor Body, che gestisce l'ambito, il budget e i tempi, e da una Delivery Authority, che supervisiona e porta a termine il lavoro.
Era importante che la nuova organizzazione si muovesse rapidamente: entro sei mesi dal suo annuncio iniziale, sarebbe diventata responsabile dell'onboarding, della gestione e del pagamento dei fornitori del programma di restauro. Aveva anche bisogno di potenziare rapidamente il proprio team interno, da uno staff iniziale di 25 persone a un programma su vasta scala.
Dal momento che l'organizzazione era stata costituita come ente completamente indipendente, non era possibile condividere l'infrastruttura informatica esistente del settore pubblico. Di conseguenza, l'azienda aveva a disposizione una finestra di circa tre mesi per trovare una soluzione che potesse soddisfare le esigenze nell'ambito di finanza, approvvigionamento, risorse umane e assunzioni, oltre a essere abbastanza flessibile da evolversi con l'espansione del programma di restauro.
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Poiché il tempo era un fattore chiave, l'organizzazione ha deciso di concentrarsi sull'aspetto fondamentale: creare una solida base che fornisse le funzionalità assolutamente indispensabili fin dal primo giorno, per poi estenderla con l'arrivo di altro personale e nuovi fornitori.
Sapendo di non avere il tempo per costruire un'infrastruttura IT completa da zero e desiderando adottare una tecnologia moderna e orientata al futuro, l'organizzazione ha optato per una soluzione software-as-a-service. Desiderava una piattaforma con processi validi, standard nel settore e pronti per l'uso immediato. Era inoltre importante che la piattaforma potesse essere eseguita nel cloud perché questo avrebbe consentito al team di gestione del programma di concentrarsi sulla progettazione dei processi aziendali, senza preoccuparsi del software e dell'infrastruttura sottostanti, garantendo al contempo una sicurezza dei dati all'avanguardia.
Dopo aver esaminato le opzioni, l'organizzazione ha scelto una suite di Oracle Cloud Applications come piattaforma preferita. Con Oracle, i decisori dell'organizzazione hanno potuto definire una chiara roadmap per passare da una soluzione iniziale su piccola scala a quella pianificata per il futuro e hanno capito come crescere in modo scalabile e modulare. Si sono inoltre resi conto che Oracle aveva un'ampia presenza presso altre agenzie del settore pubblico, il che ha dato loro la certezza che si trattasse della soluzione giusta.
L'organizzazione voleva poi trovare un partner per l'implementazione con un'esperienza nella fornitura di soluzioni Oracle Cloud in tempi molto stretti. Oracle ha consigliato IBM® Services, che aveva recentemente completato un progetto molto simile per un'altra organizzazione del settore pubblico nello stesso paese.
L'organizzazione è rimasta colpita dall'approccio di IBM nel comprendere i requisiti e nel contribuire a definire un minimum viable product (MVP). L'approccio di IBM Design Thinking ha aiutato a mantenere il progetto in carreggiata e a concentrarsi strettamente sull'ambito di applicazione, distinguendo tra le funzionalità fondamentali che dovevano assolutamente essere presenti nell'MVP e le funzioni più avanzate che l'organizzazione avrebbe potuto introdurre in una fase successiva del progetto.
Ad esempio, l'onboarding dei fornitori sarà uno dei processi più importanti per l'organizzazione quando inizierà a gestire un gran numero di appaltatori che lavoreranno nell'edificio. Tuttavia, l’azienda, essendosi fatta carico di una serie di contratti e ordini di acquisto esistenti, ha inizialmente assunto un numero relativamente piccolo di fornitori.
Il team ha quindi deciso di gestire manualmente il processo di onboarding per questo primo gruppo di fornitori, liberando tempo per concentrarsi su priorità più urgenti per l'implementazione iniziale di Oracle. Come vantaggio aggiuntivo, l'esecuzione manuale di questo processo iniziale di onboarding aiuterà il personale a ripulire i dati e ad acquisire una comprensione più approfondita dei requisiti, che dovrebbe aiutare a costruire un processo automatizzato più solido nella fase successiva del progetto.
Una delle lezioni chiave apprese da IBM è stata la comunicazione dell'approccio MVP e dei vantaggi della standardizzazione agli stakeholder dell'organizzazione. Durante i design sprint, il team di IBM e quello del cliente hanno utilizzato IBM® Blueworks Live per mappare e incorporare i processi Oracle in modo che tutti potessero vedere esattamente come funzionavano. Questo ha aiutato le persone ad adottare un approccio più standardizzato e conforme alle best practice, invece di attenersi a preconcetti sul funzionamento dei processi.
Una volta completata la progettazione dell'MVP, il team ha pianificato ed eseguito la creazione e il collaudo delle Oracle Cloud Applications per garantire la consegna nei tempi previsti. Poiché il team aveva utilizzato, ove possibile, le funzionalità integrate, la maggior parte della logica di business era già stata testata a fondo da Oracle, il che significava che l'attività di test poteva concentrarsi principalmente sulle aree in cui erano previsti elevati volumi di transazioni o elevati livelli di rischio. In questo modo è stato possibile inserire il processo di test nel tempo a disposizione senza compromettere la qualità.
Anche se oltre il 60% del progetto doveva essere realizzato da remoto a causa della pandemia da COVID-19, il team ha rispettato le scadenze. I moduli HR, approvvigionamento e assunzioni sono stati attivati in meno di tre mesi, seguiti dal modulo finanziario un mese dopo. Tutti gli eventi di cutover hanno avuto successo e i sistemi sono stati messi online in tempo per consentire ai nuovi dipendenti di iniziare a lavorare in modo produttivo appena entrati nell'organizzazione.
Grazie alle applicazioni Oracle Cloud, l'organizzazione dispone ora degli strumenti necessari per gestire le attività quotidiane, ampliando il proprio team e iniziando a coinvolgere i fornitori per supportare la progettazione e la realizzazione di decine di progetti di ristrutturazione di fondamentale importanza.
Grazie all'adozione di soluzioni standard di settore per la finanza, l'approvvigionamento, le risorse umane e l'assunzione, l'organizzazione può ora contare su un unico insieme di processi di business chiari e ben documentati, che ne garantiranno l'efficienza e la scalabilità durante il suo sviluppo. Nel frattempo, la piattaforma Oracle Cloud sottostante si evolverà per tenere il passo con i requisiti normativi e fornire funzionalità più ricche, consentendo all'organizzazione di concentrarsi sulle questioni di business anziché sull'infrastruttura IT.
La soluzione consente una forte governance e una completa trasparenza, priorità fondamentali per un'organizzazione che investe denaro pubblico. I report standardizzati delle Oracle Cloud Applications aiutano lo Sponsor Body e la Delivery Authority dell'organizzazione a capire dove viene speso il denaro e a creare commenti e analisi su contratti, richieste e ordini di acquisto. È anche facile verificare le decisioni finanziarie e operative, garantendo la piena responsabilità.
Con l'intensificarsi del lavoro, l'organizzazione sarà in grado di riferire sui totali di controllo annuali a livello aziendale e identificare le aree in cui la spesa per il programma è eccessiva o insufficiente. Sarà inoltre in grado di analizzare la supply chain, garantire che siano in vigore le giuste autorizzazioni e verificare che i fornitori siano pagati in modo equo, preciso e puntuale.
Poiché l'organizzazione è in ultima analisi responsabile sia nei confronti del governo che dei contribuenti, è fondamentale essere in grado di rendere conto di ogni centesimo del denaro speso per il programma di restauro. Con l'aiuto di IBM e Oracle, l'organizzazione è fiduciosa di riuscire a far comprendere al pubblico che il fatto di adeguare uno degli edifici pubblici più iconici del mondo agli standard moderni attraverso un programma di restauro efficiente significa utilizzare al meglio il denaro pubblico.
Questo cliente IBM è responsabile della ristrutturazione di uno degli edifici pubblici storici più importanti del mondo. Costituita come società indipendente nel 2019, il ruolo principale dell'organizzazione sarà quello di procurare e gestire gli appaltatori e la supply chain per il progetto.
Note a piè di pagina
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, marzo 2021.
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