London South Bank University

La sfida di business

Il finanziamento dell'università oscilla in base alle iscrizioni degli studenti e a molti altri fattori. Come può la LSBU ottenere le informazioni necessarie per ottimizzare la pianificazione delle risorse e fare investimenti prudenti a lungo termine?

Trasformazione

Lavorando con IBM Business Partner Budgeting Solutions, la LSBU ha migliorato le proprie capacità di pianificazione con IBM Planning Analytics, mettendo a disposizione del team finanziario processi di previsione più efficienti.

Risultati

Storia della sfida di business

Tenere traccia del numero di studenti

Per molte università, una parte significativa del loro budget è determinata dal numero di studenti iscritti ai loro corsi durante l'anno accademico. Ogni anno, il numero di iscritti per ciascun corso varia e anche i tassi di abbandono degli studenti possono variare, il che rappresenta una sfida significativa per la pianificazione di business. Come puoi garantire l'offerta del giusto portfolio di corsi per soddisfare la domanda degli studenti? Stai impiegando il giusto numero di personale accademico per tenere ciascun corso? Su quale tipo di strutture, attrezzature e altre risorse dovresti investire? E come puoi non solo soddisfare le esigenze di oggi, ma anche garantire un futuro stabile e di successo per l'attività?

Il dipartimento di pianificazione finanziaria della London South Bank University (LSBU) ha affrontato proprio questa sfida: voleva trovare un modo più intelligente per progettare e applicare strategie finanziarie sostenibili a lungo termine.

Keith, Head of Financial Planning and Reporting presso la LSBU, spiega: “Reportistica e previsioni finanziarie efficienti ed efficaci sono fondamentali per la capacità della LSBU di investire al meglio su studenti, personale e strutture. Per aiutare la LSBU a indirizzare le proprie risorse, utilizziamo strumenti di pianificazione finanziaria per tenere traccia di ogni aspetto finanziario dell'università, inclusi il numero di studenti, le retribuzioni del personale e gli investimenti, nonché tutti i costi aggiuntivi dell'Università.

Nel corso del tempo, la LSBU ha scoperto che i sistemi di previsione che utilizzava per tenere traccia dei dati finanziari fondamentali non offrivano più la flessibilità, l'efficienza, la capacità e le funzionalità richieste.

Keith Would afferma: "Quando abbiamo completato il nostro ciclo di definizione dei budget, abbiamo dovuto aggiornare manualmente circa 20 diversi strumenti per assicurarci di produrre le informazioni sul numero di studenti e sulle entrate dalle tasse per i diversi programmi di studio, inclusi corsi universitari o post-laurea e studenti nazionali e stranieri. Questo ha richiesto un notevole dispendio di tempo, sforzo manuale per il nostro team e aumentato il margine di errore umano. Man mano che le nostre esigenze crescevano, era chiaro che lo strumento di pianificazione finanziaria che stavamo utilizzando non aveva la capacità di gestire la quantità di dati di cui avevamo bisogno per creare un modello di definizione del budget consolidato.

"Sebbene la nostra applicazione di previsione precedente ci consentisse di creare singoli strumenti per alcuni sistemi come le buste paga del personale, questi strumenti erano eterogenei e dovevamo estrarre e importare informazioni in sistemi diversi, un processo che a volte poteva richiedere fino a due giorni".

La LSBU ha scoperto che lo sforzo manuale ad alta intensità di intervento manuale necessario per supportare i propri sistemi di pianificazione finanziaria sottraeva tempo prezioso al team finanziario, compromettendo la capacità del team di elaborare strategie finanziarie a lungo termine.

Storia della trasformazione

Promozione a un nuovo livello di pianificazione e previsione

Per trasformare le sue capacità di pianificazione, la LSBU ha collaborato con Budgeting Solutions per implementare IBM Planning Analytics, in esecuzione nel cloud.

Keith Would aggiunge: “Abbiamo esplorato una serie di soluzioni e consultato vari Business Partner prima di decidere di lavorare con Budgeting Solutions per implementare IBM Planning Analytics. Abbiamo scoperto che la maggior parte delle aziende sembrava essere più interessata a concludere un affare che ad aiutarci a sviluppare le funzionalità di cui avevamo bisogno. Budgeting Solutions si è distinta perché ha lasciato che la soluzione IBM parlasse da sola e ci ha aiutato a iniziare subito il nostro lavoro sviluppando strumenti personalizzati con la soluzione.

“Il team di pianificazione e reportistica finanziaria della LSBU ritiene che le competenze e le conoscenze di sistema debbano essere integrate nell'attività per garantire flessibilità. Dobbiamo essere in grado di apportare modifiche ai nostri strumenti di previsione in base alle esigenze. E dobbiamo sapere che l'azienda non è vincolata all'assistenza di consulenti per aggiornare i suoi sistemi, con tutti i costi che ciò comporterebbe.

“Il bello di IBM Planning Analytics è che è relativamente facile da imparare e non è necessario essere esperti IT per usarlo per creare strumenti.

“Budgeting Solutions ha compreso la mentalità del nostro team di pianificazione e reportistica finanziaria e ha capito rapidamente quali membri del team sarebbero stati coinvolti. Hanno selezionato un consulente che sapevano essere adatto a ciò che voleva la LSBU piuttosto che tentare di fornire la propria soluzione. La LSBU è stata entusiasta di questo approccio che ha consentito al team di pianificazione e reportistica finanziaria di imparare a utilizzare IBM Planning Analytics con pochi giorni di formazione”.

Keith Would continua: “Budgeting Solutions non solo ci ha aiutato a imparare come ottenere il massimo dalla soluzione IBM, ma ci ha anche suggerito diversi modi per strutturare i nostri sistemi di pianificazione delle buste paga in modo molto più efficiente ed efficace. Abbiamo avuto solo bisogno di spendere una frazione del budget abituale per la consulenza e ora siamo completamente autosufficienti con IBM Planning Analytics. La combinazione di un software intuitivo e di un ottimo tutoraggio di Budgeting Solutions si è sommata a un eccellente rapporto qualità-prezzo.

“In soli sei mesi dall'implementazione di IBM Planning Analytics, avevamo creato uno strumento di pianificazione completo per aiutarci a prevedere il numero di studenti, i costi del personale e le spese di capitale. La soluzione ci offre anche un modo semplice per importare ed esportare facilmente i dati tra IBM Planning Analytics e il nostro sistema di contabilità Agresso, con un notevole risparmio di tempo”.

Scegliendo l'opzione di implementazione sul cloud per IBM Planning Analytics, la LSBU non deve preoccuparsi di installare, manutenere o aggiornare il software. Ciò contribuisce a ridurre il costo totale di proprietà e ad aumentare la flessibilità.

"Il nostro reparto IT ci ha consigliato di adottare la soluzione IBM come servizio cloud", spiega Keith Would. “Significa che il nostro team può lavorare direttamente con IBM, il che riduce il carico di lavoro di manutenzione per il nostro team IT interno. Durante tutto il processo di implementazione e oltre, il supporto di IBM è stato valido, occupandosi sempre in tempi brevi delle nostre domande".

Per aiutare il team di pianificazione finanziaria a trasferire più facilmente i dati tra diversi sistemi, la LSBU utilizza anche l'estensione IBM Planning Analytics for Microsoft Excel, riuscendo così a caricare senza problemi budget e previsioni dalla piattaforma IBM nella sua soluzione di contabilità.

Storia dei risultati

Investire nel futuro

Con IBM Planning Analytics che supporta il suo processo di definizione del budget e di pianificazione, la LSBU ha eliminato dai suoi processi di pianificazione le attività manuali che richiedevano molto tempo, ha consentito al personale di lavorare con maggiore flessibilità e ha acquisito nuovi insight che l'aiuteranno a promuovere l'eccellenza formativa in futuro.

Keith Would spiega: “Da quando abbiamo potenziato le nostre capacità di pianificazione e definizione del budget con IBM Planning Analytics, abbiamo riscontrato notevoli miglioramenti nelle prestazioni che ci aiutano a essere più produttivi.

“Con la nostra soluzione di pianificazione precedente, ci voleva almeno un giorno per completare la nostra pianificazione delle buste paga e per aggiornare il nostro budget con le cifre effettive mensili. Durante questo processo, agli utenti non era consentito l'accesso ai dati, il che determinava disagi e ritardi nel reparto di pianificazione. Ora, IBM Planning Analytics completa lo stesso carico di lavoro in poco meno di 60 minuti, riducendo i tempi di caricamento dell'85%.

“Inoltre, l'estrazione dei dati dal nostro sistema legacy per l'importazione nel nostro sistema di contabilità richiedeva due giorni; con IBM Planning Analytics possiamo farlo in un'ora. Questo è un miglioramento superiore al 93 percento e che libera molto tempo per lavorare su aspetti più interessanti e preziosi del lavoro.

“Con questi risparmi di tempo, per non parlare del fatto che non dobbiamo più dedicare grandi quantità di tempo alla gestione di più fogli di calcolo, il team di pianificazione finanziaria e reportistica può essere molto più produttivo. La possibilità di accedere a IBM Planning Analytics da qualsiasi dispositivo ci consente di lavorare in movimento, trascorrere più tempo con gli utenti nel settore, lavorare in modo molto più flessibile e aggiungere più valore”.

IBM Planning Analytics sta inoltre aiutando la LSBU a sviluppare il suo approccio alla definizione del budget e alla pianificazione, poiché l'analytics in-memory e le capacità flessibili le consentono di elaborare volumi maggiori di dati.

Keith Would aggiunge: “Poiché IBM Planning Analytics è in grado di gestire set di dati di grandi dimensioni, siamo stati in grado di estendere il periodo delle nostre previsioni su un orizzonte che va dai tre a cinque anni. Possiamo fornire ai responsabili delle decisioni un maggiore insight dell'impatto degli investimenti chiave su un periodo più lungo, aiutando l'università a indirizzare le proprie risorse verso le aree che produrranno il risultato più positivo.

“La versatilità della soluzione IBM ci ha permesso di applicare strumenti di pianificazione e previsione a diverse aree dell'università, come il monitoraggio delle ore di contatto tra personale e studenti, che aiuta ogni facoltà a gestire il carico di lavoro del personale docente sui diversi moduli del corso. Abbiamo anche creato uno strumento che aiuta i ricercatori a registrare con precisione il tempo che dedicano ai loro progetti di ricerca, riducendo il rischio di problemi durante l'audit".

Keith Would conclude: “Ogni dipartimento dell'università sta diventando consapevole della potenza di IBM Planning Analytics e stiamo ricevendo sempre più richieste per creare strumenti che li aiutino ad incrementare l'efficienza. Dotati delle ricche funzionalità di IBM Planning Analytics, possiamo aiutare la LSBU a coltivare i risultati accademici e ad investire nel futuro".

London South Bank University

Fondata nel 1892, la London South Bank University (link esterno a ibm.com) è un'università cosmopolita con oltre 18.000 studenti provenienti da più di 130 Paesi. Negli ultimi anni, l'Università è stata premiata con l'argento per l'eccellenza nell'insegnamento nell'ambito del Teaching Excellence Framework (TEF) del governo e riconosciuta ai THE (Times Higher Education) Awards come Università imprenditoriale dell'anno 2016.

Componenti della soluzione

• Planning Analytics

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