La sfida di business
Dopo la recente crescita globale, King Living Pty. Ltd. stava avendo difficoltà a compilare report finanziari di routine. E, troppo spesso, questi record presentavano cifre obsolete.
Trasformazione
L'azienda, in collaborazione con Octane, ha lanciato una piattaforma di reportistica centralizzata che ha riunito dati finanziari ed ERP provenienti da diversi reparti e continenti.
Risultati
~5 minuti
per completare alcuni report che in precedenza richiedevano più di una settimanaMigliora la visibilità
di record finanziari globali ed ERPFornisce dati in tempo reale
evitando laboriose modifiche ai report e contribuendo a migliorare il processo decisionaleStoria della sfida di business
Ampliamento a livello globale
Già riconosciuta in tutta l'Australia come una delle principali fonti di mobili per la casa, King Living ha capitalizzato questo successo, espandendo le sue operazioni a livello globale negli ultimi 18 mesi e allestendo nuove showroom di mobili a Singapore e in Nuova Zelanda, Malaysia, Canada e Cina.
E mentre questa mossa ha cementato l'azienda come attore globale nel mercato del mobile, ha creato una serie di sfide per l'azienda, in particolare legate alla regolare reportistica finanziaria.
"Tutto era in Excel", spiega Tim Farag, Senior Business Analyst dell'azienda. "Ma Excel non poteva contenere tutte le informazioni per le nostre transazioni. Dovevamo consolidare diversi fogli di calcolo e convertire da altre valute in AUD. Ci voleva molto tempo per estrarre le informazioni e, con così tanti passaggi manuali, c'erano diverse trappole in cui potevamo cadere. A volte non sapevamo se i dati che stavamo riportando fossero attendibili".
"Era diventato molto difficile fornire una risposta rapida alle richieste di informazioni provenienti dal nostro proprietario e CEO", aggiunge Rajnesh Prasad, Global Head of Finance di King Living. "Prepariamo pacchetti gestionali mensili per i nostri dirigenti. Creiamo report su rami di produzione e vendita. E ogni volta che avveniva un piccolo cambiamento, dovevamo eseguire di nuovo tutte le query".
"Per gestire al meglio questa crescita e rafforzare le proprie capacità di previsione e definizione del budget, l'azienda ha iniziato a cercare una nuova piattaforma di reportistica. "Avevamo bisogno di uno strumento in grado di misurare le prestazioni e fornire i dati necessari al nostro team di gestione per prendere le decisioni giuste", chiarisce Farag. "Dovevamo essere in grado di rispondere a domande quali l'opportunità di aprire un nuovo negozio o una showroom in un determinato Paese - in una determinata località. Oppure capire se era invece il caso di rimandare viste le prestazioni attuali".
“ Possiamo approfondire tutto, su base giornaliera, settimanale, mensile o annuale - tutti quei bei dati finanziari che ci piace guardare. ”
— Tim Farag, Senior Business Analyst, King Living Pty. Ltd.
Storia della trasformazione
Quantità note
Dopo aver preso in considerazione una serie di opzioni, King Living ha scelto rapidamente di standardizzare le proprie attività di reportistica di back office con il software IBM® Planning Analytics.
"Volevamo avere un'unica fonte di verità", spiega Prasad. “Oggi siamo un'azienda globale e avevamo bisogno di una visione globale della nostra attività. Avevo già lavorato con Planning Analytics. È uno strumento finanziario conosciuto in tutto il mondo e sapevo che poteva darci ciò di cui avevamo bisogno".
E per impostare la nuova architettura di reportistica, Prasad si è rivolto a un'altra parte fidata, gli specialisti di business intelligence del Business Partner IBM Octane Software Solutions. "Avevo già lavorato con loro", spiega. "E Octane ha capito rapidamente le nostre esigenze e la nostra attività. Sapevo che con loro avremmo ottenuto i risparmi e la qualità che ci aspettiamo".
Il team Octane ha iniziato con una serie di workshop di rilevamento per comprendere meglio i processi e i requisiti esistenti del cliente. E, da queste discussioni, Octane ha sviluppato un piano per automatizzare diverse attività comuni e semplificare gli sforzi di reportistica.
Oltre a implementare il software IBM, Octane ha anche creato un dashboard per le vendite che fornisce una visione diretta della piattaforma ERP SAP recentemente aggiornata dall'azienda, consentendo all'azienda di pianificare report regolari o generare query ad hoc che possono analizzare e organizzare i dati in vari modi.
"Puoi personalizzarlo e adattarlo come meglio credi", aggiunge Farag. "Per prodotto. Per categoria. Disponiamo di pacchetti di reportistica sulle vendite in grado di confrontare località, metratura, calpestio. Abbiamo una reportistica delle buste paga, quindi possiamo visualizzare le ore su base settimanale anche di una singola persona.
Continua: "Abbiamo una reportistica ad hoc. Possiamo approfondire tutto, su base giornaliera, settimanale, mensile o annuale - tutti quei bei dati finanziari che ci piace guardare. E possiamo applicare ciò alla nostra definizione del budget, che coinvolge anche Planning Analytics. Possiamo confrontare ciò che stiamo facendo attualmente con ciò che abbiamo fatto in passato".
“ Octane ha capito rapidamente le nostre esigenze e la nostra attività. Sapevo che con loro avremmo ottenuto i risparmi e la qualità che ci aspettiamo. ”
— Rajnesh Prasad, Global Head of Finance, King Living Pty. Ltd.
Storia dei risultati
I dati corretti. Proprio adesso.
Questi sforzi di reportistica semplificata hanno reso le informazioni molto più prontamente disponibili ai responsabili delle decisioni chiave e hanno ridotto i carichi di lavoro associati. "Ad esempio", continua Prasad, "prepariamo un report del ROI in base al personale, la cui preparazione richiedeva una settimana. Ora è pronto in circa cinque minuti".
Allo stesso modo", aggiunge Farag, "il pacchetto di reportistica mensile che va al nostro CEO viene ora gestito tramite Planning Analytics. Prima ci volevano magari tre giorni, se tutto andava bene. E non erano dati in tempo reale. Ora basta circa mezza giornata per inserirci tutto. E si tratta di dati in tempo reale, quindi una modifica dell'ultimo minuto può essere aggiornata rapidamente".
Continua: "Questo ci dà più tempo per analizzare i numeri piuttosto che limitarci a prepararli. E con il software IBM, possiamo essere più sicuri che i numeri che stiamo osservando siano corretti".
E con i suoi dati finanziari globali e ERP più facilmente accessibili e acquisibili, King Living è meglio preparata per le previsioni, la pianificazione del budget e le relative discussioni sulla crescita.
"Octane ci ha dato proprio quello che volevamo", conclude Prasad. "Ora con Planning Analytics, possiamo ottenere i dati finanziari consolidati dell'intero gruppo in un'unica pagina semplicemente premendo un pulsante".
“ Questo ci dà più tempo per analizzare i numeri piuttosto che limitarci a prepararli. E con il software IBM, possiamo essere più sicuri che i numeri che stiamo osservando siano corretti. ”
— Tim Farag, Senior Business Analyst, King Living Pty. Ltd.
King Living Pty. Ltd.
Fondata nel 1977, King Living (link esterno a ibm.com) è riconosciuta come uno dei principali designer e rivenditori di mobili in Australia. L'azienda, specializzata in mobili moderni per la casa, ha sede centrale a Sydney e attualmente gestisce 15 showroom in tutto il Paese. Negli ultimi anni, l'azienda ha anche allestito showroom globali a Singapore e in Malaysia, Canada, Cina e Nuova Zelanda.
Informazioni su Octane Software Solutions
Octane (link esterno a ibm.com) offre soluzioni di business intelligence e gestione delle prestazioni di prim'ordine nella regione Asia-Pacifico. L'azienda, con sede centrale a Sydney, in Australia, offre anche servizi di consulenza, formazione e controlli dello stato di integrità correlati.
Passa alla fase successiva
Per saperne di più sulla soluzione IBM presentata in questa storia, contatta il tuo rappresentante IBM o il tuo Business Partner IBM.
Per saperne di più sulle sue soluzioni di business intelligence e su cosa Octane Software Solutions può fare per te, visita: Octane (link esterno a ibm.com).