KAZANCI HOLDING

La sfida di business

KAZANCI HOLDING ha voluto sviluppare una soluzione integrata di definizione del budget e di reportistica finanziario a livello di gruppo per sostituire i suoi processi manuali e disgiunti.

Trasformazione

Insieme a Planist, l'azienda ha realizzato una piattaforma centralizzata di pianificazione, definizione del budget e consolidamento supportata dal software IBM Planning Analytics.

Risultati

Storia della sfida di business

Più business, più sfide

La contabilità esiste da quando esistono le attività di business. Conoscere l'effettiva ubicazione e il valore degli asset esistenti, oltre ad avere una comprensione accurata dei flussi di cassa passati, attuali e previsti, è essenziale per prendere decisioni aziendali fondate. E quando quei dettagli restano poco chiari - o, anche peggio, sono inaccurati - le aziende, in particolare quelle grandi come KAZANCI HOLDING, affrontano grandi sfide.

"Il nostro gruppo è molto grande e diversificato", spiega Mustafa Özen, Budget and Reporting Director presso KAZANCI HOLDING. "Come gruppo energetico globale, siamo attivi in otto diversi settori e operiamo in 21 Paesi in quattro continenti con più di 8.000 dipendenti. Abbiamo esportazioni in 173 Paesi in tutto il mondo".

In effetti, KAZANCI HOLDING aveva bisogno di circa due settimane per consolidare i dati finanziari delle sue varie aree geografiche ed organizzazioni, il che significava che qualsiasi visione sulle operazioni a livello di gruppo era sempre leggermente obsoleta. Come ulteriore complicazione, ognuna di queste aziende stava utilizzando piattaforme finanziarie indipendenti, il che significava che i dati, una volta raccolti, dovevano ancora essere trasformati prima di poter essere utilizzati.

Özen ricorda, "In precedenza, poiché utilizzavamo piattaforme diverse e indipendenti per ogni società del gruppo, non eravamo in grado di stabilire standard comuni di definizione del budget e pianificazione, rendendo l'intero processo macchinoso. Dedicavamo molto tempo a raccogliere, trasformare e consolidare i dati - solo per predisporre un budget ci volevano in totale circa due mesi".

Tutti questi processi manuali rendevano anche KAZANCI HOLDING più vulnerabile a potenziali errori di definizione del budget, il che ha spinto l'azienda a cercare una strategia più standardizzata e automatizzata.

Storia della trasformazione

integrazione. Automazione. Consolidamento.

Per contribuire a costruire questo nuovo quadro di definizione del budget, pianificazione e consolidamento finanziario, KAZANCI HOLDING si è rivolta al Business Partner IBM Planist ed al software IBM Planning Analytics.

"Abbiamo valutato molte aziende diverse", spiega Özen. "E alla fine dei conti, ottenere una soluzione flessibile è stato un fattore chiave nella nostra scelta. Poiché lavoriamo in diversi settori, aziende e continenti, avevamo bisogno di qualcosa che non fosse standard. Doveva essere qualcosa di più solido. E sulla base dello studio della prova di fattibilità che abbiamo realizzato con prodotti IBM e Planist, eravamo sicuri che avremmo ottenuto la flessibilità di cui avevamo bisogno".

Il team Planist ha implementato una soluzione unificata che estrae automaticamente i dati finanziari e operativi rilevanti dai vari sistemi in tutto il gruppo e consolida queste informazioni in un modello cubo comune, solido e flessibile a cui si accede attraverso una soluzione centralizzata con sicurezza integrata dei dati.

"Possono eseguire un livello di pianificazione molto completo che non potevano fare prima", osserva Mücahit Erdal, Managing Consultant e Director di Planist. "Ad esempio, in uno specifico processo di pianificazione, invece di pianificare solo i ricavi, il sistema ora permette loro di pianificare quantità, prezzi, livelli di scorte, termini di pagamento e altri parametri decisionali per promuovere l'intero spettro dei risultati finanziari legati a quel processo di pianificazione".

E continua, aggiungendo: "La nuova soluzione dispone anche di moduli di pianificazione completi, tra cui, ma non solo, la pianificazione delle vendite e dei ricavi, la pianificazione della produzione e delle operazioni, la pianificazione di OpEx e CapEx, il finanziamento e la pianificazione fiscale. Il sistema calcola i risultati e produce automaticamente anche rendiconti finanziari, dando loro un pannello di controllo centralizzato di accesso alle dichiarazioni dei redditi, dei bilanci, dei flussi di cassa diretti e di eventuali altri rendiconti finanziari. E se c'è un'altra cosa di cui hanno bisogno, possono facilmente costruire un'analisi ad hoc".

Il motore di questa piattaforma di pianificazione e analytics si affida al software Planning Analytics nonché alla soluzione Group Financial Consolidation di Planist. Intanto IBM® Cognos Analytics supervisiona l'integrazione di Active Directory così come l'autenticazione e la gestione degli accessi. I dati finanziari e operativi effettivi utilizzati dalla soluzione vengono estratti dai sistemi di origine integrati del cliente, tra cui l'istanza SAP ERP, il sistema di informazione geografica (GIS) e il sistema di gestione delle informazioni sugli abbonati.

Storia dei risultati

Un patrimonio di valore

Dopo aver standardizzato i propri dati su una piattaforma comune, KAZANCI HOLDING ha accelerato notevolmente i processi di pianificazione finanziaria ed i processi di reportistica.

"Prima di questa soluzione", spiega Özen, "il consolidamento e la finalizzazione dei nostri bilanci di gruppo richiedevano circa due settimane. Ora invece facciamo tutto in cinque giorni. Anche la nostra reportistica è molto più veloce. Per mettere insieme un report sulle spese operative in passato, avevamo bisogno di tre giorni. Ora ci vuole circa mezza giornata".

Parallelamente a questa accelerazione, KAZANCI HOLDING ha reso più facilmente accessibili le proprie informazioni finanziarie. Invece di cercare in cartelle e fogli di calcolo condivisi, gli utenti ora possono accedere ai record finanziari completi del gruppo da modelli cubo di pianificazione e reportistica strutturati e comuni, con funzionalità avanzate di analisi e reportistica che possono contribuire a semplificare la vita sia al personale finanziario che a quello non finanziario.

"Facciamo solo clic su un pulsante sul portale e vediamo il report corretto", aggiunge Eray Ersöz, Financial Systems Development Manager in KAZANCI HOLDING. "E possiamo facilmente confrontare le prestazioni con i dati cronologici e di budget o tra le diverse società del gruppo - solo cambiando i campi".

Allo stesso tempo, i processi di reportistica standardizzati hanno ridotto l'interazione manuale con i dati finanziari dell'azienda, liberando il tempo per l'analisi e incoraggiando record e reportistica più accurati.

"Ha anche migliorato l'archiviazione ed il recupero dei dati finanziari", osserva Gökhan Demiray, Budgeting, Planning and Reporting Applications Executive per KAZANCI HOLDING. "In precedenza, non eravamo nemmeno in grado di eseguire correttamente il backup e la manutenzione dei dati di budget e di reportistica. Con la nuova soluzione, invece, i dati vengono sottoposti a backup due volte al giorno - sette giorni alla settimana - e viene aggiunta la tracciabilità delle modifiche apportate ai dati. Ora tutto viene registrato nei log delle transazioni, in modo da sapere chi ha effettuato la modifica. A che ora. Qual era il valore precedente. Qual è il nuovo valore. È tutto tracciabile".

"Inoltre", continua, "da una prospettiva IT, abbiamo i dati effettivi e completamente integrati dai nostri sistemi operativi - come i sistemi ERP, GIS e CRM - in questa nuova soluzione di gestione delle prestazioni finanziarie a tutti gli effetti".

In definitiva, l'accesso semplificato ai dati finanziari e la reportistica semplificata hanno reso più facile per KAZANCI HOLDING promuovere scelte finanziarie fondate in tutte le sue molteplici organizzazioni e aree geografiche. "Siamo stati in grado di estendere la portata del nostro processo di definizione del budget a un numero maggiore di persone all'interno del gruppo", osserva Özen. "Ci ha aiutato a stabilire una cultura del budget dai vertici del gruppo ai livelli di gestione più bassi delle nostre varie società".

Conclude, aggiungendo: "Siamo soddisfatti dei cambiamenti che il team di Planist ci ha aiutato a realizzare. Con un team piccolo, hanno avuto un grande impatto su di noi. Ed è importante riconoscere anche l'eccezionale impegno e la collaborazione che i nostri team di reportistica di budget di KAZANCI HOLDING hanno dimostrato nel realizzare questo importantissimo progetto".

KAZANCI HOLDING

Con una storia che risale agli anni '50 del secolo scorso, KAZANCI HOLDING (link esterno a ibm.com) è maggiormente conosciuto attraverso il suo marchio Aksa. La holding e le sue diverse attività sono specializzate nella distribuzione e vendita di gas naturale, nella distribuzione e vendita di energia elettrica, nella generazione di energia elettrica, nella produzione di generatori, nell'agricoltura e nel turismo. L'organizzazione ha la sua sede centrale a Istanbul, in Turchia, e altre operazioni sono distribuite in quattro continenti e 21 Paesi. Attualmente, KAZANCI HOLDING impiega più di 8.000 dipendenti.

Informazioni su Planist Bilisim Hizmetleri ve Danismanlik Tic. Ltd. Sti.

Planist (link esterno a ibm.com) - o legalmente Planist Bilisim Hizmetleri ve Danismanlik Tic. Ltd. Sti. - è un fornitore di servizi di consulenza e di implementazione per soluzioni di gestione delle prestazioni finanziarie e operative. Con sede centrale a Istanbul, in Turchia, l'azienda serve clienti in tutto il mondo e, in qualità di Business Partner IBM, Planist è specializzata in soluzioni e servizi basati sul software IBM Planning Analytics.

Componenti della soluzione

• Cognos Analytics
• Planning Analytics

Passa alla fase successiva

Per scoprire di più sulle soluzioni IBM presentate, contatta il tuo rappresentante o il tuo Business Partner IBM.

Per saperne di più sulle sue soluzioni di gestione delle prestazioni finanziarie e su cosa Planist può fare per te, visita: Planist (link esterno a ibm.com)