I numeri non mentono.
Possono descrivere lo stato di salute finanziaria di un'azienda, guidare le decisioni, scoprire i rischi e rivelare le efficienze e le carenze operative. Attraverso i processi contabili, i dati finanziari sono il modo attraverso cui l'azienda comunica con chi la gestisce. Cioè, fino a quando qualcuno li riceve.
A volte i dati sono difficili da ottenere, analizzare o consolidare. E la comunicazione diventa più complessa solo quando l’impresa non è un’unica entità ma piuttosto un insieme di imprese. È il caso di Ascendis Health Limited: un'organizzazione globale per la salute e il benessere costituita da 134 entità che opera nei settori della salute dei consumatori, farmaceutico, medico, della salute degli animali e delle bioscienze.
Yolandi van den Berg, Group Reporting Manager di Ascendis, descrive il processo di consolidamento e reporting per un'organizzazione che vende prodotti in 130 paesi: "È difficile monitorare tutte queste entità in valute diverse. Hanno tutte sistemi diversi ERP, le informazioni non sono nello stesso formato e i dati non sono coerenti."
Continua: "E poi c'è l'ulteriore complicazione rappresentata dalle transazioni intersocietarie, come i prestiti e la traduzione delle informazioni in rand sudafricani. Quindi, per il consolidamento, hai bisogno di un sistema o di un processo che elimini le transazioni intersocietarie da un punto di vista del gruppo".
In passato, Ascendis usava per la sua rendicontazione finanziaria un software di pianificazione finanziaria basato su fogli di calcolo, ma era considerato problematico per vari motivi. "Il processo era molto manuale, per cui i dati erano soggetti a errori", continua van den Berg. “Non c'era modo di inserire i registri ed eseguire un report su tutte le voci di consolidamento. Dovevi caricare documenti Excel solo per vedere i risultati finali .... Sicuramente non era uno strumento progettato per consolidare e tradurre 134 entità di varie valute di rendicontazione come fa Ascendis".
Reportistica estesa
Esegue chiusure, consolidamenti e report per 134 entità aziendali
Dimensione del DB
La dimensione del database finanziario è di 80 GB
Alla fine, la mancanza di dati accurati, unita ai limiti di reporting e consolidamento del software, hanno oscurato la visibilità a livello di gruppo. Ciò, a sua volta, ha ostacolato il processo decisionale e le azioni e ha esposto l’azienda a rischi.
Jaco Henning, Group Financial Manager di Ascendis, spiega: "Usavamo il software solo due volte all'anno: per la reportistica intermedia e quella di fine anno. Il consolidamento del gruppo veniva effettuato solo una volta all'anno per il reporting esterno, quindi il nostro management non ha mai avuto una visione mensile del gruppo. Avevano bisogno di queste informazioni per gestire il gruppo e prendere le decisioni giuste. Questo ai nostri precedenti strumenti di reporting effettivamente mancava."
Con la licenza del software finanziario tradizionale in scadenza, Ascendis ha colto l'opportunità per sostituire il sistema con la tecnologia IBM® Cognos® Controller.
"Avevamo bisogno di uno strumento adeguato per eseguire il consolidamento", afferma Henning. “Volevamo anche che fossero attuati controlli più rigorosi per la nostra rendicontazione finanziaria in modo da poter ottenere numeri di qualità superiore e più coerenti. Ecco perché abbiamo scelto Cognos Controller."
Per l'implementazione, Ascendis si è rivolta a IBM Business Partner iOCO, un gigante tecnologico specializzato in soluzioni e servizi di analisi dei dati, tra cui analisi aziendale, analisi predittiva, servizi gestiti e gestione dei progetti. Jacqueline Minnaar, Principal Consultant di FPM che lavora per la divisione di gestione delle prestazioni finanziarie di iOCO, ha guidato il progetto con il team di Ascendis.
"Mi piace molto lavorare con Jacqueline", afferma van den Berg. "È molto scrupolosa. Ogni volta che ho delle domande—e ce ne sono state tante a causa della complessità—è sempre molto disponibile. Sono molto, molto felice».
Minnaar descrive l'impegno come una grande implementazione, ma aggiunge: "Cognos è in grado di gestire perfettamente una grande organizzazione. Ascendis ha otto diversi tipi di ERP. Dal punto di vista dei dati, vengono memorizzati i dati effettivi, le versioni multiple dei bilanci e delle previsioni, nonché i dati effettivi del governo per ciascuno di essi. Quindi il database è di circa 80 GB, molto grande. E lo storage back-end di tutti i dati è uno dei più grandi che abbia mai visto. Quindi usano molte funzioni di Cognos."
Ad esempio, Ascendis utilizza la tecnologia per dati effettivi, previsioni, budget e rendiconti sui flussi di cassa. "Ogni mese tutti caricano le informazioni effettive nel sistema, che poi utilizziamo per estrarre i nostri pacchetti di report mensili per le diverse unità di business, gli istituti di credito e la dirigenza", spiega van den Berg. "È molto importante effettuare previsioni accurate a livello mensile e annuale, nonché dal punto di vista del budget".
Ascendis ha anche sviluppato un modello di flusso di cassa nella sua applicazione Cognos, consentendo all'azienda di generare rendiconti finanziari mensili per i finanziatori. "Ora riusciamo a soddisfare tutti i requisiti di cui hanno bisogno gli stakeholder", aggiunge Henning."
In tutta l'organizzazione, Ascendis realizza i vantaggi del consolidamento e del reporting mensili. Dati accurati portano a una maggiore visibilità. Maggiore visibilità porta a informazioni migliori. E informazioni migliori portano a decisioni e azioni informate.
"In passato, non avevamo un consolidamento mensile", afferma Henning. "Ora sì. Non avevamo un rendiconto finanziario mensile. Ora sì. Oggi disponiamo ogni mese di informazioni per l’intero gruppo, mentre in precedenza questo avveniva solo una volta all’anno”.
Continua inoltre: “Con Cognos, il management può vedere cosa sta succedendo all'interno del gruppo ed esaminare le nostre unità di business—dove si trovano dal punto di vista finanziario, confrontarle con budget e previsioni e vedere se stanno rispettando gli obiettivi. Avendo una visione più ampia, possono gestire l’attività molto meglio."
In un caso, la rendicontazione finanziaria del sistema ha rivelato una discrepanza potenzialmente rischiosa relativa alla liquidità. "Abbiamo confrontato il report con il conto bancario e abbiamo notato che l'azienda non generava il giusto livello di liquidità", ricorda Henning. “Non riuscivamo a ripagare il nostro debito. Il sistema ci ha quindi aiutato a individuare questi tipi di problemi o rischi, in modo da poter iniziare a lavorare su di essi con sufficiente anticipo per risolverli".
Il software Cognos Controller offre ad Ascendis un maggiore controllo, una funzione che Henning apprezza. "Con Cognos disponiamo di report di registro che mostrano cosa è successo e come cambiano le informazioni", afferma. "Il nostro vecchio sistema non offriva questo tipo di controllo e non riusciva a monitorare l'accesso".
I dati sono inoltre più coerenti, il che facilita e migliora le analisi. "Ora il piano dei conti è lo stesso in tutto il gruppo", afferma van den Berg. “Tutti riportano le entrate sulla stessa linea. C'è coerenza nel reporting".
Oggi, Ascendis sta ancora ottimizzando e personalizzando il sistema e usa sempre più funzionalità man mano che l'organizzazione cambia. "Troviamo sempre più modi per usare Cognos, come migliorare il nostro budget e i processi di previsione", conclude Henning. «Ecco dove siamo in questa fase. Ma sicuramente non è possibile gestire un'azienda senza uno strumento come Cognos."
Fondata nel 2008, Ascendis Health (link esterno a ibm.com) è un'organizzazione globale per la salute e il benessere che opera nei settori della salute dei consumatori, farmaceutico, medico, della salute degli animali e delle bioscienze. I suoi brand Reuterina, Solal e MenaCal.7, tra gli altri, sono venduti in più di 130 paesi e godono di grande rispetto nei mercati. La società ha sede a Gauteng, in Sud Africa e ha registrato un fatturato nel 2020 di 6.963 milioni di rand.
Fondata per semplificare l'ICT, IoCo (link esterno a ibm.com) è la principale società di servizi tecnologici integrati in Africa, con la più grande concentrazione di competenze nel continente. Con uno staff tecnico di 4.500 dipendenti, il nostro obiettivo è fornire un approccio orientato alla progettazione e incentrato sul cliente per risolvere i problemi aziendali. Con una presenza in Africa, nel Regno Unito, in Europa e in Medio Oriente, iOCO serve tutti i settori verticali e oltre 2000 clienti.
Legale
© Copyright IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Analytics, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Prodotto negli Stati Uniti d'America, luglio 2021.
IBM, il logo IBM, ibm.com e Cognos sono marchi di International Business Machines Corp., registrati in molte giurisdizioni nel mondo.Altri nomi di prodotti e servizi potrebbero essere marchi di IBM o di altre società. Un elenco aggiornato dei marchi IBM è disponibile sul Web in “Copyright and trademark information” all'indirizzo ibm.com/legal/copyright-trademark.
Le informazioni contenute nel presente documento sono aggiornate alla data della prima pubblicazione e possono essere modificate da IBM senza preavviso. Non tutte le offerte sono disponibili in ogni Paese in cui opera IBM.
Gli esempi citati relativi a dati di prestazione e clienti sono presentati unicamente a scopo illustrativo. Gli attuali risultati in termini di prestazione possono variare a seconda delle specifiche configurazioni e delle condizioni operative. LE INFORMAZIONI RIPORTATE NEL PRESENTE DOCUMENTO SONO DA CONSIDERARSI "NELLO STATO IN CUI SI TROVANO" SENZA GARANZIE, ESPLICITE O IMPLICITE, IVI INCLUSE GARANZIE DI COMMERCIABILITÀ, DI IDONEITÀ A UN PARTICOLARE SCOPO E GARANZIE O CONDIZIONI DI NON VIOLAZIONE. I prodotti IBM sono coperti da garanzia in accordo con termini e condizioni dei contratti sulla base dei quali vengono forniti. I prodotti IBM sono coperti da garanzia in accordo con termini e condizioni dei contratti sulla base dei quali vengono forniti. È responsabilità del cliente assicurare la conformità a normative e regolamenti applicabili. IBM non fornisce consulenza legale né dichiara o garantisce che i propri servizi o prodotti assicurino al cliente la conformità con qualsivoglia legge o regolamento.