Apa yang dimaksud dengan perintah kerja?

Perintah kerja adalah kekuatan pendorong di balik setiap strategi pemeliharaan organisasi. Ketika seorang manajer mengajukan permintaan pemeliharaan, entitas yang menerima permintaan tersebut membuat dokumen formal dalam bentuk kertas dan/atau dokumen digital. Permintaan itu mencakup semua perincian tugas pemeliharaan dan menguraikan proses untuk menyelesaikan tugas tersebut. Dokumen ini disebut perintah kerja. Perintah kerja juga dapat mencakup informasi tentang:

• Perusahaan yang menangani pesanan
• Lokasi pekerjaan
  
• Persyaratan keterampilan, alat, dan/atau material apa pun
• Pihak yang memberi wewenang
• Teknisi atau penyedia layanan yang ditugaskan untuk tugas tersebut
• Perkiraan biaya penyelesaian
• Perkiraan harga bahan dan tenaga kerja
• Tanggal penyelesaian yang diharapkan
• Tanggal penyelesaian aktual
• Tingkat prioritas

Tujuan utama dari perintah kerja adalah agar semua pihak dalam operasi pemeliharaan mengikuti alur kerja. Jika digunakan secara efektif, perintah kerja membantu organisasi secara efisien mengatur, mengomunikasikan, dan melacak pekerjaan pemeliharaan di dalam departemen atau organisasi.

Sebuah organisasi mungkin akan membutuhkan beberapa jenis perintah kerja untuk menjalankan operasi pemeliharaan. Tergantung pada ukuran organisasi dan industri tempat organisasi tersebut beroperasi, beberapa jenis perintah kerja mungkin lebih umum daripada yang lain. Pabrik yang memproduksi bahan kimia berbahaya, misalnya, akan menghadapi lebih banyak perintah keselamatan kerja daripada, katakanlah, kompleks apartemen. Namun, penting untuk memahami delapan jenis utama perintah kerja yang akan ditangani oleh organisasi.

1. Perintah kerja pemeliharaan korektif
2. Perintah kerja kelistrikan
3. Perintah kerja darurat
4. Perintah kerja umum
5. Perintah kerja inspeksi
6. Perintah kerja pemeliharaan preventif
7. Perintah kerja keselamatan
8. Perintah kerja proyek khusus

• Perintah kerja pemeliharaan korektif: Seperti namanya, perintah kerja pemeliharaan korektif membantu organisasi memperbaiki masalah dengan penilaian dari teknisi yang menemukan masalah selama inspeksi atau jenis perintah kerja lainnya. Biasanya, perintah kerja ini melibatkan memperbaiki atau mengganti peralatan atau suku cadang peralatan. Perintah kerja pemeliharaan korektif berbeda dari perintah kerja darurat, dalam hal ini peralatan atau aset telah gagal.

• Perintah kerja kelistrikan: Perintah kerja kelistrikan adalah perintah kerja untuk memperbaiki atau memasang peralatan listrik, termasuk penerangan, catu daya, dan kabel.

• Perintah kerja darurat: Sebuah organisasi mengeluarkan perintah kerja darurat ketika aset atau peralatan penting mengalami kegagalan dan menyebabkan masalah produksi dan/atau keselamatan. Juga dikenal sebagai perintah kerja pemeliharaan reaktif, perintah kerja darurat memerlukan tindakan segera dan oleh karena itu menerima prioritas tertinggi.

• Perintah kerja umum: Perintah kerja umum adalah perintah kerja yang digunakan untuk berbagai layanan yang tidak mendesak yang tidak sesuai dengan kategori yang lebih spesifik, termasuk permintaan yang lebih umum seperti pengendalian hama rutin atau layanan pengecatan.

• Perintah kerja inspeksi: Organisasi menggunakan perintah kerja inspeksi ketika mereka ingin memeriksa aset organisasi. Sebagai bagian dari program pemeliharaan berulang dan/atau prediktif, sebuah organisasi memesan pengujian (atau serangkaian pengujian) untuk mengevaluasi kinerja aset dengan harapan dapat secara proaktif mengidentifikasi anomali, risiko, dan masalah fungsionalitas lainnya.

• Perintah kerja pemeliharaan preventif: Perintah kerja untuk pemeliharaan preventif memungkinkan organisasi menjadwalkan tugas pemeliharaan rutin agar asetnya berfungsi secara optimal dan memperpanjang siklus hidup peralatannya. Perintah kerja pemeliharaan preventif juga membantu organisasi mengurangi waktu henti peralatan, menjaga kepatuhan terhadap peraturan, dan mengurangi biaya yang terkait dengan perbaikan besar.

• Perintah kerja keselamatan: Tidak seperti jenis perintah kerja lainnya, perintah kerja keselamatan ada sepenuhnya untuk melindungi orang dari bahaya atau ancaman bahaya. Perintah kerja keselamatan melibatkan perbaikan yang mencegah cedera pada personel, termasuk masalah seperti tumpahan cairan/kimia dan penghalang fisik dari kerusakan properti.

• Perintah kerja proyek khusus: Perintah kerja proyek khusus berfokus pada peningkatan dan perbaikan. Perintah kerja ini memungkinkan organisasi untuk memasang aset baru yang membantu memodernisasi peralatan/fasilitas, meningkatkan produktivitas, dan merampingkan proses yang ada.

Alur kerja manajemen perintah kerja menjelaskan bagaimana perintah kerja bergerak melalui proses pemeliharaan dalam organisasi tertentu, dimulai dengan identifikasi tugas pemeliharaan dan diakhiri dengan analisis pasca-penyelesaian.

Pada fase pertama dari siklus hidup, seseorang atau organisasi mengidentifikasi tugas yang harus diselesaikan oleh staf pemeliharaan. Mereka juga akan mengidentifikasi apakah tugas pemeliharaan memenuhi syarat sebagai pemeliharaan terencana. Di mana pekerjaan mudah diidentifikasi sebelumnya, atau pemeliharaan yang tidak direncanakan, di mana ruang lingkup dan spesifikasi pekerjaan memerlukan penilaian awal.

Setelah masalah pemeliharaan teridentifikasi, manajer akan menjabarkan perinciannya dalam formulir permintaan perintah kerja dan menyerahkan formulir tersebut ke departemen pemeliharaan untuk ditinjau dan disetujui. Permintaan pekerjaan dapat muncul dari berbagai situasi, mulai dari permintaan penyewa hingga audit pemeliharaan preventif.

Departemen pemeliharaan (atau tim pemeliharaan) bertanggung jawab untuk mengevaluasi permintaan kerja setelah diajukan. Departemen meninjau rincian permintaan kerja untuk menentukan apakah dapat menyelesaikan pekerjaan dan kemudian menentukan kebutuhan personel dan sumber daya. Jika disetujui, permintaan perintah kerja diubah menjadi perintah kerja.

Setelah tim pemeliharaan atau supervisor menyetujui permintaan pekerjaan dan mengalokasikan bahan, peralatan, dan staf yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, mereka akan membuat perintah kerja. Perintah kerja mencakup semua detail pekerjaan yang diperlukan, serta informasi kontak perusahaan dan tenggat waktu penyelesaian. Pemeliharaan juga harus memutuskan bagaimana mereka memprioritaskan urutan kerja yang baru dalam keseluruhan alur kerja.

Pada fase ini, tim/supervisor menugaskan pekerjaan kepada teknisi pemeliharaan yang berkualifikasi yang akan menyelesaikan daftar tugas sesuai jadwal yang diusulkan. Jika organisasi menggunakan perangkat lunak sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS), pekerjaan secara otomatis ditugaskan ke teknisi.

Teknisi pemeliharaan bertanggung jawab untuk mendokumentasikan dan menutup perintah kerja setelah semua tugas selesai. Teknisi harus merinci jumlah waktu yang mereka habiskan untuk setiap tugas, materi/peralatan apa pun yang mereka gunakan, gambar pekerjaan mereka, dan catatan atau pengamatan apa pun tentang pekerjaan tersebut. Seorang manajer mungkin tidak perlu menandatangani pesanan kerja yang telah selesai dan memberikan panduan tentang langkah selanjutnya.

Meninjau perintah kerja yang lengkap dapat memberikan insight yang berharga tentang operasi pemeliharaan, sehingga organisasi harus terus menganalisisnya untuk mengidentifikasi peluang peningkatan dalam proses perintah kerja. Analisis pascapenyelesaian juga membantu tim pemeliharaan mengidentifikasi tugas apa pun yang terlewatkan atau perlu dikunjungi kembali.

Bagaimana sebuah organisasi mengelola perintah kerja tergantung pada beberapa faktor, termasuk ukuran, industri, sumber daya staf dan keuangan, persyaratan pemeliharaan fasilitas, dan pendekatan keseluruhan terhadap manajemen aset. Meskipun demikian, ada beberapa praktik terbaik yang membantu mengoptimalkan proses manajemen perintah kerja, terlepas dari lingkungannya.

1. Tetapkan tujuan dan putuskan bagaimana Anda mengukur kesuksesan. Untuk mengetahui apakah proses work order bekerja optimal bagi bisnis Anda, Anda harus menetapkan tujuan departemen. Dan menentukan metrik untuk mengukur pencapaian tujuan tersebut. Penting juga untuk memahami KPI Anda, sehingga departemen tahu elemen mana dari proses yang perlu diukur.
2. Standarisasi proses perintah kerja. Proses pengajuan permintaan kerja, pembuatan perintah kerja baru, dan penutupan perintah kerja yang sudah ada haruslah sama setiap saat untuk semua orang. Kembangkan templat perintah kerja untuk memastikan bahwa format dan komponennya konsisten di seluruh organisasi. Pastikan juga untuk mendefinisikan peran dan tanggung jawab dengan jelas sehingga semua pihak tahu siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah dalam proses tersebut.
3. Bersikaplah proaktif. Meskipun tidak mungkin untuk mengantisipasi setiap masalah pemeliharaan dan kerusakan peralatan, namun penting untuk bersikap proaktif tentang elemen-elemen proses pemeliharaan yang dapat Anda kendalikan. Buat dan patuhi jadwal pemeliharaan preventif untuk aset. Gunakan alat bantu pemantauan jarak jauh untuk mengatur pemicu otomatis yang membuat dan menindaklanjuti permintaan kerja pada jadwal yang telah ditentukan. Pemeliharaan proaktif hampir selalu lebih murah daripada pemeliharaan reaktif/darurat; mengambil langkah pencegahan untuk menjaga aset tetap dalam kondisi prima membantu organisasi Anda mencapai efisiensi yang optimal.
4. Gunakan perangkat lunak CMMS atau manajemen aset perusahaan (EAM). Cara termudah dan paling efisien untuk mengelola perintah kerja adalah dengan menggunakan sistem EAM atau perangkat lunak CMMS. Keduanya menawarkan solusi perangkat lunak manajemen pemeliharaan berteknologi tinggi yang mengotomatiskan proses pesanan kerja Anda, mengelola faktur dan tanggal jatuh tempo, dan mengurangi backlog dan kesalahan manusia.

Seiring dengan pertumbuhan organisasi, tidak mungkin lagi mengandalkan sistem perintah kerja kertas atau bahkan spreadsheet untuk mengelola kebutuhan data yang terus berkembang. Organisasi yang lebih besar dan mereka yang memiliki kebutuhan yang lebih kompleks dapat berinvestasi dalam order management software, seperti CMMS atau sistem EAM.

Selain pembuatan dan pelacakan perintah kerja dasar, sistem EAM dan CMMS menggunakan aplikasi seluler dan teknologi berbasis cloud. Teknologi ini membantu tim pemeliharaan merencanakan pemeliharaan preventif, menganalisis pekerjaan yang telah selesai, memvisualisasikan dan melaporkan data, serta mengoptimalkan manajemen inventaris.

Mengintegrasikan sistem manajemen order management dapat membantu organisasi:

CMMS atau EAM berkualitas tinggi akan merencanakan, membuat, melacak, dan mengatur permintaan layanan dan perintah kerja secara otomatis, menghilangkan tugas perencanaan tugas yang berlebihan untuk manajer pemeliharaan dan supervisor. Menggunakan sistem manajemen perintah kerja digital juga memungkinkan organisasi untuk menyimpan jumlah besar data secara elektronik, mengurangi biaya yang terkait dengan penyimpanan kertas.

Dengan semua data perintah kerja Anda yang berada di lokasi terpusat, semua orang dalam tim manajemen dapat melacak perintah kerja saat mereka bergerak melalui alur kerja. Platform CMMS/EAM dengan perangkat lunak pendamping untuk perangkat seluler mendorong akses lebih jauh dengan menggunakan pemberitahuan push dan memungkinkan anggota tim untuk melihat dan mengedit tugas secara real-time.

Perangkat lunak manajemen perintah kerja memungkinkan organisasi untuk mengumpulkan dan menampilkan data perintah kerja sesuai dengan kebutuhan spesifiknya. Tim pemeliharaan dapat membuat dan melihat laporan yang dapat disesuaikan, serta memvisualisasikan data tren yang membantu merampingkan manajemen aset dan meramalkan pemeliharaan preventif.