Apa itu Manajemen Portofolio Strategis (SPM)?

Hal ini memungkinkan penyelarasan dan transparansi serta membantu organisasi menangani perubahan ekonomi atau prioritas yang bersaing, meminimalkan risiko dan memaksimalkan nilai bisnis.

Sebagai sub-disiplin tata kelola organisasi, SPM memusatkan proses bisnis dan teknologi manajemen portofolio untuk menyediakan pengambil keputusan dengan berbagai pilihan untuk menjalankan strategi bisnis terbaik dan paling hemat biaya. Tim dan pemimpin bisnis dapat menilai dan secara kolektif mengelola portofolio strategis perusahaan, semua proyek yang ada dan yang diusulkan, berdasarkan metrik utama (pemanfaatan sumber daya dan biaya, misalnya).

Fungsi SPM, meskipun tidak asing lagi bagi banyak ahli strategi dan perencana IT, semakin tidak terpisahkan dari kesuksesan bisnis yang lebih luas. Dan sementara definisi, tujuan, dan kebutuhan investasi bervariasi dari perusahaan ke perusahaan, SPM membantu bisnis:

• Memprioritaskan ulang atau membatalkan proyek berdasarkan keselarasan mereka dengan tujuan bisnis.
• Otomatiskan manajemen kapasitas dan sumber daya, terutama untuk proyek dan program penting.
• Sesuaikan arus investasi dalam portofolio organisasi berdasarkan relevansinya dengan tujuan bisnis.

Ketika diterapkan secara efektif, praktik SPM dapat merampingkan alokasi sumber daya menuju strategi bisnis di seluruh perusahaan, memfasilitasi komunikasi anggaran, jadwal, peta jalan, dan dependensi yang kuat dan akurat di seluruh tim dan alur kerja.

Dan, dengan menggunakan data proyek dan organisasi secara real-time, SPM membantu memfokuskan intelijen bisnis sehingga para eksekutif dan pengambil keputusan lainnya dapat mengikuti perubahan anggaran, kondisi pasar, prioritas portofolio, dan tujuan bisnis secara keseluruhan. 

Waktu, sumber daya, personel, dan anggaran semuanya terbatas dalam lingkungan bisnis dan IT yang dinamis saat ini. Organisasi bisnis harus pindah lebih cepat dari sebelumnya, membuat keputusan yang lebih berisiko, lebih berdampak dan mendorong inovasi berkelanjutan untuk memastikan kelangsungan hidup jangka panjang mereka.

Akibatnya, pengambil keputusan harus memilih proyek, produk, program, atau inisiatif mana yang akan dikejar dan mana yang harus ditinggalkan (berdasarkan faktor-faktor seperti konsumsi sumber daya dan keselarasan dengan tujuan strategis organisasi).

Investasi yang tidak mendukung hasil bisnis yang diinginkan adalah kandidat untuk dieliminasi, dan investasi yang selaras dengan tujuan strategis diprioritaskan.

Namun, proses pengambilan keputusan dapat menghadirkan tantangan yang signifikan bagi bisnis tingkat perusahaan. Jika, misalnya, tujuan strategis tidak jelas-karena tidak didefinisikan dengan baik atau dikomunikasikan secara memadai kepada semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam implementasi-keputusan investasi dapat terganggu.

Beberapa organisasi juga berjuang dengan informasi dan visibilitas proses di seluruh sistem yang integral untuk manajemen portofolio, menciptakan silo informasi di bidang-bidang vital (seperti perencanaan kapasitas, manajemen risiko, dan manajemen keuangan). Masalah ini sering memburuk karena penskalaan agresif dari praktik tangkas, yang dapat menciptakan titik buta bagi perencana portofolio dan keuangan.

Informasi terpisah yang tidak tertangani mencegah manajer portofolio proyek mendapatkan pandangan komprehensif tentang data perusahaan, yang menghambat perencanaan kapasitas, alokasi anggaran, dan pengambilan keputusan secara keseluruhan. Selain itu, sistem pencatatan yang terputus yang melacak anggaran, sumber daya, dan penugasan kerja menyulitkan untuk merespons secara dinamis terhadap kondisi pasar yang terus berubah.

Namun, ketika tim di seluruh bisnis bekerja dengan otonomi yang lebih besar dan keputusan yang lebih cepat, penyelarasan berkelanjutan dengan sumber kebenaran tunggal menjadi semakin penting.

Praktik SPM mengatasi masalah visibilitas dan penyelarasan dengan mengintegrasikan disiplin ilmu yang biasanya ditangani oleh tim yang terpisah. Ini termasuk strategi manajemen, manajemen portofolio program (PPM), analisis portofolio IT terintegrasi, manajemen portofolio ramping, dan manajemen keuangan tangkas.

Dalam lingkungan SPM, tugas-tugas ini terpusat dan saling berhubungan, sehingga setiap perubahan (dalam strategi bisnis, model operasi, portofolio IT atau arsitektur perusahaan) segera terlihat oleh semua pemangku kepentingan yang diperlukan. Visibilitas real-time di seluruh perusahaan memfasilitasi penyelarasan portofolio yang efisien, pengambilan keputusan yang berorientasi nilai, dan kemampuan beradaptasi portofolio yang berkelanjutan. 

Dengan demikian, SPM membantu perusahaan, manajer proyek dan kantor manajemen proyek (PMO) mencapai hasil bisnis yang unggul dan mempertahankan keunggulan kompetitif mereka melalui investasi terkait digital dan teknologi.

Manajemen portofolio strategis membantu perusahaan menciptakan sumber kebenaran tunggal, menggabungkan beberapa disiplin bisnis dan IT, seperti:

Strategi bisnis dan pengembangan model operasi merupakan bagian integral untuk menentukan visi strategis perusahaan. Proses ini biasanya mencakup penentuan model bisnis dan operasi serta merancang tema strategis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini juga mengharuskan tim untuk menyelaraskan strategi bisnis dengan inisiatif IT, dengan memprioritaskan inisiatif yang mendukung strategi perusahaan.

Model operasi berfungsi sebagai cetak biru di mana organisasi memvisualisasikan dan menyusun operasi mereka. Mereka menghubungkan penawaran pelanggan, kemampuan bisnis, dan struktur perusahaan untuk membantu memastikan bahwa penyampaian nilai sejalan dengan tujuan strategis organisasi.

Dengan mendefinisikan secara jelas bagaimana berbagai bagian bisnis berinteraksi, model operasi memfasilitasi proses yang efisien dan meningkatkan kepuasan pelanggan, menciptakan operasi yang lebih kohesif dan strategis.

Manajemen portofolio IT dan perusahaan memberikan pandangan holistik terhadap semua aset dan inisiatif terkait teknologi di seluruh organisasi. Solusi ini memungkinkan bisnis untuk mengatur seluruh portofolio IT mereka, meningkatkan ketangkasan, menyederhanakan modifikasi portofolio, dan mengoptimalkan dampak portofolio.

Dan, dengan portofolio terpusat, manajer proyek dapat melakukan analisis dampak komprehensif untuk meningkatkan sinergi aset dan meminimalkan kesalahan perencanaan.

Manajemen portofolio IT dan perusahaan memberikan pemahaman yang luas tentang lingkungan IT perusahaan, sehingga perusahaan dapat membuat keputusan berdasarkan informasi tentang Sumber daya alokasi, prioritas proyek, dan strategi IT secara keseluruhan. Tim dan pemimpin bisnis juga dapat mengawasi dan memelihara sumber daya IT dengan lebih baik untuk membantu memastikan inovasi berkelanjutan dan keselarasan dengan tujuan bisnis.

Tata kelola perusahaan mendefinisikan lapisan struktural, termasuk lapisan bisnis, aplikasi, informasi, dan teknis, dari sistem bisnis yang kompleks. Ini menyediakan kerangka kerja untuk mengelola dan mengoptimalkan aset dan proses IT, memungkinkan pengambil keputusan untuk menyelaraskan sumber daya dan alat mereka dengan sisa bisnis.

Tata kelola yang efektif membantu mengoptimalkan integrasi sistem dan memaksimalkan kelincahan infrastruktur, sehingga tim dapat lebih mudah menerapkan praktik transformasi digital yang kompetitif dan menetapkan standar untuk perubahan.

Transformasi tangkas mengacu pada proses berulang dan komprehensif untuk memindahkan seluruh perusahaan menuju praktik bisnis yang lebih tangkas dan reaktif.

Sebagai bagian dari program SPM, transformasi tangkas membantu memastikan visibilitas sistem terpadu dari tujuan dan pengembangan tema strategis hingga pemeliharaan portofolio, sehingga output tangkas selaras dengan prioritas bisnis. Hal ini menyoroti bagaimana perubahan dalam perencanaan bisnis atau eksekusi strategi dapat berdampak pada strategi hulu dan aktivitas hilir.

Para pemimpin bisnis dan manajer portofolio mendapatkan pandangan yang jelas tentang kinerja produk baru, termasuk hambatan apa pun yang mungkin menghambat kesuksesan pasar atau dampak produk pada hasil strategis.

Visibilitas komprehensif ke dalam pipeline tangkas memungkinkan tim menyesuaikan produk baru saat masalah dan peluang peningkatan muncul, membantu bisnis terus mengoptimalkan strategi dan operasi portofolio.

Manajemen keuangan memungkinkan tim untuk menyelaraskan biaya dengan strategi, dengan fokus pada forecasting dan penganggaran yang tepat. Hal ini membantu para pemimpin bisnis memahami prioritas bisnis saat ini dan di masa depan (dan dukungan IT yang mereka butuhkan) serta implikasi keuangan dari langkah-langkah pemotongan biaya di berbagai bagian bisnis.

Dengan memprediksi secara akurat dampak dari keputusan optimasi biaya IT, perusahaan dapat membuat keputusan strategis yang mendukung tujuan jangka panjang sekaligus menjaga kesehatan keuangan. Pendekatan ini membantu memastikan alokasi sumber daya yang efisien dan meminimalkan risiko keuangan.

Manajemen risiko dan keamanan adalah praktik mengidentifikasi potensi ancaman dan mengamankan area mana pun yang memiliki kerentanan atau masalah kepatuhan. Ini memberi organisasi insight tentang sistem yang mungkin mengekspos infrastruktur IT terhadap risiko, merinci apa risikonya dan cara terbaik untuk menanganinya.

Manajemen risiko dan keamanan yang efektif memungkinkan bisnis untuk melindungi aset IT mereka, menjaga kelangsungan operasional dan kepercayaan konsumen, serta menjaga keuntungan perusahaan.

SPM berfokus pada penyelarasan portofolio proyek dengan tujuan strategis dan memaksimalkan kontribusi proyek yang sudah ada dan yang diusulkan untuk mencapai tujuan tersebut. Ini mengevaluasi semua portofolio proyek dan fungsi perencanaan kapasitas secara kolektif, mengukur kecocokan strategis inisiatif untuk mengoptimalkan manajemen sumber daya di setiap portofolio.

Pengambilan keputusan terjadi di tingkat portofolio, dan sering melibatkan eksekutif C-suite, untuk membantu memastikan bahwa portofolio proyek diprioritaskan berdasarkan relevansinya dengan tujuan strategis.

PPM memprioritaskan manajemen proyek dan program yang efisien untuk memastikan bahwa tugas-tugas diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran, dan selaras dengan tujuan organisasi.

Seperti halnya SPM, PPM berfokus pada pemilihan proyek, penentuan prioritas proyek, alokasi sumber daya, serta manajemen risiko dan ketergantungan. Namun, tidak seperti SPM, ruang lingkup PPM terbatas pada proyek individu dalam setiap portofolio, sehingga pengambilan keputusan terjadi pada tingkat proyek atau program. Itu mengambil pandangan jangka pendek hingga menengah dan berupaya menyederhanakan serta mengoptimalkan siklus hidup proyek dari awal hingga akhir.

SPM adalah pendekatan manajemen portofolio yang serbaguna dan dapat disesuaikan, sehingga implementasinya bervariasi berdasarkan anggaran organisasi, tujuan, kebutuhan bisnis, dan persyaratan IT. Namun, perusahaan terkemuka cenderung mengandalkan empat proses utama:

Untuk memahami kebutuhan sumber daya dan memulai proses alokasi, semua pemangku kepentingan memerlukan pemahaman yang jelas tentang hasil bisnis yang dimaksudkan dan keadaan portofolio strategis saat ini. Penting untuk mempertimbangkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang, inventarisasi semua sumber daya yang tersedia (seperti anggaran dan personel) dan ulasan prioritas yang ditetapkan.

Perencana, PMO, dan Resource Manager kemudian dapat memprioritaskan dan mengkategorikan investasi, mengidentifikasi tugas dan proyek apa pun yang tidak bekerja menuju tujuan yang lebih luas dan mengarahkan Sumber daya sesuai dengan itu.

Dengan semua pemangku kepentingan di halaman yang sama, tim dapat memilih indikator kinerja utama (KPI) dan memulai proses pemantauan berkelanjutan untuk mengukur keberhasilan. Bila perlu, pengambil keputusan menyesuaikan pendekatan mereka untuk menjaga portofolio selaras dengan Strategi bisnis.

Banyak bisnis menggunakan proses gerbang fase, yang memecah proyek menjadi segmen atau langkah yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola, untuk merampingkan analisis. Metodologi manajemen proyek yang tangkas dan hybrid juga sering digunakan untuk mengoptimalkan analisis.

Menggunakan insight dari analisis proyek dan portofolio, tim dapat mengembangkan rencana portofolio yang merinci proyek tertentu dan inisiatif strategis untuk memprioritaskan, merendahkan prioritas, atau membatalkan. Proses perencanaan juga mencakup alokasi anggaran dan personel, penilaian risiko, dan tugas identifikasi masalah. 

Sasaran, tujuan, dan KPI yang telah ditetapkan membantu manajer proyek dan PMO mengukur kemajuan dan membantu para pemimpin bisnis memvisualisasikan kemajuan.

Dengan rencana portofolio, tim dapat memulai proses pelaksanaan strategi. Namun, pemantauan dan penilaian berkelanjutan sangat penting untuk menjaga portofolio selaras dengan tujuan strategis dan beradaptasi dengan perubahan kondisi atau anggaran.

Alat bantu SPM mengotomatiskan tugas-tugas ini, memberikan pemangku kepentingan pandangan terpadu atas semua pekerjaan yang sedang berjalan, yang akan datang, dan yang telah diselesaikan. Pendekatan ini memungkinkan semua pemangku kepentingan untuk mengetahui status portofolio strategis. Jika sebuah program tidak lagi sesuai dengan rencana strategis, para pemimpin dapat memilih untuk menunda atau membatalkannya.

Transisi ke SPM bisa menjadi usaha yang menantang. Jika sebuah bisnis memiliki anggaran terbatas, akan sulit untuk membuat keputusan prioritas yang memuaskan setiap pemangku kepentingan. Dan mengelola portofolio besar proyek yang saling terkait bisa jadi rumit, membutuhkan alat dan proses yang canggih untuk menjaga koherensi dan keselarasan.

Namun, SPM menawarkan banyak manfaat bagi perusahaan, termasuk:

• Pengambilan keputusan yang lebih kuat. Alat SPM menggunakan dasbor untuk memberikan pandangan holistik dari semua proyek portofolio, membantu pemimpin bisnis dan manajer portofolio dengan cepat memutuskan proyek mana yang akan dikejar, dipertahankan, atau diakhiri.

• Keselarasan dan visibilitas strategis yang lebih baik. Praktik SPM membantu memastikan bahwa semua proyek selaras dengan tujuan bisnis, mendorong transparansi dan akuntabilitas di seluruh perusahaan.

• Peningkatan ketangkasan bisnis. SPM membantu organisasi merespons dengan cepat terhadap perubahan pasar dan pergeseran internal dengan mengalokasikan ulang sumber daya dan memprioritaskan ulang proyek sesuai kebutuhan.

• Penggunaan sumber daya yang dioptimalkan. SPM memungkinkan bisnis untuk mengalokasikan sumber daya secara efisien, memaksimalkan produktivitas, dan meminimalkan pemborosan sehingga proyek dengan prioritas tinggi menerima dukungan yang diperlukan.

• Menyederhanakan kolaborasi. SPM memfasilitasi kolaborasi yang efisien di seluruh proyek dan program yang kompleks, menyediakan satu sumber kebenaran visual dan menjaga tim tetap selaras pada prioritas bisnis tertinggi.

• Manajemen risiko proaktif. Proses SPM memperkenalkan lebih banyak titik audit dan kontrol dalam lingkungan bisnis dan IT, sehingga manajer portofolio dapat mengidentifikasi dan menangani risiko di tingkat portofolio. Manajemen risiko yang proaktif membantu mencegah gangguan yang dapat menggagalkan proyek dan menghambat kemajuan menuju tujuan strategis.