Otomatisasi pesanan pembelian

Alih-alih mengandalkan proses manual seperti mengisi formulir kertas, mengirim email, dan mengejar persetujuan, otomatisasi merampingkan tugas-tugas ini dengan keterlibatan manusia yang minimal. Apa yang biasanya memakan waktu 2 hingga 3 hari dalam proses pesanan pembelian manual dapat diselesaikan hanya dalam beberapa jam melalui otomatisasi.

Solusi otomatisasi pesanan pembelian biasanya terintegrasi dengan sistem bisnis inti seperti platform akuntansi dan manajemen inventaris. Ini menjadi langkah awal menuju inisiatif yang lebih luas seperti otomatisasi pengadaan, otomatisasi procure-to-pay (P2P), otomatisasi proses bisnis, dan optimalisasi rantai pasokan. Area ini semakin memanfaatkan teknologi canggih, termasuk kecerdasan buatan (AI), untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan operasi di seluruh rantai pasokan.

Ketika diintegrasikan ke dalam ekosistem otomatis yang lebih besar, otomatisasi PO meningkatkan visibilitas di seluruh siklus pembelian. Pembaruan waktu nyata dan data terpusat memberi pengambil keputusan insight yang lebih dalam tentang pola pengeluaran, kinerja pemasok, dan kebutuhan pengadaan di masa depan.

Sebuah laporan baru-baru ini menemukan bahwa organisasi yang mengadopsi model operasi terintegrasi memiliki posisi yang lebih baik dalam membuat keputusan pengadaan berbasis data menggunakan analisis canggih dan algoritme prediktif. Akibatnya, perusahaan berkinerja terbaik telah mengurangi biaya pemesanan bahan dan layanan hingga 52%.¹

Otomatisasi PO lebih dari sekadar mendigitalkan dokumen. Misalnya, sistem dapat secara otomatis membuat pesanan pembelian saat stok turun di bawah ambang batas yang ditentukan atau ketika sebuah departemen mengajukan permintaan. PO tersebut kemudian dirutekan melalui alur kerja persetujuan yang sudah ditetapkan, mempercepat keseluruhan proses. Vendor menerima pesanan secara elektronik dan status pesanan dapat dilacak secara real time.

Mengotomatiskan proses pesanan pembelian mengubah pengadaan dari tugas yang memakan waktu dan rawan kesalahan menjadi alur kerja yang efisien dan cerdas. Ini memungkinkan organisasi beroperasi lebih efektif, memperkuat hubungan dengan pemasok, serta memberikan kepercayaan dan kejelasan lebih besar kepada tim keuangan dan operasional dalam aktivitas pembelian mereka.

Otomatisasi pesanan pembelian sangat penting karena memberikan struktur, konsistensi, dan keandalan pada salah satu proses bisnis yang paling mendasar: memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan untuk beroperasi.

Ketika ditangani secara manual, menggunakan spreadsheet, email, atau formulir kertas, proses pesanan pembelian dapat dengan cepat menjadi kacau, rawan kesalahan, dan memakan waktu. Kesalahan dalam pemesanan, keterlambatan persetujuan, dan visibilitas yang terbatas dapat merembet ke seluruh organisasi, sehingga mengganggu anggaran, jadwal, dan hubungan dengan vendor.

Mengotomatiskan proses pesanan pembelian mengubahnya menjadi alur kerja digital yang dapat dilacak, bekerja efisien di latar belakang, selaras dengan proses bisnis, serta memberikan tim lebih banyak kontrol dan mengurangi stres. Karena itu, pengadaan menjadi fokus utama transformasi; CSCO dan COO mengharapkan rantai pasokan dan alur kerja operasional yang dipengaruhi AI generatif menjadi yang terdepan pada tahun 2025.²

Nilai otomatisasi PO lebih dari sekadar menghemat waktu. Ini menciptakan sumber kebenaran tunggal di seluruh departemen dengan menghubungkan permintaan, persetujuan, pesanan, tanda terima, dan faktur ke dalam satu sistem yang kohesif. Visibilitas ini membantu mencegah pengeluaran berlebihan, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik. Hal ini membangun kepercayaan; vendor menerima pesanan yang tepat waktu dan akurat, sementara tim internal dapat mengandalkan data pembelian yang bersih dan terkini.

Dalam lingkungan di mana kelincahan dan akuntabilitas sangat penting, mengotomatiskan proses PO adalah keuntungan strategis.

Mengotomatiskan proses pesanan pembelian dimulai dengan memilih teknologi yang tepat, lalu mengonfigurasinya untuk mencerminkan alur pengadaan bisnis Anda yang sudah ada, hanya saja lebih cepat, lebih cerdas, dan lebih andal. Berikut adalah langkah-langkah umum untuk menyiapkan dan mengelola proses PO otomatis secara efektif.

Mulailah dengan mengidentifikasi kebutuhan bisnis Anda, masalah yang sedang dihadapi, tujuan masa depan, dan persyaratan integrasi. Selanjutnya, teliti dan pilih perangkat lunak pesanan pembelian yang dapat berkembang bersama bisnis Anda. Baca ulasan, coba demo dari vendor, dan ikuti webinar untuk menemukan solusi yang tepat. Idealnya, pilih perangkat lunak yang mendukung otomatisasi penuh proses procure-to-pay (P2P) dan menawarkan fleksibilitas melalui kustomisasi no-code dan kode rendah, seperti SAP Ariba. Cari solusi yang mudah dikonfigurasi agar sesuai dengan alur kerja Anda. Fitur seperti template siap pakai, logika persetujuan, akses mobile, dan analitik sangat penting untuk kesuksesan jangka panjang.

Sebelum menyiapkan sistem, tentukan dengan jelas cara kerja pembelian saat ini dalam organisasi. Siapa yang dapat meminta, siapa yang menyetujui, dan pada ambang batas apa? Vendor mana yang harus digunakan? Gunakan atau sesuaikan templat PO untuk menstandarkan kolom seperti detail vendor, persyaratan pembayaran, dan item baris. Aturan bisnis ini membantu menjaga proses pembelian Anda tetap konsisten dan sejalan dengan anggaran dan kebijakan perusahaan. Setelah ditentukan, perangkat lunak dapat menerapkannya secara otomatis tanpa perlu tindak lanjut manual.

Selanjutnya, buat cara digital bagi karyawan untuk mengirim permintaan pembelian tanpa menggunakan email atau spreadsheet. Ini biasanya berarti menyiapkan formulir online sederhana di mana orang dapat memilih item dari daftar pemasok yang disetujui atau mengajukan permintaan barang baru. Sistem ini memastikan semua permintaan pembelian diproses secara konsisten dan tidak ada yang terlewat.

Saat seseorang mengirim permintaan pembelian, sistem secara otomatis mengarahkan permintaan tersebut ke orang yang tepat untuk disetujui berdasarkan aturan yang telah ditetapkan. Misalnya, jika jumlahnya melebihi batas tertentu, persetujuan akan diberikan oleh manajer departemen atau pimpinan keuangan. Pihak yang berwenang menerima pemberitahuan, biasanya melalui email atau telepon, dan dapat menyetujui atau menolak permintaan tersebut hanya dengan satu klik.

Setelah permintaan disetujui, sistem langsung menangani pembuatan pesanan dengan menggunakan templat standar dan menarik semua data yang relevan seperti deskripsi barang, jumlah, harga, dan detail vendor. Fungsi ini meniadakan entri manual dan membantu memastikan konsistensi.

Sistem mengirimkan PO yang sudah disetujui langsung ke vendor melalui email, portal pemasok, atau menggunakan format khusus yang disebut EDI (Electronic Data Interchange). Karena proses ini sepenuhnya digital, vendor menerima PO dengan cepat dan dapat segera memulai pemrosesan pesanan, sehingga mempercepat waktu pengiriman.

Setelah pesanan dibuat, sistem melacaknya. Saat barang dikirim dan diterima, sistem memperbarui status PO. Karyawan atau staf gudang mencatat konfirmasi penerimaan, jumlah yang diterima, dan ketidaksesuaian seperti barang hilang atau rusak. Visibilitas waktu nyata ini membantu mendeteksi masalah lebih awal dan menjaga catatan tetap akurat.

Ketika vendor mengirimkan faktur, sistem secara otomatis melakukan pencocokan tiga arah, yang merupakan fitur utama dalam otomatisasi proses akun bayar (AP). Fungsi ini memeriksa apakah faktur sesuai dengan pesanan pembelian asli dan catatan penerimaan barang atau jasa. Jika ketiga dokumen tersebut cocok, sistem akan memicu proses pembayaran. Jika ada perbedaan, sistem akan menandainya untuk ditinjau lebih lanjut, sehingga mencegah terjadinya kelebihan pembayaran atau pembayaran ganda.

Untuk merampingkan operasi, sistem PO terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi dan sistem ERP (perencanaan sumber daya perusahaan) Anda. Hal ini memungkinkan sinkronisasi data keuangan, alokasi biaya, dan jejak audit yang mulus. Tim keuangan tidak perlu memasukkan data secara manual, sehingga menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan.

Setelah proses PO otomatis aktif dan berjalan, Anda dapat mulai menggunakan alat pelaporan sistem untuk mengevaluasi kinerja secara menyeluruh. Anda bisa melihat departemen mana yang mengeluarkan biaya terbanyak, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan persetujuan, bagaimana kinerja vendor Anda, serta mengidentifikasi potensi penundaan. Data ini membantu organisasi terus meningkatkan proses pengadaan dan membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas dari waktu ke waktu.

Teknologi yang digunakan dalam proses otomatisasi pesanan pembelian bersatu untuk menciptakan solusi otomatis yang mulus yang mengurangi upaya manual dan meningkatkan kontrol. Teknologi inti yang mendukung otomatisasi PO meliputi:

Perangkat lunak order management software: Ini adalah fondasinya. Platform otomatisasi PO khusus (seperti SAP Ariba, Coupa, atau Procurify) menyediakan fungsi utama untuk membuat, merutekan, menyetujui, mengirim, dan melacak PO. Alat dari penyedia perangkat lunak pengadaan terkemuka biasanya mencakup dasbor, templat, penegakan kebijakan, dan pembuat alur kerja interaktif yang memudahkan pengaturan dan pemantauan.

AI danmachine learning (ML): Beberapa sistem PO modern menggunakan AI untuk merekomendasikan vendor, mengisi otomatis bidang pesanan berulang, mendeteksi anomali dalam pembelian, dan memperkirakan kebutuhan pembelian. ML juga membantu mengoptimalkan alur kerja secara bertahap berdasarkan perilaku pengguna nyata.

Alur kerja otomatisasi Mesin: ini memungkinkan Anda menetapkan logika dan aturan yang mengatur bagaimana PO bergerak dalam organisasi Anda. Contohnya, perutean otomatis berdasarkan departemen, jumlah, atau vendor. Platform modern biasanya menyediakan alat kode rendah atau no-code sehingga pengguna nonteknis dapat membuat alur kerja kompleks tanpa perlu pemrograman.

Pertukaran data elektronik (EDI): Teknologi EDI memungkinkan pertukaran dokumen otomatis seperti pesanan pembelian, faktur, dan pemberitahuan pengiriman langsung antar sistem (Anda dan pemasok), tanpa perlu email atau kertas. Ini mempercepat penyelesaian dan mengurangi risiko miskomunikasi.

Pengenalan karakter optik (OCR) dan pemrosesan dokumen cerdas (IDP): OCR sering digunakan untuk mengotomatiskan pencocokan faktur atau mengimpor dokumen ke dalam sistem PO. Alat IDP yang lebih canggih memakai AI untuk mengekstrak dan memvalidasi data dari format tidak terstruktur seperti PDF atau email yang dipindai, sehingga mempercepat entri data dan meningkatkan akurasi.

Integrasi ERP dan sistem akuntansi: Integrasi mulus dengan sistem seperti NetSuite, SAP, QuickBooks, atau Oracle memastikan data PO disinkronkan secara real time dengan anggaran, buku besar, dan sistem manajemen inventaris. Hal ini menjaga akurasi catatan keuangan dan menghilangkan entri data yang duplikat.

Akses cloud dan mobile: Platform berbasis cloud memungkinkan tim Anda mengakses sistem dari mana saja, cocok untuk persetujuan jarak jauh dan pelacakan waktu nyata. Banyak alat juga menawarkan aplikasi mobile sehingga pemangku kepentingan dapat meninjau, menyetujui, atau menerima pemberitahuan saat bepergian.

Teknologi pencocokan tiga arah: Fungsi pencocokan tiga arah secara otomatis membandingkan PO, tanda terima barang, dan faktur pemasok untuk memastikan kecocokan sebelum memicu pembayaran. Sistem ini merampingkan pemrosesan faktur dan mencegah pembayaran berlebih, pembayaran ganda, atau membayar barang yang tidak pernah diterima, sehingga menjadikannya titik kontrol yang sangat penting bagi tim utang usaha.

Manfaat utama dari otomatisasi pesanan pembelian meliputi:

Penghematan waktu: Sistem pesanan pembelian otomatis secara dramatis mengurangi upaya manual yang terlibat dalam pembuatan, persetujuan, dan pengiriman pesanan pembelian. Apa yang dulunya memakan waktu berjam-jam sekarang bisa memakan waktu beberapa menit atau bahkan detik dengan sistem otomatis.

Penghematan biaya: Dengan menghilangkan ketidakefisienan, mengurangi kesalahan, dan menghindari pengeluaran yang tidak sah, otomatisasi PO membantu menurunkan biaya langsung dan tidak langsung serta mendukung strategi pengurangan biaya pengadaan yang lebih luas. Bisnis sering mendapatkan pengembalian investasi yang cepat berupa penghematan jam kerja staf dan pengurangan pengeluaran maverick.

Lebih sedikit kesalahan: Entri data manual rentan terhadap kesalahan manusia seperti pesanan ganda, harga salah, atau kesalahan ketik pada detail vendor. Otomatisasi memastikan konsistensi dengan menarik data akurat dari sistem terintegrasi, menggunakan templat, dan menerapkan aturan validasi untuk menghindari kesalahan umum.

Persetujuan yang lebih cepat:  Alur kerja otomatis mengarahkan permintaan pembelian ke orang yang tepat secara instan, merampingkan persetujuan pesanan pembelian dengan peringatan dan pengingat yang ada di dalamnya. Pemberi persetujuan dapat meninjau dan menandatangani dari ponsel atau laptop mereka, yang secara signifikan mempercepat waktu siklus dan menghindari kemacetan.

Kontrol pengeluaran yang lebih baik: Dengan menerapkan kebijakan persetujuan dan menghubungkan langsung ke anggaran secara real time, otomatisasi PO memberikan tim keuangan dan pengadaan kontrol lebih besar atas pengeluaran serta membantu menjaga arus kas tetap sehat. Pembelian yang tidak sah dapat dicegah, dan setiap PO dapat dilacak mulai dari permintaan hingga penerimaan.

Dokumentasi terpusat: Tidak perlu lagi menggali email atau file kertas. Setiap PO, persetujuan, dan faktur disimpan dalam sistem digital yang terpusat dan dapat dicari. Ini memudahkan untuk melacak riwayat pesanan, menanggapi audit, atau menyelesaikan perselisihan dengan vendor.

Visibilitas dan pelaporan yang ditingkatkan: Sistem otomatisasi PO menawarkan dasbor dan laporan yang menunjukkan tren pengeluaran, hambatan persetujuan, kinerja vendor, dan banyak lagi. Visibilitas ini memberdayakan tim untuk membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas dan merencanakan dengan lebih efektif.

Hubungan vendor yang lebih baik: PO otomatis lebih akurat dan tepat waktu, sehingga mengurangi penundaan, perselisihan, atau miskomunikasi di seluruh rantai pasokan. Beberapa platform bahkan memberi pemasok akses ke status pesanan waktu nyata atau memungkinkan mereka kirim faktur secara digital.

Skalabilitas: Seiring pertumbuhan bisnis Anda, proses PO manual berjuang untuk mengikutinya. Otomatisasi mendukung peningkatan volume dan kompleksitas tanpa memerlukan lebih banyak karyawan administratif, sehingga memudahkan untuk menskalakan operasi pengadaan secara efisien.