OKR untuk transformasi agile

"Apa yang diukur akan dikerjakan" adalah ungkapan yang sering didengar dalam bisnis dan konsep ini menjelaskan mengapa OKR membantu memungkinkan pendekatan agile.

Untuk mencapai ketangkasan bisnis yang lebih besar, sebuah organisasi membutuhkan tujuan yang jelas untuk dicapai dan rencana yang jelas untuk mencapainya. OKR menyediakan kerangka kerja strategis untuk menyelaraskan tim, sumber daya, dan prioritas, memungkinkan organisasi untuk memenuhi tantangan agile dan transformasi digital.

OKR banyak digunakan karena kemampuannya untuk mendorong fokus dan akuntabilitas di sekitar prioritas utama. Metodologi OKR pertama kali diperkenalkan di Intel oleh Andy Grove pada tahun 1970-an dan dipopulerkan oleh pemodal ventura Silicon Valley, John Doerr, dalam bukunya yang berjudul Measure What Matters.¹

Menjadi organisasi yang tangkas merupakan tujuan yang diharapkan oleh banyak bisnis. OKR membantu organisasi menjadi tangkas dengan menyediakan kerangka kerja yang menawarkan banyak manfaat, termasuk:

Tangkas adalah teknik manajemen proyek yang membantu menghasilkan peningkatan berkelanjutan, mendorong kolaborasi yang lebih besar dari semua anggota tim, dan meningkatkan efisiensi. Sementara metode Agile awalnya digunakan untuk pengembangan perangkat lunak, tim di seluruh organisasi mungkin mendapat manfaat dari adopsi metode ini.

OKR secara alami melengkapi metodologi Agile seperti Scrum, Kanban, dan Scaled Agile Framework (SAFe) dengan membantu organisasi memprioritaskan pekerjaan, mengelola sumber daya, dan mengukur hasil. Dengan mengintegrasikan OKR dengan proses agile, tim dapat:

• Menetapkan tujuan yang jelas untuk setiap sprint atau iterasi.
• Menentukan hasil utama yang mengukur kemajuan dan kesuksesan.
• Menyelaraskan tujuan tim dengan tujuan organisasi yang lebih luas, baik jangka panjang maupun jangka pendek.

Untuk mencapai transformasi agile yang sukses, organisasi sering membuat OKR yang mencakup seluruh perusahaan yang selaras dengan tujuan transformasi mereka. Contoh OKR perusahaan untuk kampanye transformasi agile dapat berupa:

Tujuan: Menerapkan metodologi agile di seluruh organisasi dengan sukses.

• Hasil Utama 1: Melatih 90% karyawan dengan prinsip dan praktik agile pada Q2.
• Hasil utama 2: Meningkatkan kecepatan pengiriman proyek sebesar 30% pada Q3.
• Hasil utama 3: Mencapai pengurangan 25% dalam waktu ke pasar untuk produk baru pada Q4.

Contoh ini menunjukkan bagaimana OKR di seluruh perusahaan dapat menyelaraskan departemen dan tim dengan tujuan transformasi organisasi.

Selain OKR di seluruh perusahaan, organisasi mungkin membuat OKR khusus departemen untuk mendukung upaya transformasi agile dan digital. Sebagai contoh:

• IT: Menerapkan alur pengiriman berkelanjutan, mengurangi waktu penerapan hingga 40%.
  
  
• Produk: Meluncurkan tiga produk digital baru, masing-masing mencapai tingkat adopsi pelanggan 20%.
  
  
• Pemasaran: Meningkatkan perolehan prospek online sebesar 50% melalui kampanye pemasaran digital yang ditargetkan.

Saat menerapkan OKR ke dalam proses transformasi agile, banyak organisasi mengambil langkah-langkah ini:

Melibatkan pemangku kepentingan dan staf utama dalam pengembangan OKR dapat membantu mempromosikan keselarasan dan penyetujuan. Pemangku kepentingan utama dapat mencakup eksekutif dan tim kepemimpinan, manajer produk, pemimpin tim, dan anggota tim lainnya. Pemilik tanggung jawab utama (KR), scrum master, dan staf pendukung agile juga dapat diidentifikasi pada tahap ini.

Beberapa organisasi menemukan bahwa membangun kantor manajemen proyek (PMO) agile membantu mengimplementasikan OKR dalam lingkungan yang tangkas. PMO agile dapat memfasilitasi pengembangan kerangka kerja agile yang selaras dengan OKR. Ini juga dapat membantu tim melacak kemajuan melalui metode iteratif dan inkremental.

Dalam menentukan tujuan dan hasil utama, organisasi sering bertujuan untuk tujuan ambisius tetapi dapat dilakukan yang mengikuti kerangka kerja SMART: spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu. Hasil utama biasanya terkait langsung dengan tujuan.

Bersamaan dengan mendefinisikan OKR, organisasi dapat mengidentifikasi indikator kinerja utama (KPI) untuk membantu mengukur kinerja terhadap OKR.

OKR harus ditetapkan untuk periode yang ditentukan—seperti tahunan atau kuartal—dan harus memiliki tonggak dan tenggat waktu yang jelas. Menetapkan siklus untuk peninjauan dan pembaruan OKR rutin dapat membantu organisasi tetap berada di jalurnya.

Staf mungkin memerlukan pelatihan dan dukungan untuk membantu memahami cara kerja tim agile dan peran mereka dalam teknik agile dan metodologi OKR. Aspek utama dari metodologi agile adalah sifatnya yang sebagian besar kolaboratif dan tidak terlalu bersifat top-down dibandingkan manajemen pada banyak organisasi tradisional.

Melacak dan mengukur metrik OKR dan KPI dapat membantu organisasi memahami apakah mereka benar-benar membuat kemajuan atau jika perubahan arah diperlukan. 

Pemeriksaan rutin, seperti retrospeksi bulanan—di tingkat tim, tingkat perusahaan, atau keduanya—dapat membantu memastikan bahwa seluruh perusahaan berada di jalur yang tepat untuk kesuksesan OKR.

Peninjauan OKR memberikan kesempatan untuk mendiskusikan kemajuan dan tantangan serta meninjau saran yang masih ada di backlog.

Jika tindakan baru diperlukan, pemeriksaan dapat memberikan kerangka kerja penetapan tujuan yang mendorong saran untuk iterasi di masa depan dan kesempatan untuk bertukar pikiran tentang solusi potensial.

Organisasi dapat menggunakan insight berbasis data untuk menginformasikan pengambilan keputusan mereka dan menyempurnakan OKR untuk lebih mempercepat Transformasi mereka ke praktik agile dan kesuksesan yang lebih besar.