Apa itu Lean Portfolio Management (LPM)?

LPM membantu para pemangku kepentingan dan klien memprioritaskan inisiatif pengembangan produk dan aplikasi untuk fokus pada solusi yang memberikan nilai bisnis terbesar.

Alih-alih pendekatan klasik berbasis tugas dan sumber daya untuk pengembangan produk, pendekatan ramping berfokus pada validasi hasil. Hal ini didorong oleh filosofi bahwa menghadirkan komponen yang paling berharga dari suatu produk akan lebih efisien dan efektif. Menempatkan lebih banyak orang pada suatu pekerjaan untuk menghadirkan keseluruhan produk dengan lebih cepat sering menciptakan risiko dan biaya yang lebih tinggi.

LPM adalah kompetensi inti dari pendekatan manajemen perusahaan yang ramping, yang bertujuan untuk membantu organisasi mewujudkan ketangkasan bisnis. Tujuannya adalah untuk menyelaraskan strategi organisasi, pendanaan investasi, tata kelola, dan operator portofolio tangkas untuk mendorong nilai yang lebih besar.

LPM memungkinkan perusahaan untuk:

• Mengidentifikasi dan memprioritaskan kegiatan yang paling berharga dan penting
• Menyelesaikan pekerjaan dengan ROI tinggi secara cepat dan tanpa banyak gangguan
• Memastikan bahwa kegiatan investasi selaras dengan tujuan perusahaan
• Memvalidasi pekerjaan secara efisien di akhir setiap sprint

Pendekatan ramping-tangkas terhadap praktik manajemen portofolio organisasi lebih cocok untuk perubahan cepat dan disrupsi pasar modern daripada pendekatan portofolio produk tradisional. Sistem ramping-tangkas dapat mangatasi kebutuhan pelanggan dengan lebih baik dengan mengikuti prinsip-prinsip inti berikut:

• Fokus pada nilai
• Pengiriman hasil kerja bertahap
• Desentralisasi pengambilan keputusan
• Jadi lebih tangkas
• Gunakan hasil objektif
• Evaluasi ulang dan tingkatkan

Fokus pada nilai: Dalam LPM, fokus keseluruhan dari proses bisnis adalah memberikan nilai kepada pelanggan, daripada memenuhi tenggat waktu, seperti yang lebih umum terjadi pada manajemen portofolio proyek tradisional. LPM meminta organisasi untuk mendefinisikan apa arti “nilai” bagi seluruh perusahaan sehingga proyek dapat memberikan apa yang dibutuhkan pelanggan dan pemangku kepentingan.

Pengiriman hasil kerja bertahap: Sesuai dengan kompetensi Scaled Agile Framework (SAFe) lainnya, LPM melakukan pengiriman hasil kerja secara bertahap. Memecah proyek menjadi potongan-potongan kecil, yang dapat diselesaikan dan dikirimkan lebih cepat daripada seluruh proyek dalam manajemen portofolio tradisional. Siklus pendanaan dan pengembangan yang lebih pendek ini mengurangi risiko, memungkinkan implementasi masukan pelanggan yang lebih rutin, dan membuat tim (dan proyek) menjadi lebih fleksibel.

Desentralisasi pengambilan keputusan: Memungkinkan tim untuk lebih otonom dalam cara mereka memenuhi tujuan bisnis, yang mendorong produktivitas dan pemecahan masalah secara kreatif. Ini juga membantu menghilangkan hambatan dan mempersingkat backlog.

Jadi lebih tangkas: Bekerja pada beberapa tahap pendek dan promosi otonomi individu dan tim membuat tim lebih tangkas dan lebih mampu untuk terus mengevaluasi ulang dan memprioritaskan ulang tujuan portofolio, strategi, dan backlog.  

Gunakan hasil objektif: Prinsip ramping menekankan pencapaian hasil yang diinginkan (penyampaian nilai dan peningkatan aliran nilai) daripada hanya memenuhi metrik. Pendekatan ini memungkinkan tim untuk mengidentifikasi indikator kinerja utama (KPI) yang lebih berguna dan menyelaraskan tujuan strategis dengan hasil yang memaksimalkan nilai pelanggan.

Evaluasi ulang dan tingkatkan: Dalam manajemen portofolio tradisional, peta jalan dan tujuan bisnis dapat melenceng dari kebutuhan pasar dari waktu ke waktu. LPM menekankan untuk secara rutin mengkalibrasi ulang tujuan dengan input dari pelanggan dan pemangku kepentingan. Lingkaran masukan ini menciptakan pagar pembatas untuk kebijakan dan proses pendanaan untuk memenuhi tujuan strategis dengan lebih baik.

Lean Portfolio Management melibatkan perusahaan dalam mengelola portofolio produk mereka, mengidentifikasi dan memprioritaskan proposal investasi dengan nilai tertinggi dan mendanai proposal tersebut. Dengan LPM, loop masukan juga dibuat, yang membantu manajer portofolio untuk menghadirkan produk atau solusi lebih cepat dengan alokasi sumber daya yang efisien.

Jika dilakukan dengan benar, LPM menciptakan lingkungan yang menekankan inovasi dan peningkatan berkelanjutan. Hal ini terjadi ketika perencanaan bisnis, proses pendanaan, dan strategi bisnis sejalan dengan hasil bisnis yang diinginkan perusahaan.

Fitur LPM meliputi:

• Kemampuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan kegiatan yang paling berharga dan penting
• Penyelesaian pekerjaan dengan ROI tinggi secara cepat dan tanpa banyak gangguan
• Memastikan kegiatan investasi selaras dengan tujuan perusahaan
• Validasi kerja yang efisien pada akhir setiap sprint

Banyak organisasi kesulitan untuk mencapai kesuksesan setelah transformasi tangkas karena ketidakmampuan untuk mempertahankan keselarasan tim di seluruh organisasi. Fokus pada berbagai dimensi Manajemen Portofolio Tangkas dapat membantu organisasi untuk tetap selaras dengan prinsip-prinsip ramping-tangkas.

Strategi dan pendanaan investasi menjaga portofolio tetap selaras, memastikan bahwa itu diprioritaskan sesuai dengan nilai bisnis dan ROI, sehingga perusahaan dapat mengembangkan dan mempertahankan solusi yang dibutuhkan pelanggan. Perannya adalah untuk mengarahkan pendanaan investasi ke proyek-proyek yang paling berharga dan memastikan bahwa organisasi dapat mencapai tujuan bisnis yang paling penting.

Dengan strategi dan pendanaan investasi, tim dapat terus menyesuaikan dan merencanakan sesuai dengan perubahan permintaan dan peluang pasar. Tujuan berbasis hasil dan tema strategis harus ditetapkan dan kemudian dinilai kembali untuk setiap portofolio. Ini dapat disempurnakan lebih lanjut dengan tujuan dan hasil utama (OKR) untuk memperjelas apa yang harus diinvestasikan perusahaan.

Operasi portofolio tangkas mengatur pelaksanaan program-program yang terdesentralisasi, mendukung dan memungkinkan keberhasilan operasi. Tanggung jawab operasi portofolio tangkas meliputi:

• Mengkoordinasikan aliran nilai dengan memastikan adanya kerja sama antar solusi
  
  
• Mendukung pelaksanaan program melalui pemangku kepentingan utama yang mengadopsi cara kerja baru
  
  
• Membina keunggulan operasional dengan meningkatkan praktik, efisiensi dan hasil

Alat tangkas seperti papan Kanban dapat membantu manajer portofolio memvisualisasikan keberhasilan portofolio tertentu sepanjang siklus hidupnya.

Tata kelola lean menangani biaya pengukuran, pengeluaran, kepatuhan, audit, dan perkiraan perusahaan. Ini mengharuskan pemilik bisnis, pekerja gesit, dan arsitek perusahaan untuk terlibat aktif dalam tanggung jawab ini:

• Penganggaran dinamis dan perkiraan yang memerlukan pemahaman masa lalu dan potensi biaya di masa depan dari setiap solusi
  
  
• Membuat metrik minimum untuk setiap portofolio untuk mendorong implementasi strategi, batasan yang disepakati selaras dengan pengeluaran dan hasil terus meningkat

Penganggaran ramping adalah pendekatan LPM yang hemat biaya untuk mengurangi biaya berbasis proyek, meningkatkan hasil, dan meningkatkan produktivitas tim lintas fungsi.

Penganggaran lean memprioritaskan aliran nilai daripada proyek dan menugaskan perusahaan untuk menentukan aliran nilai (misalnya, produk, sistem, atau layanan) yang paling penting bagi pelanggan mereka. Hal ini memberikan fleksibilitas tim untuk mengubah rencana berdasarkan masukan pelanggan dan mengembangkan ide-ide baru yang memberikan manfaat bagi perusahaan dan tujuan keseluruhannya. Ini membantu mencegah organisasi membelanjakan uang untuk inisiatif yang tidak berfungsi, mengoptimalkan aliran nilai.

Scaled Agile Framework (SAFe) adalah basis pengetahuan tentang prinsip-prinsip, praktik, dan kompetensi organisasi dan alur kerja yang dirancang untuk membantu organisasi menerapkan model tangkas pada skala perusahaan. Pada intinya, ini adalah model untuk menyelaraskan tim tangkas di seluruh organisasi.

SAFe menggabungkan metodologi ramping, tangkas, DevOps, dan pemikiran sistem ke dalam model tunggal yang dapat diskalakan. Hal ini dibangun di sekitar tujuh kompetensi inti ketangkasan bisnis: kepemimpinan yang ramping-tangkas, ketangkasan tim dan teknis, penyediaan produk yang tangkas, penyediaan solusi perusahaan, manajemen portofolio yang ramping, ketangkasan organisasi, dan budaya pembelajaran yang berkelanjutan.

LPM membantu manajer portofolio menyelaraskan portofolio dan strategi portofolio dengan investasi dan strategi organisasi yang lebih luas. Jika berhasil dijalankan, ini akan membantu mengoptimalkan aliran nilai portofolio.

Dalam menggunakan SAFe Lean Portofolio Management, organisasi dapat mengharapkan:

• Struktur jaringan, di mana setiap orang dalam lingkungan tangkas diatur di sekitar nilai, bukan hierarki tradisional.
  
  
• Perubahan diperkenalkan melalui aliran nilai keuangan yang menciptakan tim dengan kesinambungan yang lebih besar dan meningkatkan kecepatan pengiriman hasil kerja hasil dan tingkat pembelajaran.
  
  
• Tim yang sinkron dalam jaringan, secara bertahap merencanakan, menganggarkan, dan mengambil keputusan alih-alih pendekatan perencanaan dan penganggaran tahunan yang kaku.
  
  
• Kasus bisnis ramping yang digunakan untuk menyoroti dan mendanai proyek-proyek yang paling berharga bagi organisasi.
  
  
• Pengiriman hasil kerja bertahap sementara masukan dari pelanggan dikumpulkan dan digunakan untuk menentukan proyek berikutnya.
  
  
• Rencana adaptif dan berbasis nilai yang dirancang untuk menghasilkan nilai pelanggan tertinggi.

Dengan keselarasan yang lebih kuat antara manajemen portofolio, strategi, dan investasi, organisasi dapat merealisasikan manfaat-manfaat ini:

Penyelarasan strategis: Yang terpenting, LPM membantu memastikan bahwa proyek-proyek tersebut selaras dengan strategi dan tujuan perusahaan. Penyelarasan itu menjaga tim dan organisasi tetap fokus pada inisiatif yang memberikan nilai paling besar kepada pelanggan.

Peningkatan ketangkasan: Sprint pendek, loop masukan dan proses tinjauan rutin yang ditanamkan ke dalam praktik tangkas, yang menjadi sandaran manajemen portofolio lean, memungkinkan tim untuk dengan cepat beradaptasi dan menyesuaikan diri dengan kondisi pasar dan permintaan pelanggan yang berkembang.

Waktu yang lebih cepat ke pasar: Berkat keselarasan yang lebih besar antara investasi dan strategi serta fokus untuk memberikan solusi yang paling berharga, organisasi dapat mengurangi upaya yang sia-sia dan membawa produk yang paling penting ke pasar dengan lebih cepat.

Peningkatan berkelanjutan: LPM mempromosikan peningkatan berkelanjutan melalui sprint berulang dan peningkatan berdasarkan masukan pelanggan dan analisis metrik dan penilaian rutin tujuan dan strategi yang digunakan untuk mencapainya.

Lebih sedikit hambatan dan pemborosan: Prinsip Ramping-Tangkas memungkinkan manajer portofolio untuk mengambil kendali lebih besar atas pekerjaan mereka dengan lebih sedikit dependensi dan intervensi. Ini memberikan otonomi untuk menemukan solusi kreatif untuk masalah, menghilangkan hambatan dalam proses resolusi.

Selain itu, peningkatan pengawasan terhadap alokasi sumber daya dan penekanan proyek membantu organisasi mengeliminasi pengeluaran untuk proyek-proyek yang tidak memberikan nilai tambah.